En el Consejo de Ministros de ayer sábado se llegó a un acuerdo de la suspensión de los términos y se interrumpen los plazos de los procedimientos administrativos en curso, regulados de forma directa o indirectamente por la Ley 39/2015.

Hay que tener en cuenta que organismos como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, por citar dos ejemplos, dejan de prestar atención presencial en sus oficinas. Además se está tramitando un cambio normativo para que no se consideren plazos incumplidos en caso de no presentar cualquier procedimiento tributario mientras se apruebe la norma. En todo caso las sedes electrónicas siguen estando habilitadas para realizar cualquier tipo de trámite.

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Los interesados pueden también adaptar sus reclamaciones a los nuevos plazos que se reanudarán una vez concluido el estado de alarma. Como resumen de lo expuesto hay que tener en cuenta que:

1. Se suspenden los términos y se interrumpen los plazos para la tramitación de los procedimientos de las entidades del Sector Público, hasta la fecha en que pierda vigencia el presente Real Decreto o, en su caso, las prórrogas del mismo.
2. La suspensión de términos y la interrupción de plazos se aplicará a todo el Sector Publico definido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
3. No obstante lo anterior, el órgano competente podrá acordar, mediante resolución motivada, las medidas de ordenación e instrucción estrictamente necesarias para evitar perjuicios graves en los derechos e intereses del interesado en el procedimiento y siempre que este manifieste su conformidad, o cuando el interesado manifieste su conformidad con que no se suspenda el plazo.
4. La presente disposición no afectará a los procedimientos y resoluciones a los que hace referencia el apartado primero, cuando estos vengan referidos a situaciones estrechamente vinculadas a los hechos justificativos del Estado de Alarma.

De hecho la Agencia Tributaria ya ha habilitado un procedimiento provisional para solicitar aplazamientos. Esperemos que en estos días funcionen correctamente las sedes electrónicas y no existan problemas de saturación de empresas que quieran aplazar todo lo posible para ganar algo de liquidez.

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Los equipos multidisciplinares se han vuelto omnipresentes ya que las empresas necesitan acelerar las innovaciones al mercado y son esenciales para conectar a las personas adecuadas en toda la organización.

Pero demasiados equipos no cumplen con los presupuestos planificados, incumplen con los plazos establecidos ni cumplen con las expectativas de los clientes, y esto se debe en gran medida a que la organización carece de un enfoque sistémico.

Por regla general el gran problema al que se enfrentan es la falta de un gobierno claro, responsabilidad o especificidad cuando se trata de metas y cómo medir el éxito.

Para que estos esfuerzos multifuncionales sean exitosos, los ejecutivos deben asignar un líder responsable a cada proyecto. Esta persona tomará decisiones clave, mantendrá al equipo alineado y coordinará con la alta dirección.

Cada proyecto debe tener metas, recursos y plazos claramente establecidos. Debe haber un presupuesto aprobado y una carta que defina las prioridades, los resultados deseados y los plazos.

Y puesto que las diferentes funciones tienen sus propias prioridades, los líderes tienen que hacer que el éxito del proyecto sea el objetivo número uno de los equipos interfuncionales al vincularlo con las revisiones de rendimiento de las personas y su compensación.

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En Julio entra en vigor el SII y para que las empresas no tengan problemas a la hora de calcular los plazos que tienen para remitir las facturas, la Agencia Tributaria ha puesto a su disposición una calculadora de plazos para el SII que indicará la fecha límite.

También informará del periodo y ejercicio de anotación en el Libro registro de facturas emitidas y en el Libro registro de facturas recibidas para cada una de las distintas claves de facturas. Esta calculadora tiene en cuenta que en su puesta de largo para las facturas emitidas, el plazo será de ocho días naturales desde la expedición de la factura sin computar sábados, domingos y los declarados festivos nacionales.

La calculadora es una herramienta sencilla que nos pide seleccionar si se trata de una factura recibida o una emitida, después ha seis claves diferentes a introducir: Factura, Factura especial del régimen de caja, factura simplificada, factura emitida en sustitución de simplificada, asiento resumen, DUA o justificantes contables.

