¡Por fin ya están aquí las vacaciones! Estamos acabando todos los pedidos, eliminando el papeleo de nuestra mesa, llamando a nuestros clientes para dejarlo todo atado, evitarnos sustos y que a la vuelta de las mismas podamos iniciar un nuevo “curso” con nuestras energías renovadas.

Pero nuestras vacaciones también exigen una atención particular. Estamos acostumbrados a lidiar con el estrés diario o eustress (estrés positivo), a hacer muchas cosas y estar pendientes de muchas más.

Para algunos este cambio brusco de actividad a vacío puede suponer un grave problema y suponer un estrés añadido. El “no tener nada que hacer” es tan malo como tener una actividad frenética. Debemos tener en cuenta que no estamos acostumbrados a tener tiempo para nosotros, nuestra familia o nuestros hobbies, y todo este tiempo libre puede abrumar a muchos.

Además, muchas personas depositan en el periodo vacacional unas expectativas muy elevadas, las cuales no siempre se cumplen. Al fin y al cabo para una gran mayoría es el mes que tienen para hacer lo que quieran, para realizar ese gran viaje que es el objetivo del año, por ejemplo.

Y en otros casos supone la explosión de aquellas situaciones personales latentes durante el año. No en vano, no dejamos de oír en los medios de comunicación que en verano es cuando más separaciones y divorcios se producen. La convivencia siempre es difícil.

Por esta razón, creo que debemos evitar los cambios drásticos, pasar unos días de adaptación, permitiendo que nuestro cuerpo y nuestra mente se adapten a las vacaciones, evitando afrontar situaciones estresantes como salir del trabajo y cargar el coche con los niños hasta el techo para pasarnos 5 horas en la carretera.

Disfrutad de las vacaciones, pero con cabeza, de lo contrario, por difícil que os parezca, ¡estaréis deseando volver a trabajar!

Imagen | Ragxyz

No hay nada que me desquicie más que esperar, y me imagino que como a mi, lo mismo le sucede al resto de la humanidad.

Imaginemos por un momento que estamos al frente de un despacho de abogados, y que por diversos motivos, hemos tenido esperando a un cliente en la sala de espera, durante casi una hora. La verdad es que no han parado de llamarnos por teléfono con temas muy urgentes que no hemos podido aplazar, sin embargo esa visita estaba programada desde hace días.

¿Cómo nos encontraremos a ese cliente cuando finalmente le digamos que ya puede pasar a nuestro despacho? ¿Estará receptivo? ¿Pensará que realmente somos muy importantes porque hemos estado ocupados? ¿Considerará la idea de volver a visitarnos?

Bueno la deducción es casi lógica, probablemente entre en nuestro despacho bastante cabreado, con lo cual nos tocará ofrecerle las mil y una disculpas por la espera, y poner la mejor de nuestras sonrisas, si finalmente queremos que el cliente deposite su confianza en nosotros y nos encargue su litigio, consulta, etc…

Pero muchas veces estas situaciones de espera son difíciles de preveer, no sabemos cuando nos van a llamar por teléfono, o qué urgencia va a surgir en cualquier momento.

Entonces, ¿cómo evitamos esas esperas?

Bien, la respuesta no es sencilla, pero sí deberíamos considerar tres variables:

• Planificación
• Anticipación
• Principio de presencia

La primera nos requeriría hacer un estudio minucioso de nuestra agenda, si sabemos que a las 12.00h tenemos una reunión en el despacho de un cliente, sobre un tema que nos quiere comentar y del que desconocemos la temática, no fijemos una visita a las 13.00h en nuestra oficina. Simplemente se trata de tener una visión global de nuestro dietario, a veces estas esperas surgen porque no nos hemos parado a pensar la consecuencia de esas reuniones y tan sólo hemos observado si tenemos o no horas libres en nuestro dietario.

