Cuatro horas, tres horas. ¿Puede una persona permanecer durante ese tiempo atenta a una pantalla? La respuesta es sencilla: no. Fingir que presta atención, sí. Las reuniones productivas no es un tema baladí. El tiempo es oro y aunque el teletrabajo haya llegado (o no) para quedarse, este formato para poner al día a una plantilla debería respetar unas normas básicas para no perder la productividad.

Todas las partes saldrán ganando: el trabajador, el que organiza la reunión y el objetivo de la misma. La pandemia parece que las ha puesto de moda pero las videollamadas han estado presentes en algunos sectores, y sólo quien las ha 'sufrido' sabe lo mucho que desgastan si no se llevan a cabo con un mínimo orden.

La palabra reunión no debe causar rechazo si tiene un fin positivo para todas las partes

Para muchas personas,la mera palabra reunión ya causa una sensación de rechazo. Sin embargo, las reuniones son parte fundamental del trabajo en equipo. Sobre todo en este momento cuando de manera presencial es complicado comunicarnos, sería interesante interiorizar cómo lograr que una videollamada se convierta en una experiencia altamente positiva.

No hay fórmulas mágicas sino comportamientos coherentes y planificación. Las reuniones no deben improvisarse, al menos eso sería lo ideal. Ajustar el tema a un tiempo razonable debería ser el primer paso. No podemos tener a nuestra plantilla más de dos horas sin trabajar mirando a la pantalla para una cuestión que bien podría resolverse con un correo.

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• ¿La reunión realmente es necesaria? A pesar de sonar a una pregunta obvia, la realidad muestra que no lo es: antes de enviar una convocatoria para una reunión, debes preguntarte si la reunión realmente es necesaria. Muchas reuniones simplemente no deberían tener lugar, sea porque los temas se pueden tratar con menos personas o con una conversación. El fin de muchas reuniones es saber tomar una decisión, y esta implica hablar con la persona clave.

• Contar con un propósito claro y qué deseamos resolver. Si no puedes formular el propósito de tu reunión de manera concisa, probablemente no deberías convocarla. Tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces.

• Invita a los asistentes necesarios. Asegúrate de que todo asistente realmente sea relevante. Si invitas a personas por inercia lo más habitual es que la persona acepte asistir. Y así estará perdiendo su tiempo, y además añadiendo ineficiencia a la reunión, simplemente porque como buen profesional querrá contribuir y participar. En las reuniones eficaces de equipos de trabajo suelen tener un máximo de 4 participantes, pero en ningún caso más de 7 asistentes.

• Reunión sí, agenda también. Cuando tienes claro el objetivo de la reunión, los resultados deseados y quien debe participar, prepara una agenda clara. Esto permitirá que todos los asistentes puedan hacer lo propio. Incluye material o instrucciones.

• Planifica una duración adecuada., Debes tener en cuenta la regla siguiente: haz la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse en el resultado. 15 minutos pueden ser totalmente suficientes. Aunque en estos momentos de videollamadas como único vehículo para charlar, pueden (y deben extenderse) por los problemas técnicos que puedan surgir.

• Escucha activa, no interrumpir y egos fuera. El antídoto contra el sabotaje por egos es la escucha activa. Es fundamental incluir la escucha activa real en la alianza. Escuchar de manera activa se puede entrenar. Tan pronto como te des cuenta de que en vez de escuchar atentamente estás pensando en cómo vas a responder, vuelve a poner tu atención en la persona que está hablando.

• Resume decisiones y acciones. Apunta las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revísalas al final. Cada asistente puede compartir las acciones que ha apuntado. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, además garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado.

En definitiva, se trata de aprovechar el tiempo, resolver problemas, mejorar el ritmo de trabajo y también la comunicación. De eso tratan las reuniones virtuales o videollamadas.

Ahora es el momento de demostrar que el trabajo en equipo funciona, pero sobre todo, que quien lidera estas conversaciones sepa manejar la situación para facilitar la experiencia al resto y se tenga claro el objetivo y las reglas de una reunión online.

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Las cifras de Zoom, la plataforma de videollamadas más exitosa durante el confinamiento por la emergencia sanitaria, se ha convertido en una de las aplicaciones más utilizadas con 300 millones de participantes diarios en videollamadas. Al inicio de esta situación, las videollamadas eran asociadas a encuentros con la familia y amigos.

Sobre todo, entre personas que permanecían hospitalizadas, o para aliviar la soledad. Pero, cuando han hecho acto de presencia en el teletrabajo, las videollamadas se han convertido en una herramienta en ocasiones, más apropiada para distraer que para aportar contenido práctico que ayude al trabajador a llevar mejor su jornada laboral.