Posteriormente hay que añadir fecha de recepción y fecha de registro contable, que es a partir del cual cuentan los plazos. En cada uno de los casos nos indica los días naturales que tenemos y la fecha límite para la remisión de dicha factura a través del SII. Es una herramienta útil sobre todo estos primeros días, pero que a medida que las empresas se acostumbren a su uso no tiene tanto sentido.

Además pasados los seis primeros meses de gracia, los plazos serán más breves. En todo caso mejor sería que las herramientas de facturación de las propias empresas tuvieran integrado un avisador que genere las alarmas oportunas para que ninguna factura que haya que remitir se pase de plazo.

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Según datos del Ministerio de Hacienda, el periodo medio de pago a proveedores de septiembre se situó en 41,09 días en el conjunto de las Comunidades Autónomas. De este modo se sigue incumpliendo el plazo máximo de pago a proveedores y no parece que los datos apunte a que va a mejor.

El aumento respecto al mes anterior es del 0,50, aunque mejora el dato del año anterior de este mismo periodo. Lo cierto es que son los mismos que establecen la legislación los que no dudan en saltársela cuando tienen que asumir los compromisos de pago. Y no parece que la mejora de la economía acabe repercutiendo en un pago en tiempo y forma para las pequeñas empresas. Y esta cultura también se refleja en los pagos entre empresas.

Porque son muchas pymes y autónomos los que están financiando de esta forma a la Administración. A pesar de los esfuerzos que muchos de ellos tienen que hacer para enviar las facturas electrónicas a través de facturae, para que no se queden olvidadas en el cajón, se sigue pagando tarde.

Los casos más sangrantes son los de Islas Baleares, Castilla y León y Madrid que incumplen el plazo máximo de 60 días. Y lo que es peor es que las corporaciones locales tienen plazos de pago con más retraso todavía que las Comunidades Autónomas. Esperemos que en esta legislatura se tomen medidas eficaces para el cumplimiento de estos plazos de pago.

Porque al final parece que el esfuerzo en este caso acaba recayendo en los mismos. Y lo que es peor, esto tiene un efecto perverso en muchos casos, expulsando de estas adjudicaciones a las micropymes y autónomos, ya que no tienen el músculo económico para aguantar el pago tardío. Lo peor de todo es que en muchos casos acaban ejecutando ellos el mismo trabajo, pero subcontratados por una empresa mayor y lógicamente por menos dinero.

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La productividad,el santo grial que buscamos todos a la hora de acometer tareas y optimizar nuestro tiempo para adelantar más trabajo o para ser más eficaces con nuestro desarrollo empresarial. Hay ciertas técnicas de productividad que pueden ser fácilmente incorporadas en las operaciones del día a día, a continuación se presentan algunas:

Establezca metas realistas

La regla básica es mantener nuestros pies firmemente plantados en el suelo, incluso cuando trate de alcanzar metas inalcanzables. Es perfecto apuntar alto, pero sin perder nunca de vista la realidad.

Evitar las distracciones

Las distracciones son la pesadilla de todo esfuerzo productivo. Por eso es importante planificar su día con anticipación, si arrancamos el día abriendo nuestros perfiles en redes sociales, estamos empezando la casa por el tejado.

Evitemos la multitarea

Si trabajamos desde casa, es tentador el tratar de hacer y mezclar tareas profesionales y personales, podemos llegar a pensar que la multitarea es positiva porque nos da versatilidad e invita a manejar muchos temas pero es uno de los causantes de la baja productividad de las organizaciones.

Establezca prioridades

Sepa qué es lo que tenemos que acometer de manera inmediata, qué podemos delegar porque otras personas lo harán con más eficacia o que podemos retrasar sin más. Cuando estemos plenos de energía, realice las tareas más importantes primero.

Dedique tiempo a su salud

"El espíritu está dispuesto, pero la carne es débil", No importa qué tan dispuesto estás a trabajar, no se puede hacer nada si está enfermo o perennemente agotado. Mantenga su mente y cuerpo en forma para que siempre esté en su mejor momento.

Establezca plazos

Siempre cumplimos con los plazos porque son puntos de no retorno, pero no somos buenos planificando la tarea para llegar allí...programar, administrar los tiempos y ser respetuosos con esa idea es lo que hará que seamos cumplidores y disciplinados.

