La telefonía móvil ha evolucionado muy rápido. Y lo cierto es que hoy se da la paradoja que en muchos casos tu móvil tiene más memoria que el ordenador con el que trabajas. Hoy es sencillo encontrar smartphones con 6 GB de memoria, mientras que vemos como todavía hay muchas estaciones de trabajo con 4 GB de RAM y menos todavía.

Y lo malo es que muchas veces el mismo que tiene que decidir sobre la adquisición o renovación de los equipos informáticos es el que está renovando su smartphone casi cada año porque se queda obsoleto, es lento, tarda en abrir aplicaciones, etc. Al final estamos muchas veces trabajando durante ocho horas con un equipo que ralentiza nuestro desempeño.

Pero eso sí, las imágenes, los vídeos, lo que nos llega al teléfono lo abrimos sin demora. Esto es especialmente grave en aquellos casos en los que el empleado está anclado a la oficina. Si la mayor parte de tu trabajo lo haces con un ordenador, hay que priorizar y potenciar esta herramienta. Un pequeño retardo en una tarea reiterada que se realiza cada día, suponen muchas horas perdidas a lo largo del año.

Caso distinto es el de un comercial, que puede estar la mayor parte de su jornada fuera. Aquí si es intersante que el smartphone sea rápido, de gama alta y ágil para que pueda trabajar. Aunque aquí hay que tener en cuenta cómo trabaja la empresa. Si el móvil se utiliza para la mensajería instantánea, correo electrónico y poco más tampoco se necesita un smartphone de última generación, más allá de una cuestión de imagen.

Si nuestra empresa no está en la nube, no dispone de apps con las que los empleados puedan realizar parte de su trabajo, no se le sacará partido a un smartphone, por muy potente que sea. En este caso la inversión se convertirá en un gasto, ya que no devolverá en forma de mejora de productividad el coste del terminal.

Es cierto que un smartphone es mucho más visible que una estación de trabajo que está debajo de una mesa en la oficina. Pero lo importante es ver dónde se invierten mejor nuestros recursos para que los empleados tengan herramientas más capaces que permitan realizar sus tareas de forma más ágil.

En Pymes y Autónomos | ¿Y quién controla el uso de tu smartphone privado en la empresa?

Imagen | niekverlaan

Dentro de las muchas variables que toda empresa tiene que tener en cuenta para mantener un espacio de trabajo agradable y propicio para que sus empleados trabajen de manera eficiente y óptima, la iluminación es una de las más importantes.

Y es que la iluminación es un elemento fundamental en la configuración de los puestos de trabajo, ya que suele ir asociada con trastornos de la visión, problemas de salud y un pobre rendimiento en el trabajo. En concreto, el trabajo con los ordenadores puede influir bastante en la fatiga visual. Por todo ello, es imprescindible mantener una iluminación acorde a las características de cada puesto de trabajo.

Son muchas las ocasiones en las que nuestro puesto de trabajo no contará con amplias ventanas que permitan pasar a la luz solar ni tampoco se utilizarán lámparas de luz distribuidas de manera uniforme entre todo el espacio de trabajo. De hecho, en muchas ocasiones, tendremos que trabajar prácticamente a oscuras o con muy poca luz o, peor aún, con luces artificial mal situadas que se reflejen en las pantallas del ordenador y produzcan molestos reflejos.

Por todo ello, se hace necesario utilizar lámparas que no tengan una iluminación demasiado elevada ni demasiado baja, si no un punto intermedio y adecuado a las tareas que se van a realizar. Además, es recomendable colocar las lámparas uniformemente a lo largo de todo el área de trabajo para, de esta manera, distribuir la iluminación. Siempre podemos utilizar lámparas de escritorio individuales en caso de que una persona crea que la iluminación es insuficiente.

Además, y como la luz natural puede ser, sobre todo en primavera y verano, muy molesta, se pueden utilizar persianas para controlar el nivel de luz que entra por las ventanas. Otra opción es utilizar colores neutros en nuestra oficina que eviten los reflejos ya que, pintando nuestra oficina con colores más oscuros puede hacer que los rayos de sol se reflejen mucho más con los trastornos que ello puede ocasionar.

