Muchas empresas y autónomos están bloqueados por el momento actual. No ven claro su futuro y no saben que ocurrirá mañana, muchos menos a un año vista. Otras saben que tienen músculo suficiente para resistir. Y estas últimas son las que se están preparando para cuando lleguen tiempos mejores. Afilando sus cuchillos, mejorando las herramientas que tienen disponibles y sobre todo, trabajando la productividad para salir de la crisis más preparados.

Una de las cuestiones importantes que se pueden trabajar ni siquiera requieren inversión. Hablamos de rutinas que inciden en nuestra productividad y requieren un cambio de hábitos para mejorar. Y esto es una cuestión de ir introduciendo pequeños cambios, consolidar el nuevo hábito e ir a por otra pequeña cosa que tengamos que cambiar para mejorar nuestra productividad.

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O salimos digitalizados de la crisis o no salimos

Eliminar malos hábitos que nos hacen gastar tiempo en tareas improductivas

Un ejemplo, el uso del correo electrónico al que en muchas empresas se da más importancia que casi a cualquier cosa. Y es muy difícil cambiar nuestra relación con este medio. Y sin embargo nos roba mucho más tiempo del que estamos dispuestos a reconocer. Llegamos a nuestro puesto de trabajo y lo primero que hacemos es leer dicho correo. Es el momento de empezar a trabajar con el correo cerrado. Abrirlo solo durante durante determinadas franjas horarias en el día, para leer, contestar y gestionar las tareas nuevas que nos lleguen por esta vía.

Lo mismo podemos decir a la hora de organizarnos el trabajo de cada día. Aprender a concentrarnos mejor, a no estar pendientes del móvil o que nos interrumpa la concentración con notificaciones todo el rato. En este sentido, practicar la técnica Pomodoro puede convertirse en nuestro mejor aliado. Puede que no sea útil para todo el mundo, pero seguro que a muchos les ayuda a mejorar su concentración y el número de tareas que se han completado al final del día.

Depende de cada empresa y cada puesto de trabajo. Las listas de tareas pueden ser muy útiles a nivel personal, los gestores de proyecto a nivel de empresa nos dan un plus. El objetivo es tener cada día más tareas importantes completas o en desarrollo, no se trata tanto de la cantidad como de la calidad. En este sentido no hay que obsesionarse con cuántas hemos terminado, sino en cómo va el progreso de los que tenemos encima de la mesa.

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Cómo te ayuda una lista de tareas cuando tienes más trabajo del que puedes organizar

Si trabajamos desde casa quizás sea todavía más importante. No nos damos cuenta pero si no estamos solos el número de interrupciones, de distracciones que podemos tener se multiplican. Y al final nos damos cuenta que pasamos más tiempo trabajando que en la propia oficina para hacer lo mismo. ¿Es el trabajo desde casa el problema o somos nosotros que nos podemos o sabemos concentrarnos?

El trabajo se hace ahora para ser más competitivos cuando se recupere la normalidad

Las empresas que tienen menos trabajo pueden permitirse ir trabajando estos aspectos. Porque hacerlo cuando estamos a tope de trabajo es muy complicado. Son hábitos que tenemos que adquirir antes, para sacarles todo el partido justo cuando más lo necesitamos.

Luego están los procesos internos de las empresas. La mayoría de ellas saben en qué puntos fallan o pueden mejorar. La comunicación suele ser uno de ellos, la coordinación entre departamentos, etc. Es el momento de revisar estos procedimientos, reformarlos o crear otros nuevos y ponerlos en práctica.

Muchos de ellos tienen que ver con cuestiones de organización, de horarios o también el tipo de herramientas que se utilizan. Durante esta crisis muchas empresas se han dado cuenta de la necesidad de migrar alguna de sus aplicaciones a la nube, mejorar su sistema de atención al cliente o mejorar sus canales de comunicación. El objetivo no es otro que ser más cercanos sus clientes y poder trabajar mejor.

