Si bien la gestión de la tesorería es, en cualquier empresa, un elemento esencial para mantener el buen rumbo de la misma, necesaria para satisfacer el cumplimiento de los objetivos y la misión de cualquier organización, en numerosas ocasiones nos encontramos ante elevados excedentes de tesorería, que es necesario gestionar de manera adecuada si no queremos tener una sobredimensión financiera y desajustes transitorios en el timing Inversión-Financiación.

Que esta situación se presente de manera aislada no tiene por qué preocuparnos en exceso puesto que, incluso las grandes empresas que cuentan en su plantilla con los mejores directores financieros, atraviesan situaciones transitorias de exceso de liquidez. El problema es cuando esta situación se presenta de manera sistemática.

No en vano, una de las principales funciones de cualquier tesorero, por no decir la principal, es rentabilizar los excedentes de tesorería que se producen de forma transitoria; es decir, obtener una rentabilidad financiero-fiscal superior a la que, en general, ofrecen las cuentas corrientes que, en líneas generales suele ser nula o casi nula.

Sin embargo, obtener una rentabilidad superior a la del mercado puede acabar por exponer a la empresa a determinado riesgo. La empresa no financiera no debe tener en ningún caso como objetivo la especulación financiera; si este fuese su objetivo, el futuro del negocio podría dejar de ser viable en el medio plazo.

Por tanto, a la hora de realizar cualquier inversión con los excedentes de liquidez, hay que tener muy presente el binomio riesgo/rentabilidad prestando especial atención al riesgo, ya que esta inversión puede poner en peligro los recursos invertidos por los accionistas, a los trabajadores de la empresa, proveedores y en general, a toda la comunidad con la que opera.

En definitiva, la inversión de los excedentes de tesorería debe prestar una especial atención al riesgo. De hecho, una buena gestión de tesorería en las pymes pasa por la implantación de sistemas de medición del grado de exposición al riesgo (de tipo de interés o de cambio) que está soportando la empresa ante movimientos adversos en los mercados.

En Pymes y Autónomos | ¿Qué entendemos por excedentes de tesorería? Imagen | Hans

La tesorería es uno de los elementos esenciales para satisfacer la misión y los objetivos de cualquier empresa. Por un lado, es necesario que todas las empresas dispongan de un determinado volumen de liquidez para la correcta gestión de las acciones relacionadas con sus flujos monetarios, como la gestión de cobros y pagos o la gestión de caja.

La gestión de la tesorería es, por tanto, una de las funciones más importantes de cualquier empresa. Un volumen insuficiente de fondos puede llevar a cualquier empresa a la insolvencia técnica por no poder satisfacer sus deudas a más corto plazo. Sin embargo, en toda empresa se producen puntas o excedentes de liquidez que es necesario asimismo gestionar de manera adecuada.

En este sentido, tendríamos que tener bien claro qué entendemos por excedentes de tesorería. La tesorería de cualquier empresa es tan sólo una herramienta de trabajo; un instrumento necesario para cumplir la misión y objetivos de la empresa, pero, y esto debe quedar siempre muy claro, no es un fin en sí misma. Es decir, los recursos económicos de nuestra empresa (nuestros activos) deben ser utilizados para generar valor dentro de la misma, y no tanto como el fin perseguido.

Sin embargo, y puesto que buena parte de la financiación empresarial se realiza con recursos ajenos, y más específicamente con financiación a corto plazo, es necesario mantener un volumen de saldos de tesorería que se adecúe al volumen de deudas a corto plazo, contando con un pequeño excedente por si vinieran mal dadas.

Es decir, nuestro fondo de maniobra debe ser siempre y en todo momento positivo puesto que, en caso contrario, nos podemos encontrar ante una situación de riesgo de insolvencia empresarial por no tener capacidad de satisfacer nuestras obligaciones a corto plazo. Todo lo que exceda esta cuantía se podrá considerar como un excedente de tesorería.

