En muchas organizaciones ha existido la reunionitis. Se trata de reuniones, encuentros, meetings, llamémosle como queramos que se convocan de forma frecuente, pero que además se alargan hasta el infinito y más allá. Y lo que es peor, sin sacar nada productivo de ellas. No es raro entonces que las videoconferencias sean la nueva forma de procrastinar en épocas de teletrabajo.

Y es que muchos han trasladado al mundo virtual estos encuentros y han descubierto que pueden tener estos encuentros a través de videoconferencia con gente que se encuentra distanciada. No ya durante el confinamiento, sino que ahora lo extrapolan a sedes remotas con las que antes no tenían este tipo de encuentros. Lo malo es que la dinámica de pérdida de tiempo continúa igual.

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En primer lugar porque no se define un orden del día, no se crea un acta de la reunión, ni después de la misma se envía con los acuerdos o las decisiones que han salido de dicho encuentro. Por lo tanto no se llega a ninguna conclusión, no se cierran temas pendientes y se entra en una rueda en la que se vuelve a convocar otro encuentro para tratar estos problemas.

Al final esto lleva inevitablemente a un hartazgo generalizado. La sensación de que se está perdiendo el tiempo y en lugar de estar dándole vuelta a lo mismo tenemos una pila de tareas sobre nuestro escritorio. Lo malo es que las videoconferencias son todavía más proclives a que se den este tipo de situaciones.

No quiero decir que no sea una herramienta a la que las empresas no le puedan sacar jugo. Pero para ello no podemos trasladar los vicios y malos hábitos de las reuniones de empresa presenciales. Si la utilizamos bien, ahorraremos muchos viajes y mucho tiempo, de lo contrario será otro ladrón de tiempo más en la empresa.

Con las videocoferencias mi experiencia es que hay que ser muy estrictos. El moderador tiene un papel fundamental, para otorgar la palabra, para cortar cuando sea necesario, para gestionar el tiempo. Es fundamental que sean cortas en el tiempo, a poder ser de menos de 15 minutos para que todo el mundo vaya al grano. Y dentro de lo posible de no más de 5 asistentes. Mejor convocar más videocoferencias con pocas personas, que una larga, que incluya a mucha gente y que sea eterna e inútil.

Imagen | Julia M Cameron

A veces se tiende a idealizar el teletrabajo. Señalar todas sus bondades, que son muy numerosas, pero olvidando mencionar en demasiadas ocasiones sus puntos negros. Uno de ellos es el que tiene que ver con la construcción de un equipo cohesionado en una empresa donde esta modalidad está implantada en el grueso del día a día. Es aquí donde la videoconferencia se convierte en una herramienta útil e interesante.

El caso de Yahoo lo hemos comentado en alguna ocasión en estas mismas líneas: Marissa Mayer, su consejera delegada desde hace algo más de un año, decidió reunir a toda la plantilla de la compañía tecnológica bajo un mismo techo, con el objetivo de cohesionar y hacer equipo. Pero, como es lógico, esto no está al alcance de ese grupo de empresas que decidieron implantar el teletrabajo no sólo como vía para mejorar la productividad y la conciliación laboral-familiar sino como fórmula para ahorrar costes de estructura.

Por qué una videoconferencia

En muchos casos, el teletrabajo acaba desembocando en relaciones virtuales, frías y, cuando menos, mejorables. Es cierto que existen infinidad de herramientas digitales que nos permiten trabajar a distancia de una manera efectiva. La nube y lo que implica en la gestión del día a día y el correo electrónico son los artífices. Pero, si todo ello no se acompaña de una relación más personal con el equipo, no es fácil lograr esa cohesión a la que aspiraba Mayer en Yahoo.

Chatear o dejarse mensajes en la intranet de la empresa sin poder disfrutar de un contacto físico más cercano puede ser efectivo y productivo en ahorro de tiempo (y, por tanto, de costes), pero en el largo plazo, no tiene, al menos desde mi punto de vista, implicaciones positivas.

Consecuencias de su uso

Dado que el teletrabajo acarrea, en innumerables ocasiones, la deslocalización de los empleados, es muy complicado un contacto físico con cierta periodicidad. Es aquí donde la videoconferencia puede adoptar un papel útil, convirtiéndose en el ‘mal menor’. Una reunión semanal (o dos al mes) a través de Google Hangouts, Skype o cualquier otro servicio disponible en la red permitirá tratar de tú a tú, dentro de las ‘limitaciones digitales’, con el equipo. Eso implicará, entre otras cosas:

• Un mayor sentimiento de pertenencia. Existe un riesgo evidente de que un teletrabajador acabe por sentirse, en cierta manera, aislado del equipo. La sensación de formar parte de un colectivo, con todo lo que ello conlleva, es buena para afrontar proyectos en el futuro.

• Intercambio de ideas. Seguramente haya temas cuyo tratamiento colectivo tenga consecuencias positivas. O, incluso, problemas o retos que requieran la aportación de todos. Y todo eso, en una reunión personal, aunque sea a través de una pantalla, es mucho más sencillo.

• Implicación colectiva. ¿No crees que un contacto físico-virtual habitual puede fomentar en un mayor grado la implicación del colectivo? Yo sí lo creo firmemente.

Un tema importante

No tiene por qué requerir inversión económica, aunque sí quizás algo más de tiempo que un simple correo electrónico. Pero, estoy seguro que acabará agradeciéndose. No es un asunto baladí. Conseguir que un teletrabajador se sienta implicado en el proyecto también requiere una relación física o personal mucho más estrecha. No luchar contra el aislamiento se convertirá, a la postre, en un boomerang. Cuanto más tiempo pasa y más experiencia tengo como trabajador independiente y freelance, menos extraña me parece la decisión de Mayer si el objetivo era ‘hacer piña’ en su equipo.

En Pymes y Autónomos | Medidas para que el teletrabajo no sea improductivo, Empresarios que eliminan el teletrabajo en sus empresas, ¿retrógrados o visionarios? Imagen | agirregabiria

Reuniones, reuniones, y más reuniones. Clientes, proveedores, socios, colaboradores... reunirse es el deporte nacional, y también una soberana pérdida de tiempo en la mayoría de las ocasiones. Porque si bien es cierto que hay muchos temas que tratar en conjunto con otras personas, no es menos cierto que la presencia física no es necesaria en la mayor parte de los casos. Y juntarse físicamente tiene obvios inconvenientes logísticos (ajustes de agenda, desplazamientos, etc.) que suponen costes directos y costes de oportunidad.

Afortunadamente, el desarrollo de la tecnología ha permitido que estén a nuestra disposición herramientas para simular espacios virtuales que, quitando el apretón de manos, suplen con solvencia la mayoría de las necesidades derivadas de las reuniones: compartir documentos, mostrar presentaciones, transmitir imagen y sonido...

En las empresas pequeñas, donde las posibilidades de disponer de una infraestructura de comunicaciones de forma permanente es habitualmente un lujo fuera del alcance de las posibilidades, las herramientas de gestión online de reuniones se transforman en una alternativa muy válida para desarrollar este tipo de relaciones virtuales con un coste muy asequible.

En Web Worker Daily han analizado 9 herramientas de videoconferencia que, según su criterio, son las más eficaces para esta tarea, si bien hay muchas más alternativas como demuestran los comentarios en esa entrada. Se trata de Adobe Acrobat Connect, Central Desktop, Dimdim, Glance, GoToMeeting, Microsoft Live Meeting, ReadyTalk, WebEx MeetMeNow y Yugma.

Vía | El Blog Salmón