Las nuevas tecnologías han cambiado por completo el panorama de numerosas industrias y procesos empresariales, y la contabilidad no ha sido una excepción. De un enfoque tradicional y manual se ha pasado a otro automático e integrado con otras aplicaciones. Pero ha ido un paso más allá, a través de la contabilidad colaborativa.

Qué es la contabilidad colaborativa

La contabilidad colaborativa es un modelo de gestión contable con intercambio de la información entre todos los agentes que intervienen en el proceso contable. Su característica más importante es que esta comunicación se realiza de forma instantánea, y responde a la evolución tecnológica de los procesos empresariales.

Presenta tres características fundamentales:

• Conexión directa y en tiempo real entre la empresa, el gestor contable y la asesoría
• Acceso inmediato a la información integrada y actualizada de la contabilidad en una única plataforma
• Automatización de todas las tareas que intervienen en el proceso contable.

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La partida doble, el cambio que revolucionó la contabilidad en la empresa

Los beneficios de la contabilidad colaborativa

La contabilidad colaborativa tiene una serie de beneficios tanto para las empresas como para las asesorías:

• Permite una contabilidad más ágil y eficiente.
• La información está actualizada y disponible en todo momento, lo que permite un mayor control económico.
• Está continuamente adaptado a la normativa en materia fiscal y contable.
• Eliminación de toda la gestión documental, lo que permite ofrecer un servicio de asesoramiento más completo y de valor añadido.

Si ayer comentábamos los planes del Ministerio de Agenda Digital para ayudar a las pymes en su digitalización, hoy vamos a darnos un baño de realidad gracias al informe del Observatorio Vodafone de la Empresa. Y la realidad es que la digitalización no es una prioridad para la pyme.

Lo cierto es que cuando se ha preguntado a estas empresas por su valoración sobre la digitalización aprueba con un 6 sobre diez, pero lo cierto es que solo un 2% tiene a la digitalización como una de sus preocupaciones. En las grandes empresas ese porcentaje sube hasta el 12%. Y es que la empresa quizá percibe que tiene un grado de digitalización mayor del que en realidad tiene.

La pyme se va a digitalizar, pero hoy no mañana

Utilizar ordenadores y estar conectados a internet no es estar digitalizados es estar informatizados y quizá por aquí vienen los errores de percepción. De ahí también que sólo un 14% de los profesionales y micropymes, un 19% en el caso de las pymes tengan planes de digitalización concretos.

La conectividad y la seguridad son las áreas donde las pymes conceden más importancia. Aquí muchas han sufrido ataques en los últimos años, donde lo cierto es que han tomado conciencia de la importancia que tiene para ellos mantener sus procesos de negocio en un entorno seguro, pero a la vez dotarlos de la necesaria conectividad para acceder en cualquier momento o desde cualquier lugar.

Sin embargo esto choca con la importancia que las pymes le dan a la nube, el uso del software o el almacenamiento de la información, muy importantes solo para uno de cada cuatro profesionales y microempresas o una de cada tres pymes.

Tampoco el Big Data o el internet de las cosas son importantes. Y lo peor es que tampoco se digitalizan procesos que tienen que ver con la relación y búsqueda de clientes, como el caso de las campañas de publicidad, posicionamiento en buscadores u otras acciones de marketing, donde en su conjunto ni siquiera una de cada tres pymes apuestan por la digitalización.

El principal impedimento para la digitalización de la empresa es sin duda los costes asociados, que en muchos casos se ven como inalcanzables. Si a esto le sumamos un desconocimiento de la oferta o la ausencia de personal cualificado para llevar a cabo esta digitalización tenemos todos los ingredientes necesarios para estar en este punto.

En definitiva, una parte no preocupa lo necesario, no se tienen los recursos humanos necesarios y no hay inversión suficiente. Todo ello hace que la digitalización sea un cocktel difícil de digerir para la pyme. Y esto a pesar de que en su mayoría perciben beneficios que se traducen en mejoras de los procesos internos, ahorro de tiempo o una mayor eficiencia que harían a la empresa más competitiva.

En Pymes y Autónomos | La transformación digital en la pyme, retos pendientes hasta 2020

Imagen | caio_triana

Se asocia al marketing a los consumidores, el mercado, los precios y la venta de una serie de productos que cubran ciertas necesidades.

El marketing interno aspira a la sinergia, que no es otra cosa que la coordinación eficaz de recursos y elementos. Repasemos algunas estrategias que pueden contribuir a una mejora de los procesos internos, bien sea para empresas grandes o para startups.

