Cada día es más habitual ver como las personas van hablando a su teléfono grabando una nota de voz para enviar por mensajería instantánea. Es una forma de comunicación que ayuda a no tener que escribir lo que vamos expresando verbalmente. Pero también existe la posibilidad de que se pase a texto estas frases y palabras que decimos al micrófono. Es una función que lleva mucho tiempo con nosotros y que ha mejorado de forma notable. Por eso llevo un mes utilizando el dictado por voz en mi trabajo, esto es todo lo que he aprendido y no puedo estar más contento.

Soy de una generación que utilizaba el teléfono para hablar y que si tengo que enviar más de cuatro o cinco mensajes por WhatsApp prefiero llamar directamente y abreviar el trámite. No me gusta especialmente enviar mensajes de voz, simplemente porque prefiero una comunicación directa con interlocución de la otra persona, para que la conversación sea fluida y sobre todo rápida.

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Empezamos con los mensajes por dictado de texto

​Todo empezó por este motivo por cambiar mensajes de voz por texto, pero ganar agilidad con dictado por voz, ya que muchas veces, estos mensajes los tienes que escribir mientras vas caminando el resulta más útil y más rápido dictar el mensaje y que se transcriba a texto.

Así fue como me di cuenta que podía ser una herramienta tremendamente útil, no solo para unos mensajes instantáneos sino también para correos electrónicos, para textos que tengo que redactar, para recopilar ideas, sobre todo y decidí ponerlo en práctica.

Empezamos por las notas las listas de tareas que muchas veces utilizo en mi trabajo como una fórmula para no olvidar trabajos pendientes. En lugar de hacer un grabar una nota de voz, utilizaba el dictado lo que luego me permitía recoger esa idea y pasarla rápidamente a un documento de texto, al programador de tareas o dónde correspondiera.

​Poco a poco fui aprendiendo a sacarle más partido, aprender a añadir las pausas. Pero también encontrando algunos inconvenientes, puesto que no es una herramienta perfecta. Lo cierto es que simplifica mucho el trabajo y ahorra muchísimo tiempo.

Algunos problemas con los que me encontrado con el dictado por voz

A la hora de utilizar la herramienta por la calle pueden existir diferentes problemas, especialmente si estás en la calle o muy ruidosa y transitada. Para que el dictado por voz funcione bien requiere de cierta tranquilidad y un entorno más bien silencioso. Aún así me es más ágil que teclear mensajes o correos mientras camino.

El coche es otro punto interesante. El micrófono integrado en el manos libres me permite dictar un texto que luego ya tengo solo que copiar y utilizar donde corresponda. Algo fácil de hacer mientras estamos en un atasco o parados en un semáforo y muy poco recomendable si el tráfico es denso y requiere de toda nuestra atención.

Otro inconveniente con los que me he encontrado tiene que ver con el bilingüismo a la hora de expresar determinadas palabras en diferentes idiomas. El dictado de voz solo reconocerá uno de ellos y si eres de una zona bilingüe, es habitual que muchas veces tus pensamientos no se expresen solo en uno de ellos, sino que puedes saltar de uno a otro de forma anárquica.  Y la cosa se complica.

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El smartphone se ha convertido en una fuente de conflictos en el trabajo y va a peor

El dictado por voz es más eficiente en entornos tranquilos

Si las notas de voz se graban en la oficina pueden suponer un problema si trabajamos en una sala abierta. El dictado por voz es mucho más eficiente y, sobre todo más privado, si tenemos un despacho cerrado.

No deja de ser algo parecido a una llamada telefónica solo que somos nosotros los únicos interlocutores. Si en tu empresa ya estás acostumbrado a escuchar las llamadas del resto de compañeros, o hay un ruido de fondo elevado será más complicado ejecutar está herramienta y utilizar el dictado por voz. También es posible que se añadan conversaciones que están por detrás de otros compañeros a tus textos.