Entienda sus bio-ritmos

No todo el mundo es madruga o puede realizar tareas de alto nivel a primera hora del día, algunos funcionan mejor durante las últimas horas del día. Otros encuentran que se centran mejor en la oscuridad de la noche o las primeras horas de la mañana. Una vez que ha llegado a un acuerdo con los ritmos naturales de su cuerpo, organice un calendario alrededor de ellos.

Cuando todo está dicho y hecho, su éxito dependerá de cuán dispuesto y decidido es para hacerlo. Existen herramientas para gestionar más fácilmente su negocio, pero la productividad nunca es un accidente, es el resultado de unas buenas prácticas y una actitud positiva.

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Imagen | ikera Kerry. John Kerry

La propia dinámica del mercado laboral hace que cada vez más empresas tengan que apoyarse en Freelancers o autónomos para poder ofrecer sus productos o sus servicios. Los Freelancers son profesionales increíbles que pueden ayudar a hacer crecer rápidamente su negocio en los momentos iniciales antes de tener que contratar empleados.

Es bueno el poder crear unas sencillas reglas que permitan controlar el trabajo que realizan y homogeneizar la entrega de valor que hace a los clientes finales, algunas recomendaciones:

Aprender de los errores pasados

Identificar los problemas que ha tenido con los colaboradores independientes en el pasado. ¿Hubo conflictos sobre los presupuestos o el alcance del proyecto? Establecezca un contrato por escrito. Cree un nuevo proceso de contratación que le de seguridad y confianza en los diferentes puntos que pueden fallar.

Conserve la dirección del proyecto

Una vez a identifique los problemas de fondo, determine lo que hay que hacer de manera diferente, pero sea siempre quien dirija el proyecto y quien defina las reglas del juego, no se desentienda de ningún elemento por pequeño, superficial o insignificante que le parezca.

Respete y genere confianza

La contratación es uno de los elementos más importantes para un negocio, en algunas ocasiones los directores de proyecto se relacionan con un freelance con poca consideración. A pesar de que el nivel de compromiso con un profesional independiente sea diferente del de un empleado a tiempo completo, está contando con ellos para ofrecer un servicio importante, así que trátelos con la misma confianza.

Asegúrese de que es la mejor opción

Solicite referencias y pregunte acerca del freelancer, en especial sobre sus tiempos de respuesta, nivel de servicios y actitud. ¿Dispone de buenas referencias satisfechas con el desempeño y con la calidad del trabajo que recibieron? Pida muestras de trabajo para evaluar su nivel de habilidad.

Comunique los objetivos y plazos

Sea claro acerca de la programación del proyecto. Algunos freelancers tratan de hacer malabarismos con múltiples clientes y pueden no tener disponibilidad total. A medida que el proyecto avanza, tienen que reorientar los calendarios con su progreso. Defina plazos para borradores o entregables. Debe ser capaz de detener a su colaborador de ir demasiado lejos por el camino equivocado.

Establezca vínculos y conexiones

Sus colaboradores independientes están trabajando en un proyecto que probablemente incluye otros empleados. ¿Cómo encajan con el resto del equipo? Ayúdelos a sentirse conectados al equipo para que puedan captar la visión de su proyecto. Preséntelos y haga que se sientan que forman parte del proyecto en una reunión. Esto es especialmente útil si usted quiere construir una relación a largo plazo con un profesional independiente.

Cree un libro de estilo o una línea editorial

Freelancers necesitan saber sus directrices como marca. Deben entender claramente el estilo, el diseño, y la voz de su empresa. Las guías de estilo pueden ahorrar mucho tiempo corrigiendo cosas que no están del todo bien enfocadas por los autónomos colaboradores. Son una representación de su empresa y por tanto están dando la imagen de lo que es. Las directrices de la marca cambian con el tiempo, cree un documento vivo que se pueda compartir internamente. Incluso permita sugerencias sobre cómo mejorarlo.

Evalúe como ha sido su experiencia con un Freelance

Con demasiada frecuencia, las pequeñas empresas tienen que sumir su próximo proyecto sin tomar un momento para reflexionar. Evalúe cómo está siendo esta manera de trabajar con autónomos. ¿Se cumplen los objetivos del proyecto? ¿Estaban disponibles para usted? ¿Necesita revisar mucho su trabajo?. Si decide no volver a contratar a alguien, ofrézcale retroalimentación para ayudarle a mejorar.

