Es inevitable, pasas por delante de una tienda y desde fuera se percibe luz. La luz que emana esas estanterías ordenadas, esas paredes limpias y bien pintadas, ese género bien colocado y te dan ganas de entrar, aunque sea sólo a mirar. Porque menos es más. Porque ante tanto caos, encontrar un oasis donde todo está en su sitio nos hace sentir mejor.

Por otro lado, existe una parte práctica obviamente. Podemos encontrar lo que buscamos con mayor facilidad. Evitamos sentir rechazo por dejadez o incluso no comprar algo porque sencillamente no lo vemos y no hay a quién preguntar. El orden tanto en una empresa como en tu lugar de trabajo es primordial.

El orden tanto en la empresa como en nuestro lugar de trabajo en casa, primordial

Dicen que orden que mantenemos en nuestros espacios personales o profesionales es el mismo que reina en nuestra cabeza, en nuestro interior.Si a nuestro alrededor todo está lleno de cosas sin organizar y que no son necesarias, reflejan una mente de pensamientos innecesarios.

También está esa otra manía de guardar objetos por apego, que puede ser un mal en una mesa de trabajo, sobre todo si lo hacemos desde casa. En una mesa donde se trabaja, sólo debería haber objetos relacionados con nuestro desempeño y algún adorno que no nos distraiga.

En Pymes y Autonomos

Mantener la concentración en el trabajo, el reto pendiente para ser más eficientes

Si resulta tan obvio, echa un vistazo a tu mesa o a tu local

Puede parecer de sentido común el mantener un espacio de trabajo ordenado, pero no siempre es así. Y esto conlleva primero,rechazo si se trata de un lugar al que acudimos. El desorden es sinónimo también de suciedad aunque todo esté reluciente.

Falta de agilidad para resolver un problema si antes de encontrar cualquier cosa, has de sortear objetos que no son necesarios. Tener tu espacio bien administrado es una cuestión de costumbre. Ese tipo de expresiones "tengo mi desorden personal pero lo encuentro todo" es un tanto absurdo.

El desorden genera estrés, cansancio e impide concentrarnos. ¿Cuántas veces nos hemos levantado de un respingo de la silla para poner todo en su lugar porque esas libretas, ese reloj o cualquier cosa nos estaba distrayendo?

A un cliente le sucede lo mismo. ¿Cuántos no se irán sin comprar nada porque lo que venían a buscar está oculto bajo una maraña de prendas o de productos que nada tienen que ver con la sección en la que se encuentran? El orden no es un tema baladí, significa pérdidas de dinero y de tiempo.

Imagen|Pixabay

Repasando un libro sobre liderazgo me sorprendió encontrar un punto extenso dedicado al orden y la limpieza en el trabajo. No se trataba sólo de subrayar que es importante por higiene o estética mantener el espacio de trabajo ordenado. Hay algo detrás más importante que unas mesas donde no haya una mota de polvo.

La sensación de que un local, una oficina o cualquier lugar donde desempeñemos nuestro trabajo diario está limpio y en perfecto estado de revista, nos transmite paz y armonía. Además de ahorrarnos mucho tiempo si necesitamos buscar un objeto.

Profesionalidad también es sinónimo de orden

Justo cuando en el manual leía sobre la importancia de ser profesionales y de cómo manejar ciertas situaciones ante los subordinados o un superior, apareció el tema de recibir a clientes en tu oficina. Y la importancia de ofrecerle un entorno agradable.

Pero no pensemos que el protagonista del disfrute de ese lugar atractivo era solamente el cliente, el trabajador también. En un espacio donde reina la armonía y el orden, genera eficiencia. ¿Acaso dan ganas de trabajar en un despacho donde a la silla le falta un brazo y puede que algún día te deje en el suelo? (Anécdota real)

Mente ordenada, espacio ordenado, mejora de la productividad

¿Alguna vez te has levantado por un impulso de tu silla y te has puesto a ordenar y limpiar tu lugar de trabajo? Seguro que sí, y después una sensación placentera, te ha invitado a escribir o a diseñar o lo que sea que hagas, como más energía.

