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Aplicaciones informáticas que cambiaron la empresa: el ERP

Aplicaciones informáticas que cambiaron la empresa: el ERP
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Dentro de las aplicaciones informáticas que han cambiado la empresa sin duda no podía faltar el ERP. Claro que no es una aplicación para todas las empresas. Al contrario de lo que puede ocurrir con la ofimática, el uso de un ERP está destinado a empresas de un tamaño mayor, que tienen varios departamentos implicados y que necesitan estar relacionados.

Porque si por algo se define un ERP es por la integración. Se trata de que los datos directamente estén a disposición de todos los departamentos implicados de una empresa. Y cuando se vende un producto, automáticamente esta venta queda reflejada como una salida del almacén, en su stock, pero también para el departamento de contabilidad con todos los datos financieros asociados, por ejemplo.

ERP, cómo hacer más con menos


Porque un ERP se convierte en el corazón de nuestra empresa. El objetivo es lograr que una optimización de los procesos empresariales, que la información esté accesible en todo momento y en tiempo real para todos ellos. Por eso es muy complicada la elección adecuada y muchos de los responsables de las empresas no se encuentran satisfechos con su ERP.

A la vez una vez puesto en marcha, y por la integración con todo el proceso de negocio, es muy complicado dar marcha atrás y buscar otro ERP que sustituya a la herramienta que estamos utilizando, según reconocen muchas empresas en las distintas encuestas que les realizan sobre estos temas.

Pero ¿por qué una herramienta con la que muchos gerentes están descontentos y que es complicada de sustituir en las empresas es tan popular? Porque supone una integración de procesos que ahorra mucho trabajo a los distintos departamentos. De esta manera, aunque no sea perfecto, aunque funcione mal o no se adapte del todo a nuestra empresa sigue siendo indispensable para mantener la rentabilidad de los procesos de la empresa.

Características de un ERP


Más allá de estos aspectos una característica básica de todo ERP es que debe ser modular. Puede que nuestra empresa crezca o cambie su estrategia de negocio. Necesitamos que el ERP esté disponible en distintos módulos para los departamentos de ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc. de nuestra empresa y poder adaptarlo a la configuración de nuestra empresa sin problemas.

Una única base de datos centralizada, desde donde los distintos módulos toman los datos es clave. El rendimiento de muchos de estos sistemas depende del rendimiento que tiene esta base de datos. Sobre todo a medida que la empresa crece y son más los departamentos que van accediendo a la misma de forma recurrente o crece en tamaño.

Esta es la clave. Imaginaros una empresa en la que el almacén tiene que pasar los datos de salida y entrada de materiales cada día a ventas y a compras, para que repongan stock y cotejen con las cifras de ventas. Y el departamento de ventas lo pasa al de contabilidad, etc. Al final además de perder mucho tiempo en hacer todos estos procesos de forma manual, de pasar algún dato incorrecto, etc. resulta que tenemos problemas de funcionalidad. Todo esto limita el crecimiento de nuestra empresa y la inversión que no hicimos en un ERP tenemos que hacerla en tecnología.

El problema es que la mayoría de estos sistemas suelen ser poco flexibles. La empresa cambia a lo largo del tiempo. Mientras que hace cinco años el departamento comercial podía ser insignificante porque estábamos en época de bonanza y se vendía todo solo, hoy en día ha cobrado una importancia clave en nuestra empresa y tiene que tirar del resto. Si nuestro ERP no puede adaptarse y dar las armas necesarias al departamento comercial, tendremos un problema.

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Imagen | alvimann

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