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Cómo montar nuestra empresa con aplicaciones online (I)

Cómo montar nuestra empresa con aplicaciones online (I)
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Hoy vamos a comenzar una serie de post en los que vamos a tratar de ofrecer una perspectiva sobre cómo podría trabajar nuestra empresa o negocio utilizando distintos tipos de software. Vamos a ver software online, e instalado en nuestros equipos, ya sea libre o propietario. Vamos a comenzar a ver cómo montar nuestra empresa con aplicaciones online.

En este caso nos vamos a saltar el primer paso, que sería el sistema operativo. Más allá de Chrome OS no existen muchas alternativas para las empresas que inicien un dispositivo y nos lleven directamente a trabajar a la nube. Por eso nos vamos a centrar en aplicaciones de antivirus, ofimática y correo electrónico, pero también facturación, intranet y gestión documental o copia de seguridad, por citar sólo algunas de las que son más habituales en las empresas.

Mantenimiento del sistema


Vamos a comenzar por el mantenimiento del sistema, su seguridad. Si apostamos por trabajar con Windows, pero también si lo hacemos con otros sistemas tenemos que asegurarnos que nuestro sistema permanece seguro, pero también que los archivos que compartimos con otros usuarios no contienen ningún malware. Por ello es necesario un antivirus.

Aunque cada vez son más los que incorporan la nube a sus funcionalidades, uno de los primeros que trabajan con el fichero de firmas en la nube es Panda Cloud. El antivirus tenemos que instalarlo en el sistema, pero no necesitará descargarse el fichero de firmas, sino que irá directamente a Internet a consultar el mismo. También podemos acudir a servicios online para analizar el fichero antes de enviarlo o compartirlo.

Por lo que respecta a la copia de seguridad, si vamos a utilizar aplicaciones online, y los datos se guardan en los servidores de las empresas que nos prestan el servicio, muchos pueden pensar que no serían necesarias. Yo más bien diría que no son críticas, pero es una cuestión de no tener todos los huevos en la misma cesta. Podemos utilizar muchas soluciones para este fin. Se trataría de exportar nuestros datos y llevarlos a un almacenamiento online alternativo al del proveedor de servicios.

Otra alternativa, por aquello de no depender siempre de la misma tecnología sería guardar los datos en local, pero si hemos decidido trabajar online, no sería la solución más lógica. Una solución intermedia sería apostar por un disco duro virtual, que sincronice los archivos que nos hemos descargado como Dropbox o SpiderOak, por citar dos ejemplos.

Aplicaciones y productividad


Office 365

Pero sobre todo las empresas tienen aplicaciones ofimáticas, correo electrónico, o de organización interna como gestión documental o una intranet que son en gran parte responsables de la productividad de la misma. En este aspecto tenemos soluciones perfectamente solventes para nuestras empresas.

Empezando por Office 365, a apuesta de Microsoft para trabajar online, que incluye Microsoft Office, Exchange para el correo electrónico así como comunicaciones con Lync o SharePoint, para la organización interna de nuestra empresa o incluso para crear nuestra página web, si así lo deseamos. Office 365 es perfecta para las pequeñas organizaciones con alta movilidad o deslocalizadas.

Otra alternativa que perfectamente podemos utilizar son las Google Apps, que nos dan también un modelo de trabajo similar al de Microsoft, pero basado en los productos de Google, con las ventajas que esto puede tener para organizaciones que en muchos casos ya están utilizando estos productos. Son gratuitas para menos de diez usuarios. El punto más débil donde pierde respecto a Microsoft es sin duda SharePoint, pero esto lo podemos solucionar acudiendo a alguna aplicación extra.

Zyncro es una intranet colaborativa, que puede ser perfecta para integrarse con lo que ya tenemos en nuestra organización y mejorar la comunicación interna y hacer más eficaz nuestra organización. No sólo para nuestro negocio online, sino que incluso es más interesante si trabajamos de forma tradicional pero queremos tener una organización social y online más eficiente.

Por último, una alternativa muy interesante puede ser TeamLab, un espacio para trabajar en la nube que incluye desde calendario, edición de documentos online, un CRM o la gestión de proyectos. Falla en que todavía no tiene integrado el correo electrónico, que es una característica en la que están trabajando, pero por el contrario tiene un precio muy competitivo para las empresas ya que no tiene coste añadido por usuarios, algo habitual en modelos online.

De todas estas el único problema que podemos ver es las aplicaciones ofimáticas son básicas, es decir, no tienen la potencia de un Excel instalado en local, aunque Office 365 ofrece una posibilidad mixta de trabajo en local y sincronizado con la nube que reúne lo mejor de los dos mundos, en su versión más avanzada.

En la siguiente entrega veremos aplicaciones online para facturación, CRM o ERP, más centradas en necesidades específicas de empresas. Hay muchas alternativas y la nube es más una cuestión de cambio de mentalidad en las empresas sobre los beneficios que les puede reportar que otra cosa. No vamos a tratar tanto los beneficios de un sistema u otro, sino más bien las alternativas del modelo para las empresas.

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Imagen | dave

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