En cualquier caso, es imprescindible que nuestro espacio de trabajo disponga de una luz adecuada. Una buena iluminación previene dolores de cabeza y hace que nos sintamos más cómodos y, por tanto, seamos más eficientes en nuestro puesto de trabajo.

En Pymes y Autónomos | Salud laboral con ordenadores (I): el entorno de trabajo Imagen | Paladin27

Recientemente he observado algunos cambios en la relación del jefe con sus empleados tras recibir este último un equipo portátil por parte de la empresa que me han resultado cuanto menos curiosos, y hoy quiero compartir con ustedes.

De entrada he de decir que siempre que se pueda me parece totalmente positivo y disruptivo que se vayan implementando equipos portátiles en lugar de ordenadores sobremesa en las empresas, puesto que presenta grandes ventajas como la posibilidad de tele trabajar, atender una petición cuando por algún motivo el trabajador no se encuentre físicamente en la oficina, o para ejecutar una tarea con carácter puntual en un fin de semana.

El análisis que voy a desarrollar trata sobre esta última cuestión, la realización de tareas durante el fin de semana por el hecho de poseer un equipo portátil. Hay que partir de la base que el fin de semana es el período reglamentario de descanso del trabajador, y por tanto, salvo circunstancias muy puntuales no podemos obligar a los miembros del equipo a realizar ningún tipo de tarea fuera de su horario. Bien es cierto que a veces las circunstancias lo requieren, y por tanto, sean bienvenidos los equipos portátiles.

El problema surge cuando pedimos a nuestro empleado que realice un trabajo durante el fin de semana y no se trata de una tarea 'crítica'. ¿Por qué? Porque para un jefe siempre es tentador pedir más trabajo cuando un equipo responde (un trabajador difícilmente dice no, y menos en las circunstancias actuales), de tal manera que lo que se pide una primera vez como un favor, luego se convierte en un deber, para finalmente convertirse en una obligación. Deteriorando mucho las relaciones laborales y perjudicando la 'calidad de vida' del equipo, que empieza a disminuir su productividad, bien porque las jornadas laborales se extienden más allá de su jornada, o bien por las incomodidades y tensiones que este hecho representa.

En conclusión, lo que recomendaría es la realización de un uso racional de los mismos, aprovechar sus ventajas sin abusar de su potencial, siendo necesario recordar que aunque el equipo sea portátil, y se pueda realizar técnicamente una tarea en cualquier momento y lugar, detrás hay una persona que tiene una vida y a la que tenemos que respetar.

En Pymes y Autónomos | Herramientas de productividad: no nos volvamos locos Imagen | lordferguson

Tras un accidente el empresario de la siguiente historia pierde parcialmente la memoria, retrocede tecnológicamente 25 años, y si ya no tenía pocas dificultades con la tecnología, que todos los avances actuales le parezcan nuevos, es toda una odisea.

Voy a relataros los problemas que le han surgido con el manejo de archivos y fotos, y dejo a vuestra imaginación los que tendrá con el teléfono móvil y demás.

Trata de aprovechar el fin de semana para ponerse al día, estos son algunos de los problemas con que se encuentra:

Organizando los archivos

Le han dicho que ahora todos los archivos están guardados en el ordenador, que así es más fácil encontrarlos porque están guardados en carpetas. Tras unas cuantas horas se rinde y decide dejarle una nota a su secretaria:

" Estaba intentando meter los A-Z en el ordenador, después del trabajo que me costó abrirlo, me encontré que ¡¡nos han robado los archivos!! Dentro del ordenador estaba todo desordenado, lleno de cables y cachivaches, pero ningún archivo.