Y muchas ventajas (si piensas lo que vas a decir)

La principal ventaja es la rapidez en la redacción. Por muy buena mecanografía que tengas la rapidez la agilidad que te da el dictado por voz hoy por hoy es muy superior a lo que consigues picando el texto.

No es perfecto, requiere una segunda lectura y una corrección, pero en líneas generales resultará mucho más efectivo que tener escribir palabra por palabra en tu teclado.

Si normalmente trabajas un ordenador de sobremesa es muy posible que no tuviera micrófono, pero esta cuestión se puede solucionar utilizando entonces micrófono del teléfono móvil o si tienes infraestructura de videoconferencia en micrófono de la cámara web.

A partir de aquí las posibilidades son ilimitadas. Y la curva de aprendizaje para utilizar y sacar partido al dictado por voz realmente muy baja. Cuándo aprendes hablar un poco más despacio el número de errores se reduce drásticamente. Sobre todo si añades una pequeña pausa y piensas antes lo que quieres decir.

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Cómo te ayuda una lista de tareas cuando tienes más trabajo del que puedes organizar

Para que lo utilizo a diario. Fundamentalmente para los correos electrónicos hoy por hoy el 100% los escribo con dictado de voz, después basta una pequeña corrección para poder enviarlo sin problemas.

También lo utilizo cada día para la lista de tareas pendientes, esta forma puede ir añadiendo nuevas a medida que van surgiendo, pero sobre todo me es extremadamente útil para no olvidar ideas o soluciones para mi trabajo que surgen muchas veces en los lugares más inesperados, como esa máquina de ideas llamada cafetera.

Es aquí donde más tiempo he ahorrado. Porque muchas veces esta idea que llega, esta solución que has encontrado no tienes donde anotarla. Y en mi caso, lo más probable es que 15 minutos después me cueste retomar el hilo y recodar esta idea, lo que no solo me hace perder tiempo, sino que acaba irritándome sobremanera y perdiendo mi concentración.

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La desconexión digital es un derecho reconocido para los trabajadores desde hace ya un tiempo. En un mundo siempre conectado es complicado saber cuando empieza y cuando acaba nuestro tiempo de trabajo. Más todavía si trabajamos desde casa, donde la confusión puede ser mayor. E Inspección de trabajo está vigilante con este tema, aunque enviar un correo fuera de horas no es el problema, sino esperar la respuesta inmediata.

De hecho es lo más normal del mundo, se envía un correo sin importar la hora, dado que el correo electrónico por definición es un medio de comunicación asíncrono. Es decir, no esperamos que la otra parte esté ahí para contestar al momento, ni se necesita confirmación. Se diferencia de esta forma de la llamada telefónica, que necesita sincronía y confirmación para efectuar la comunicación.

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Correos y WhatsApp fuera de horas, ¿tenemos que registrar este tiempo de trabajo?

Por lo tanto con la desconexión digital y el derecho del descanso de los empleados lo importante no es enviar correos o mensajes de WhatsApp o cualquier otro medio de comunicación utilizado por la empresa, sino esperar y especialmente, penalizar que no se contesten dichos mensajes o se de una respuesta fuera de las horas de trabajo.

Es tan sencillo como apagar el teléfono de trabajo llegado el fin de la jornada. La cosa se complica cuando se utiliza un teléfono personal también con fines laborales o nuestro ordenador personal para cuestiones profesionales. Es aquí donde diferenciar entre trabajo y tiempo libre puede ser más complido.

Pero una política clara de desconexión digital debería ser suficiente, de manera que los empleados tengan claro que no deben contestar correos o mensajes fuera de horas. De esta forma se evitaría la angustia o duda que alguno pudiera sentir simplemente por el hecho de recibir la notificación de la comunicación.

Hay que tener en cuenta que muchas empresas tienen turnos de 24 horas, siete días a la semana y las comunicaciones entre empleados de diferentes horarios se tienen que producir para garantizar el correcto funcionamiento. El problema muchas veces no está tanto en la empresa como en nuestra incapacidad para desconectar.