Respecto a la anticipación, si sabemos que la espera se va a producir porque es inevitable, mantengamos informado en todo momento al cliente, no lo mantengamos desterrado en la sala de espera con la pila de diarios y revistas, démosle la oportunidad de fijar otra fecha si tiene que marcharse, porque su tiempo también vale dinero.

En cuanto a la presencia, debemos considerar que siempre es más importante el cliente que se ha desplazado a nuestra casa, a nuestra oficina, porque en esos momentos podemos hacer un marketing directo de nosotros mismos y de nuestro trabajo, a través de situaciones sutiles como la imagen, la seriedad y la puntualidad. Cuando acabemos con este cliente, atenderemos por orden de prioridad todas las llamadas que tenemos pendientes.

Obviamente no es la panacea, pero sí puede ser el inicio de una solución.

Aunque claro, siempre hay profesiones que tienen bulo, ¿Cuánto tiempo habéis esperado en un dentista?

Yo hasta una hora y media.

Imagen | Nkzs

Que levante la mano aquél que al final del día, no ha dicho alguna vez aquello de:

¿Se puede saber qué demonios he hecho hoy?

Y, claro, se ha dejado en el tintero un montón de tareas, gestiones, visitas, llamadas, e-mails, etc…

Seguro que más de uno de vosotros os habéis encontrado en esta situación.

Después de muchas lecturas, de libros de management (os recomiendo “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, de Stephen R. Covey), todos llegan a la misma conclusión, una buena gestión del tiempo se basa en dos conceptos:

• Planificación
• Priorización

Lo mejor de los libros de management es que siempre nos dicen cosas obvias, pero parece que si no las leemos, no sabemos que existen y están allí mismo, delante de nuestras narices.

Está claro que una buena planificación del día nos puede ahorrar mucho tiempo, ineficiencias y ayudarnos a mejorar nuestra productividad. Bastaría con coger una hoja en blanco, o una hoja de nuestra agenda y escribir en ella lo que queremos hacer hoy. Debemos establecer unos objetivos alcanzables, pues conocemos nuestra actividad y nuestras limitaciones, no se trata de hacer una lista de deseos. Al ver esos objetivos por escrito, actuamos como si tuviéramos un guión del día, y nos resulta más sencillo alcanzar nuestras metas.

Respecto a la priorización, existe su complicación, porque estamos en un entorno en el que la palabra urgencia ha perdido su significado, hoy todo es urgente, si te llama un cliente para pedirte un informe, era para ayer, si te llama un contratista para comenzar una obra, ya deberías estar allí, y así ocurre con cualquier actividad. La solución, establecer un rango de urgencias, podríamos empezar con las urgencias-urgentes, las urgencias-medio urgentes, y las urgencias-aplazables.

Como buenos conocedores que somos de nuestro trabajo y de nuestros clientes, podemos encuadrar nuestras tareas en estos apartados. Obviamente para determinar dichas urgencias deberemos expresar nuestros propios criterios de urgencia, ¿qué es realmente urgente? (aquí podríamos incluir todas las valoraciones objetivas y subjetivas que tengáis) y a partir de ese momento proceder a su clasificación.

Obviamente esto no es la panacea, pero nos puede ayudar a estirar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad.

En Pymes y Autónomos | Tu tiempo vale dinero: planifícalo
Imagen | Portada del libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva” Ed. Paidós

Si, los Bancos. En una economía totalmente bancarizada debemos aprender a trabajar con ellos, conocer sus reglas y aprovecharlas al máximo: hacer que nuestro dinero corra por nosotros (como hacen con el balón los buenos futbolistas). Y es, que en muchas ocasiones, nos encontraremos con que la diferencia entre que nuestro dinero llegue o no llegue a una cuenta X, a un pago Y, supone dinero, prestigio ante los proveedores, etc. Pero es que por otro lado, desprenderse de nuestro dinero antes de tiempo también supone dinero.