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La importancia de una excelente comunicación interna en mitad de una pandemia

Todo tiene que ir encaminado a estar listos cuando llegue un aumento del trabajo para ser más eficientes, más productivos, más competitivos. Esto nos hará tomar ventaja sobre otras empresas competidoras que mantendrán sus inercias perniciosas y acabarán por perder clientes. Por no hablar de que saldrán peor y más tarde de la crisis o mantendrán durante más tiempo la mochila de las deudas con las que se cargaron durante este periodo.

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El escritorio de un ordenador es un elemento muy importante su propietario, ya que se suele utilizar para organizar la información y programas que más se usan en el día a día. Es tan importante, que el escritorio puede marcar de forma clave la productividad que somos capaces de obtener.

El escritorio se caracteriza por ser lo primero que vemos cuando encendemos el ordenador. Aquí se crean accesos directos, enlaces que nos ayudan a abrir programas, carpetas y documentos de forma más rápida. Pero en ocasiones se convierte en un verdadero caos. Aunque el usuario dirá aquello de yo se donde está cada cosa.

Tipos de usuario según su escritorio

Podríamos hacer una pequeña clasificación de los escritorios que nos podemos encontrar como la siguiente:

• El bizarro con un fondo de pantalla que no permite distinguir donde están los accesos directos. Está muy bien que poner la foto de las vacaciones de fondo de pantalla, pero no tanto si luego no te permite encontrar la información o hay que forzar la vista para leer el nombre de un archivo.

• Horror vacui es el escritorio que está tan abarrotado que parece un cuadro de El Bosco, donde es complicado encontrar un hueco libre, hay detalles por todos lados y si alguien que no es propietario tiene que abrir un programa, mejor buscarlo directamente que tratar de encontrar el acceso directo en el escritorio.

• El escritorio papelera es aquel que el usuario utiliza para descargar o guardar archivos que va a necesitar inmediatamente pero que se quedan allí durante años, por lo general hasta que cambia de ordenador y decide hacer limpieza.

• El escritorio minimalista es aquel donde no se ven accesos directos, apenas un par de ellos. Sobre todo se utiliza para colocar una imagen que nos ayude a concentrarnos en un momento concreto, algo que puede ayudar a mejorar la productividad.

Lógicamente entre ambos extremos, el bizarro y el minimalista hay un término medio que es el más adecuado. Un mínimo de programas y documentos que utilizamos todos los días. Más allá de esto cualquier enlace o documento que se guarde en este espacio más que ayudar molesta.

Algunas soluciones para ayudarnos a organizar la información

La organización de nuestro espacio de trabajo es fundamenta. Hay algunas soluciones que pueden ser de gran ayuda, pero que no todo el mundo aprovecha.

• Programas anclados a la barra de tareas y al menú de inicio. Al fin y al cabo en la empresa no utilizamos al día más que cuatro o cinco programas, que serían los que podemos anclar a la barra de tareas. Los más frecuentes deberían estar anclados al menú de inicio.

• Utilizar una imagen de fondo para organizar la información. Mis favoritos son los que tienen un color sólido, que ayudan a localizar archivos, programas, carpetas de forma rápida. Incluso podemos crear espacios para archivos provisionales o tareas pendientes.

La tendencia a sobrecargar el escritorio a tenerlo todo a mano al final hace que deje de ser útil. Con Windows 10 y la posibilidad de tener más de un escritorio se han abierto más opciones, o más espacio para seguir añadiendo accesos directos, según se mire. Y vosotros, ¿cómo utilizáis el escritorio de vuestro ordenador?

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Son muchos los libros que se han vendido a lo largo de los años donde el 'protagonista' era el NO. Saber decir no. Cómo gestionar situaciones en las que regalar un no a una persona, no resultara ni estresante ni una carga de sentimiento de culpa.