Estar en las redes sociales en las empresas es casi una obligación. Está a la altura de tener una página web cuando llegó la explosión de Internet. Pero ¿alguien escucha a tu empresa en las redes sociales? Porque no es una obligación, sino algo que nos ayuda a conversar con nuestros clientes y generar una comunidad alrededor de nuestro negocio.

El error de base que las organizaciones tienen que asumir en su planteamiento en redes es que los clientes quieren hablar y relacionarse con ellas. La gente quiere hablar y relacionarse con sus amigos, y las marcas tienen que pensar en una estrategia para llamar la atención de estos clientes que también usan las redes sociales.

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Cuando tu empresa no se distingue de las demás en las redes sociales

No basta con enviar mensajes de buen rollito cada día, de utilizar las redes para difundir los logros de nuestra empresa, su mensaje corporativo, etc. Esa comunicación que se lleva realizando toda la vida desde las notas de prensa o las newsletters. El cliente en redes sociales demanda otro tipo de lenguaje.

Por una lado es un espacio que debería servir para que ambos pudieran hablar directamente. Esto obliga a las empresas a tener una respuesta rápida a la hora de recibir mensajes por esta vía que deberán canalizarse hacia atención al cliente.

Por otro lado, hay que lograr que nos escuchen, que se interesen por nuestros mensajes y lograr ese compromiso que hace que estén pendientes de nuestra comunicación. Esta es la parte más complicada. Porque no todas las empresas tienen claro qué estrategia seguir ni sirve copiar a los demás.

No es lo mismo una peluquería que un taller de coches, un supermercado que una estación de servicio. El cliente puede ser el mismo para todos ellos, pero la forma de llegar a él no puede ser compartida. Por eso es importante que cada empresa encuentre su propia voz en las redes sociales. Y lograr que nos escuchen.

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El correo electrónico es una de las formas de comunicación imprescindible en cualquier empresa. Es rápido, útil y nos ahorra tiempo. ¿He dicho tiempo? Sí. Sobre todo, si sabemos utilizarlo como lo que es, una herramienta de trabajo. y cuidamos tanto la cantidad como la calidad del contenido.

Ya hemos hecho hincapié en lo importante que resulta invertir unos euros en un correo decente, que permita contestar y leer correos desde un dispositivo móvil y que este gesto quede reflejado en la oficina. Pero ahora, el asunto es esos correos eternos que nos hacen perder el tiempo porque entre compañeros, se piensa que es una red social de ocio más.

Nada es blanco y negro. En ocasiones, disponemos de tiempo y es normal y sano que entre compañeros se intercambien algunas frases que saquen una sonrisa. El problema viene cuando se convierte en costumbre el escribir un correo electrónico con más contenido personal que profesional.

Si ya de por sí, es un ladrón de tiempo. Acudir a la bandeja de entrada y comenzar a leer sobre asuntos que no tienen relación con el proyecto que llevamos entre manos, crispa al más calmado.

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Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

Si necesitamos contar algo personal, mejor dejarlo para después del horario laboral, o al menos, no ser tan imprudente de robar tiempo del otro, al que sabemos que está ocupado y no podrá contestar.

Con el correo electrónico sucede lo mismo que en las reuniones, cuanto más breves mejor, al grano, y sobre todo que sean resolutivos. El orden, la precisión y la empatía van de la mano en estos gestos.

En la era donde contamos con más canales de comunicación que nunca, la baja productividad se debe, a esa línea que no queda bien fijada en las empresas respecto a lo que implica tratar temas profesionales respecto a temas personales en horas de trabajo.

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El correo electrónico cambió la forma de comunicarse en las empresas. Se pasó del correo postal a tener casi al instante, un muy pocos minutos una comunicación. Eran los tiempos donde primero se conectaba a Internet, se descargaba el correo, se desconectaba, se leían mensajes y se contestaba y luego se volvía a conectar para enviar. Un gran salto adelante, pero hoy un el correo electrónico es un gran pozo negro para la productividad.

