Os contaba, en un post anterior, los fallos de la oficina virtual de la Agencia Tributaria y hablaba de un caso real que se ha producido al haber solicitado por vía telemática un fraccionamiento del pago de un modelo trimestral, que debido a un error, se duplicó y está generando que el contribuyente pueda pagar en varios plazos el resultado de su liquidación, pero que acabará pagando el doble de lo que le correspondía.

Le seguimos la pista al caso de estos fraccionamientos. El contribuyente, una Sociedad Limitada, tiene que pagar cerca de tres mil euros de IVA en el primer trimestre y solicita el fraccionamiento en tres plazos, de unos mil (rendondeando con los intereses) mensuales. Se solicita el aplazamiento por vía telemática, al enviarlo, debido a la saturación de la web de la AEAT, no se recibe la confirmación de la recepción de dicho aplazamiento y sale una pantalla de error. Se vuelve a enviar y la web genera un número de expediente que es el que se adjunta al enviar el modelo 303. O sea, tenemos una liquidación trimestral de IVA con su número de expediente de fraccionamiento correspondiente y otra solicitud sin liquidación que se ha perdido por el camino.

A la Sociedad le llegan dos cartas de la Agencia Tributaria con la confirmación del aplazamiento, el único fallo achacable al contribuyente es no darse cuenta de que el número de expediente de cada carta no es el mismo. Si se hubiera detectado eso se podría haber solicitado la anulación de uno de ellos y se hubiera acabado el problema.

En la fecha prevista le llegan a la cuenta de esta Sociedad dos cargos por el fraccionamiento. Detectada la incidencia se intenta hacer una gestión en Hacenda y el resultado es el que comentamos en el post anterior. Seguir pagando (o sea pagar el doble) y pedir la devolución de ingresos indebidos, que puede tardar en producirse.

No contentos con esta solución un representante de la Sociedad en cuestión vuelve a la Agencia Tributaria. Se ha impuesto la moda de la ventanilla única por lo que todos los trámites hay qe hacerlos a través de ella, no hay acceso directo a los departamentos como había antes. Ante la situación, este representante, después de mucho insistir, consiguen que les permitan hablar con Recaudación y el compromiso de que el Jefe de Departamento va a intentar evitar que se genere la duplicidad del tercer plazo y proceder a la devolución, cuanto antes, de esas dos cuotas indebidamente cobradas.

Una vez que se ha traspasado el cordón de seguridad de la ventanilla única, esta persona, además de ir al departamento de recaudación, tiene una conversación con alguien del departamento de informática. Las conclusiones que se pueden sacar de esta conversación son:

• El sistema es tonto, no depura la información. Recibe las transmisiones por vía telemática y automáticamente se generan los fraccionamientos (siempre hablando de cantidades pequeñas y que no precisen de aval), no controla que ese aplazamiento se asocie a un modelo de liquidación determinado, puedes presentar el aplazamiento sin presentar la liquidación correspondiente.

• En caso de error de transmisión, no debemos repetirla. Según este funcionario, es preferible comprobar telefónicamente con el departamento si se ha recibido o no correctamente antes que volver a enviarla y que se duplique (cosa harto difícil si es el último día del plazo y son la seis de la tarde)

• El sistema está automatizado, no hay intervención de persona alguna en el proceso. Para solucionar un problema hay que recurrir a la política de hechos consumados. El tiempo, en este caso siempre juega en contra el contribuyente.

• Leer con detenimiento todas las comunicaciones de la Agencia Tributaria.

• Lo más importante, ser amables con los funionarios, es la única manera de conseguir algo.

Para ilustrar este desbarajuste os cuento una anecdota. El departamento de informática de la AEAT introduce un cambio correspondiente al proceso informático de la gestión del Impuesto de Sociedades. Para efectuar las pruebas de este nuevo proceso hacen una simulación de este Impuesto utilizando los datos de una Sociedad que no tiene actividad.

La prueba tiene un error pero registra la presentación del Impuesto, los informáticos notifican lo sucedido a Recaudación para que desestimen esa presentación que ha partido de ellos y no del contribuyente. Resultado, al cabo de unos meses se notifica a la Sociedad en cuestión que se ha detectdo la presentación del Impuesto de Sociedades positivo, que no se ha pagado y que se procede a abrir un expediente sancionador por no haber dado de alta las obligaciones que generan ese impuesto positivo ya que la empresa figura sin actividad.

El departamento de Informática tardó más de un año en conseguir que se anulara la presentación del Impuesto y el expediente sancionador. Así que, ya sabeis, cuidado con las Oficinas Virtuales… las carga el diablo.