Estrategias de Marketing Interno

• Grupos de trabajo

Es imprescindible conocer sus necesidades, talentos y facultades. De esta manera, los procesos internos serán mucho más efectivos y las actividades resultarán más óptimas.

• Marca

El clima empresarial no será del todo efectivo si los valores de tu producto no han sido asumidos como propios por los trabajadores.

• Espacios

Los espacios también condicionan el rendimiento de las empresas. Es importante cuidar la luminosidad, confort o utilizar frases inspiradoras.

• Formación

Se debe insistir mucho en este aspecto, dado que cada día las tareas resultan más exigentes y complejas.

Todos estos elementos lo que mejoran en la motivación, sin olvidar aspectos como el salario justo y unas condiciones de trabajo adecuadas.

Imagen | Cambodia4kids.org
En Pymes y Autónomos | Cómo mejorar el engagement de tus empleados

Cada empresa tiene sus fortalezas, su propia identidad, naturaleza y hueco en el mercado, por eso, lo primero que hay que destacar es que no hay un patrón universal que funcione para todas las empresas.

En este sentido el Growth Hacker deberá de ser capaz de encontrar soluciones de crecimiento siguiendo un proceso continuo de elaboración de hipótesis, medición de resultados, conclusiones y validación.

Secuencia del proceso Growth Hacking

• Auto-conocimiento

Desde una perspectiva realista, identificando tus fortalezas, tu gran valor y para quién es importante. Por tanto, hay que conocer los procesos vinculados en los procesos de negocio y, en especial, los relacionados con los clientes.

• Definición de objetivos

Los objetivos qesgablecidos deben ser alcanzables, medibles y dependientes de acciones concretas. El Growth Hacker identificará puntos que impactan en ese objetivo y marcará objetivos más concretos, más directos, para conseguir un impacto en el general desde una perspectiva más cercana a su círculo de competencia.

• Aplicación de mejoras

En este caso, el Growth Hacker puede influir no solo en los canales de comunicación de la empresa, sino también proponer cambios en los procesos o incluso en el propio packaging o producto.

• Obtención de resultados

Tras lanzar su prueba, tendrá que estudiar detenidamente los resultados y su impacto en las métricas que ha definido en puntos anteriores.

Como se indica al principio es un proceso de prueba y error, por tanto, de este último paso puede dar lugar a determinados cambios pero, incluso, a lo mejor es necesario descartar completamente la idea y empezar con una nueva.

Imagen | Negativespace En Pymes y Autónomos | ¿Cuáles son las competencias de un Growth Hacker?

En breve comenzará la campaña navideña y como es natural, también se incrementará el volumen de pedidos por lo que conviene agilizar todos los procesos.

En particular, es muy importante el correspondiente a los procesos que intervienen en la logística.

Cómo acelerar los procesos de embalaje y envío

• Identifica los cuellos de botella

Es decir, cualquier actividad que ralentice los demás pasos de la operación. Es probable que al principio no detectes ningún cuello de botella, pero si haces un seguimiento durante varios días comprobarás cómo se procesan los pedidos y qué procesos son mejorables.

• Optimiza los procesos

Es probable que identifique varios cuellos de botella,si es el caso, establece prioridades. Puedes hacerlo en función del coste o del tiempo invertido. Gestiona siempre los problemas más importantes en primer lugar ya que su resolución puede suponer la eliminación de problemas menores.

Por regla general, se mejoran los procesos eliminando algún paso, o desplazando partes del mismo o, simplemente, perfeccionándolos.

• Evalúa

Cuando ya sabes qué quieres mejorar y cómo hacerlo, es hora de ponerse manos a la obra. Y para saber si los cambios están funcionando o no, tienes que poner en marcha algún sistema de evaluación. Por ejemplo, puedes medir el tiempo necesario para completar un paso. O contar el número de pedidos procesados al día. En cualquier caso, asegúrate de tener un sistema para comparar la eficacia del nuevo proceso con respecto al antiguo.

Si te quedan dudas de las actividades que puedes mejorar en la logística, ten presente que por regla general, se compone de 7 pasos: Imprimir listas de embalaje; Seleccionar productos de pedidos; Imprimir pedidos; Embalar pedidos; Pesar paquetes; Imprimir etiquetas de envío; Entregar al transportista

La mejora de la operatividad de tu tienda es un proceso continuo. Solo necesitas algo de tiempo, paciencia y el deseo de mejorar.

