Una de las cosas más comunes cuando nos dan una cuenta de correo electrónico en el la empresa es que comencemos a facilitarla a todos nuestros contactos. De esta forma facilitamos a nuestros amigos, clientes, etc. el estar en contacto con nosotros a través de este medio. Pero, ¿a quién pertenece la cuenta de correo electrónico?, ¿propiedad de la empresa o del trabajador?. Es una vieja cuestión que en mi opinión necesita de mucha formación para usuario y empresarios.
Lo primero que podemos decir que lo mejor es no mezclar el correo electrónico privado con el corporativo. Mantener en distintos planos la vida laboral y la personal es fundamental. También en el correo. Con estas cuestiones entre otras cosas spam. En muchas ocasiones nuestra dirección de correo empresarial acaba filtrada a través del reenvío de un reenvío de correo y a partir de aquí empezamos a recibir correo basura.
Por otro lado tenemos una pérdida de tiempo, una distracción continua a poco que tengamos una mínima actividad en nuestro correo. No se trata de recibir tres o cuatro correos a lo largo del día, sino que cuando los recibimos seguramente dejaremos la tarea que estamos realizando para abrirlos. Si mantenemos nuestro correo personal separado accederemos a la cuenta de correo en el momento de hacer un pequeño descanso.
Otra cuestión aparte son los contenidos inapropiados. Por lo general al mezclar ámbitos privados y de trabajo acabamos recibiendo fotos, vídeos, chistes, etc. que una vez que tenemos en el correo de la oficina muchas personas reenvían a su vez al resto de compañeros. Cada uno sabe que tipo de relacción lleva con sus compañeros, pero dado que rara vez se utiliza la copia oculta luego acaba llegando, no se sabe como a la dirección de tal o cuál responsable al que no le ha parecido tan gracioso.
Además se genera un importante spam interno. A poco tamaño que vaya teniendo nuestra organización el mismo chiste nos puede llegar dos o tres veces de distintos compañeros. Si el botón de reenviar a todos los contactos o a la lista de correo de la oficina debería tener una confirmación para mucha gente se lo pensara antes de pulsarlo.
Por otro lado la empresa cree que el correo corporativo es de su propiedad y puede verse tentada de acceder al contenido de correos que sean del ámbito privado del usuario. En este caso es que aunque el correo sea propiedad de la empresa acceder al contenido de los mismos es una cuestión legal complicada. Simplemente con saber que se está utilizando para el ámbito privado ya sería motivo de sanción, no es necesario que se abran dichos correos para saber su contenido.
Está claro que todo lo debemos dejar en su justa medida. Personalmente prefiero que los usuarios puedan consultar sus cuentas de correo privadas, tipo Gmail o Yahoo, antes de que faciliten sus cuentas de correo corporativo a sus amigos. Mi servidor de correo estará más seguro si sólo lo utilizamos en el ámbito laboral y dejamos el envío de otros temas desde la cuenta privada.
Utilizar el sentido común, tanto por parte de la empresa como del trabajador, saber dónde está el límite del uso y del abuso son dos de las máximas que debemos aplicar en la gestión del correo electrónico en el trabajo. Igual que no podemos pedir a un trabajador que use su correo privado si el no quiere para enviar determinado correo a tal o cuál cliente, nosotros no debemos utilizarlo con fines privados.
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