Los cambios son difíciles, pero en ocasiones no nos queda más remedio que afrontarlos. Si se trata de cambiar el sistema de gestión de la información de la empresa, la cosa todavía es más peliaguda. Todos hemos oído historias de migraciones fracasadas, desastres contables, caos de gestión y cosas por el estilo, y lo cierto es que siempre es un proceso que conlleva sus riesgos.
Evidentemente, no es lo mismo cambiar un programa de facturación o contabiliidad sencillo que un ERP, pero todos los casos presentan sus dificultades, y ninguno debe ser tomado a la ligera. La mejor opción, si resulta posible, es la de contratar a un profesional que nos gestione este cambio, pero si no es así, permitidme aportar unas cuantas recomendaciones que podrían ayudar en la tarea.
El primer paso sería analizar si realmente necesitamos cambiar. Puede parecer una obviedad, pero muchas veces nos podemos ver cegados por las extraordinarias capacidades de tal o cual solución, y no ser capaces de analizar si esas características realmente son necesarias para nuestra empresa y justifican el cambio.
Una vez decididos, el siguiente paso es buscar la solución adecuada. Hay que tener en cuenta tanto lo que necesitamos, como lo que vamos a necesitar. Debe ser una solución que permita ampliar las funcionalidades que ofrece, modular a ser posible, que pueda crecer con nuestra empresa. No esperemos encontrar el producto perfecto. Necesariamente tendremos que cambiar la forma en la que hacemos las cosas para conseguir que el sistema funcione. Ninguno se va a adaptar perfectamente a nuestra manera de trabajar.
Ya elegida, analicemos su compatibilidad. ¿Podemos aprovechar los datos de nuestro sistema actual? Debemos asegurarnos de que los podemos exportar al nuevo sin pérdidas de información. Casi todas las soluciones son compatibles con ciertos estándares, pero a la hora de la verdad, requiere bastante trabajo organizar los datos de forma que no se pierdan ni desordenen en el proceso.
¿Es nuestro hardware y software compatible? Comprobad que los equipos que utilizáis manejarán con soltura esta solución, y que si necesita software de terceros para funcionar (listados, exportación de datos, etc.) sea compatible con el que tenéis. Si no es así habrá que valorar los costes de actualizar ambos apartados.
Aún existiendo incompatibilidades, hay que priorizar la funcionalidad del nuevo sistema. Es mejor pasar un tiempo trabajando en paralelo con ambos sistemas si es necesario, que optar por una solución compatible que no nos ofrezca todo lo que queremos.
Sobre todo en casos de ERP o sistemas de gestión integral, recurrid a una consultoría independiente, es dinero bien invertido. Aunque casi todas las soluciones de este tipo suelen disponer de sus propios servicios de consultoría, su objetivo es vender su producto, y para ellos siempre va a ser el mejor para tu empresa. Contar con un profesional independiente, que estudie tus necesidades, te ayude a elegir y supervise la implantación con el equipo de la solución escogida, es fundamental para garantizar el éxito en estos casos.
Seguro que me dejo cosas en el tintero, pero creo que son buenos consejos. Yo he vivido (sufrido más bien) dos migraciones de sistema, y os puedo asegurar que, por muy bien que encaje el producto, siempre es un proceso terriblemente complicado.
Foto | fgrumach