No es magia, el orden invita al orden. Si nuestra mirada no deja de posarse en esa mancha que hay en la pared, o de aquel refresco que alguien dejó abandonado ayer, te distraerás, a no ser que ese tipo de cosas no te afecten.

¿De veras hacía falta un método japonés?

Se pusieron de moda. Pero, ser capaz de mantener un espacio limpio y aseado debería ser producto del sentido común. La suciedad conlleva no sólo desorden sino mal olor, enfermedades y sobre todo una imagen nefasta.

Puede que la disciplina no esté de moda, y sí los espacios abiertos para trabajar en equipo, pero eso no exime a cada empleado de su responsabilidad de mantener su lugar decente y aseado primero por él y por sus compañeros.

En Pymes y Autónomos|Mantener la concentración en el trabajo, el reto pendiente para ser más eficientes

Imagen|Jarmoluk

Tu oficina es tu casa, y eso tiene sus ventajas y desventajas, pero hoy nos centraremos en pensar en cómo debe ser ese rincón desde donde puedas escribir, diseñar, programar..., en un ambiente idóneo. Cuidar aspectos como el color de las paredes es importante.

Transformar una habitación en un despacho es necesario. No trabajaremos igual en una estancia donde haya una cama porque cansancio o el aburrimiento puede incitar a que nos tumbemos. Una buena mesa, una silla confortable y una decoración sencilla y práctica será suficiente.

Silencio y acción

• Silencio, por favor. Estoy trabajando.Siempre y cuando sea posible, acondicionaremos una habitación que esté lo más alejada de donde más ruidos se produzcan.

• Cambiar de lugar no es aconsejable. Como cuando estudiábamos, intenta que esa habitación de trabajo sea sagrada. Y sólo allí se trabajará. Es importante mantener ese hábito. Asociar el lugar a trabajo.

• Orden y limpieza. Un espacio con papeles desordenados, con polvo o restos de comida, además de poco higiénico o estético, puede empujar a que la productividad aparezca en números rojos.

Querida familia, si trabajo en casa no estoy

Quizás la parte más sencilla sea la de encontrar un espacio en la casa y mantener el orden. Lo realmente complicado es hacer entender a la gente que convive contigo de algo sencillo: estás en casa pero trabajando.

Mantener una charla donde dejemos claro que dentro de un horario no pueden molestar porque eso sería como si irrumpieran en una empresa para preguntar si hemos hecho la compra, es lo importante y lo más complejo.

En Pymes y Autónomos|Cómo trabajar en casa en plena ola de calor y sin aire acondicionado

Imagen|Quimono

No se trata de ser organizado y llegar puntual a las citas. Tener una mente ordenada implica mucho más que eso. Consiste en adoptar una actitud más calmada, madura y positiva para, de esta manera, encontrar la serenidad necesaria que nos permita disfrutar más de la vida.

Seguir un horario y dedicar un tiempo concreto a cada actividad te permitirá llevar una vida más completa. Y sobre todo, más ordenada. Mantener el orden en tu puesto de trabajo tiene una gran influencia en tu forma de pensar y actuar. Un entorno bien organizado te dará mayor seguridad.

Un lugar para cada cosa

Es una regla simple, pero efectiva. Si sabes dónde encontrar el objeto que buscas, ahorrarás tiempo y evitarás el nerviosismo.

Tirar lo que no se utiliza es una regla de oro que deberíamos tener presente. Los objetos inútiles roban espacio y entorpecen nuestros movimientos. Es mejor, por tanto, hacer limpieza de forma periódica.

Ordenar cada día

En el estudio existe esa máxima: leer los apuntes aunque sea un poco todos los días. Crea el hábito y ayuda a retener datos. Además de generar una disciplina necesaria.

Con el orden sucede lo mismo. Acumular desorden o suciedad no sólo hace que tu entorno resulte poco agradable sino que te hará sentirte atrapado y agobiado. Es mejor recoger a diario y lograr un ambiente en el que fluya la energía.