Como muchos sabréis, una de las formas más comunes de mover nuestro dinero es a través de las transferencias. Si estas se realizan internamente, entre cuentas de la misma entidad, son instantáneas, y en general, sin costes (aunque de todo hay). Pero si la transferencia es a una cuenta de otra entidad radicada en España (dejaremos las extranjeras para otro post) nos suele llevar hasta D+2. ¿Y eso que significa? Dos días habiles partir de la fecha, aunque en teoría podrían ser hasta 5.

Pero puede ocurrir que deseemos disponer de más tiempo de nuestro dinero en la cuenta, o que se nos haya pasado un pago determinado que vence en una cuenta distinta a la nuestra de tesorería y se nos haya echado el tiempo encima. ¿Qué hacer para ganar un día como mínimo?, ¿cómo evitar que nos devuelvan ese efecto o recibo por no tener la suma en aquel momento?. Existe una solución, aunque desgraciadamente aún los pequeños empresarios no la manejan con fluidez.

Me refiero a las conocidas como Transferencias Vía Banco de España, OMFs, etc. Son trasferencias cuya diferencia fundamental con las clásicas es que se abonan con la misma fecha, contable y valor, con la que se emiten. Si transfiero hoy, se recibe hoy, lo que supone ganar uno o dos días frente a las transferencias ordinarias. Algo que puede marcar muchas diferencias, por lo que merece la pena negociar un buen precio con el Banco para poder emitirlas, asi como tener la posibilidad de hacerlo vía internet.

Tienen una limitación de la que hay que ser consciente. Y es que la transferencia, en muchos Bancos, aunque se recibe ese mismo día no deja constancia en la propia oficina hasta tarde, muchas veces fuera de horario de la propia oficina. Eso puede poner en peligro el que admitan ese pagaré, esa letra que esta colgando, y que nadie autorice un descubierto que realmente no sera tal y que durará minutos u horas. Conviene avisar a la Sucursal receptora, para que contraste con su Central que el pago se ha realizado, así como enviar copia de la Transferencia realizada (en estos casos es mejor que no hacerla por internet y disponer de un justificante físico de la oficina con el sello, ya que a diferencia de las transferencias ordinarias, estas no se pueden anular en el día).

Con esta pequeña ayuda, nuestro amigo, El Conejo Blanco, llegará a tiempo a su destino.

Más información | Banco de España

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué no puede afrontar mi empresa sus pagos con normalidad?

Si la anterior frase nos suena a tópico (muchos pensarán que no trabajar es igual de malo) ahora podemos afirmar con rigor científico que trabajar mucho es malo.

Según un estudio que tiene por título “Perspectiva de género en el análisis de la relación entre largas jornadas laborales, salud y percepción del propio estado de salud”, elaborado por científicos de la Agencia de Salud Pública de Barcelona, trabajar más de 40 horas semanales puede perjudicar seriamente a la salud.

Además, las implicaciones de las largas jornadas laborales influyen de forma diferente en la salud de hombres y mujeres. Mientras que para los primeros una mayor jornada supone dormir un número de horas insuficientes, para las segundas, la prolongación de la jornada laboral conlleva dormir poco, insatisfacción laboral, síntomas ansioso depresivos, mayor probabilidad de fumar, hipertensión y no realizar ejercicio en el tiempo libre.

El estudio señala que de la población analizada, son los hombres los que con más frecuencia realizan largas jornadas laborales, un 30,4% por un 17,1% de las mujeres. Por otra parte, las mujeres suponen el mayor porcentaje de personas dedicadas más de 20 horas semanales a las tareas del hogar (34,3% de mujeres por un 9,2% de hombres). En cuanto a las características socioeconómicas, son las mujeres de clases más desfavorecidas las que tienden a prolongar su jornada, mientras que entre los hombres, trabajar más de 40 horas es más frecuente entre las clases más acomodadas.