Empezando porque se ha convertido más en una base de datos, un archivo donde se reciben multitud de mensajes y no todos se leen. El correo electrónico es el notario de la empresa, donde si quieres que quede constancia de algo, de que se han dado unas instrucciones para realizar un trabajo de determinada manera, mejor enviarlo por esta vía.

Una herramienta que ya no cumple con su función de comunicación

Suple la falta de archivo de otros métodos de comunicación, como puede ser la mensajería instantánea a través de WhatsApp o la llamada telefónica. Son mucho más rápidas, pero luego no es fácil recuperar el hilo de una conversación. Por eso se siguen enviando un exceso de mensajes para dejar constancia de todo.

A la vez es una aplicación, en concreto clientes como Outlook, que se han vuelto imprescindibles al integrarse con otras aplicaciones como pueden ser la de facturación, contabilidad, etc. Esto hace que el canal por el que se remiten facturas a los clientes sea necesariamente el correo. Y a través del mismo está abierto para los clientes.

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¿Por qué tu correo gratuito es mejor que tu correo de empresa?

Por último en muchos casos otras aplicaciones que utilizamos también nos envían notificaciones. La copia de seguridad, calendarios, citas, etc. nos llegan al correo y nos saturan. Todo esto hace que el correo no sea más que un almacén. Al final cuando ves que has enviado un mensaje y no llega respuesta, vuelves a enviar y te contestan, ya tienes claro que este canal tiene un problema.

Más facilidad que nunca para consultar el correo, más problemas que nunca

El problema es de saturación en muchos casos. No damos a basto para leer tanto mensaje. Se leen muchos de los mensajes en diagonal, en el mejor de los casos. La falta de estructura de los mismos tampoco ayuda. Y el resultado es que son muchas horas perdidas y un canal de comunicación que no funciona como tal.

Además en muchos casos la extensión del correo al móvil ha generado más problemas de los que ha solucionado. En lugar de gestionar mejor al poder contestar mensajes desde el móvil lo hacemos peor. Protocolos de correo anticuados que hacen que las respuestas enviadas desde el móvil no están en el ordenador y viceversa. Leemos correos en el móvil y contestamos de forma breve o lo dejamos para llegar a la oficina y quedan en el olvido.

O lo que es peor, le estamos dando una urgencia al correo al contestar en cualquier momento y desde cualquier lugar que en realidad no tiene. Si algo nos llega al correo por definición no es urgente. Y lo peor es que este hábito se ha hecho natural en muchos de nosotros, incluso trasladándolo a mensajería instantánea u otros canales de comunicación como redes sociales.

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Los ladrones de tiempo son uno de los enemigos de la productividad. Muchos luchan para combatirlos y para ello el primer paso es identificarlos. El correo electrónico o las redes sociales han sido muchas veces un pozo de horas en las empresas. Pero a ellos se ha sumado últimamente WhatsApp como uno de los ladrones de tiempo más peligrosos en las empresas.

Porque reúne muchas de las características que se daban en otros ladrones de tiempo. Además en muchas organizaciones ya se utiliza WhatsApp Web, como si fuera otra herramienta más de comunicación con clientes. Parece que estamos trabajando, pero en realidad solo estamos perdiendo el tiempo.

WhatsApp es una herramienta de comunicación, pero muchas veces resulta ineficaz. No es interesante enviar una cadena de mensajes con un cliente, cuando lo más rápido sería llamarle, aclarar una serie de puntos y zanjar el tema en un par de minutos. Esto se puede convertir en una cadena de mensajes infinita a lo largo del día.

Por otro lado tiene también algo de red social. Es peor todavía si no se ha separado vida personal y laboral. Si no utilizamos WhatsApp para empresas corremos el riesgo de recibir mensajes privados, peor todavía si estamos en un grupo de múltiples personas donde no paran de entrar mensajes. Y esto solo introduce ruido en la conversación, donde al final no sabemos que tenemos pendiente con los clientes. Y si entramos a revisar mensajes esos cinco minutos se pueden convertir en mucho más tiempo sin darnos cuenta.