Los excedentes de tesorería son, por tanto, puntas transitorias de liquidez que puede tener toda empresa en un momento determinado. La problemática que se presenta es saber identificarlas y gestionarlas de manera adecuada. Tengamos en cuenta que se trata de recursos económicos financiados con fondos propios o fondos ajenos a largo plazo, cuyo coste, sin duda, será superior a la rentabilidad Financiero-Fiscal obtenida vía colocación de estos excedentes y, por tanto, inasumible en la mayor parte de los casos desde el punto de vista de los socios y/o accionistas de la sociedad.

En Pymes y Autónomos | Le llegó la hora a los fondos de inversión ¿dónde colocamos el dinero? Imagen | Hans

Una de las variables que miden de mejor forma la capacidad financiera de una empresa es el flujo de caja libre (FCL). Consiste en la cantidad de dinero disponible para cubrir deuda o repartir dividendos, una vez se hayan deducido el pago a proveedores y las compras del activo fijo (construcciones, maquinaria...).

En general, este cálculo sirve para medir la capacidad de un negocio para generar caja independientemente de su estructura financiera. Es decir, el FCL es el flujo de caja generado por la empresa que se encuentra disponible para satisfacer los pagos a los suministradores de financiación de la misma.

En definitiva, el FCL es el saldo de tesorería que se encuentra libre en la empresa, es decir, el dinero disponible una vez que se han atendido los pagos obligatorios. Normalmente, el FCL se utiliza para remunerar a los accionistas vía dividendos o para amortizar el principal de la deuda y satisfacer los intereses.

El cálculo del FCL sirve para determinar la parte del beneficio empresarial que se puede repartir entre los accionistas. Matemáticamente, el FCL se calcula como sigue:

1. Margen operativo bruto = Ventas realizadas - Costes de Ventas - Gastos generales.

2. Beneficio antes de intereses e impuestos (BAIT) = Margen operativo bruto - Amortizaciones.

3. Beneficio neto = BAIT - Impuestos

4. Necesidades Operativas de Fondos (NOF) = Caja + Clientes + Existencias - Proveedores.

5. Flujo de Caja Libre = Beneficio Neto + Amortización - Inversión en Activos Fijos - Inversión en NOF.

Hay que decir que, en cuanto al cálculo de las amortizaciones, aunque se consideren como un coste de la depreciación del inmovilizado y, por tanto, sean parte del BAIT, no influye en el cálculo del gasto de caja y, por ese motivo, hay que volver a sumar el importe de nuevo.

En Pymes y Autónomos | Herramientas de gestión de tesorería: el ratio de liquidez, La importancia del flujo de caja en la toma de decisiones empresariales Imagen | Dioptría

Una de las cuestiones que toda empresa, pyme, autónomo o emprendedor debe cuidar es la tesorería, la liquidez, comienzas a dar pasos, a moverte y de repente te encuentras envuelto en una espiral de gasto que resulta complicado contener, en estos meses en los que los ingresos se reducen y los gastos se mantienen se convierte en una prioridad el tener una previsión que anticipe potenciales tensiones y picos que nos hagan entrar en un estadio de pánico.

Durante los primeros meses dedicas muchos recursos económicos a abrir frentes, a apostar por proyectos, desembolsos que entran dentro del denominado riesgo empresarial; si quieres obtener una rentabilidad de cualquier acción debes invertir. Todo muy medido y controlado porque entre viajes, comidas e invitaciones cualquier imprevisto puede hacer que tu cuenta de resultados se vea descuadrada y merme notablemente tu capacidad de movimientos.

El criterio que debe prevalecer para tomar decisiones de “inversión”: ¿qué tiene visibilidad? ¿qué impacta con el cliente? eso es prioritario, nada de artificio, nada de gasto innecesario, pero aquello que refuerce la imagen del cliente no debes escatimarlo. Los recortes deben llegar de otros frentes.

Un ejemplo: una decisión aparentemente sencilla como una invitación a los clientes de despedida de verano se convierte en estratégica si tenemos que valorar el alcance del detalle, la idoneidad del momento, no escatimes el presupuesto, es importante transmitir buena sensación ante el desánimo extendido.