Necesitamos el contacto con nuestros compañeros y superiores. Conocer qué plan seguir semanalmente o cada quince días, pero lo que no es de recibo es estar atento a la próxima videollamada para un asunto que se puede resolver por un correo electrónico sin necesidad de agotar y hacer perder el tiempo al que teletrabaja.

El teletrabajo requiere de mucha disciplina, sobre todo si hay niños en casa. Lo que menos necesita un empleado es continuas interrupciones para reuniones 'importantes' que no dejan de ser una excusa para hablar de todo y de nada.

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La videollamada no es una herramienta malévola ni positiva, como todo hay que encontrar un equilibrio a la hora de utilizarla. Quienes ya venían teletrabajando, saben que el exceso de reuniones sin un objetivo claro, lleva a que la concentración se pierda y ese compañero que con buena predisposición está aportando ideas positivas, no será escuchado, cuando al otro lado hay un empleado agotado mentalmente.

Las reuniones nunca han sido nuestro fuerte en España, ni las presenciales ni por videollamadas. Y siempre por la duración de las mismas y por no planificarlas. No es raro que las reuniones acaben derivando en temas personales que al final, restan tiempo a lo fundamental y olvidamos que trabajamos desde casa y en estos momentos no es tan fácil liberar el estrés.

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Todos sabemos el coste que supone una mala primera impresión, como un apretón de manos flojo al transmitir poca confianza, el exceso de información aparece como inestabilidad emocional, etc. Sin embargo, alguna vez te planteas cúal es la primera impresión que causan tus reuniones.

Tal es el caso de reiniciar las reuniones para introducir a los rezagados, los temas abiertos que se discuten sin un propósito claro y que acaban siendo rescatados por otros participantes con una agenda más clara o reuniones que acaban resultando ser monólogos y que son interpretados como spam para los participantes.

Algunas buenas prácticas para comenzar tu próxima reunión

Especifica el propósito de la reunión

Es increíble cuánto tiempo se invierte en reuniones donde nadie sabe realmente por qué está teniendo lugar la reunión. Recuerda indicar el propósito de la reunión en la agenda y luego reitéralo al comienzo de la reunión. Se debe distinguir entre sesiones de generación de ideas y foros de toma de decisiones, es decir, reuniones separadas que impulsan el pensamiento estratégico a largo plazo de aquellos que impulsan la acción a corto plazo y la responsabilidad.

Determina el propósito de cada ítem de la agenda

Aunque los tipos de elementos de la agenda en cualquier reunión deben ser similares, pueden estar en diferentes etapas y, por lo tanto, requieren una conversación muy diferente. Antes de cada tema de la agenda, tómate un momento para aclarar el objetivo. Si tu propósito es la generación de ideas, dílo y facilita la discusión de forma adecuada. No permitas que los miembros del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido si está tratando de fomentar el pensamiento original. Por el contrario, si lo que se requiere es una decisión, ten claro los criterios de decisión y el proceso.

Promover la inteligencia colectiva

Otra forma de establecer el tono al inicio de una reunión es decirle a la gente el nivel de compromiso que espera de cada uno de ellos. Hay que tener en cuenta que la inteligencia colectiva de un equipo se predice por la forma en que participan los miembros del equipo. Pide a los participantes que modulen sus contribuciones y que se abstengan de simplemente estar de acuerdo el uno con el otro.

Reitera la regla básica

Si el equipo ha invertido tiempo en desarrollar las normas básicas que deben dirigir las reuniones, al comienzo de la reunión debes recordárselas y seleccionar una de ellas como la regla básica que crees que será especialmente relevante para su discusión.

Evitar el comportamiento pasivo-agresivo

Una razón por la cual las reuniones son tan poco deseadas es que tienden a seguir y seguir, pero no exponen los problemas reales que deben resolverse. Muchos equipos utilizan la reunión previa a la reunión y la reunión después de la reunión para tratar los asuntos delicados o impopulares. Eso hace que la reunión en sí misma sea una completa pérdida de tiempo. Aborda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo-agresivo pidiendo que los problemas sean abordados en la reunión, no después de ella. No es un enfoque irrefutable, pero convocar discusiones difíciles o controvertidas al comienzo de una reunión, y pedirle a las personas que compartan sus puntos de vista con franqueza, aumentará la probabilidad de que tenga los problemas sobre la mesa en vez de dejarlos para más tarde.

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Indudablemente, es importante que todos los profesionales utilicen su tiempo de manera eficiente. Pero, es particularmente crítico, para los trabajadores por cuenta propia, que tienen mucha más flexibilidad sobre cómo estructurar su tiempo.

