A la hora de elegir un programa informático que nos ayude a realizar determinadas tareas en la empresa podemos apostar por un software tradicional, donde compramos licencias e instalamos en los equipos o utilizar el software como servicio, donde se paga por el uso que se hace del mismo. Pero a la hora de valorar precios, muchas empresas tienen la percepción de que el SaaS es caro.

Es un problema de precio, que no de coste y la percepción de su proyección a cinco años. Por lo general si hacemos la suma de lo que se paga por el SaaS durante cinco años para un número de usuarios y recursos equivalentes al del software tradicional puede que el precio será mayor, pero no así su coste.

Pasados esos cinco años, con el software tradicional tenemos una herramienta anticuada, que en muchas ocasiones ya no da respuesta a las necesidades de la empresa. Mientras tanto el SaaS permanece actualizado de forma constante y seguirá siendo útil a la empresa sin que se pierda productividad.

Por otro lado con el SaaS los usuarios van recibiendo los cambios progresivamente, razón por la cual su productividad o la curva de aprendizaje de la aplicación se realiza de forma suave, sin que afecte a su productividad con cambios de versiones. Este aspecto, así como la flexibilidad para aumentar o reducir recursos en función del volumen de trabajo de la empresa para mi es fundamental a la hora de elegir un programa bajo este modelo de negocio.

Por último el SaaS no necesita de inversión en infraestructura propia, de manera que no tenemos que invertir, ni mantener, un servidor potente sólo porque necesitamos más recursos para que nuestra aplicación de gestión funcione correctamente. Por todo esto los costes del software tradicional y del SaaS no se pueden comparar sólo por el precio que pagamos al cabo de cinco años.

En Pymes y Autónomos | Nuevos autónomos, cinco servicios SaaS para ahorrar gastos iniciales

Imagen | Christopher Bowns

Cuando contratamos banda ancha en la empresa en muchos casos no sabemos muy bien la utilidad que le vamos a dar más allá de tener conexión al exterior. Por eso vamos a ver siete formas de sacarle partido a la conexión de internet en la empresa. Porque no se trata de asumir la conexión como un gasto, sino como una inversión que nos ofrece nuevas oportunidades de negocio.

Más allá de tener internet como una herramienta de trabajo, que nos facilita el uso de cuestiones básicas hoy en día como el correo electrónico o cantidad de información que necesitamos en el día a día de la empresa o cumplir con nuestras obligaciones con la administración, que nos hace que tengamos que presentarlo telemáticamente.

Internet en la empresa, así recuperamos la inversión

Vamos a ver algunas de las formas que tenemos para recuperar la inversión realizada:

• Conexión desde el hogar a la empresa, ya sea como una forma de teletrabajo que podemos ofrecer a los empleados o para conectarnos desde casa y continuar con determinadas tareas fuera del horario laboral, algo que evita que tengamos que quedarnos en la oficina más tiempo del necesario.

• Soporte remoto ya sea de tipo técnico o de funcionamiento de algún programa que utilizamos. Esta opción nos ayuda a abaratar los costes que tenemos que afrontar por este concepto en las empresas.

• Videoconferencia que si sabemos sacarle partido nos ahorra un buen número de viajes. Aquí no sólo ahorramos en transporte, sino en horas que perdemos en llegar de un destino a otro, algo que muchas veces no se cuantifica.

• Formación online ya sea que nosotros recibimos o que impartamos a algún cliente sobre productos o servicios que ofrece nuestra empresa. Esta opción bien estructurada, como en el caso de la videoconferencia nos ahorra mucho tiempo que podemos dedicar a otras cuestiones.

• Más oportunidades con el SaaS que nos abre un mundo de opciones para poder trabajar con software y programas que hasta ahora no estaban a nuestro alcance, gracias a la fórmula de pago por uso que nos facilitan su adquisición.

• WiFi para los dispositivos móviles que cada día son más importantes en las empresas. De esta forma no necesariamente necesitamos contratar tarifas de datos para ellos que sean muy altas, sobre todo si pasamos la mayor parte del tiempo en la empresa.

• Rapidez en las actualizaciones y mantenimiento del sistema y aplicaciones que cada día más nos obligan a tener una conexión de calidad para que nuestro trabajo no se vea ralentizado.

Hoy en día Internet es una herramienta básica, pero además de la velocidad de descarga, para muchas de las tareas que hemos comentado necesitamos que la velocidad de subida sea también buena, un factor donde muchas veces no nos fijamos. Conexiones remotas, videoconferencia y similares agradecerán que hayamos prestado atención a este valor.

En Pymes y Autónomos | ¿Puede la empresa vivir sin Internet?

Uno de los mayores cambios que ha vivido la empresa en los últimos años ha sido la computación en la nube. Servicios y soluciones que hasta hace muy poco estaban sólo disponibles para la gran empresa, están ahora al alcance de la Pyme. Si os interesa un acercamiento a esta cuestión, la semana que viene se celebra ExpoCloud 2015, el principal encuentro sobre la nube y su uso la empresa.