Además de lo anterior debes tener planteadas alternativas con sus respectivos exits (planes B´s): alquiler de oficinas frente a propiedad, subcontratación frente a incorporación. Cuánto más variables sean los gastos en estos primeros pasos más posibilidades de consolidar el proyecto, ya habrá tiempo para optimizar la cuenta de resultados convirtiendo los gastos en fijos para que el volumen de ventas los absorba.

Por último, hay que centrarse en los pequeños detalles, parece una tontería pero reutilizar folios, aprovechar de los bolígrafos de presentaciones…todo material es bueno, sólo debes centrarte en lo que perciba tu cliente, el resto es susceptible de solucionarse de cualquier manera.

En Pymes y Autónomos|Pautas para una correcta gestión de tesorería: la estructura del cash management Imagen|redjar

La parte financiera de tener un negocio puede parecer, a priori, la más complicada. Sin embargo hay una serie de pautas básicas que afectan a la finanzas de la empresa y que son más de sentido común que técnicas, estos son unos consejos financieros básicos que nos permitirán una mejor gestión de nuestro negocio.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que la gestión financiera, por lo menos al principio, ha de ser lo más austera posible. Sea cual sea la actividad que realicemos nunca tendremos nuestros ingresos garantizados, aunque vendamos mucho siempre tendremos un riesgo de impago, por eso debemos gastar lo necesario y nunca excedernos pensando en lo que vamos a ingresar más adelante.

Otro punto importante es que nunca debemos descapitalizar la empresa para capitalizarnos nosotros. Si nos enriquecemos a costa de consumir los recursos de la empresa estamos abocando el negocio al fracaso. Es importante fijar una retribución fija para el autónomo o el empresario y no retirar fondos de la empresa de manera indiscriminada en función de que la caja esté más llena o no. Tampoco debemos cargar a la empresa los gastos personales.

Las decisiones sobre las inversiones a realizar han de estar perfectamente planificadas. Uno de los errores principales que se cometían antes a la hora de invertir en un negocio, ahora no es así porque el acceso al crédito es muy complicado, es que se gastaba en función de lo que el banco daba.

Por ejemplo, si la empresa solicitaba un crédito para compra un coche la marca. modelo y el precio no se adecuaba a las necesidades sino al importe del crédito, si se íba a montar un bar y se pedía dinero para la reforma el cposte de ésta iba en función de lo que se concedía y no tanto en lo que se necesitaba.

Todas estas cosas influyen también en la gestión de la tesorería, para ésto también debemos planificar bien las fechas de cobros y pagos y pensar que si pagamos antes de cobrar estamos financiando a nuestros proveedores, mientras que si cobramos antes de pagar son los clientes los que nos financian a nosotros.

Lo principal siempre, y más allá de cuestiones técnicas, es fijar un criterio de actuación, seguirlo e intentar hacer las cosas con sentido común.

En Pymes y Autónomos | Nuestro negocio financiero y la prorrata del IVA Imagen | ArchiM

Un modelo correcto de gestión activa de la tesorería de la empresa bajo los principios del cash management persigue la optimización del negocio financiero de la compañía. El negocio financiero parte de la premisa de que para que exista, el cobro de los productos o servicios suministrados a los clientes ha de ser anterior al pago a los proveedores.

Si la diferencia entre entradas y salidas es positiva obtendremos un excedente de recursos que podrá ser invertido por la empresa y utilizarse, junto con los rendimientos obtenidos, cuando haya necesidades financieras. Si la diferencia fuera negativa tendremos que hacer uso de las fuentes de financiación alternativas para atender a nuestras necesidades.

Teniendo en cuenta estas premisas, el cash management identifica tres tipos de problemas a la hora de poder poner en marcha esa gestión activa. El primero de los problemas que pueden surgir es la mayor o menor celeridad y control del flujo de entrada procedente de los cobros. Debemos de tener en cuenta que este aspecto puede estar ligado a las estrategias de marketing de la compañía, por lo que no siempre es posible realizar los ajustes necesarios para reducir esos plazos de cobro sin entrar en conflicto con las políticas de marketing.