Es imposible agradar a todo el mundo. En lo personal y en los negocios. Cuando nos convertimos en trabajadores, compañeros o amigos que nunca saben decir no, al final sólo lograremos cargarnos de proyectos o compromisos que no podremos cumplir.

Imaginemos a una persona que trata de establecer una relación cordial con un nuevo amigo. Detesta acudir a museos, pero por agradar y resultar simpático, acepta.

Lo más grave en esta situación es que el sujeto pierda dos horas de su vida, o quizás le agrade algún cuadro de lo que vea, pero la sensación que le quedará es la de haber hecho algo por obligación.

Una obligación que se ha impuesto. Su incapacidad para decir no, le llevará a vivir momentos similares, y ese intentar agradar sólo demuestra una inseguridad y temor para imponer sus opiniones o gustos.

Traslademos el escenario al trabajo

• Decir sí en el contexto laboral conllevará una carga de trabajo extra. ¿La razón? Un jefe que observa a un empleado siempre dispuesto a colaborar en cualquier proyecto, le otorgará cada vez más responsabilidades.

• Sin dejar de cumplir con nuestras obligaciones, deberíamos evitar dar excesivas explicaciones cuando por alguna razón, nos resulte imposible realizar una tarea. Saber defender un no, es sinónimo de confianza y un buen gerente lo agradecerá.

• Apuesta por la comunicación. No hay que dar por sentado que los demás nos leerán el pensamiento, ni que tendrán una mala reacción ante nuestra negativa. Un no bien argumentando evitará un trabajo final de peor calidad.

• En cuanto a las relaciones con los compañeros, también mejorará. Confundir el compañerismo con hacer las tareas de los demás, es un error que conllevará un desgaste emocional. Como a los buenos amigos, un 'no' a tiempo, demostrará que tienes tus propias opiniones y un espacio que deben respetar. Empezando por uno mismo.

Conclusión

Atreverse a decir no será positivo para ti y para el desarrollo de tu trabajo. Requiere un entrenamiento y tener un concepto claro: fuera el sentimiento de culpa.

Tómate tu tiempo antes de involucrarte en un proyecto. Esta técnica te hará ganar tiempo para encontrar una respuesta (siempre educada y gentil) con la que argumentes la razón para no poder colaborar. Las respuestas rápidas, sin meditar antes si te cuesta ser asertivo te harán caer en un 'sí' que no deseas y que te hará sentir mal a la larga.

Huye de las justificaciones. Si uno no puede, no puede. A más justificaciones, más valor le quitarás a tu negativa.

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La productividad es una de las aspiraciones de toda empresa. Lograr sacar más trabajo adelante utilizando menos tiempo. Esto lo podemos lograr mejorando las herramientas que tenemos para trabajar, pero también con técnicas que nos ayuden a mejorar la productividad en la empresa, que como todo se puede entrenar y adiestrar para mejorar los mecanismos.

Una vez que ya hemos tocado techo con las herramientas que tenemos disponibles es el momento de empezar a pensar en otros programas que nos ayuden a mejorar, pero también alguna inversión en hardware, que permita hacer el mismo trabajo de forma más rápida. Este momento suele ocurrir cuando nos damos cuenta que nosotros vamos por delante de la herramienta que utilizamos, es decir, somos más rápidos que el ordenador que utilizamos o tenemos una máquina para hacer un trabajo concreto que nos retrasa.

Coordinación y organización

Este es uno de los aspectos básicos que podemos mejorar en casi todas las empresas. Por un lado tenemos la coordinación entre los distintos departamentos, donde son muchas las horas que se pierden a lo largo del año por malos entendidos, falta de coordinación entre diferentes empleados de la empresa que participan en un mismo proyecto.

Establecer los flujos de trabajo adecuados para nuestra organización ayuda a reducir estos malos entendidos y que a cada departamento le llegue el trabajo justo cuando tiene que intervenir. Si disponemos de herramientas que faciliten la creación de estos flujos será más sencillo, ya que se irá notificando a los distintos departamentos, se pueden ir creando hitos, etc.