No sé como haces para meter ahí los archivos, dices que tiene mucha capacidad, pero apenas me cupo un AZ, supongo que ahí solo meterás los archivos de diario, y que en algún otro sitio tendrás las copias de seguridad de que hablas"

Buscando las fotografías

Por lo visto ahora las cámaras de fotos ya no llevan carrete, las fotos las guardan en unas tarjetas que luego se meten en el ordenador y se pueden ver. Tras un rato trasteando decide dejarle otra nota a su secretaria:

"He encontrado una tarjeta de fotos, se que es una de ellas porque pone Compac flash por fuera. No se como pueden caber ahí muchas fotos, será que los negativos ahora tienen muy poco espesor; no me atreví a abrir la tarjeta por si se velaban las fotos, cuando conseguí abrir el ordenador la metí dentro, debajo del AZ, pero no se como hacer para poder ver las fotos, al menos he conseguido guardarlas en el ordenador"

Imaginaros lo que se podría sorprender si hubiese conseguido encender el ordenador...

En Pymes y Autónomos | Humor

Imagen |Germán R. Udiz

En el mundo de las licencias de uso de software estamos viviendo una auténtica revolución, y en el ámbito de las licencias de uso empresarial esta revolución no se esta quedando atrás, estamos pasando de un modelo de licencias muy costosas y de instalaciones complejas, a otro tipo de esquema, más de prestación de servicios en el uso de unas determinadas aplicaciones que no otra cosa.

El gran cambio en este ámbito se produce básicamente partiendo del concepto del que tantas veces hemos hablado, es decir, trabajar en la nube. Así, mientras en un pasado cercano todas las aplicaciones que deseábamos utilizar debíamos instalarlas en nuestro ordenador y entonces previo pago de la respectiva licencia que nos daba el derecho de uso podíamos utilizarlas, hoy esto está desapareciendo y está dejando paso a acceder directamente a los servidores del proveedor de software y desde el mismo previo pago del derecho de acceso y uso utilizarlo.

Este nuevo sistema que es aplicable tanto a programas de facturación, ofimáticas, así como en general a cualquier tipo de programa de gestión empresarial nos trae muchas ventajas y posibilidades. Desde poder pagar cuotas solo por el tipo de productos o servicios que precisemos sin necesidad de pagar licencias de uso completas, hasta el poder utilizar dicha aplicación, dicho software estemos donde estemos, sin limitación de encontrarnos o no es nuestro ordenador, ya que no se encuentra instalado en el mismo.

Todo ello a su vez conlleva una mayor seguridad en nuestros datos, pues en caso de perderse, estropearse o sufrir cualquier percance nuestro ordenador el software no se verá afectado, y por consiguiente limitando los posibles problemas que en muchas ocasiones se producían si teníamos una licencia de uso de un determinado software instalada en un determinado equipo y el mismo resultaba inoperativo o dejaba de funcionar. En ese caso, a veces era difícil reinstalar la misma licencia en otro equipo y a veces ello resultaba imposible, debiendo abonar una nueva licencia si queríamos disponer de nuevo del programa.

Como vemos una ventaja en muchos aspectos, que bien es necesario de irnos planteando de empezar a adaptar a nuestras empresas, pues supone todas estas ventajas mencionadas y muchas más, pero sobretodo nos supone como ya he dicho dejar de pagar mucho dinero, en ocasiones cantidades muy importantes, para pasar a pagar cuotas de acceso mensuales o por uso, que nos dan una flexibilidad y una reducción de costes mucho mayor.

En Pymes y autónomos | El cloud computing como modelo de ahorro de costes en las pymes Imagen | striatic

Muchas veces hemos visto que tal edificio de última tecnología, o cualquier otra cosa han sido “diseñados por ordenador”. Los que no trabajan habitualmente con ordenadores, pero incluso, y esto es más sorprendente, algunos que si lo hacen, creen que el ordenador es capaz de hacer cosas con sólo pulsar un botón.

El software mágico no existe, los ordenadores y el software son meras herramientas que facilitan el trabajo, pero no lo hacen por sí mismas. El problema aparece cuando el empresario o el cliente no es consciente de esta realidad.

Todos hemos sufrido en nuestra experiencia profesional a alguno que cree que eso que nos está pidiendo, se puede hacer pulsando una tecla del ordenador, usualmente piensan que con darle a la tecla “imprimir”, ya está ese informe listo, o ese proyecto, o lo que sea. No sé qué ordenadores habrá visto esta gente, pero yo aún no he encontrado ninguno con la tecla imprimir, lo más parecido en Windows es la combinación ctrl+P (que mucha gente no sabe ni que existe).