Al carecer de mandatos corporativos, un freelance puede eliminar la burocracia accesoria y alcanzar nuevos niveles de productividad. Pero, con demasiada frecuencia, se termina en el otro extremo, desperdiciando los días porque no se está seguro de cómo aprovechar su autonomía.

Cuatro estrategias para programar el tiempo de manera más efectiva

Comprender el coste de oportunidad

Asistir a una reunión con un cliente o un proveedor es tiempo y, eso es dinero. Por eso conviene, antes de programar una reunión, el coste en el que incurriremos, coste y tiempo de desplazamiento, coste de aparcamiento, y duración de la reunión. Un cálculo de tiempo preciso puede ayudarte a comprender el coste total de su productividad, de modo que puedas calibrar adecuadamente su umbral para dar su consentimiento a una reunión.

Establecer reglas

A los clientes les encantan las reuniones presenciales en sus oficinas. Para controlarlas, las actualizaciones pueden y deben manejarse a través de un método asíncrono, como correo electrónico o chat. Solo se debe aceptar asistir si un asunto importante necesita ser discutido y decidido, y si tu participación es clave para alcanzar un buen resultado.

Establecer un calendario

Todo freelance necesita organizar su agenda en dos grandes bloques, la agenda de gerente, que implica tener reuniones y la agenda creativa, donde trabajar y realizar los proyectos. Estos bloques no conviene distribuirlos a lo largo del día, si no dedicar días a la agenda de gerente y otros a la agenda creativa, no excediendo el primero de dos días por semana.

El problema de esta organziación es que los días de la agenda de gerente resultarán agotadores u estresante, sin embargo, nuestra productividad no se verá perjudicada por tener que atender a reuniones.

Estandarizar

Las reuniones, que requieren una escucha y participación activa, y una lectura rápida y completa de las señales emocionales de los demás, lo que puede resultar ser agotador. Es por eso que, siempre que sea posible, es útil estandarizar ciertos elementos para que pueda concentrarse más profundamente en la tarea en cuestión. De este modo, siempre que se pueda conviene establecer siempre la misma ubicación y una agenda estándar para las distintas reuniones.

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Mejorar las reuniones no consiste solo en invitar a las personas adecuadas y estar preparado. También necesita emplear la empatía, una competencia de inteligencia emocional que puede ayudarte a manejar mejor las discusiones.

La empatía te permite entender a las personas que te rodean respondiendo a preguntas tales como ¿quién está apoyando a quién?, ¿dónde están las resistencias?, etc.

Comprender a las personas también te ayudará a entender los conflictos que se producen en el grupo, lo que te permitirá administrar la dinámica de poder.

Puedes pensar que este tipo de política no es importante, pero el poder importa, y se desarrolla en las reuniones. Aprender a leer cómo se mueve y cambia el flujo de poder puede ayudarte a liderar al grupo. Es tu trabajo asegurarte de que la gente se vaya de la reunión sintiéndose bien con lo que ha sucedido, sus contribuciones y contigo como líder.

Imagen | 889520 En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

Para ayudar a tu equipo a responder a las amenazas y oportunidades emergentes, mientras evitas los peligros del pensamiento grupal,debes celebrar debates frecuentes y estructurados.

Asigna aleatoriamente a diferentes miembros del equipo para discutir puntos de vista opuestos. Luego, en una reunión regular del equipo organiza un debate presentando diferentes escenarios.

Por ejemplo, si planteas que la aplicación móvil de tu organización estará obsoleta dentro de dos años. Presenta la que previsiblemente la reemplazará, teniendo como objetivo prioritario sobrevivir y prosperar.

Pide a la mitad del equipo que argumente por qué la aplicación móvil actual es suficiente, y la otra mitad argumentar cómo y por qué la aplicación móvil debe cambiarse.

Debates como este pueden ayudar a superar la reticencia de las personas a hacer y responder preguntas difíciles sobre cómo el mundo ha cambiado o está cambiando, y cómo la organización necesita evolucionar en consecuencia.

Imagen | Stocksnap En Pymes y Autónomos | Pasos para organizar mejores reuniones de equipo

Cuando te enfrentas a una avalancha de reuniones, muchos gerentes tienden a cancelar sus reuniones uno-a-uno con sus responsables directos.

Si bien esto podría liberar algo de tiempo de inmediato, en realidad, te costará tiempo a largo plazo. No tener un cronograma de revisiones y evaluaciones predecible puede generar errores, que tendrá que corregir más adelante, o una disminución en la productividad porque las personas no tienen claro cuáles son sus prioridades.