El evento se celebra en Madrid los días 12 y 13 de Marzo, en la Real Fábrica de Tapices de Madrid. En esta quinta edición aumenta un segundo día su duración, fruto del interés despertado en las ocasiones precedentes. Además contará con mayor espacio de exposición.

En el encuentro además de realizar networking con otros participantes vamos a tener disponible una completa agenda de de charlas, ponencias y mesas redondas sobre las últimas tendencias de Cloud Computing, SaaS y Big Data. Quizás para la mayoría de las pymes sea el SaaS la tendencia más interesante, o por lo menos la más demandada.

El acceso al evento es gratuito mediante invitación, que se pueden conseguir a través de alguna de las empresas participantes o también en la página del evento. Desde luego supone una buena oportunidad si estamos buscando una forma diferente para trabajar en nuestra empresa, en un momento donde ya estamos prácticamente siempre conectados.

Además es una buena oportunidad para resolver las dudas que la implantación de un modelo de trabajo como este supone para la empresa, sobre todo en lo que tiene que ver con la seguridad de los datos

Más información | ExpoCloud

En Pymes y Autónomos | Llega ExpoCloud 2014, el evento sobre el cloud computing y el Big Data en la empresa

Imagen | LoboStudioHamburg

Últimamente una de las palabras que más se oye en los entornos empresariales es el de la “nube “ o Cloud Computing. La relevancia y notoriedad que está adquiriendo está fundamentada en que dejar de pagar licencias por los software ha supuesto toda una revolución, y de paso, el acceso al software libre.

Antes quien necesitaba un software determinado compraba un paquete cerrado, pagaba la licencia anualmente y ya estaba servido. Con el cloud, se evita el pago de las licencias, se elige lo que se necesita y se paga por el uso, es lo que se denomina SAAS (Software As A Service). Ventaja, el precio de adquisición se minimiza y de este modo se hace más accesible a los empresarios de menor tamaño al requerir menos inversión. Sin embargo, puede llegar a tener un “pero”, la legalidad del servicio.

Antes de entrar en detalles legales, es conveniente distinguir los tipos de cloud existentes:

• IAAS (Infraestructure As A Service), en otras palabras, el alquiler de espacio de alojamiento o cloud hosting. Este servicio es el que presta Amazon Web o GoGrid, por poner dos ejemplos.

• PAAS (Platform As A Service), o alquiler de plataformas para desarrolladores.

• SAAS (Software As A Service) que es el tipo más conocido y sirva como ejemplo Google Apps.

Las normas que regulan el Cloud en España en la actualidad es la L.O.P.D. y más concretamente la L.O. 15/1999 LOPD, el R.D. 1720/2007 LOPD (PDF)y el especialmente el artículo 12 de la LOPD.
En la prestación del servicio se distinguen dos figuras:

• Data Controller o responsable de los datos y que coincide con la figura de la empresa cliente de los servicios cloud.

• Data Processor o encargado de tratamiento, siguiendo con el ejemplo anterior, sería Google Apps.

Esta discriminación de figuras tiene una gran relevancia acerca de la responsabilidad de los datos y las posibles responsabilidades de cara a la Agencia de Protección de Datos, ¿por qué?, bien sencillo, el cliente asume la responsabilidad de los datos al contratar el servicio de cloud porque a efectos jurídicos de la prestación del servicio es Data Controller. Sin embargo, ni dispone ni tiene información de donde están los servidores alojados ni las medidas de seguridad de los mismos.

Por otra parte, quien presta el servicio, se exime de la responsabilidad de los datos contenidos, al asumir el rol de Data Processor, porque la transfiere al cliente. Esta cuestión es la más crítica, ya que en busca de la optimización del servicio el Data Processor transfiere los datos a terceros ubicados en distintas localizaciones del planeta y que se conocen como SET o subencargados.

El artículo 12 de la LOPD prohíbe expresamente la transferencia de datos a terceros ni para su conservación, salvo autorización expresa del RT, responsable del tratamiento, conforme al artículo 21 LOPD, de ahí el incumplimiento. Este hecho se agrava porque la propia normativa prohíbe la salida de los datos fuera de los países de la UE, y sólo en casos excepcionales, a un puerto seguro, consideración que tienen muy pocos países como USA, Canadá o Suiza, pero en el caso del cloud ¿quién sabe dónde están los datos?.

En definitiva, el Cloud Computing en la actualidad es una muy buena oportunidad para modernizar las infraestructuras TIC de las empresas más pequeñas, pero hay que tener muy presente que se contrata un servicio que incumple la normativa vigente en lo referente a la protección de datos y que toda la responsabilidad la asume quien contrata el servicio no quien lo presta

Imagen | Carlos de Miguel
Vía | AGPD
En Pymes yAutónomos | Software

La Escuela de Organización Industrial (EOI) está elaborando desde el pasado mes de febrero una tabla comparativa de herramientas SaaS existentes en el mercado nacional. Esta iniciativa está promovida por RedePyme, Fundación EOI y como empresa responsable de la realización del proyecto Alltic Software.