Imagen | juhansonin En Pymes y Autónomos | Te interesa el e-commerce, plantéate bien la logística

Cuando se tiene un negocio online la primera preocupación es el tráfico que la gente llegue hasta nuestra Web y cuando esto se ha conseguido es la conversión.

Esto es que nuestros visitantes se convietan en compradores. En muchas ocasiones al cliente le convence nuestra oferta y empieza a comprar y, de repente, abandona el carrito, ¿por qué?

Las causas pueden ser innumerables, desde que sea un cliente zombie, hasta que solo le mueva la curiosidad o, simplemente, haya cambiado de opinión o que algo durante el proceso de compra le produjera desconfianza.

Por regla general, y si el cliente tiene voluntad de comprar, añadir testimonios de otros clientes suele ofrecer buenos resultados.

La transparencia tanto en precio, stock o gastos de envío o gastos adicionales ayuda a incrementar la confianza de tus clientes.

Además, es importante que si tus clientes abandonan esta página, puedan recuperar de algún modo los productos almacenados para una potencial compra posterior.

Una práctica útil es publicar un pop-up cuando tu cliente intenta abandonar el carrito ofreciéndole un descuento para que animarle a realizar la compra.

También es conveniente evitar algunos procesos que incomodan al cliente. El primero, el de los formularios previos a la compra o exceivamente largos o complicados. Por supuesto, ocultar gastos inherentes, un ejemplo, el IVA o los gastos de envío.

Estas son unas pautas pero lo que te dirá qué es lo que falla no será otra cosa que tu experiencia y la monitorización de tu web.

Imagen | Maria.Elena En Pymes y Autónomos | Quiero vender en Internet

Actualmente las empresas tienden a externalizar todos aquellos procesos que no estén relacionados con el core de sus negocios.

La principal razón por la que se hace es por motivos operativas y económicas ya que no interesa contratar personal para realizar esas tareas que son de poco valor añadido a nuestro negocio.

Ahora bien, ¿cómo se debe llevar a cabo la externalización de procesos?, siguiendo los siguientes pasos.

Fases para externalizar procesos

• Análisis

Esta fase permitirá definir un criterio de lo que es o no externalizable. Para algunas empresas su criterio es el core business y la confidencialidad inherente al mismo. Para otras, lo que buscan es la rentabilidad por lo que siguen exclusivamente criterios económicos.

A continuación se debe establecer el alcance de la externalización. Para ello hay que hacer un análisis de puestos y departamentos para identificar todas las tareas. Una vez hecho hay que saber cuánto nos cuesta, para lo que hay que computar los salarios, el coste y amortización de los equipamientos necesarios, al alquiler de edificios, el coste de funcionamiento y de los materiales necesarios para realizar las distintas tareas, además del management de esas personas.

Llegados a este punto debemos saber qué hacemos, qué podemos externalizar y el coste que nos supone actualmente, por tanto, es el momento de documentarse para conocer qué soluciones nos ofrece el mercado y cuáles cubren nuestras necesidades.

Si encontramos proveedores que puedan satisfacernos es interesante conocer para qué otras empresas trabaja y si colabora con la competencia.

• Negociación

Cuando se externalizan operaciones y/o procesos se debe documentar de forma rigurosa aclarando bien el alcance del acuerdo. La forma de hacerlo es definiendo Service Level Agreement (SLA) a través de Key Performance Indicator (KPI) y potenciales penalidades. Un ejemplo de SLA es, por ejemplo, el número de artículos, si hablamos de producto, que hemos pactado recibir mensualmente.

• Implantación

Lo primero es nombrar un responsable que asuma el liderazgo del plan de externalización y será quien supervise y verfifique el cumplimento de los SLA siguiendo la evolución de los KPI que se hayan establecido.

Con independencia de que una empresa decida externalizar por razones de rentabilidad o eficiencia, lo que está claro es que no debe perjudicar al correcto funcionamiento de la empresa y para conseguirlo es fundamental saber qué se está haciendo, qué se puede externalizar y on qué proveedor y con qué garantías.

Imagen | Mark Hillary En Pymes y Autónomos | Cómo actuar si tu proveedor incumple

En nuestro desempeño profesional necesitamos afrontar problemas a diario, para lo que requiere de la existencia de distintos protocolos de actuación, que nos ayudarán a encauzar los problemas que surjan.

