El correo electrónico es una herramienta que me ha fascinado siempre desde que tuve la oportunida de empezar a utilizarlo. En el mundo de la pequeña empresa, poco a poco a ido ganando protagonismo y muchos de nosotros hacemos la mayor parte de nuestras comunicaciones a través de este medio. El correo electrónico se ha convertido en una potente herramienta de workflow, capaz de actuar como motor de flujos de trabajo sencillos.

Sin embargo, a la vez que aprovechamos su potencial, ha surgido el problema de que no todo el mundo sigue unas buenas prácticas en su uso, llegando incluso a provocar situaciones absurdas. Para evitar llegar a este tipo de casos, no deseados por ninguno, he recopilado muy brevemente algunas ideas que nos permitirán sacarle más partido a esta gran herramienta. Aquí va la lista:

1. No uses el correo que te da tu proveedor de telefonía, ADSL o cable. Son servicios de dudosa calidad y su única finalidad es hacerte cautivo de sus servicios.

2. Usa una única dirección principal y ten a mano otra como dirección de emergencia, a ser posible en otro proveedor diferente. Si surgen problemas con la primera, siempre puedes echar mano de la segunda.

3. Procura no cambiar de dirección salvo que no te quede más remedio ¿Crees que es fácil avisar a todos tus contactos y qué estos anoten tu nueva dirección sin perder ningún correo?

4. Descarta los proveedores que te ofrezcan poco espacio en en el buzón de correo. Menos de 2 Gb por cuenta no merece la pena, si no quieres estar todo el día pendiente de borrar correos.

5. No montes un servidor de correo propio si no es estrictamente necesario. Si tu negocio no es ofrecer correo electrónico a terceros ¿Por qué complicarse la vida montando un servidor propio en lugar de dedicar todo nuestro esfuerzo a nuestro núcleo de negocio?
6. Piensa qué proveeor eliges porque a lo mejor tus mensajes van propagando publicidad de sus servicios (horóscopo, sexo, viajes,...) y tu ni te has enterado ¿Qué pensarán tus clientes y proveedores?
7. Usa el correo electrónico con sentido común y verás tu productividad aumentar. Menos tiempo colgado del teléfono y menos interrupciones a lo largo del día.

8. Créate un hábito de leer el correo a determinadas horas del día y deshabilita las ventanas emergentes, sonidos y otras alertas que salen cada vez que llega un email: Cada cierto número de horas, al primera hora de la mañana, mediodía,...

9. No envíes todos tus correos con prioridad alta y urgente porque se perderá el efecto deseado al etiquetar los correos. Para temas urgentes de verdad, usa el chat o el teléfono.

10. Cuando envíes un email, no llames por teléfono para decir que has enviado un email.

11. No borres correos si te sobra espacio en el buzón, no se sabe cuándo se puede necesitar un correo que hemos recibido o enviado hace tiempo.

12. Busca y etiqueta, en lugar de ordenar en carpetas. Para mí son más prácticas las etiquetas y el buscador de Gmail a cualquier estructura de carpetas de otros sistemas.

13. Si envías correos a grupos de usuarios frecuentemente, aprovecha las ventajas que pueda ofrecerte tu sistema para crear grupos y no tener que teclear las direcciones una por una.

14. Sigue las normas de nettiqueta básica a la hora de escribir correos: No escribas en mayúsculas porque estarás gritando, contesta de manera ordenada para poder seguir el hilo de la conversación, utiliza el campo BCC (blind carbon copy o copia oculta) para mantener la privacidad de las direcciones de los contactos.

15. No sigas las cadenas de emails absurdas, sólo conseguirás darles a los spammers lo que ellos quieren: Hacernos perder el tiempo y nuestro dinero.

16. No respondas a los correos sospechosos, es más ni siquiera los abras. En caso de duda, si es alguien conocido, contacta con él para ver si te ha enviado el correo. Yo me libré de un virus hace poco gracias a esto.

17. No abras los correos con spam porque los que los envían tienen mecanismos para saber si lo has descargado o no para seguir bombardeándote con su basura.

18. Desvía tu cuenta a la de alguien que pueda atender tu correo si te vas de vacaciones y vas a estar desconectado. No causa muy buena impresión dejar el correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones.

19. Hablando de vacaciones: No utilices un sistema de respuesta automática para todos los correos cuando te ausentes. Mejor que sea sólo para los contactos de tu agenda y evitarás darle comida a los spammers.

20. Si estás de mal humor, no escribas y envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece (verba volant scripta manent).

Estas recomendaciones están basadas en mi experiencia, tanto a nivel personal como profesional. Mi intención es darle una orientación práctica, de cara al uso del correo en el mundo de la pequeña empresa (las pymes y los autónomos), donde es muy importante aprovechar los recursos al máximo y sacar el mayor rendimiento posible de las herramientas que disponemos. Seguro que no todos estaremos de acuerdo en todas las ideas que planteo, pero ya sabéis que se aceptan matices y nuevas propuestas que no hayan salido,... Como siempre, vuestra opinión siempre se agradece y es bienvenida. Si alguien quiere profundizar y entrar en temas más técnicos, ya sabéis que tenemos al mejor blog sobre software en castellano: Genbeta.