El segundo de los problemas está vinculado a los flujos de pago a nuestros proveedores, teniendo en cuenta que debemos intentar adaptarlos al ritmo de los cobros para no generar costes financieros adiccionales.

El tercer problema vendría determinado por una incorrecta gestión de nuestra liquidez. En este aspecto los problemas podrían venir porque no se produzcan saldos de liquiez ociosos (que no se rentabilicen) o cuya rentabilidad sea inferior a la del mercado financiero; porque no se controlen los descubiertos y los intereses que se pagan por ellos y porque se utilicen de manera simultánea productos para financiarse a tipos de interés más altos que la rentabilidad obtenida por los excedentes.

Recordemos que el objetivo principal que persigue el cash management es el punto de tesorería cero. Esto sólo se consigue optimizando los usos de los recursos para financiarse y obteniendo el mayor rendimiento posible de las inversiones de los excedentes. De todaa maneras, no debemos perder de vista que el negocio financiero no es la actividad principal de la empresa por lo que esta gestión de la tesorería no puede nunca comprometer la viabilidad y el día a día de la empresa.

Por eso debemos planificar perfectamente esa gestión activa y para ello debemos utilizar un presupuesto de tesorería. Este instrumento debe contemplar la estructura operativa que contenga el flujo de cobros y pagos de la empresa y una estructura financiera que describa las técnicas o instrumentos de los que dispone la compañía para la administración de los saldo positivos o negativos de la estructura operativa.

En Pymes y Autónomos | El control de la tesorería, introducción al cash management Imagen | <a href=2http://www.flickr.com/photos/tunguska/94210163/">tunguska

Un aspecto fundamental en la gestión de cualquier negocio es el control de la tesorería. De poco sirve vender mucho y gastar poco y tampoco que nuestro margen comercial sea alto si somos incapaces de llevar una gestión efectiva del dinero que entra y sale en nuestra empresa, de controlar cuándo cobramos y cuándo pagamos y de coordinar todos estos elementos para que la empresa tenga siempre un nivel adecuado de liquidez.

El cash management es una técnica de gestión activa de nuestra tesorería. La gestión activa tiene en cuenta la circulación del dinero y los flujos de efectivo entre los elementos que intevienen en la actividad de la empresa, estos elementos son, principalmente, la propia empresa, sus clientes, sus proveedores y las entidades que suministran financiación.

El cash management considera que la circulación de fondos entre los distintos elementos es continua. Ese flujo puede variar en volumen y frecuencia pero para que su funcionamiento sea correcto cada uno de esos elementos debe contar con liquidez suficiente, siempre teniendo en cuenta que los intereses de los elementos que intervienen en el flujo de fondos suelen ser, generalmente, contrapuestos.

La empresa debe emplear todas las armas a su alcance para obtener el mejor resultado de esa gestión activa. Eso supone competir, negociar, controlar, insistir e innovar en sus relaciones con los otros tres elementos, sin perder de vista la ética empresarial ya que si uno de los elementos se queda sin liquidez el flujo de fondos se rompe.

Se trata de prever, organizar y controlar los movimientos de capital y los saldos de tesorería para, de esta manera, reducir el impacto financiero. La gestión activa de tesorería incorpora un tratamiento particular de la parte financiera del flujo de capital, de tal manera que tendrá en cuenta la gestión de las ventas y del cobro a los clientes; la gestión de compras y el pago a los proveedores y el coste financiero asociado a todas estas operaciones.

El objetivo final de esta estrategia es reducir la liquidez necesaria para un correcto funcionamiento de nuestra empresa, se trata de rebajar las exigencias de efectivo necesarias para que la actividad empresarial pueda desarrollarse, es lo que se llama el disponible cero. Esa reducción será posible con una gestión adeucada de ese flujo y otras cosas que serán tratadas en próximos post.