WhatsApp tanto si lo utilizamos en el teléfono como desde el ordenador nos abre una ventana a la distracción. Puede ser de gran utilidad para concertar citas, intercambiar documentos de forma rápida, etc. Pero si lo utilizamos mal, estamos convirtiendo una herramienta ágil en un pozo de horas improductivas.

En Pymes y Autónomos | No te metas en el WhatsApp de tu cliente, no te metas por favor

Imagen | arivera

Perdón por el título pero me ha venido a la mente esa canción que martilleaba nuestras cabezas cuando Facebook se puso de moda. WahtsApp como bien contó Carlos, lanzó WhatsApp para empresas, una opción de lo más positiva para autónomos y pymes.

Pero como siempre, hay quien no se informa o cree que enviar mensajes desde su perfil personal con una mala foto de su negocio, basta. Ni dirección a su página web ni nada por el estilo. El cliente, ve un mensaje de un número desconocido y un mensaje impersonal en su cuenta de Whatsapp

Seguir una serie de normas antes de enviar un whatsapp

Si recibir mensajes de nuestros contactos, puede resultar estresante si todos se ponen de acuerdo, imaginemos el de una empresa que ha decidido introducirse en tu universo virtual.

Tal vez le diste tu consentimiento si compraste a través de la red para que te enviaran publicidad, pero si no se redactan bien o si no se envían en el momento adecuado pueden resultar muy intrusivos.

Emplear un mensaje en un tono artificial donde se huele la desesperación por vender y el "hola" o el "buenos días" ni aparecen ni se les espera no es plato de buen gusto.

Como cliente, también existen normas

Se da por hecho que el autónomo no tiene vida. Que está 24/7 para lo que necesite el cliente y eso no es ni justo ni sano. De nuevo, WhatsApp entra en escena, y es cuando ese cliente tan simpático cree que los sábados no tienes obligaciones o no descansas.

Y te envía veinte mensajes y cuando se echa un vistazo a la aplicación, uno ya no sabe si esa herramienta era para hablar con sus amistades y familiares o el cliente Rodrigo es uno más de la familia.

Respetar al otro para que el objetivo final sea positivo para ambos

Tanto la empresa que de manera impersonal e intrusiva, vulnera los derechos del usuario, no logrará muchas ventas y quizás un bloqueo, como el cliente que piensa que es el único ser humano que existe en tu vida, son situaciones surrealistas.

Antes de enviar un mensaje deberíamos reflexionar. ¿Es la hora apropiada? ¿Es el día adecuado? Sólo así, practicando la empatía esta herramienta de mensajería y cualquier otra puede resultar óptima. Pero sobre todo, respetando la ley.

En Pymes y Autónomos|WhatsApp para utilizar con los clientes, ¿qué nos da y qué nos quita respecto a los SMS?

Imagen|Antonbe

El correo electrónico lleva ya décadas en las empresas. Cada día enviamos y recibimos decenas, cientos en algunos casos. Y sin embargo, tras años de práctica todavía no sabemos escribir correos electrónicos. Y la cosa a peor con la llegada de la mensajería instantánea y el uso de los smartphones también para enviar mensajes de correo.

Al igual que nosotros recibimos multitud de mensajes cada día en nuestra bandeja de entrada, nuestros destinatarios puede que estén igual o peor. Por eso hay que tratar de ponerlo fácil. Antes de pulsar el botón de enviar, hay que repasar una serie de aspectos clave para que reclame la atención de nuestro interlocutor.

Estructurar un mensaje de correo ahorra mucho tiempo al destinatario

Valoramos nuestro tiempo pero no tanto el de las personas con las que nos comunicamos. Un mensaje de correo cuidado, además de facilitar su comprensión acaba por ahorrar tiempo.