Elaborar listas

Puedes anotar en un bloc o en una aplicación para el móvil. Es importante apuntar las cosas la noche anterior para que al día siguiente ya sepas lo que tienes que hacer. Ser realista y ordena las tareas por prioridades, deja al principio las más importantes o complicadas y las más agradables para el final.

Orden no es sinónimo de aburrimiento

Si te organizas bien puedes alternar las actividades más arduas con otras más agradables. Además, al racionalizar tu estilo de vida, es muy posible, incluso que puedas disfrutar de mayor tiempo libre.

De esta manera sacarás más partido de tu día a día y te sentirás más realizado.

En Pymes y Autónomos|Y a la vuelta de vacaciones limpieza de correo, así se pierde la primera mañana Imagen|Rawpixel

Desde una pequeña cafetería a una pyme, si existe cualquier aspecto que mejore el funcionamiento de la organización, habrá que ponerlo en práctica. El orden es uno de ellos.

Tanto la calidad, la seguridad como la eficacia en el desempeño del trabajo se verán beneficiadas. El tiempo es oro, y desenvolverse en un espacio donde prime el orden ayudará a que la producción mejore y a que el ritmo de trabajo sea el idóneo.

El orden y la limpieza

Existen varios métodos para cumplir con unos objetivos de orden y limpieza en el puesto de trabajo. En principio, puede parecer un tema menor, pero si pensamos en los beneficios y los problemas que conlleva una mesa de trabajo desorganizada, el tema es serio.

Uno de esos sistemas tiene este lema por bandera:

"Un lugar para cada elemento que interviene en el trabajo"

Esta reflexión viene a decir: ganar espacio físico eliminando todo aquel objeto que no sea de utilidad, el fluyo de trabajo será más rápido al poder encontrar a la primera los elementos necesarios.

Beneficios directos para el cliente y el trabajador

**. Menos accidentes laborales.**

**. Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.**

**. Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.**

**. Disminución de los objetos inservibles**

Destacaría la mejora en el producto y la calidad en el servicio ofrecido. De nada sirve, entrar a la mejor tienda, y tropezarnos con el caos, en todas sus vertientes: un espacio poco aseado, unos trabajadores que tardan el doble de lo normal en atendernos, una odisea encontrar un producto entre un desorden generalizado.

El orden y la limpieza en el espacio de trabajo, llevará a un control visual, donde para el trabajador será más sencillo encontrar todo aquello que facilita su día a día, tanto para sentirse bien como para rendir mejor y poder atender a ese cliente o cumplir con un objetivo lo antes posible.

Las 5 S

Son cinco palabras japonesas que vienen a definir una metodología del orden en la empresa, cargadas de lógica.

SEIRI: Seleccionar o clasificar

SEITON: Organizar u ordenar

SEISO: Limpiar

SEIKETSU: Bienestar personal

SHITSUKE: Disciplina y hábito

Este sistema o cualquier otro que queramos aplicar, viene a decir que si lo seguimos al pie de la letra, se reducirán:

• Las actividades que no agregan valor

• Los accidentes

• Las averías

• El nivel de inventarios

• Los movimientos y traslados inútiles

• El tiempo para localizar materiales y herramientas

Y por otro lado, los beneficios serán:

• Más espacio y mayor bienestar

• Más seguridad en las instalaciones

• Un mayor orgullo del lugar donde realizamos nuestro trabajo

• Mejora de la imagen ante los clientes generando más confianza

• Aumento de la cooperación, conocimiento

• Mejora en el trabajo en equipo

• Aumento del compromiso y responsabilidad del personal

• Mayor conocimiento del puesto

En definitiva, al igual que en el hogar, mantener un cierto orden nos hace sentir mejor, y también nos facilita las tareas caseras, en el lugar de trabajo, cumplir con estas normas tiene el mismo significado.

En Pymes y Autónomos|Operación limpieza de documentación de la empresa: archivo, orden y destrucción

Imagen|Núria

Cuando el desorden campa por la oficina, los papeles se acumulan en montones sin archivar, las estructuras de carpetas de documentación parecen no seguir criterio alguno, la contabilidad se entiende como una tarea secundaria, no se lleva al día y esta plagada de errores, la administración eficiente de una oficina parece una tarea imposible.