Por otro lado está la cuestión de la organización del trabajo es fundamental. A veces queremos atacar muchos frentes a la vez, sin lograr avanzar en ninguno de ellos. Pero también solemos subestimar el tiempo que necesitamos para realizar un trabajo. Siempre pecamos de poner menos horas de las que luego se dedican y esto implica que se proyectan menos horas de las que al final se dedican. El resultado provoca que empecemos con retraso el siguiente proyecto.

Reuniones cortas y efectivas

En este sentido las reuniones de empresa son uno de los ladrones de tiempo que si no se organizan de forma efectiva suponen un gran problema. Creo que he probado a lo largo de años diferentes fórmulas y las más efectivas han resultados ser las reuniones cortas, de no más de 15 minutos y con un orden del día prefijado muy claro.

Se pueden hacer tantas como se necesiten para coordinar y organizar un trabajo, pero no se deben alargar. Después hay que salir con una conclusiones claras, que ya podemos pasar por correo electrónico a todos los intervinientes para que quede claro el plan de ruta que ha salido de la misma.

Si tienen que intervenir empleados o responsables desde distintas ubicaciones la videoconferencia es la solución perfecta, pero todos tienen que tener reservado tiempo en sus agencias y una infraestructura adecuada para que se efectúe sin interrupciones. Hay que evitar en la medida de lo posible perder tiempo y dinero en desplazamientos.

Reducir las interrupciones

Por lo que se refiere al trabajo personal es importante tratar de establecer técnicas que eviten las interrupciones. Es mejor dejar el teléfono descolgado, avisar que no nos pasen llamadas durante 25 minutos y dedicarlos en exclusiva a hacer un trabajo que de otra forma acaba por dilatarse más de una hora porque hemos tenido que charlar durante cinco minutos con tres clientes diferentes.

Es fundamental aprender a manejar las urgencias de los clientes y poco a poco tratar de gestionar una agenda que nos permita trabajar durante ciertos intervalos sin ser constantemente interrumpidos. Devolver las llamadas y los mensajes una vez acabado el trabajo pendiente y volver a concentrarnos en la siguiente tarea.

Esta es la parte más complicada de entrenar, ya que no sólo influye a nivel interno, sino también con empresas y clientes con los que nos relacionamos y por eso requiere de un constante tira y afloja entre el cliente que quiere ser atendido inmediatamente y la necesidad de hacer las tareas que otro nos ha pedido, por lo que prestar atención a uno necesariamente significa dejar de trabajar para otro.

Utilizar técnicas de productividad personal

Una vez que cada empleado tiene su trabajo asignado ya es una cuestión de organización personal que la empresa debe fomentar y premiar. Aquí tenemos que utilizar técnicas de productividad personal para ayudar a mejorar el trabajo, la concentración y ser más efectivos. Un ejemplo es la técnica Pomodoro para cuando es más complicado concentrarse en una tarea.

Si no disponemos de una herramienta común para la organización del trabajo tendremos que utilizar una lista de tareas, ya sea personal o para el departamento, donde queden fijados los trabajos que tenemos pendientes. Esto nos servirá para no olvidar tareas y en caso de que alguien se encuentre saturado que otro pueda ocuparse de ella.

Aquí cada uno tiene que aprender a organizarse para afrontar su trabajo con la mayor rapidez y efectividad posible. Muchas veces no es sencillo concentrase en entornos de oficinas abiertas, donde todo el mundo te puede pedir algo en un momento concreto, hay movimiento por la sala distracciones que te hacen perder el hilo, etc. Por eso tenemos que concentrarnos, trabajar para abstraernos de todo este movimiento a nuestro alrededor y acabar nuestro trabajo de forma rápida.

Descansos adecuados después del trabajo

Por último gestionar nuestros descansos de forma adecuada resulta fundamental. La concentración en una tarea y la cantidad de tiempo que podemos estar al 100% es limitada. Nuestro cerebro necesita fases de compresión y descompresión, de máxima concentración y de relax. De no pensar en nada del trabajo...