• Asunto: Tiene que ser breve y dejar claro el tema que se va a tratar. Por supuesto no hay que cambiarlo cuando se responde al correo de otro para poder seguir las conversaciones.
• Redacción: Tiene que ser clara y cuidada. Mejor organizar primero las ideas y escribir después. Las faltas de ortografía o una puntuación descuidada pueden hacer que el texto sea más complicado de entender.
• Resume lo que quieres decir, si tu tiempo es importante, valora también el de los demás. Si podemos estructurar el texto con viñetas para ilustrar diferentes puntos y poner títulos separando diferentes temas a tratar mejor. De esta forma visualmente el remitente se hace una idea de lo que vamos a contar.
• Pero tampoco podemos añadir toda la información en el correo. Especialmente si va para varios destinatarios es mejor añadir un documento anexo con toda la información y que el cuerpo del correo solo sea un breve resumen del mismo.
• Relee antes de enviar, un pequeño repaso que enviar un texto muy largo que no tenga sentido. Mejor redactar con frases cortas y mensajes directos.
• Añade el destinatario y utiliza los campos en copia o en copia oculta si es necesario. A veces hay destinatarios a los que solo queremos informar de un asunto, porque están implicados, pero no necesariamente van a tener que hacer algo con dicha información. El ejecutor sería aquél que está en el campo Para mientras que Con Copia o CC solo serían los interlocutores a los que informamos de algo. Aquí es importante no poner toda la información en el cuerpo del texto y si añadirla como documento anexo.

• Si no es prioritario o no necesitas confirmación de lectura y respuesta no lo pidas. Estamos dando una urgencia al correo que por su propia definición como medio de comunicación asíncrono, nuestro interlocutor o tiene que estar necesariamente al otro lado, no tiene. Por supuesto tampoco llamar para saber si han recibido el correo que acabas de mandar nada más pulsar el botón de enviar.
• Si lo creas desde el móvil avisa que es un mensaje corto y posteriormente responderemos con más detalle. No utilicemos las firmas predefinidas, de "Enviado desde iPhone" o similares... sino que es interesante dar a conocer a nuestro interlocutor que hemos respondido el mensaje desde el smartphone y que más tarde volveremos sobre el mismo para contestar de forma más extensa si fuera necesario.
• En este sentido es importante no utilizar abreviaturas si no estamos seguros de que la otra persona las conoce, algo que se utiliza mucho a nivel interno, FYI, ASAP, etc. pero no tanto cuando respondemos a alguien de fuera de nuestra organización. No por ser más rápidos contestando tenemos que crear un jeroglífico.

Lo cierto es que hoy en día, en un mundo siempre conectado a Internet, nos comunicamos peor que nunca. En muchos casos parece que llamar por teléfono es un problema, la mensajería instantánea contagia de sus expresiones y abreviaturas también al correo electrónico y muchas veces un emoticono o un gif, expresan algo mejor que nosotros con una frase.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

El pasado Viernes WhatsApp dejó de estar disponible durante unas cuantas horas. Una caída más. Para las empresas puede suponer un pequeño inconveniente, aunque cada día son más las que lo utilizan para comunicarse con sus clientes. Esta es una de las razones por las que la comunicación con el cliente tiene que ser multicanal.

Hoy en día confiamos en que los mensajes llegan a nuestros destinatarios sin problemas. Pero excepto cuando llamamos por teléfono, se utilizan medios de comunicación asíncronos, en los cuales no se está requiriendo confirmación de la otra parte para establecer el canal de comunicación, al contrario de lo que ocurre con el teléfono o la videoconferencia.

Por eso es fundamental tener diferentes canales abiertos. Si utilizamos WhatsApp para notificaciones urgentes, también podemos utilizar SMS en momentos puntuales, avisar a nuestros clientes a través de redes sociales, tanto para avisar de forma general, como para enviar mensajes concretos a los clientes.

Esto también ocurre, muchas veces con más frecuencia de la debida, para con el correo electrónico. Mensajes importantes que son bloqueados en el servidor, sin llegar a la bandeja de entrada del cliente, que se van a la carpeta de spam o, en definitiva, que no son leídos, tal y como pensamos al enviarlos.