Tome nota de estas recomendaciones para darle un nuevo enfoque que ayude a encontrar los trabajadores independientes más apropiados para sus proyectos.

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Imagen | Victor

El verano ha comenzado y nos trae de regalo un mes cargado de obligaciones fiscales y mercantiles. Los que pretendan irse de vacaciones, que dejen antes arregladas sus cuentas con la Administración.

En primer lugar decir que el día 1 de julio ha terminado el plazo para presentar las declaraciones de la Renta y Patrimonio del ejercicio 2012, por si a alguien se le ha olvidado. Y en segundo lugar, ha comenzado el plazo para presentar el segundo trimestre del año de numerosos impuestos, plazo que terminará el 22 de julio.

Hasta el 22 de julio presentaremos:

• Ingresos de retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos deltrabajo, actividades económicas, arrendamiento de inmuebles urbanos, y retenciones sobre determinadas ganancias patrimoniales y rendimientos del capital mobiliario. Modelos 111,115,117,123,124, 126 y 128
• Pagos fraccionados Renta de estimación directa (modelo 130) y objetiva (131).
• Autoliquidaciones de IVA. Modelo 303 (régimen general) y 310 (régimen simplificado, 322 y 353 (Grupos de entidades), 309 (declaración no periódica), operaciones asimiladas a las importaciones (modelo 380), servicios vía electrónica, (modelo 367), devolución recargo de equivalencia y sujetos pasivos ocasionales (modelo 308), reintegro de compensaciones de agricultura, ganarería y pesca (modelo 341).
• Declaración de operaciones incluidas en los libros registro del IVA e IGIC y otras operaciones, modelo 340.
• Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, modelo 349.

También hasta el día 22 se presentan los impuestos especiales de fabricación y los de primas de seguros.

Hasta el día 25 tendremos de plazo para presentar el Impuesto sobre Sociedades e Impuesto sobre la Renta de no Residentes (establecimientos permanentes y entidades en atribución de rentas constituidas en el extranjero con permanencia en el territorio español)para las entidades cuyo periodo impositivo coincida con el año natural. Modelos de declaración anual 200 y 220. El resto de entidades realizarán la presentación en los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al fin del periodo impositivo.

Obligaciones mercantiles

Las sociedades mercantiles dispondrán de plazo hasta el día 30 de julio para presentar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2012. Las cuentas se presentan en el Registro Mercantil donde la entidad tenga su domicilio social en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de 1 mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de Junio, se depositan el 30 de Julio.

Los administradores disponen de 6 meses a partir del cierre del ejercicio para convocar la junta general y aprobar las cuentas. Dado que las entidades suelen agotar los plazos, es de suponer que todas las que cierran su ejercicio a 31 de diciembre de 2012, tendrán que presentar sus cuentas en el mes de julio.

En Pymes y Autónomos |El depósito de cuentas digital no necesita legitimación notarial de firma Imagen |Olga Berrios

El método de cálculo de rutas críticas (o CPM) que nombramos hace unos días fue desarrollado por la corporación Dupont para organizar y determinar la duración de proyectos de diversa índole y descubrir sus tareas críticas. Aplicado a una empresa supone conocer los procesos clave cuyo retraso produciría un fracaso en cuestión de plazos. Además es el punto de partida para determinar los plazos disponibles para los procesos no críticos.

Hoy os acercamos un video-tutorial donde os explico gráficamente cómo realizar los primeros cálculos mediante este método. Es de especial utilidad en proyectos que requieran la coordinación de varios departamentos pues si no se dispone de un método de control el caos podría destruir el proyecto o dirigirlo hacia el fracaso.

La dinámica de trabajo es sencilla siendo la parte más complicada la determinación de las tareas, su duración y las dependencias entre ellas. Según la magnitud del proyecto que realicemos puede que nos encontremos gráficos más o menos complicados pero la mera realización de los mismos supone un ejercicio importante para el gestor de un proyecto, que además, no supone una gran dificultad técnica.