Por eso es fundamental no sólo descansar los fines de semana, sino tratar de olvidarnos del trabajo cuando salimos de la oficina, cuando cerramos el ordenador, etc. Nada de mirar el correo en el móvil nada más levantarse, de contestar correos a deshoras, etc. Todo esto facilita que lleguemos al trabajo más frescos, con la mente más clara y seamos capaces de resolver mejor los problemas.

No hay que afrontar todos estos puntos de golpe. Podemos concentrarnos en uno de ellos y cuando hayamos logrado mejorar, pasar al siguiente. Una vez que hemos mejorado la forma de trabajar es el momento de evaluar que herramientas nos ayudarán a mejorar la productividad mejorando la organización, coordinación, flujos de trabajo o favoreciendo la productividad personal.

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Aprender a administrar nuestro tiempo es una habilidad que hay que adquirir a base de práctica para desarrollar rutinas que nos permitan ser más productivos.

Si no somos capaces de hacerlo nuestro rendimiento laboral y profesional se resentirá pero nuestra vida personal también, sin olvidar, el estrés y malestar que nos producirá.

Hay sencillas prácticas que nos ayudarán en nuestro día a día y nos permitirán ser más eficaces.

Consejos para gestionar nuestro tiempo

• Llevar una agenda

Programar nuestra semana y nuestro día nos permitirá saber de antemano todos nuestros compromisos diarios y , por tanto, organizarnos mejor y conciliar nuestra vida personal y profesional.

• No asumir compromisos que no se puedan cumplir

Es decir, si tienes que decir que no a una reunión o a un plan, se dice y se proporne una alternativa, porque en caso contrario, conseguirás llenar tu agenda de compromisos que se solapan y, por tanto, de imposibles.

• Aprender a priorizar

Ni todo es urgente ni todo es importante, no hay que olvidarlo. Si no somos capaces de distinguir lo urgente, lo importante tendremos un importante problema que nos complicará nuestro día a dia y acabará por ser completamente improductivos y nos obligará a dedicar más tiempo a todas nuestra tareas.

El principal problema que se nos presenta cuando no sabemos llevar nuestra agenda es que las tareas se nos acumularán y, al final, todas y cada una de ellas serán urgentes, por lo que afrotaremos un escenario difícl de gestionar.

Imagen | David, Bergin, Emmet & Elliot En Pymes y Autónomos | Ser profesional y productivo

Vivir sin jefes o, al menos, sin tantos de ellos puede ser una utopía. Sobre el papel es un imposible para muchas pequeñas compañías. Sin embargo, hay quien lo está llevando a cabo. La norteamericana Zappos es una de las primeras empresas que adoptó la llamada holacracia. Y, ¿cómo ha sido la vida en este tiempo?

En un reportaje en Business Insider, la compañía, adquirida por el gigante Amazon, cuenta cómo ha sido el proceso a través del cual han logrado que más del 80% de su plantilla esté incluida en esta nueva fórmula, más horizontal y flexible.

¿Cómo se ha organizado el trabajo para ese 80% de la plantilla? Principalmente, a través de círculos en los que cada uno de los trabajadores de la empresa tienen varios roles asignados según los objetivos marcados a priori. Cada uno de ellos reporta siempre al resto de sus compañeros en el grupo, de igual a igual.

Pese a que la filosofía es reducir el número de jefes, no han desaparecido del organigrama. Hay responsables... aunque menos. No hay ausencia total, pues se reparten en los distintos círculos lo que ellos denominan 'lead link'. No son más que trabajadores que deben asignar roles dentro de los equipos.

Y en esta estructura marcadamente horizontal, ¿cuál es el rol del CEO, Tony Hsieh? Según explica un responsable de la firma, es el líder más importante dentro del círculo más amplio, que es la junta formada por 10 miembros. Pero, además, tiene muchos más roles repartidos por el resto de grupos. Pese a ello, en apariencia no dista mucho de la estructura directiva de una firma 'tradicional'.