Los empleados a menudo encontrarán otras formas menos efectivas de conectarse contigo. Es posible que comiencen a enviarle muchos correos electrónicos o te esperen fuera de tu despacho para atraparlo entre las reuniones.

Con esto lo que se consigue es que estés constantemente distraído. Para ayudar a restablecer el sentido de previsibilidad, vuelve a establecer reuniones recurrentes semanales o quincenales.

Genera compromiso de hacer lo posible por mantenerlos, incluso, si eso significa conectarse durante un período de tiempo más corto. Y sobre todo, asegúrate de que vengan preparados para que no pierda el tiempo.

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Para que una reunión sea útil, debe tener a las personas adecuadas, y solo a las personas adecuadas, en la sala.

Con demasiados asistentes, tendrás problemas para enfocar el tiempo y la atención de todos y lograr cualquier cosa; con muy pocos, es posible que no tenga los encargados de la toma de decisiones o las partes interesadas correctas en la sala.

La regla 8-18-1800

Antes de tu próxima reunión, piensa en la regla 8-18-1800.

• 8

Si quieres resolver un problema o tomar una decisión, no invites a más de 8 personas.

• 18

Si deseas una lluvia de ideas, puede ir hasta 18 personas. Si el propósito de la reunión es proporcionar actualizaciones, invita a todas las personas que necesiten escuchar esas actualizaciones. Pero si todos darán actualizaciones, limita el número de participantes a no más de 18.

• 1800

Si el objetivo de la reunión es agrupar a toda la empresa, elige 1,800 o más.

Siguiendo esta regla te será sencillo invitar solo a aquellas personas que sean necesarias y te permitan tener reuniones productivas.

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Hay días que destacan por ser especialmente ajetreados y obligarnos a tener una agenda repleta de reuniones, de hecho, para muhca gente eso es lo cotidiano.

Enter reunión y reunion siempre se suele dejar un hueco libre para despejarnos y atender asuntos pendientes de nuestra agenda, por lo general, responder correso electrónicos, devolver llamadas o simplemente aprovechar para tomarnos un café que nos permita despejarnos.

Sin embargo, estos tiempos muertos entre reuniones acaban por tener un peaje en nuestra productividad por lo que conviene prestar atención a estos huecos diseminados entre reuniones para que puedan resular productivos al fial de la jornada.

Objetivamente, tener cuatro huecos entre reuniones de media hora cada uno, nos supones al final del día disponer del 25% de nuestra jornada laboral.

Así que vale la pena pensar de forma diferente sobre este tiempo infrautilizado. En primer lugar, deidca unos minutos al comienzo de cada día para identificar ess huecos libres en tu agenda. Escribe lo que deseas lograr en cada intervalo detu calendario, desde trabajo de menor valor(como puede ser completar una nota de gastos), hasta tareas más grandes (como, por ejemplo, esbozar una presentación) o trabajos creativos que deseas reflejar más adelante.

Al final de la jornada revisa cúales de tus tareas pendientes de realizar has sido capaz de realizar en esos pequeños intervalos perdidos durante de la jornada, de este modo, irás mejorando tu productividad.

Imagen | ahmeetyalcin En Pymes y Autónomos | Ser profesional y productivo

Una queja común entre los gerentes es que a pesar de mantener tantas reuniones, pocas de ellas realmente producen resultados.

La sensación más común es que, por regla general, se sigue hablando sobre el mismo tema una y otra vez, sin que ocurra nada ni se produzca ningún impacto.

¿Cuál es el problema? que la mayoría de las reuniones carecen de cierre, que es el vínculo necesario entre la reunión y el impacto.

Cómo cerrar efectivamente una reunión

• Comprueba la alineación

Pregunta si todo el mundo tiene claro los acuerdos que se han tomado y, si no es así, que puedan formular preguntas o inquietudes y para asegurarnos de que todos estamos en la misma página.

• Clarifica los siguientes pasos

Pregunta ¿qué se necesita hacer antes de la próxima reunión?. Indicando los compromisos específicos, los plazos concretos y los programas de seguimiento establecidos.

• Reflexiona sobre lo que se ha logrado

Conviene siempre hacer un corolario para que no quede ningún tipo de dudas de lo que se ha logrado durante la reunión a modo de validación de la conversación y el equipo.

• Agradecimiento

En las reuniones conviene resaltar las contribuciones de valor tanto a la propia conversación como a los acuerdos que se han adoptado. Dar crédito a las personas que intervienen de forma constructiva es motivar a que la gente intervenga productivamente en las reuniones.

A pesar de seguir estas recomendaciones las reuniones no suelen ser productivas por lo que interesa ser muy exigentes para evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

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