Esa falta de conocimiento sobre las posibilidades de los ordenadores provoca situaciones no deseables en la empresa, como la que a continuación describo:

El jefe te pide para mañana a primera hora una infografía como la que ilustra el artículo, pero con una resolución muy alta, como para poner en un gran cartel de obra. Partiendo de la base de que ya tenemos hechos todos los pasos previos, modelizado, colocación de luminarias, texturas, etc., y que solo queda ordenarle al programa que renderice; un ordenador convencional puede tardar entre 8 y 48 horas en renderizar la escena, si luego hay que procesarla con otros programas para adecuarle el fondo y terminar de adecentarla, puede ser un par de horas más mínimo (si teníamos algo de trabajo adelantado). Si el jefe se ha comprometido a tener esa infografía para mañana, lo más probable es que quede mal con el cliente y nosotros llevemos una inmerecida bronca.

La culpa en este caso no es del cliente por pedir imposibles, sino del jefe que no es consciente de que eso es imposible.

El software no es más que una mera herramienta, no suele bastar tampoco tener el programa más caro del mercado, ni el que renderice más rápido si el personal no lo sabe manejar.
Que alguien escriba un premio Planeta utilizando el Word, no significa que el Word sea capaz de escribir premios Planeta (y mucho menos dándole sólo a la tecla imprimir).

Tampoco es la solución
un sofware hecho a medida, por muy bien hecho que esté, si no hay alguien detrás manejándolo, no sirve de nada, ni siquiera aumenta nuestra productividad por muy bien programado que esté si quien lo usa no sabe todas sus características.

En Pymes y Autónomos | Estrés informático: otro motivo de pérdida de productividad
Imagen | Fran Carreira

Según ha avanzado la sociedad nos hemos ido dado cuenta de un principio tan básico y lógico como que las personas somos humanos en cualquier entorno, incluso en un lugar generalmente deshumanizado como la empresa. Esto supone saber que un empleado trae consigo sus problemas, motivaciones y aspiraciones personales. Es algo que aún estamos aprendiendo a manejar.

En tiempos de crisis damos pasos hacia atrás en este aspecto. Como si la humanidad fuera un factor de segunda división y olvidáramos todo lo aprendido al respecto, muchos trabajadores se ven obligados a bajar la cabeza como borregos y otros tienen que luchar por hacer valer sus derechos. Los ordenadores tampoco se quejan pero no luchan.

La robotización y mecanización son unos procesos que continúan avanzando en nuestros días y su introducción en áreas técnicas y estratégicas va siendo algo cada vez más posible. ¿La humanidad no es suficiente para la humanidad? ¿Mandará el mercado por encima de nuestra propia naturaleza? Reflexionar sobre el futuro significa replantear nuestro presente.

Uno de los grandes avances de la industria consistió en la mecanización de los procesos de fabricación. El éxito radicaba en lograr la eficiencia mediante la estandarización y esto llevado a la vertiente humana nos llevó a convertirnos en robots dentro de una cadena de montaje. Tanto fue así que las máquinas resultaron más eficientes y acabaron con miles de puestos de trabajo.

Escáners y lápices contables que contabilizan las facturas por nosotros, máquinas que responden nuestras llamadas telefónicas, robots que aspiran nuestra casa, cajeros que nos sacan la tarjeta de embarque en el aeropuerto y un largo etcétera. Las máquinas ya están aquí, entre nosotros, y siguen mejorando día a día.

No tienen la forma que veíamos en las películas de ciencia ficción de los años 50/60 pero aquí están. Mediante vamos entendiendo nuestra naturaleza intentamos evitar que tengan nuestros defectos para que no se quejen, no luchen, no tengan horarios, salarios ni derechos. ¿Cómo puede competir un empleado con esto? No puede, simplemente es sustituido.

Pese a lo que veíamos en la ciencia ficción no intentamos que las máquinas se parezcan a nosotros sino todo lo contrario y son muchas las personas las que deben renunciar a parte de su humanidad para poder sobrevivir en estos años que nos han tocado sufrir. No sé si el futuro se basará en una lucha entre la tecnología y los derechos humanos pero es algo que da que pensar. ¿Qué veremos antes? ¿Robots humanos o humanos robot?