Cada trabajador es diferenciado por sus roles y no tanto por su cargo. De hecho, éste desaparece internamente, pues el objetivo es eliminar la división vertical del trabajo. Sin embargo, externamente es difícil mantener esa apuesta. Vivimos en una sociedad en la que los títulos de los empleos siguen siendo importantes y por esa razón es difícil desprenderse de ellos totalmente.

La conclusión es que, pese a los intentos, la organización sin jefes es, a la luz de la historia de uno de sus precursores, un reto tan complicado como interesante.

En Pymes y Autónomos | La holacracia o la ausencia de jerarquías en la empresa... ¿Una utopía?
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Cuando hablamos de productividad en las empresas se suele poner el foco directamente en el trabajador. Y quizás es un planteamiento equivocado, o por lo menos incompleto. Porque muchos de los problemas que tiene la empresa para mejorar su productividad tienen que ver con la organización, asignación de tareas, sistemas para medir el trabajo o la calidad de éste.

Y también es algo cultural. Un empleado puede estar de nueve a cinco sin levantar los ojos de la mesa enfrascado en su tarea. Llega su hora de salida, recoge y hasta mañana. Otro empleado, ha llegado una hora antes, ha estado levantándose constantemente, es el rey de los pasillos y la máquina de café, cuando llega su hora de salir, todavía tiene trabajo pendiente que seguramente no acabará hasta que se vaya el jefe. ¿Quién es más valorado en la empresa?

Algunos problemas o carencias en la organización interna de la empresa

Voy a señalar sólo alguno de los más habituales en muchas empresas:

• Tenemos un horario de atención al cliente que cumplir, algo que me parece perfecto, pero esto no significa que en las horas donde sabes que no va a entrar nadie, no tengamos tareas preparadas para realizar en este momento. Es imprescindible medir este flujo de clientes en las horas valle de nuestro negocio o empresa para poder organizar otras tareas de backoffice para hacer en este horario.

• El teletrabajo no se implanta porque es un lío organizar así el trabajo. Además, ¿quién nos dice que están trabajando en su casa las horas que corresponde? En ese caso tenemos un problema. Si un trabajador es capaz de hacer una tarea en media hora y en la oficina dobla el tiempo que dedica a ella, estamos haciendo algo muy mal. Es imprescindible medir de forma adecuada el tiempo que nos lleva cada tarea que tenemos asignada.

• Internet es una fuente de distracción. Y aquí lo consideramos en un aspecto amplio, tanto desde el ordenador del puesto de trabajo como desde el smartphone particular del empleado. Internet es una herramienta que nos ahorra mucho tiempo, si se utiliza para el ocio personal, es que no se está dimensionando bien este puesto de trabajo y el empleado puede realizar más carga de trabajo de la que tiene asignada.

• No se mide la calidad del trabajo, donde la labor de supervisión muchas veces no se realiza de forma adecuada, ya sea de forma interna o, si es necesario, por parte de una empresa externa. Esto hace que muchas veces se pierda el tiempo y las tareas se hacen en el último momento, de forma rápida y de cualquier manera.

• No se da prioridad a las tareas, simplemente se dice lo que tenemos que hacer, pero no se organiza el día a día. De nada sirve una reunión trimestral si no se realiza un seguimiento en corto de las tareas y se da prioridad a las más importantes.

• No se implantan flujos de trabajo eficaces, que permitan que el trabajo de un departamento suponga un complemento para otro con el que tiene relación, no una carga extra. Si los flujos están bien definidos, engrasados y estructurados, cada departamento realiza su trabajo y ahorra tiempo al resto de la empresa.

• La empresa no cuenta con las herramientas adecuadas por lo que muchas veces se está trabajando de forma ineficaz, haciendo el mismo trabajo varias veces, o sacando adelante el mismo a base de echar horas y horas. Es importante contar con una herramienta que nos ahorre tiempo, no que nos de más trabajo del que nos quita.