Por último, las autoras del estudio, Lucía Artazcoz, Imma Cortés, Carme Borrell, Vicenta Escribà-Agüir y Lorena Cascant, hacen unas recomendaciones en cuanto a los sectores y colectivos de trabajadores más sensibles, resultando estos los pertenecientes a la hostelería y restauración, comercio y personal de limpieza en industria y pymes.

Ahora falta por determinar, si al igual que sucede con las cajetillas de tabaco, los contratos de trabajo, van a incorporar una cláusula de enormes dimensiones en la que se pueda leer aquello de “Trabajar mucho perjudica seriamente su salud y la de los suyos”.

Más información | Agencia de Salud Pública de Barcelona (En catalán)
Imagen | CJLUC

La desorganización o la mala organización de tu tiempo implica por un lado acabar dedicándole más horas a tu trabajo de las realmente necesarias para que éste resulte realmente productivo, y por otro aumentar tu nivel de estrés y cansancio.

Con dedicarle tan sólo unos minutos al día para organizar planificar nuestra jornada, actividades y prioridades conseguiremos optimizar el tiempo que dediquemos a nuestra actividad y obtendremos mejores resultados y más tiempo libre.

Os daremos unos pequeños consejos que posiblemente servirán a aquellos que no estéis acostumbrados a planificar vuestras tareas. Seguro que, con un poquito de constancia, en pocos días notaréis los resultados.

Estableced vuestras prioridades. No todos los clientes van a reportaros los mismos beneficios, ni todas vuestras acciones tienen la misma urgencia. Debéis aprender a priorizar. Cuando hagáis vuestra lista de tareas pendientes, tomaos un tiempo en asignarle un orden de importancia y sobre todo no lo modifiquéis. La primera idea es la buena. Al principio os puede costar un poco, pero tened paciencia, y pronto veréis que es muy sencillo.

Planificad vuestras tareas el día anterior. Para ellos, utilizad una agenda. No tiene que ser una PDA último modelo. Puede servir la agenda del Outlook, la de Google, o simplemente una agenda de las de toda la vida, a ser posible de día por página. Anotad en ella
el día anterior vuestras citas, las actividades que tenéis que realizar, los clientes que tenéis que llamar o visitar, incluso los emails que debáis enviar. Con el tiempo, incluso, podréis llegar a establecer una duración aproximada para su desempeño.

Aprended a decir que no. Creo que fue Marlon Brando quien dijo que el mejor actor se le conoce no por los papeles que interpreta sino por los que rechaza. Esto es extrapolable a nuestra actividad profesional. No tenéis que aceptar todo el trabajo que os entre por la puerta. La sabiduría está en saber rechazar educadamente aquellas tareas que van a suponer un lastre en nuestro tiempo y no nos van a reportar beneficios considerables.

Intentad agrupar vuestras acciones. Seguid la Ley de Carlson: “Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Procurad evitar la dispersión en vuestras tareas, tanto en la funcionalidad como en la movilidad: así, por ejemplo, agrupad actividades similares para realizarlas una tras otra, para mantener al máximo vuestro grado de atención, puesto que al cambiar de tarea se pierde la concentración y hay que volver a situarse para iniciar la nueva; dedicad un mismo día sólo para visitar a los clientes de una misma zona geográfica, y aún diría más, para no estar perdiendo continuamente el tiempo en desplazamientos que, aun cuando necesarios, os hacen perder tiempo durante vuestra jornada.

Como veis, con un poquito de organización y dedicarle unos minutos al día a organizar nuestras actividades de forma que no vayamos haciendo las cosas “a salto de mata”, optimizaremos nuestro tiempo y recursos, y podremos hacer frente más fácilmente a aquellos imprevistos, urgencias, e interrupciones que siempre acaban surgiendo.

En definitiva, ser más ordenados y meticulosos gestionando nuestro tiempo nos llevará a obtener mejores resultados en nuestra actividad económica.

En Pymes y Autónomos | Tu tiempo vale dinero: planifícalo
Imagen | MaxHierro