Yo lo tengo claro pues lo único que sabemos realmente es que la especie humana, o al menos algunos, no renunciarán a una cosa: al poder. Y ya sabemos que muchos piensan que para lograrlo todo vale.

En Pymes y Autónomos | El toque humano | ¿Empleados, personal o capital humano? Imagen | Germán R. Udiz

Muchas veces los seres humanos pecamos en lo más sencillo, somos capaces de gestionar grandes cosas pero en lo más mínimo nos perdemos y lo dejamos siempre para otro día (hasta que ese otro día resulta que ya es tarde), y en la actualidad una de las peores cosas de la que nos podemos olvidar o dejar de realizar adecuadamente es el mantenimiento y protección de nuestros equipos informáticos (y similares) en general.

No soy experto informático, ni mucho menos, solo soy un usuario intensivo de todo tipo de aparatos relacionados con las nuevas tecnologías tales como portátiles, mini portátiles, smartphones y gadgets por el estilo que por medio de este breve y sencillo artículo quiere dar unas muy básicas pautas para la pequeña empresa y el autónomo, pautas tan básicas que parece mentira que aun sean minoría los que las realizan correctamente.

En el mercado existen multitud de recursos, productos y sistemas para proteger nuestros equipos, garantizar los datos que existen en ellos y para administrar la ingente cantidad de datos e información que generamos a través de los mismos, existes tantos y a veces le damos tanta importancia a otras cosas y tan poca a estas que se nos olvida de aplicar o incorporar cualquiera de estas soluciones.

No digo que se tenga que ser un neurótico obsesivo como el firmante que tiene permanentes copias de seguridad de todo lo que realiza en varios soportes físicos o “en la nube”, ni tampoco que se practiquen permanentes escaneos de seguridad y de mantenimiento a los sistemas, ni que todo ello se realice gastando centenares de euros, cuando hay que reconocer que en el mercado existen excelentes soluciones a muy poco o ningún coste, pero todo pequeño empresario y/o autónomo debería tener (además de todos los requerimientos personales que pueda precisar) estas tres premisas grabadas en fuego en su actividad diaria profesional:

Garantizar la estabilidad y buen funcionamiento de los sistemas por medio de los programas y mecanismos que los permitan tener en un óptimo, estable y seguro estado de funcionamiento.

Garantizar la recuperación de los datos en caso de incidente, avería, accidente o catástrofe. Nada más preocupante, peligroso o doloroso que perder información de relativa o crucial importancia.

Disponer de toda la información en modo externo para poder acceder de forma ágil a toda la información interna de los sistemas, léase disponer en un lugar externo y seguro de todos los recordatorios de usuarios y claves, unidades externas o gadgets a mano para ser utilizados rápidamente.

No hace falta decir que todo esto son simples indicaciones básicas, que cada uno deberá adaptar según sus necesidades propias y que para solucionar cada una de las necesidades aquí expuestas existe siempre una o más opciones, muchas veces combinables entre si. Ahora bien tendríamos que tener como premisa básica que el mantener estas necesidades salvaguardadas sea realizado de una forma segura y que no entorpezca o limite nuestro funcionamiento diario.

En Pymes y Autónomos | La importancia (vital) de hacer copias de seguridad de nuestros datos
Imagen | furilo

Cuando se dice que una empresa o profesional debe de ser eficiente y adaptado a los nuevos tiempos se refiere a muchos atributos, pero si uno de ellos destaca por encima de todos probablemente ese es el que realice un uso intensivo de las nuevas tecnologías.

Y aquí, en la simple mención de nuevas tecnologías donde aparecen las primeras diatribas, ¿Qué son las nuevas tecnologías?, ¿tener equipos informáticos?, ¿móviles de última generación?, si y no, evidentemente que estar adaptados informática y telefónicamente es indispensable pero no solo eso, nuevas tecnologías por definición es todo aquel avance tecnológico que nos ayuden en la mejora de algún sistema o proceso, por ello será importante que estemos lo mas adaptados posibles en todos los ámbitos en los que nos desarrollemos.