• Empleados y jefes tienen distintos objetivos que cumplir. En muchas empresas se establecen incentivos como forma de motivación para lograr un objetivo. Pero a veces se priman objetivos diferentes en empleados y jefes, de forma que cada uno tira para su propio interés y al final no se cumple ninguno de ellos.

• Los objetivos no son realizables y los incentivos no son atractivos. La motivación para los empleados, para que mejoren en su productividad simplemente significa que tenemos que conseguir convencerlos que hagan algo que realmente no quieren hacer. Un esfuerzo extra sobre lo que consideran aceptable. Si los incentivos que se ofrecen no parecen alcanzables o no son atractivos, no supondrán una motivación extra.

Mejorar la productividad supone un esfuerzo que muchas empresas no quieren asumir

La sensación que me queda en muchas empresas es que mejorar la productividad no es una prioridad. Ya hay una dinámica creada que es complicado romper y cuando llegan cargas de trabajo más altas, simplemente se echan más horas, pero no se trabaja de forma más eficaz, se busca una mejor organización, etc.

En Pymes y Autónomos | La crisis aumenta la productividad en España

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Hace unos meses, la revista New Republic recopilaba en un artículo los quince cargos laborales más absurdos en Norteamérica. 'Profeta digital', 'Jedi del retail', 'Director de Inspiración', 'Héroes de la Felicidad'... Muchos han surgido en compañías tecnológicas y, según el autor, como forma de hacer aún más interesante el puesto de trabajo.

Más allá de que pueda resultar, cuando menos, curioso que alguien ocupe el puesto de 'Retail Jedi' en su empresa de comercio electrónico, sí que pone el acento en algo: la necesidad de colocar (o no) un cartel con título a cada uno de los puestos de trabajo necesarios en una compañía.

Y sobre este asunto reflexionaban hace un par de meses en el blog 99U en un artículo cuyo titular es rotundo: "Matemos a los títulos profesionales". En él, resaltan que estos nombres representan un vestigio del pasado frente a un horizonte que está cambiando rápidamente. "Nuestras industrias empiezan a no tener pequeñas líneas ordenadas que separan esos puestos".

Según su opinión, el puesto en una gran empresa no es más que una forma de colocar un sueldo, un lugar en el organigrama y un poco de 'atractivo' el trabajo y las responsabilidades. En una pequeña, en muchas ocasiones, es una mera continuación con la 'tradición' pues la división en compartimentos estancos de las tareas es una utopía cuando el equipo es reducido.

¿Tiene sentido que existan los títulos para los puestos de trabajo y responsabilidades? Sí, por supuesto que la organización interna de una compañía lo necesitará. Aunque, como resaltan en 99uu, no es menos cierto que la clave no debería residir en cómo se titula a lo que se hace, sino en lo que efectivamente se hace.

En Pymes y Autónomos | ¿Cómo convertir tu trabajo en un puesto deseado?
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Trabajar en casa es una odisea. Lo hemos comentado en varias ocasiones. Desde el punto de vista de la gestión de tareas, desde cómo establecer un horario y fomentar la disciplina, alejarnos de lugares que asociamos al ocio o descanso dentro del hogar, etcétera.

Pero esa pérdida inocente a priori de minutos entre llamadas ajenas al trabajo, conversaciones en el ámbito familiar y demás, no sólo se dan en los trabajos que se realizan desde casa sino en las empresas, y el resultado puede ser nefasto, sin organización no se puede ni se debe trabajar.

Tiempo atrás nos resultaría extraño hablar de estos temas. Uno podía dejar volar la imaginación y dejar de ser productivo, pero hoy día existe una delgada línea roja entre trabajo y ocio.

El teléfono como animal de compañía

Estudios recientes demuestran que atender a mensajes y correos durante el horario laboral disminuye la concentración y nos hace menos listos. Confundimos lo social con lo laboral porque ambos se encuentran en el mismo soporte.