No solo podremos ver la estructura y la magnitud real del proceso sino que también podremos saber qué debemos controlar en cada momento. La comunicación cumple una labor importante en este método pues la determinación de tareas debería realizarse entre todos los implicados (o sus representantes) y el informe final puede utilizarse para reforzar y mostrar los objetivos así como explicar la razón de ser de los mismos.

Espero que os resulte didáctico y entendáis este método de gestión de proyectos que tan buenos resultados ha dado a organizaciones de todo el mundo. Si conocéis los diagramas PERT encontraréis bastantes similitudes pero el Critical Path Method se caracteriza por la utilización de tiempos en las tareas de sus diagramas (aunque hay ciertos PERT avanzados donde introducen medidas de tiempo), lo cual lo convierte, a mi parecer, en un método más útil y potente si lo unimos a diagramas de Gantt

Más información | Critical Path Method (inglés) | PERT Y CPM En Pymes y Autónomos | El primer paso hacia el éxito | Gestionar cambios en las organizaciones

Comentaba en un post anterior la importancia de la gestión de nuestra tesorería. Así mismo, mencionaba la necesidad absoluta de conocer nuestro periodo medio de maduración, y de hacerlo un seguimiento, si queremos tomar el pulso a esa área vital de nuestra empresa. Hoy vamos a ir un paso más allá. Vamos a ver una primera reflexión sobre nuestras prácticas financieras, en relación con proveedores y clientes.

Y es que, aunque muchos no se den cuenta, antes de acudir al Banco, a los accionistas, a...mucho antes hay que exprimir las distintas posibilidades que nos surgen en relación con nuestros clientes. Recordemos que, tal y como funciona el mundo de la empresa en general, y concretamente la española, los primeros financiadores de las empresas son sus proveedores. Y si ésto es así, se hace necesaria la gestión sobre ese punto.

Como bien sabemos, pocos son los clientes que pagan al contado. Y ojo, cuando hablamos de contado, hay contados y contados. No es lo mismo el contado contra entrega de la mercancía que el contado contra factura emitida, entre pitos y flautas a 30 días. Pero como digo, ojalá esta fuese la discusión central del tema de los plazos. La realidad es que los plazos se suelen mover a 60, 90 días como nada, especialmente cuando no hablamos de productos frescos ni perecederos. Hay empresas, donde a pesar del marco normativo, y a través de triquiñuelas varias es frecuente incluso llegar a los 180 días.

Considero fundamental reflexionar sobre lo que eso supone. Asumamos un crédito frente a un cliente de 12.000 euros a 90 días. Si tuviésemos que anticiparlo, nada más recibirlo, y prescindiendo de costes por timbres o similares, en el caso de aplicar un tipo del 7% el coste sería de unos 210 euros. Ese podría ser nuestra referencia a la hora de negociar. Y digo negociar, ya que en este caso, y otra cosa es que el cliente lo acepte, habría que valorar el ofrecer al cliente un descuento por pronto pago de un 2% (240 euros) O quizás más. Y saldríamos ganando.

Y digo que saldríamos ganando no tanto a la hora de comparar uno u otro coste financiero. Salimos ganando al conseguir no incrementar nuestro endeudamiento bancario, liberando asi nuestro crédito para otras finalidades. Recordemos además que, salvo que aseguremos de uno u otro modo la facturación de ese cliente, en tanto en cuanto no se cobre es un riesgo. Un riesgo que limita nuestra capacidad crediticia con la banca, y que pende como una espada de Damócles sobre nuestra cuenta de resultados hasta que nos e cobre.

Evidentemente, hay que que saber negociar con tacto estas partidas. debemos tener en cuenta cual es nuestra situación, el perfil del cliente, etc. Y debemos hacerlo sin ansiedad, ya que algún cliente puede olisquear sangre (conozco más de un caso que consiguió el descuento y además mantuvo el plazo de pago). Pero creo que, antes de acudir a la batalla bancaria, esta es una clave a tocar.

Por supuesto, también podemos y debemos usarla en sentido opuesto, cuando somos compradores y gozamos de liquidez. Hagamos nuestros números (en este caso comparemos el coste del descuento bien con lo que nos pagaría nuestro banco en ese mismo periodo, bien con nuestra rentabilidad sobre fondos propios) y hagamos una contraoferta al vendedor con un descuento goloso por pronto pago.

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