En algunas ocasiones hemos hablado en este blog sobre las posibilidades que tiene el trabajo en la nube para las empresas. El debate sobre la seguridad de esta nueva forma de trabajar está servidor y, en muchas ocasiones, justificado. Pero no hay duda de que se trata de un avance importante en la gestión digno de tener en cuenta para implantarlo. Pero hoy vamos a hablar de una de las herramientas más universales para trabajar en línea: Evernote. Pero vayamos por partes.

Antes de nada, recordemos que, como nos decía hace tiempo Míster Empresa, el cloud computing es un sistema informático a través del cual ejecutamos las aplicaciones de trabajo diario en un centro de datos compartido (la nube). Su funcionamiento es similar al del correo electrónico o el de otras herramientas que usamos a diario en internet.

Ventajas y desventajas

Sus ventajas son más que evidentes. La principal es la movilidad y accesibilidad. El hecho de que tengas acceso a tus datos y herramientas de trabajo en cualquier lugar gracias a la red hace mucha más sencilla la organización en la empresa. A ello se suma otra que en estos tiempos se antoja decisiva: el ahorro de costes, al no necesitar servidores ni programas con altos precios.

Pero también tiene varias desventajas. La fundamental es el riesgo de pérdida o robo de los datos por problemas de seguridad. En aplicaciones como Dropbox, una suerte de disco duro para almacenar archivos en la nube, ha habido algunos fallos de seguridad que han hecho saltar algunas alarmas. No obstante, en los dos últimos años los avances para mejorarlo han sido muy significativos. Además, está el problema que nos relataba Lucerito hace algo más de un año: la dependencia de nuestro proveedor de la información.

Primeros pasos con Evernote

Dicho todo esto, os presentamos Evernote, una especie de libreta multimedia digital en la que se pueden alojar no sólo notas escritas, sino audios e, incluso, vídeos. Es una de las herramientas más básicas que hoy se ofertan en la nube y es ahí donde radica su utilidad: en la simplicidad de su uso. Hoy en día cuenta con más de 40 millones de usuarios en todo el mundo.

Esas notas y documentos, escritos o capturados o escaneados con distintos dispositivos, se pueden organizar por carpetas, libretas y etiquetas, con el fin de localizarlas con rapidez. Además, también permite crear grupos de trabajo en torno a documentos. La aplicación se puede instalar en los smartphones y en los escritorios de ordenadores.

Pero, ¿cuáles son las principales posibilidades para la empresa? Desde recopilar información para nuevos proyectos de la empresa, hasta hacer una copia digital de documentos físicos de uso diario, pasando por una ‘lluvia de ideas’ para iniciativas colaborativas. Incluso para recopilar la transcripción o la grabación (audio o vídeo) de las reuniones (virtuales o físicas). Estos son sólo algunos de los usos, que pueden ampliarse por las empresas conforme vayan descubriendo características de la herramienta.

Servicio específico para empresas

La aplicación estaba disponible hasta ahora en dos versiones: una gratuita (con 60 megas de capacidad) y otra Premium con algunas mejoras, como varias medidas extra de seguridad, eliminar la publicidad en la interfaz, ampliar la capacidad a 1 gb, permitir consultar sin conexión algunas libretas o lograr convertir archivos pdf en texto en el que poder buscar por palabras. Esta modalidad tiene un coste de 5 euros por mes o 40 euros al año.

Ahora, la empresa va un poco más allá y lleva a cabo un servicio más orientado a la pequeña y mediana empresa, como nos explicaron hace unos días los compañeros de Genbeta. Se facilita aún más la posibilidad de compartir, se simplifica toda la gestión introduciendo una novedad interesante: la centralización del control de los datos a través de una consola de administración, desde la que se gestionan todos los cambios. Además, tendrá un servicio de soporte técnico dedicado para solventar problemas. El coste es de 10 dólares por usuario y mes y estará disponible a partir de diciembre.

En definitiva, Evernote es una opción interesante para comenzar a organizar algunos datos de la empresa en la nube y mejorar la productividad y ahorrar algunos costes.

Vía | Genbeta
Sitio Oficial | Evernote for Business
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Imagen | /Sizemore/