Asistir a una reunión y que el gerente u otra persona con responsabilidad se dedique a estar mirando una pantalla es una falta de respeto para los demás, pero sobre todo para el cliente. Además de una pérdida de dinero de la que seremos conscientes al finalizar el ejercicio. Son las llamadas reuniones inútiles. Tal vez existe un guión pero nadie se sabe sus frases.

Hoy no me ha cundido el día

Esa sensación es habitual. Sobre todo cuando la herramienta de trabajo incluye el estar conectado a la red. A veces, hemos perdido horas en contestar a ese amigo que nos ha enviado un mensaje "urgente", hemos revisado varias veces nuestro correo y con ello, perdido la capacidad de concentración y un tiempo valioso.

Por esta razón, nuestro cerebro nos engaña. Pensamos que no nos hemos movido del sitio y que a pesar de ello apenas hemos cerrado los cuatro asuntos que teníamos planeados para ese día. La distracción elegida, nos obliga a volver a concentrarnos en la tarea anterior perdiendo eficacia.

Conclusión

En casa como en una oficina, tengamos claro un aspecto, al finalizar la jornada no cuenta las veces que hemos abierto el correo y consultado si había alguna novedad, sino el pasado: los encargos que nos hicieron y que debemos cerrar.

Ni todas las llamadas ni todos los mensajes son tan urgentes. La multitarea está sobrevalorada, sobre todo cuando no repercute en un trabajo finalizado.

Pensemos en aquel que entrega su examen en una prueba el primero, casi todo el mundo lo mira entre extrañado y mal pero luego aprueba. ¿Qué buscamos productividad o calentar la silla?

Lo peor de todo es que esta forma de trabajar es la preferida por la mayoría de los gerentes que desean ver a alguien hasta las nueve en la empresa en vez de a una persona resolutiva y eficaz que no necesite estar diez u once horas.

Vía| Expansión

En Pymes y Autónomos|Simplificar la organización del trabajo, la llave maestra de la productividad,Los problemas al gestionar las tareas desde la bandeja de entrada del correo

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Es una de esas reglas universales para la organización personal y laboral. Se basa en el sistema 'Getting Things Done' (GTD) planteado por el experto en productividad David Allen. Su ejecución es bien sencilla: todo lo que necesite poco tiempo (dos minutos como medida genérica) hay que hacerlo de inmediato.

¿Por qué una regla así? La justificación que hay detrás es básicamente el ahorro de tiempo. En teoría, los minutos que se consumen al pensar, plasmar en una lista y, posteriormente, consultar y ejecutar esa tarea son muchos más que los que se necesitan para ejecutar en el momento el trabajo.

Esta es una regla que se puede aplicar en la organización de la empresa y que tiene varias ventajas. Evita la procastinación (ir posponiendo una y otra vez los trabajos pendientes) y permite abordar tareas que no gustan con mejor predisposición; permite reducir la cantidad de temas pendientes, y, además, te obliga a marcar un límite temporal y ser mucho más efectivo.

Pero, en el otro lado hay un riesgo: ir apagando pequeños 'fuegos' continuamente, sin avanzar y evitando abordar trabajos importantes. La teoría, incluida en el sistema GTD de Allen, hace una salvedad y es que esa ejecución en dos minutos se debe hacer en el momento de planificación de tareas y no durante toda la jornada laboral. No hacerlo así puede convertir a quien lo practica en un 'bombero' muy atareado, pero que no aborda los frentes realmente importantes.

Hay quien señala la utilidad de esta 'regla' para crear hábitos y rutinas que tengan influencia positiva en los resultados del día a día (tanto en la empresa como en el plano personal). Para ser más efectivo, para organizarse mejor...

Esta es una regla archiconocida. Su aplicación tiene lógica y ayuda. Pero ni es un principio universal, ni hay que tomarlo al pie de la letra.

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