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios

El tema de las nuevas tecnologías y su uso es una materia siempre de actualidad. Ayer mismo, podíamos conocer a través del diario “La Vanguardia” que la Agencia de Protección de Datos recomienda bloquear la instalación de programas de intercambio de archivos como eMule en hospitales, escuelas, bancos y cualquier otra entidad pública o privada que maneje ficheros con datos personales.

Asimismo, recoge el diario que dicho organismo ya ha sancionado tres casos en los que miles de datos han circulado por la red por culpa de un uso negligente de programas de descarga de archivos, existiendo 18 expedientes más abiertos a espera de resolución. De los tres citados, el más grave se sancionó con multa de 150.000 euros (ahí es nada), y se produjo cuando un trabajador de una clínica de Bilbao difundió por descuido a través de eMule los datos de 11.000 pacientes.

Como veis de momento es una recomendación, extensible a muchas empresas, aunque tiene como aliciente para obedecerla el hecho de las cuantiosas sanciones impuestas, y la preocupación cada vez mayor de los ciudadanos por la protección que se hace de sus datos, según el barómetro de febrero del CIS, el 70% de los ciudadanos se muestran preocupados por el uso y tratamiento de su información.

De todas formas, no deja de asombrarme el hecho de que cualquier trabajador pueda instalar en su equipo ese tipo de software, que seguramente muy poco tiene que ver con el desempeño de sus tareas diarias, y que ni empresario ni administración (en sus propias instalaciones) hayan tomado cartas en el asunto con antelación, ya sea a través de la aplicación de normas internas de uso de sus sistemas informáticos, como mediante la aplicación de medidas disciplinarias.

Vía | La Vanguardia

¿El enemigo de Windows Vista? ¿Quizá Linux? ¿Acaso el Leopard de Mac? Pues no… ni nada más ni nada menos que el XP, el sistema operativo de la misma casa presentado en octubre de 2001 y cuya última versión fue comercializada en agosto de 2004, hace ya casi cuatro años.

Era un rumor a voces que el Vista había fracasado pero se ha confirmado de una manera que no ofrece dudas: Windows ha anunciado que XP seguirá activo hasta 2010, aunque no para todo tipo de ordenadores: sólo se instalará en portátiles de bajo coste llamados Netbooks y seguidores del modelo Classmate PC de la empresa Intel.

Los datos son inequívocos: a finales de 2006 había 400 millones de usuarios de XP en todo el mundo. Luego llegó Vista. Y las comparaciones comenzaron a preocupar en Microsoft porque XP se vendió un 60% más cuando fue lanzado al mercado.

Las razones que explican la resistencia de XP y el fracaso de Vista entre las empresas es que los ordenadores de bajo coste tienen procesadores más lentos y discos duros más pequeños que el resto, lo cual hace que muchas veces sea imposible instalarles un sistema tan exigente como Vista. Por otra parte, cuando es posible instalarlo consume gran cantidad de recursos lo cual se traduce en lentitud y fallos de software.

En un análisis de 50.000 ordenadores en uso en 2.300 negocios norteamericanos, los analistas han descubierto que sólo un 6,3% instaló Vista en sus ordenadores, mientras que un 90% ha seguido descargando actualizaciones de XP. Incluso hay quien hace el cambio al revés: el fabricante de ordenadores Lenovo, el cuarto del mundo en volumen de ventas, ofrece en su página web (lenovo.com) un “retroceso” a XP para aquellos usuarios personales y negocios que no estén contentos con el sistema Vista. La empresa ha anunciado que seguirá ofreciendo CD de recuperación de XP hasta el 31 de enero de 2009.

Imagen | curvasrectas (modificada)
Vía | elpais.com

Quizá seas de los que tiene informático en la empresa (el tipo no solo es raro sino que siempre está ocupadísimo y se parece sospechosamente al de Camara-café) pero si no lo tienes lo habitual es esperar al servicio técnico con todos los costes en concepto de desplazamiento y mano de obra que ello supone, sin contar con el trabajo que se deja de hacer mientras tanto. ¿Has echado cuentas de todas las horas que se pierden de trabajo más los costes de reparación del servicio técnico tradicional (presencial)? Pues echa números porque quizá te convenga contratar teleasistencia, un servicio on-line de asistencia técnica informática.

A través de una dirección web , la propia empresa permite a los informáticos on-line tomar el control del equipo y trabajar como si el operario se hubiera desplazado hasta tu negocio. La conexión se realiza a través de un servidor HTTP seguro, por lo que el nivel de seguridad es equiparable al que facilitan las entidades bancarias.

Es usual ver en pantalla todos los pasos que se están realizando (el puntero del ratón y los menús cobran vida propia, quizá sea el momento de aprender un poco) e incluso puede existir cierta interactividad mediante una aplicación de mensajería instantánea ya sea por texto o por voz. Hay reparaciones de todos los tamaños y colores pero el tiempo medio por asistencia no supera los 60 minutos y no solo eso, sino que además las empresas del sector suelen están operativas los 365 días del año.

Imagen | cazador de momentos