Ayer publicamos un post ¿Qué hago con la subida del IVA?, donde comentábamos las implicaciones que puede tener la subida del IVA y si es conveniente, o no, que las pymes y los autónomos absorbieran ese incremento.

Ha habido varios comentarios sobre el tema. En uno de ello, un lector comenta una situación que se puede dar, en referencia a operaciones en proceso en el momento del cambio, y nos consulta como actuar en este caso:

Si a un cliente se le hace un presupuesto para una obra de construcción, que tardará en acabarse bastante más de un mes… si en el presupuesto figura un iva del 16%, ¿se le puede mantener ese tipo cuando pague al final de la obra?

Me parece que no será posible a menos que se haga de la siguiente forma: Se factura el total al inicio, con iva del 16%, pero divide el pago en varios tramos, el primero que cubra ese iva, y los siguientes según certificaciones de obra sin iva.

¿Sería posible esa fórmula? ¿sería muy complicado de llevar a la práctica para que en las cuentas de ingresos y gastos tanto del cliente como de la constructora no apareciesen movimientos con apariencia de fraude. (Si hay una factura de 200000+iva y sólo hay un ingreso de 32000)

Debemos de tener en cuenta que no podemos facturar una venta o una prestación de servicios antes de que esta se produzca. Por otro lado, como ya tratamos en el IVA en los anticipos, si solicitamos un anticipo al cliente, debemos facturarlo antes.

En el caso en que se nos plantea, yo entiendo que no podemos facturar la obra antes de que se lleve a cabo. Otra cosa es que en el momento en que esta se contrata, se acuerde el pago de una cantidad determinada como anticipo, que se podría justificar para compra de materiales, gastos , licencias, etc.

Este anticipo sí lo podríamos facturar al tipo de IVA previo a la subida, pero debemos de tener en cuenta que tampoco podemos aprovechar esta coyuntura para eludir el incremento impositivo. En determinadas ocasiones, se aplica este sistema y puede anticiparse hasta el 40% del presupuesto final, pero sin olvidar que el anticipo debe estar justificado.

Con respecto al resto, es inevitable que la facturación se haga una vez prestados los servicios objeto del contrato, sea a través de certificaciones o al final del trabajo. Ahí es donde tenemos que tratar con el cliente el precio final, una vez que, por causas ajenas a las partes, las condiciones económicas finales no pueden ser las que aparecen en el presupuesto.

En Pymes y Autónomos | La subida del iva en los contratos y pagos a cuenta de presupuestos
Imagen | Andrés Rueda

Después de dos meses de vacaciones, hasta el estudiante con la mejor memoria del mundo se olvida de lo poco eficientes que pueden llegar a ser las universidades españolas. Aunque sus funciones principales sean la formación y la investigación, cualquier universidad no deja de ser una empresa. A pesar de su carácter público, comparte un gran número de elementos de su gestión con los de cualquier empresa privada.

De hecho, las universidades mejor gestionadas son las que cumplen mejor su labor. En este sentido, hay algunas lecciones que podemos aprender de estos centros de conocimiento, para evitar malas prácticas en nuestras empresas:

• Hay presupuesto para un aulario de 6 millones de euros pero no para contratar a un profesor asociado: Es habitual leer noticias en la prensa sobre la inauguración de un edificio por parte de la universidad local. En estas, políticos locales, regionales y el rector de turno aseguran que, con la nueva infraestructura, la universidad en cuestión será capaz de prestar servicios y enseñanzas que hasta el momento no ofrecía. Eso sí, llegado el momento de la verdad, no hay presupuesto para contratar a un mísero profesor asociado (de esos que, con suerte, ganan 500 €). Este tipo de problemas van asociados al uso de unidades de gasto para la gestión del presupuesto. Asimismo, el exceso de burocracia impide que se libere dinero fuera de las partidas asociadas a principios de año. Por tanto, ahí va la primera lección: la estructura del presupuesto debe ser lo más flexible posible. Fijar, al comienzo de cada ejercicio, una estructura de gastos e ingresos es una medida organizativa positiva. Sin embargo, el presupuesto anual no es una ley divina. Si debe infringirse a menudo, quizá haya que incorporar los mecanismos necesarios para hacer frente a la aparición de imprevistos.