Muchos conoceréis el concepto SaaS, que corresponde al acrónimo de, Software as a Service. Una definición que se le puede dar es el de un modelo de distribución de software que proporciona a los clientes el acceso al mismo a través de internet, de manera que no han de realizar mantenimiento de las aplicaciones, de operaciones técnicas y de soporte. Las aplicaciones distribuidas en la modalidad SaaS pueden llegar a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño o su ubicación geográfica. Se trata de un modelo que une el producto (software) al servicio, para dotar a las empresas de una solución completa que permita optimizar sus costes y sus recursos.

Tras esta definición puede surgir la duda de si existe alguna diferencia con el modelo ASP (Aplication Service Provider), la respuesta es que sí:

• ASP sigue un modelo de licencias frente a SaaS dónde se paga por uso.
• ASP es un modelo pensado para ofrecer aplicaciones a unos pocos usuarios. Con SaaS, el servicio se ofrece a tantos usuarios como suscriptores.
• ASP utiliza normalmente una infraestructura privada frente a SaaS que utiliza una infraestructura pública.

Este tipo de herramienta es idónea para las pymes y el pequeño empresario ya que puede usarlas sin incurrir en inversiones de infraestructuras tecnolgicas, inversiones en software, y sin tener que adquirir licencias de programas informáticos.

La EOI pretende con esa tabla comparativa recopilar las soluciones de software como servicio que hay para pymes el mercado, por áreas funcionales. A través de esta iniciativa se va a dar a conocer en profusión las diferentes posibilidades que ofrece el mercado en aplicaciones software vía Internet. Debido a la poca información que existe y la dispersión de la misma, el resultado de esta iniciativa será un portal web para mostrar las diferentes aplicaciones que existen en el mercado.

El objeto de esta entrada es doble, por un lado, incentivar al pequeño empresario al uso de aplicaciones de negocio de gran utilidad para incrementar la productividad de su negocio y que no siempre son conocidas, por falta de divulgación o porque no existen herramientas que faciliten la búsqueda de la solución más adecuada a su negocio. Por otra, porque quizás te interese participar en esta tabla porque dispongas de una herramienta SaaS que quieras que aparezca en el nuevo portal comparativo de aplicaciones SaaS de EOI, si es así, debes rellenar la encuesta del área funcional en la que se enmarque: ERP, CRM, Contabilidad, Tienda Online, Gestión de Proyectos, Facturación, e-learning, Nóminas, Backup, Business Intelligence, Otros.

En Pymes y autónomos | El futuro del Software de gestión, La brecha digital del autónomo Imagen: cote

David Coursey realizó hace algún tiempo un excelente resumen de la historia del software de gestión empresarial para Microsoft Me gustaría citar un párrafo.

"Al principio se recibía el software en disquetes, luego en discos compactos y posteriormente mediante descargas. La característica común para todo el software era que se instalaba en su equipo. El software del mañana, o al menos parte de dicho software, será diferente ya que cada vez más aplicaciones dejarán de presentarse en un disco y comenzarán a entregarse como un servicio."

Software as a Service. Software como servicio. Esta va a ser una pieza clave en la gestión empresarial de pymes y autónomos. Según un estudio del que se hizo eco a principio de año IDG, cerca de un 49% de las pymes españolas utiliza ya este tipo de aplicaciones para prestar servicios a sus clientes, y cerca de un 21% para la gestión interna de la empresa. Analicemos brevemente qué es, sus ventajas y sus inconvenientes.

Los SaaS son aplicaciones disponibles generalmente via web, mediante el pago de una cuota mensual o licencia anual por usuario. Ventajas * reducción de costes * movilidad (acceso worlwide via web) * fácil manejo (interfaz web sencilla e intuitiva) * sin costes de mantenimiento (gestión directa por la empresa proveedora del servicio) * fácil personalización * datos protegidos (servidores remotos del proveedor)

Inconvenientes * proceso de migración del sistema actual de la empresa hacia la plataforma. * datos fuera de la pyme (será imprescindible que el SaaS permita el almacenamiento en local de un backup de los mismos) * misma tecnología para todo tipo de clientes * facilidad para incurrir involuntariamente en costes innecesarios como consecuencia de acciones de personalización o servicios adicionales

A pesar de los inconvenientes (seguro que a alguien se le ocurre alguno más), en el mundo que nos ha tocado vivir la movilidad y la reducción de costes son dos factores importantes a tener en cuenta sobre todo para autónomos y pymes cuyo negocio se forja en muchas ocasiones fuera de sus oficinas. Para ellos, la alternativa SaaS es sin duda una opción interesante que poco a poco va ganando terreno a las aplicaciones de software tradicionales que no disponen de la flexibilidad de una conexión remota.

Via | Microsoft España Via | Idg.es Imagen | Woodsy