Pero si aun y lo dicho anteriormente nos centramos básicamente en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (las TIC) es importante hacer algunas consideraciones al respecto:

Muchas empresas o profesionales pueden cometer el error de no adaptarse a los nuevos entornos tecnológicos que las TIC nos facilitan y no aprovechando todas las ventajas que ellas nos ofrecen, ello nos hace perder competitividad, eficacia y en definitiva nos condena a un segundo plano y probablemente al ostracismo o fracaso profesional o empresarial, pero igual que hay que decir esto también hay que decir lo que se reflejara en las líneas siguientes.

Hacer un nulo o deficiente uso de las TIC en nuestras carreras profesionales o en el seno de nuestras organizaciones supone un error muy grave, pero también es un error dotarnos de unos mecanismos tecnológicos que estén sobredimensionados a lo que nosotros realmente precisamos, ello solo nos llevara a un gasto tecnológico inútil, pérdida de tiempo y capacitación permanente por recursos que posteriormente no utilizaremos.

¿Con ello quiero decir que hemos de limitar el uso de la tecnología?, no, no, ni mucho menos, hemos de hacer un uso intensivo de la misma, pero de la que precisemos, no será lo mismo si somos un autónomo o una empresa con 50 empleados y por tanto la estratificación estructural también será diferente, y lo que deberemos hacer simplemente es hacer un análisis previo de nuestras necesidad tecnológicas para que ni se sobredimensione la estructura que montemos ni tampoco que la mínima sea inferior a la que necesitamos.

En Pymes y autónomos | Personas y herramientas ¿Caminan al mismo ritmo? Imagen | sndrv

Cuando Hacienda llama a la puerta vía inspección, no suele ser usual que dicha inspección se practique en nuestras dependencias. Normalmente un notificador de la AEAT se persona en nuestro domicilio fiscal y nos entrega un requerimiento para que comparezcamos el día y hora señalados y aportemos la documentación que se nos solicite.

Pero también puede ocurrir que la inspección se lleve a cabo en nuestras propias dependencias y que el inspector o equipo que se deje caer en nuestras oficinas nos revise hasta los rollos de papel higiénico. ¿Qué hay que hacer en esos casos?

En primer lugar, si la inspección se va a llevar a cabo insitu y sin previo aviso, la unidad de inspección debe contar con una orden firmada por el órgano competente de inspección, si necesidad que sea un Juez quién autorice dicho extremo. Pero si dicha orden no existe, no tenemos porqué permitir la inspección.

Además, en dicha orden debe constar expresamente qué se va a consultar y de qué medios físicos existentes en la empresa se van a disponer. Por ejemplo, si en dicha orden no se especifica la comprobación de datos de mis equipos informáticos, los ordenadores no se tocan.

Antes, la propia inspección informaba de este extremo pero ahora, basta con el consentimiento expreso del contribuyente para que dicha información quede aportada a la inspección tributaria.

Por otra parte, todos los exámenes que se hagan de documentación, registros o equipos informáticos serán realizados delante del contribuyente y en sus dependencias, salvo que se autorice a la retirada del material a las oficinas de Hacienda.

Obviamente, si no quiero que información sensible sea suceptible de control por parte de ningún organismo, dicha información no debe existir, aunque también tenemos una opción puente como puede ser el archivo de documentación y registros informáticos en la nube.

Este extremo no está aún contemplado por la LGT ni los sucesivos reglamentos y el crackeo de una contraseña de un alojamiento web no es tan sencillo como parece. Además jugamos con la baza de la privacidad y desvinculación directa de la titularidad de los alojamientos.

Con lo cual, aquí tenemos un motivo de bastante peso para volcarnos por un buen alojamiento web de ficheros informáticos de carácter sensible frente a terceros. Incluso una cuenta Google sirve para evitar tener molestos papeles en la oficina y tiene una privacidad un poco más difícil de romper.

Vía | El Mundo
Más Información | Tecnología Pyme
Imagen | Selena Marie
En Pymes y Autónomos | Twin Docs gestiona tus documentos oficiales