En Pymes y Atónomos | Cómo funciona la oficina virtual de la Agencia Tributaria
Imagen | AEAT

El concepto de oficina virtual es un concepto que ya hemos valorado en algunas ocasiones en este blog. Vía Secretaria Plus, he descubierto una página que le hce la competencia directa a las secretarias, hablo de Ofitel.

Este servicio ofrece a la pyme la contratación de una secretaria vrtual para desempeñar las funciones típicas de secretariado como son recepción de llamadas, toma de datos / formularios, gestión de información y gestión de avisos o averias con terceros.

Podemos complementar el servicio con la oficina virtual para gestión de correo electrónico, mailings, fax de multidifusión y todas aquellas campañas de márketing que consideremos adecuadas.

No son malos estos servicios de deslocalización física, pero echo en falta absolutamente en todos los que hemos visto publicitados por la red la ausencia de unas tarifas básicas que nos puedan dar una idea de su coste aproximado.

Las ventajas para los autónomos son evidentes puesto que permiten descargarse un poco de la propia gestión administrativa que conlleva atender el teléfono y el punto de organización que aportan estos servicios es una carencia importante en muchos autónomos que trabajan fuera de la oficina o desde casa. ¿Alguno de vosotros ha probado / tiene contratado algún servicio de este tipo?

Vía | Secretaria Plus
Más Información | Ofitel
Imagen | Juan Jaen
En Pymes y Autónomos | Mudanzas: nos trasladamos a nuestra nueva oficina virtual

Profundizando un poco más en las ventajas de externalizar nuestra oficina, además de ser una herramienta útil para diferir los costes de estructura tenemos que pensar en la propia organización de nuestro tiempo. Tiempo adicional para desarrollar nuestra actividad principal si estamos solos en nuestra empresa.

Sin ir más lejos, uno de los motivos de baja productividad de un autónomo sin una infraestructura administrativa, es la interrupción continua en su trabajo por elementos externos. Estoy harto de ver autónomos todo el día colgados del móvil, de las cuales el 90% de las llamadas no son urgentes o las podía haber atendido perfectamente otra persona.

Por otro lado, presentar una imagen comercial tiene dos vertientes en este tipo de oficinas. Muchas de ellas posibilitan salas de reuniones, lugares de encuentro y demás para cubrir nuestras necesidades de relación física con nuestros clientes o proveedores en nuestro terreno y además, para quién no cuente con una oficina física, mejora sustancialmente su imagen corporativa y aumenta su privacidad.

Algunos autónomos que trabajan en casa, se quejan del “abuso” de clientes por llamadas a fuera de hora, molestias innecesarias en el domicilio particular. En definitiva, separamos mejor nuestra vida personal de nuestra vida laboral, facilitando a nuestra propia conciliación, que aunque sepamos que es utópica, podemos mejorarla con estas medidas.

Respecto a la pyme, eliminar una oficina física posibilita diferir el trabajo a su personal administrativo fuera de casa, con las consiguientes bondades que ello conlleva. La mayoría de empresas son reacias a implantar medidas de trabajo por objetivos, pero el personal de administración lo está pidiendo y necesitando a voces. esta es una buena medida para favorecer la implantación de ambos sistemas.

En Tecnología Pyme | Oficinas virtuales para empresas
En Pymes y Autónomos | Mudanzas: Nos trasladamos a nuestra nueva oficina virtual
Imagen | Lumaxart

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En Tecnología Pyme, podemos leer un interesante artículo sobre las oficinas virtuales, como medio para solucionar algunos problemas de empresas que nacen o autónomos que no necesitan contar con una oficina física obligatoriamente.

Muchos autónomos no necesitan contar con una oficina propiamente dicha porque desarrollan su actividad fuera de la misma. Pensemos en comerciales, fontanero, pintores… Y otros muchos, desarrollan su labor desde casa principalmente, como por ejemplo programadores webs, y otros profesionales independientes.

Todos estos colectivos, siempre han tenido serios problemas de imagen y de logística. La imagen, obvia: no vas a citar a un cliente en el salón de tu casa, y a nivel logístico también, porque el propio autónomo tiene que hacer de su secretario, su recepcionista, su asesor comercial…

Pero el paso de mudarse a una oficina virtual puede ir más allá de las propias necesidades descritas. Las ventajas de contar con una oficina virtual son múltiples en casi todas las pymes por los siguientes motivos:

• Eliminamos los costes que supone una oficina física, aunque asumimos los costes de la oficina virtual.

• Posibilita contar con una persona encargada de nuestra recepción de llamadas, gestión de correspondencia, mail que le asignemos… Además nos puede preparar ciertas tareas administrativas que pueden ir desde gestionar nuestra agenda a preparar un dossier.

Además de estas ventajas expuestas, enumeré algunas más que considero importante reflexionar sobre ellas en otro post.

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