Para un empresario el manejo y la máxima optimización de su tiempo es probablemente la habilidad más valiosa. Es por lo que todos los días debemos preguntarnos cómo puedo aprovechar el tiempo y hacer el máximo número de tareas con él. Pero antes de responder a esta cuestión es necesario conocer sus propias fortalezas y debilidades, conocer tus momentos de máxima concentración y creatividad, por ejemplo si eres más creativo por la tarde o la noche, de nada servirá que dediques esas horas a tareas rutinarias y administrativas.

Es importante un autoexamen para conocer las parcelas temporales de máxima productividad. Usar la mañana para responder al correo electrónico, una tarea que generalmente es tediosa y que no consume recursos intelectuales a la que no debemos dedicar nuestras mejores horas. Si alguno de esos correos necesita una reflexión o deben ser más elaborados, lo mejor es esperar a nuestro momento estrella para no cometer errores.

En mi caso trato de programar reuniones en el final de la mañana o después de la comida. Me permite obtener un bloque de tiempo máximo, sin interrupciones y desplazamientos, además de que es un buen momento para absorber y procesar la información.

Conocer nuestros propios límites no es sólo útil para programar nuestra actividad, está muy relacionado con cómo la mente y el cuerpo funcionan. Utilizar el tiempo con eficacia requiere saber cómo optimizar y sacar partido de nuestras fortalezas,incluso si sabes cómo maximizar tu productividad, los pequeños empresarios o autónomos no somos eficaces a la hora de decidir cómo priorizar tareas y no perder de vista el objetivo final, tanto si lo que haces es responder a mensajes de correo electrónico, hacer fotocopias, o negociar con un cliente de alto nivel, nunca perder el foco sobre el objetivo último, si mantienes la alerta sobre este objetivo es más fácil entender qué tareas acometer y en qué orden, e incluso lo que se puede delegar y a quién.

Por último, todos somos diferentes, nuestra productividad es diferente a la de los que nos rodean y entender esta diversidad puede ahorrar mucha frustración y malos entendidos. La clave es encontrar lo que funciona para ti. Conocer a tu "ancho de banda personal". La mayoría son eficaces en ciertas tareas concretas y que integrar todo el proceso no está al alcance de todo el mundo. Si tienes frente a ti tus objetivos es más sencillo funcionar con productividad.

En Pymes y Autónomos | La peligrosa trampa del correo electrónico que mata la productividad Imagen | Teo

A partir de la clasificación anterior vamos a analizar el estudio de costes en cada tipo de empresa, comenzando por las empresas de servicios con actividades uniformes en el tiempo. Cuando nos decidimos montar o analizar una empresa de estas características, necesitamos disponer de una infraestructura más menos compleja con objeto de poder atender las demandas de nuestros clientes. Pensemos por ejemplo en una empresa de limpieza o una peluquería.

En este tipo de empresas tenemos que calcular en primer lugar la productividad máxima de la empresa. Es decir, con los medios que dispone mi empresa, cuanto trabajo puedo llevar a cabo como máximo. Supongamos una peluquería que cuenta con el propio empresario, un trabajador, un local alquilado y el inmovilizado necesario para llevar a cabo nuestra actividad.

Evaluemos los costes de alquiler, luz, agua, impuestos locales, amortizaciones en un importe de 2.000 € / mes. Los gastos de personal los consideramos también fijos por meses y los evaluamos en 3.500 € / mes, es decir, de entrada ya tenemos 5.500 € mensuales de gastos. A efectos de cálculos, suponemos un mes inoperativo por vacaciones, por lo que el reparto de gastos en los 11 meses restantes es de 6.000 € / mes operativo.

En segundo lugar, procedemos a calcular la productividad máxima de mi negocio. Dos personas trabajando, realizan un total de 320 horas mensuales. Obviamente, no son productivas el 100% de estas horas, por lo que suponemos como horas productivas el 80%, por lo que efectivamente se trabaja realizando cortes de pelo y similares unas 304 horas mensuales. El tiempo medio de un corte de pelo se puede cuantificar en 20 minutos, por lo que mi negocio va a poder atender com máximo 912 cortes de pelo mensuales.

Realizar un corte de pelo, lleva asociado un consumo de otros materiales y productos (equivalentes a los costes variables). Este coste lo podemos cuantificar en 0,50 € por corte de pelo, por lo que suponemos un incremento de los gastos fijos en 912 * 0,50 = 456 € / mes. En definitiva, el coste de producción de un corte de pelo en nuestra peluquería asciende a (6.000+456)/912= 7,08 €/ por corte de pelo.

¿Qué nos dice esta cifra? Es el precio mínimo a cobrar por un corte de pelo, para ganar 0 €, suponiendo una productividad máxima. Tenemos que fijar un precio mucho más elevado que este. A partir de este punto, fijar el precio es una cuestión totalmente subjetiva, en la que seguiremos el criterio de fijación de precios que consideremos más adecuado para nuestro negocio.

En Pymes y Autónomos | Costes fijos y costes variables en empresas de servicios, Criterios para fijar los precios en los servicios, Clasificación dde las empresas de servicios

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