• Un investigador de alto nivel no es un administrativo: A cualquier persona que no esté familiarizada con el mundillo universitario le sorprende la cantidad de papeleo que tiene que gestionar un investigador. Tanto para conseguir presupuesto para nuevas investigaciones como para disponer de fondos para el funcionamiento normal del departamento, un investigador emplea una parte considerable de su tiempo de trabajo (más de un tercio) en cumplir estos trámites. Esto es así a pesar del hecho de que un administrativo llevaría a cabo este trabajo de forma más eficiente (después de todo, un doctorado en física cuántica no habilita automáticamente para rellenar impresos). Esto nos lleva a la segunda lección de hoy: hay que asignar a cada trabajador las tareas que realizará de forma más eficiente. En muchas empresas existe la ibérica costumbre de tener chicos para todo, que se encargan de sacar adelante tareas muy distintas entre sí. Del mismo modo que no ponemos a un mecánico a hacer instalaciones eléctricas en un edificio, nuestros trabajadores deberían tener muy definidas sus labores, asegurándonos de que estos cuentan con la formación y la capacidad necesarias para llevarlas a cabo.

• La función de un becario que cobra 300 € no es descargar un camión: Hace unos días, unos compañeros de clase me pasaban un anuncio del servicio de inserción laboral de mi universidad. En este se ofrecía un puesto de becario, con una remuneración de 300 €, en una importante empresa de transportes. Su labor consistiría en descargar camiones. Así de claro. Y para el puesto se exigía una licenciatura. Tercera lección: los becarios no son esclavos ni mano de obra barata. La función de estos es disponer de personal en formación dentro de nuestra empresa, del que vamos a nutrirnos en el futuro para cubrir nuestras necesidades laborales. Cualquier otro uso puede que no sea ilegal, aunque pervierte maliciosamente la función de esta figura.

¿Creeis que podemos aprender alguna lección más (positiva o negativa) del mundo universitario?

Imagen | Dimitry B
En Pymes y Autónomos | ¿Debe cobrar el becario?

Hace unos días una determinada empresa con la que nunca antes habíamos trabajado, nos remitió un fax solicitandonos un presupuesto de unos productos. Como faltaban unas características el encargado del departamento se puso al habla con ellos, afinó la cuestión y se le remitió su presupuesto y la hoja de condiciones.

Hasta aquí todo correcto. Operatoria normal entre empresas sin nada que destacar. Pero la sorpresa llega hoy. Han aceptado el presupuesto de nuestra empresa, y a la misma vez nos comunican tanto los precios de la competencia como sus condiciones de venta.

A las otras dos empresas que les habían pedido presupuesto, también les han remitido la negativa de aceptación de los mismos, motivando porqué no les interesa y adjuntando copia del presupuesto que si aceptan. Este extremo ha sido confirmado vía telefónica con las otras dos empresas. Yo me he quedado sin palabras.

Porque una pequeña empresa privada, ha actuado al igual que si de un concurso público se tratara, es decir ha dado publicidad a su decisión y a las ofertas recibidas, con todo lo que ello conlleva. A nosotros particularmente nunca antes nos había pasado, pero yo me quito el sombrero.

Y me lo quito no porque nos hayan aceptado a nosotros, sino por la cantidad de información que transmiten a la misma vez, tanto a mí como a las otras empresas del sector. Y esta información es importante para todos, tanto para orientar realmente a nuestra empresa dentro del mercado como un útil termómetro si funcionamos bien o no, dentro de las características propias de cada sector.

¿Os ha ocurrido esto alguna vez? ¿Veis viable difundir este tipo de informaciones?

Imagen | vadezperu.com

Hace unos días tenía una consulta de un cliente sobre la elaboración de un presupuesto ¿Qué tenía que poner y hacer para que este tuviera una mayor validez?

Vamos por partes.

Un presupuesto bien realizado, debe detallar en primer lugar:

• Nuestra identificación fiscal.
• El cliente al que va a dirigido con sus datos completos.
• Los trabajos que se van a efectuar. Es más que aconsejable realizar una relación de los mismos, con una breve explicación de qué incluyen.
• Obviamente estableceremos el precio de los mismos, ya sea precio global o en función de los parámetros aplicables a nuestra actividad.
• La forma de pago, y el tiempo para hacerlo una vez aceptado el presupuesto.
• Estableceremos el tiempo de validez de nuestra oferta.
• Señalaremos exhaustivamente qué no incluye el presupuesto (participación de otros proveedores, piezas no incluidas, impuestos, etc…)
• Por último deberá aparecer nuestra firma, identificando qué puesto ocupamos en la organización, así como la firma del cliente con su número de identificación fiscal, su firma y el sello de la empresa.

Pero, ¿Qué habremos conseguido con todo esto?

Pues una vez firmado y aceptado por las partes, tendremos lo más parecido a un contrato en nuestras manos, pues existe la voluntad de las partes o consentimiento, hay un objeto cierto del contrato y una causa para su realización.

Y en cuanto a la mayor validez que solicitaba mi cliente, ésta vendrá respaldada porque en caso de impago del cliente podremos acudir a un procedimiento monitorio, pues podremos demostrar que la deuda existe y es exigible, conforme los artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC).

Imagen | Microsoft