Compartir
Publicidad

Auditar los tiempos de trabajo en la empresa

Auditar los tiempos de trabajo en la empresa
Guardar
0 Comentarios
Publicidad
Publicidad

Nos hemos pasado la mañana delante del ordenador, sin levantar la cabeza del teclado y a la hora de salir a comer vemos que tenemos un montón de tareas pendientes, temas por cerrar y realmente no sabemos en qué hemos estado gastando nuestro valioso tiempo. Por eso una de las cuestiones que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad es auditar los tiempos de trabajo en la empresa.

No se trata ya tanto de controlar si trabajamos más o menos. El objetivo es saber en qué aplicaciones hemos estado trabajando más tiempo, qué documentos hemos estado utilizando, o cuántas veces hemos utilizado el correo electrónico a lo largo de la mañana. Todos estos datos nos servirán para realizar una radiografía de nuestra productividad.

Tan importantes son los tiempos de actividad que podemos medir como los de inactividad. Los tiempos de inactividad que podemos medir se pueden deber a múltiples factores. Pueden ser descansos programados para volver después a afrontar las tareas con mejor concentración, si utilizamos la técnica Pomodoro, por ejemplo. Pero también tiempo que dedicamos a atender llamadas de teléfono o a reunirnos con determinados clientes.

Auditar los tiempos de trabajo en la empresa

Los resultados que nos ofrezca la auditoría nos ayudarán a mejorar en varias cuestiones fundamentales:

  • Saber en qué aplicaciones gastamos más tiempo de trabajo y en función de estos resultados comprobar si nos sale rentable tener siempre abierto el correo electrónico o el navegador web con distintas aplicaciones a la vez. La multitarea puede ser un foco de distracciones del que no somos del todo conscientes y nos hace pasar de una aplicación a otra. No paramos de trabajar pero el resultado que obtenemos no es el esperado.

  • Nos ayuda a centrar la atención al comprender que a lo largo del día gastamos una parte significativa de nuestro tiempo en cuestiones aleatorias, en lugar de centrarnos en cerrar o acabar las tareas fundamentales. Esta cuestión la podemos corregir fácilmente, pero muchas veces no somos conscientes de ello.

  • Nos permitirá saber si determinado producto es rentable para nuestra empresa. Imaginemos que nuestra empresa ha lanzado una nueva línea de negocio, pero que cuando un cliente decide contratarnos o comprarnos algo de esta nueva línea la tramitación que tenemos asociada nos lleva demasiado tiempo. Saber cuanto tiempo necesitamos para cerrar la venta puede hacer que el producto no sea rentable.

  • Nos ayuda a detectar carencias o desajustes en la realización de tareas por distintos usuarios de nuestra empresa. Por ejemplo, imaginemos que para la misma tarea un empleado utiliza dos horas al día y tenemos otro que le lleva cuatro el mismo trabajo. Nos ayudará a detectar esta carencia de formación o motivación que tiene este empleado para realizar sus tareas.

En próximos post trataremos de ofrecer alternativas que nos ayuden a mejorar la productividad y centrar nuestra atención para que al final del día hayamos dedicado nuestro tiempo a las tareas realmente importantes. La experiencia es muy interesante puesto que aunque pensamos que sabemos a qué dedicamos nuestro tiempo delante del ordenador podemos llevarnos sorpresas. ¿Vosotros lo tenéis claro?

En Tecnología Pyme | Múltiples pestañas en el navegador limitan nuestra productividad Imagen | Flickr

Temas
Publicidad
Comentarios cerrados
Publicidad
Publicidad

Ver más artículos