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Administración electrónica, diez tendencias para la empresa en 2012

Administración electrónica, diez tendencias para la empresa en 2012
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Si hay algo que tengo claro respeto al uso de las nuevas tecnologías en la empresa es que cada día el uso de la administración electrónica será cada vez mayor. Esta es una buena noticia para la empresa, supone menos tiempo en ventanillas o menos tiempo de desplazamientos a las distintas administraciones.

Pero para las empresas exige también una inversión, tener una línea de Internet con la cual conectarse para realizar los distintos trámites, pero también una formación adecuada en todo lo que se refiere a firmas electrónicas, certificados digitales, etc. Y esto es un proceso que no todos están realizando de la forma más conveniente, ni con las debidas medidas de seguridad.

Cambio de mentalidad en la empresa


En cierta medida muchas empresas no son conscientes de lo que significa un certificado electrónico, y lo que puede implicar su cesión. Al igual que no dejaríamos nuestra firma manuscrita para cualquier tipo de documento, las mismas precauciones debemos tener con las firmas electrónicas y los certificados.

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Además de tener claro su uso, ya sea instalado en el navegador o en una tarjeta criptográfica, custodiar una copia de seguridad del mismo fuera del ordenador donde lo utilizamos en caso de tenerlo instalado en el navegador y sobre todo no cederlo alegremente para realizar trámites desde casa a empleados o gestores. Para eso es mejor utilizar tarjetas criptográficas, similares al DNIe, o la figura del apoderamiento electrónico.

Por otro lado la figura del gestor en las empresas no desaparecerá y las comunicaciones con él cada vez son más sencillas, tanto para el tema de impuestos, como para contabilidades, etc. Software bajo modelo SaaS que nos permite no tener que enviar datos, sino que el gestor tenga acceso al igual que nosotros con un perfil distinto cambia la forma en la que nos relacionamos y agiliza las comunicaciones.

Exigir un buen funcionamiento de la Administración electrónica


Pero también deben tener en cuenta que al igual que si en la administración tradicional esperamos al último día para realizar los trámites podemos encontrarnos con más colas o inconvenientes, si esperamos al último momento para realizar la presentación de declaraciones de impuestos, por ejemplo, lo mismo nos puede ocurrir con la administración electrónica con servicios colapsados o saturados en momentos puntuales.

Y lo que es peor, con procedimientos que hemos podido duplicar debido a problemas de conexión y que la administración debe saber tratar de forma ágil. La administración electrónica no es perfecta, pero a mi juicio representa un modelo más eficaz que la tradicional. Debe ir puliendo determinados aspectos y las empresas que están obligadas a usarla deben exigir un funcionamiento acorde, realizando las pertinentes reclamaciones.

Al final es una cuestión de ahorro de costes. La presentación de impuestos telemática, la agilización de los trámites y hacer que el ciudadano y la empresa no tenga que pasar por la ventanilla supone un ahorro para las empresas, pero sobre todo para la administración, tanto a nivel de personal, como de recursos. Por eso estoy convencido de que la administración electrónica irá a más en los próximos años.

Y las empresas tienen que adaptarse. No pueden declararse analfabetas digitales. Y está claro que todo no lo puede resolver el gestor, porque en definitiva los primeros que debemos tener cuidado de la empresa somos nosotros, nadie mirará por ella más que nosotros.

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