La disposición de los recursos en orden, es algo que ya desde antiguo los estrategas militares identificaron como una ventaja táctica frente a enemigos que se desplegaban sin el debido orden. Antiguamente se llamaba orden de batalla a la formación de una unidad con mucho frente y poco fondo, para poder hacer mayor fuego contra el enemigo u otros fines.

El Orden de Batalla es la identificación, efectivos, estructura de mando, y disposición del personal, unidades, y equipo de una fuerza militar. El oficial de inteligencia y el analista estudian todos los factores de orden de batalla sobre las fuerzas enemigas para poder proporcionar al comandante sus conclusiones, apreciaciones, o análisis de los probables cursos de acción del enemigo.

En el caso de la oficina el enemigo es el caos, la perdida de tiempo, la mala utilización de los recursos de la empresa, las perdidas por la falta de control, el suministro de información errónea o con retraso, etc. En este tipo de entornos la dirección de la empresa no dispone de información fiable para la toma de decisiones, pudiendo sucumbir toda la organización por la toma de decisiones erróneas.

Las oficinas de cualquier organización deben de ser pues lugares donde toda la documentación tanto física como en formato electrónico, se encuentre en el debido orden y la contabilidad de las organizaciones este al día y sirva de fiel soporte para la correcta toma de decisiones.

Imagen | Manel

En Pymes y Autónomos | Cómo preparar nuestra contabilidad para explotarla en una hoja de cálculo

Las cuentas de orden son uno de los instrumentos que utiliza la Contabilidad para clasificar los elementos u operaciones que realiza una empresa y que no modifican su estructura financiera. Se utilizan generalmente para registrar un movimiento de valores cuando este no afecte a los estados financieros de la entidad.

Es decir, las cuentas de orden se utilizan para reflejar los derechos y obligaciones contingentes y actúan como memorias, reflejando hechos o circunstancias que no tienen incidencia directa en el balance, pero es conveniente reflejar por sus posibles efectos futuros.

Entre las operaciones más habituales incluidas dentro de las cuentas de orden se encuentran los avales, la depreciación fiscal, los valores recibidos en guarda, el otorgamiento de fianzas o garantías, las obligaciones por descuento de documentos y, en general, cualquier otra clase de contrato que, aunque no afecta a la estructura financiera y contable de la empresa, es conveniente reflejar por el motivo que sea.

Al igual que el resto de cuentas, las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

Las cuentas de orden se clasifican en tres tipos:

• Contingentes, como por ejemplo, los avales, los litigios, las fianzas o los derivados financieros.

• Recordatorios y controles administrativos, como las mercancías en consignación o la emisión de obligaciones bursátiles.

• Fiscales, como la depreciación de la amortización, los gastos no deducibles, los activos totalmente depreciados o las pérdidas fiscales.

En Pymes y Autónomos | Activos y Pasivos no están solo en los balances Imagen | AlexanderStein

Ha salido la Orden EHA/331/2008, de 8 de febrero, por la que se aprueba el modelo de autoliquidación y pago de la tasa prevista en el artículo 23 de la Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas. Este modelo sustituye al aprobado mediante la Orden EHA/275/2007, de 9 de febrero, como anexo I de la misma, en el que se incluían las cuantías actualizadas por la Ley 42/2006, de 28 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2007.

La presentación de este modelo de impreso de declaración-liquidación, así como el pago de la tasa, se podrá realizar de forma telemática, conforme a lo previsto en la Orden HAC/729/2003, de 28 marzo, que establece los supuestos y las condiciones generales para el pago por vía telemática de las tasas que constituyen recursos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, y Resolución de 9 de abril de 2003, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se establece la aplicación del procedimiento para la presentación de la autoliquidación y las condiciones para el pago por vía telemática de la tasa prevista en el artículo 23 de la Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas.

Información y modelo | Ministerio de Economía y Hacienda