En Pymes y Autónomos | La gestión de tesorería punto clave para la dirección empresarial Imagen | liewcf

Ante la contracción del crédito bancario y la subida de tipos, ante la caída del consumo y de las ventas, ante el incremento de la morosidad, ante éstas y otras señales es fundamental una adecuada gestión de la Tesorería. En próximos posts daré unas pinceladas a propósito de ello. Pero hay que partir de una premisa básica, anterior a dicho gestión: evitar que ninguno de nuestros colaboradores, de nuestros socios,meta mano en la caja, se apropie de nuestra tesorería a o la comprometa de algún modo, con prácticas irregulares, cuando no claramente defraudatorias.

He encontrado un post en Economía Forense que resume, en gran parte, muchas de estas técnicas de distracción de la Tesorería. Conocerlas es el primer paso para poder evitarlas. A continuación las cito, en el mismo orden que José Antonio, comentando cada una de ellas:

• Incluir tickets o o vales indebidos de escasísimo importe pero con alta frecuencia. El control es fácil en el caso de una pyme. Dejar claros los criterios de lo que se admite y de lo que no, y ser inflexible Y desde un principio. En caso contrario, muchas veces estos pagos acaban convirtiéndose en una suerte de complemento salarial muy difícil de erradicar.
• Manipulación y apropiación de los documentos de cobro. Ello exige que el culpable lo tape teniendo el control de la conciliación bancaria. En mi opinión, en una Pyme, conviene que ganemos (si, ganar y no perder) el tiempo en controlar esos proceso salvo que tengamos alguien de la más absoluta confianza. Y aún así también.
• Apropiarse de los cobros parciales de los clientes en mora. Se trata de saldos que damos por perdidos, que por su importe o garantías acabaremos tirando contra la cuenta de resultados. Y sin embargo, alguien de nuestra organización consigue cobrarlos, total o parcialmente, y se lo embolsa. Pasa en las mejores familias. La gestión de la morosidad debe ser otra de nuestras prioridades. Si nosotros tenemos un control sobre la misma es más difícil que se produzcan estas situaciones.
• La doble factura. Se trata de cobrar al cliente por encima de lo que realmente lo haríamos. Se emite una factura para él, por el importe primero, y una segunda factura, con el precio minorado por un descuento o pronto pago aplicable, y el listo se apropia la diferencia. ¿Maneras de evitarlo? Hacer sondeos con los clientes, catas de facturación, aplicar rappeles por facturación neta, que nos pongan sobre aviso.En las sociedades más grandes existe la llamada circularización, donde los auditores reclaman expresamente la colaboración de clientes, entidades bancarias, etc...Una variante de este sistema es el doble cobro. Se duplica el giro de recibos contra el cliente,emitiendo dos documentos de cargo. El 90% se da cuenta, pero siempre puede haber un 10% que no. Y ya sabemos donde acabará.
• Facturas falsas. Aunque más bien lo falso es el servicio o bien recibido. En colaboración con un tercero se saca dinero de la empresa por bienes o servicios no recibidos. Ojo, ya que esta muy cerca de otra práctica irregular, en la que el bien o servicio es real, pero con un sobreprecio frente al mercado, repartiéndose la diferencia el proveedor y nuestro colaborador.
• Usar la Tesorería de la empresa para colocaciones de pasivo privadas, quedándose con los intereses. Otra modalidad cuando se gestionan fondos de terceros, como ocurre con determinadas gestoras de fondos de inversión u otros intermediarios, es conseguir una condonación parcial de las comisiones cobradas en exceso a los propietarios de los fondos, apropiándose el intermediario de las mismas.
• Los autopréstamos, vía anticipos de gastos de viaje o de nomina.

Comparto la opinión de José Antonio sobre la solución cuando se dan estos casos. Difícilmente se puede reconstruir la confianza.

Vía | ¿Sabe la mano derecha lo que hace la mano izquierda? Imagen | leodecerca