Para este tipo de mensajes importantes siempre es interesante establecer antes una comunicación, avisando del envío del mensaje para que lo estén esperando. Una vez que el remitente ha confirmado que estará pendiente, ya nos avisará en caso de no recibir el mensaje.

También podemos fiar nuestra suerte a verificaciones electrónicas, ya sea el doble check de WhatsApp o una confirmación de entrega o lectura en un correo electrónico. Si pasa el tiempo y no tenemos confirmación, mejor contactar directamente con el remitente.

En todo caso nunca debe quedarse la empresa incomunicada. En el caso de un grave fallo de comunicaciones, que afecte a las líneas de teléfono y a Internet, siempre se puede avisar a través de redes sociales, enviar mensajes a través de móviles, etc. para seguir gestionando el día a día en la empresa con el menor perjuicio posible.

En Pymes y Autónomos | Cuando Twitter se convierte en el canal de comunicación en momentos de crisis

Muchas empresas tienen una herramienta básica para la gestión de su negocio en el día a día en el correo electrónico. Tanto que para muchas empresas causa un mayor trastorno un problema con el correo que quedarse sin teléfono. Quizás esta es una de las razones por las que el número de llamadas desciende en muchas empresas y se prefiere el envío de mensajes por correo.

Se trata de una herramienta que nos permite la comunicación o el intercambio de información, pero que es mucho más que una llamada de teléfono. Es una base de datos o una especie de notaría electrónica de las conversaciones. Además tenemos tiempo para estructurar la información que incluimos, releer y modificar antes de enviar el mensaje.

La comunicación por correo puede ser mucho más efectiva y clara

El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. No necesitamos, ni esperamos, que la otra persona esté conectado al correo justo en el momento que lo enviamos para que lo reciba. Por lo tanto una gran ventaja es que es menos intrusivo que una llamada y no interrumpe, a menos que él lo desee, a nuestro interlocutor. Nada urgente se debería enviar por correo electrónico, al menos sin una comunicación fehaciente previa avisando del envío, ya sea por teléfono u otros medios.

El correo facilita el intercambio documental, algo que no se puede hacer con la simple llamada. Pero también incluir información extra para que el destinatario la utilice si considera oportuno, como serían los enlaces a páginas web o documentos online. También si es un tema largo, es más fácil estructurar bien la información, de forma más visual y que facilite la lectura y comprensión por parte de nuestro interlocutor.

Pero también hay que tener cuidado, puesto que cuando el correo electrónico se utiliza como si fuera mensajería instantánea pierde gran parte de su atractivo. En este caso son mensajes rápidos y sin demasiada información, donde se mantiene una conversación, pero que quizás luego es más complicado seguir el hilo.

Lo que me llama la atención es que a pesar de la importancia que se le concede a esta herramienta de comunicación, muchas empresas invierten lo mínimo posible en ella, hasta el extremo de seguir utilizando correos personales en lugar de corporativos. Esto las hace más ineficaces, especialmente en entornos de movilidad o multidispositivo, algo de lo más frecuente hoy en día.

Si sabes combinar ambos, ahorrarás mucho tiempo

Utilizar uno u otro no es exclusivo. Enviar un correo no implica que no se puede hacer una llamada a dicho cliente. Eso si, llamar inmediatamente después de enviar el correo para saber si lo han recibido está mal visto, a pesar de ser una práctica bastante frecuente. Se puede llamara para introducir un asunto y advertir que luego se envían más detalles por correo, o cuando ha pasado un tiempo prudencial y no hemos recibido respuesta.

También hay temas más delicados, que muchas veces no se quieren dejar por escrito, el primer contacto con un cliente o una cadena de mensajes tan larga que es necesario contactar directamente para volver a centrar el tema. Después, una vez de acuerdo se puede enviar un correo resumen para que conste el acuerdo al que se ha llegado. Por último, para cualquier cuestión urgente la llamada supone la mejor opción de contacto.

En Pymes y Autónomos | Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

Imagen | Ryan McGuire