Bien es cierto que no todos los problemas son iguales, y aún pareciéndolo, tampoco lo son en el momento en el que se presentan circunstancias distintas. Por suerte no suele ser así en todos los casos, existiendo procedimientos bastante estáticos para una buena parte de los problemas.

Respecto a este tipo de casos, he observado en muchos casos que no se suelen cuestionar, ya que muchos se suelen negar a 'intervenirlos' porque han venido funcionando, y no se cuestionan las posibles mejoras que se pueden abordar. Esta inacción puede convertirse en un lastre a futuro, y un enorme riesgo debido a que por razones de volumen o cambios estructurales, no pueda seguir funcionando.

Para ello, lo más recomendable sería emprender una actitud de constante mejora, analizando las circunstancias actuales con un ojo puesto en el devenir futuro, adaptando nuestros protocolos y procedimientos en cada momento. Y por supuesto no improvisar, sino que debemos ir trabajando constantemente en una nueva versión que solo pondremos en funcionamiento cuando nos hayamos cerciorado de que arroja el fin deseado.

En Pymes y Autónomos | Ver las becas profesionales como un medio y no como un destino Imagen | Gerard Stolk

Pensemos en el Japón de las postguerra, en como tuvo que levantarse de las cenizas un país sin grandes recursos naturales, en como sus empresas en pocos años se lanzaron a a conquistar el mundo por medio del comercio. A través de estrategias como el JIT o Just in Time revolucionaron la gestión empresarial. Hoy quiero presentaros una parte sustancial del mismo, el kanban. ¿Y qué es el kanban?

Todo esto nace en Toyota, como un medio para incrementar la productividad y eficiencia de sus plantas. El Kanban es un sistema de información de flujos de trabajo, de procesos, a través de tarjetas. El mejor ejemplo que he podido encontrar para aquellos que no lo hayan visto en funcionamiento en un entorno industrial es el video que he colgado, donde podemos ver su aplicación a una actividad de servicios.

Esta metodología puede ser aplicada en múltiples facetas de neustra vida, por ejemplo en algo tan lúdico como en la preparación de una comida con los amigos, como vemos en Pitxiflú de un modo bien gráfico.

Si el asunto os interesa, y quereis experimentar, existen en la web herramientas gratuitas como Trello que os pueden resultar muy útiles, aunque como veis, con papel, rotuladores y post-its basta.

Más información | El canasto, Javier Garzas En Pymes y Autónomos | El Just in Time más allá del sector industrial, Gestión lean en la pyme (I): ¿Qué es la gestión lean?

A pesar del inmenso número de desempleados no deja de ser ciertoque las empresas contratan igual que despiden, aunque en el contexto actual, más lo segundo que lo primero. A la hora de definir un proceso de selección las herramientas que se suelen aplicar por regla general son las entrevistas, cuestionarios, referencias, y en algunos casos, incluso, ejercicios de simulación, análisis grafológicos, etc.

Según una investigación realizada por Hudson los métodos más utilizados en los procesos de selección, por orden de importancia, son: entrevista biográfica, entrevista por competencias, cuestionarios de personalidad, petición de referencias, test de razonamiento, ejercicios de simulación o role play y análisis grafológicos. Sin embargo, en todos los casos la validez que le dan a cada uno de estos métodos está sobrevalorada en comparación con su predictibilidad real.

Someter a los candidatos un proceso de selección largo es contraproducente para la percepción que pueden llegar a formarse de la empresa de selección y de la propia compañía contratante, a pesar, de mostrar en general un elevado nivel de tolerancia a procesos de selección exigentes, siempre y cuando estén en directa relación con el perfil y responsabilidad del puesto a cubrir.

Por tanto, el proceso de selección ideal, debe seguir unas pautas, como la actitud de los entrevistadores, aspecto que con frecuencia se descuida; la adecuación de las herramientas a utilizar de manera que actúen de manera constructiva, de este modo, los test de razonamiento deben ser relevantes para el puesto de trabajo y los ejercicios de simulación deben reflejar el contexto y situaciones de la empresa que va a contratar; la duración del proceso debe ser razonable, no sólo por apreciar el tiempo del candidato sino también para estructurar de manera rentable el tiempo de los reclutadores.

En definitiva, ser exigentes pero adecuando la exigencia a los requerimientos del puesto, contextualizando las pruebas a la propia empresa y valorando el tiempo tanto del candidato como de la empresa que contrata.

Imagen | Rich Lopresti En Pymes y Autónomos | Recursos Humanos