La conciliación bancaria se ha convertido en uno de los procesos más importante de la tesorería de las empresas. Supone contrastar la información contable de una compañía con las cuentas bancarias, lo que en última instancia permite conciliar las cuentas contables.

Aunque existen diferentes formas de realizar la conciliación bancaria, en los últimos años se han implementado varios estándares para automatizar el proceso con el ERP. Uno de ellos es el formato MT940, el formato que se utiliza para enviar extractos desde bancos extranjeros.

Qué es y para qué sirve el formato MT940

El formato MT940 es un estándar de comunicación bancario que recoge los movimientos de una o varias cuentas bancarias de la empresa. Básicamente, esta información se reúne en ficheros que se envían a través de redes P2P dedicadas entre el ERP de la empresa y las redes del banco.

El ERP recoge esta información y basándose en una serie de algoritmos contabiliza los movimientos en la empresa, así como otras operaciones no contempladas en contabilidad, con el fin de hacer la conciliación bancaria de forma totalmente automática.

Su funcionamiento es análogo a la norma AEB 43, aunque se usa de manera habitual en el caso de bancos extranjeros. En España, los bancos envían de forma habitual el formato basado en el cuaderno 43, pero el MT940 es el formato internacional de referencia para la recepción de extractos.

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Cómo preparar tu ERP para recibir el MT940

Para implementar el formato MT940 en tu empresa, lo primero que debes tener en cuenta es que debes tener una conexión P2P dedicada entre el banco y la empresa donde se reciba esta información. Una vez en funcionamiento, el banco suele enviar esta información una vez al día, normalmente a primera hora de la mañana.

Una vez enviado, el ERP debe estar preparado para recibir y contabilizar esta información. Algunos sistemas ya contemplan el formato MT940, pero en otros casos, será necesario implementarlo. Para ello, el estándar MT940 dispone de unas reglas fijas que se pueden utilizar para recibir esta información.

En general, es una tarea compleja que exige la intervención de un desarrollador que conozca el estándar y un lenguaje de programación para preparar el ERP para recibir el formato.

Una de las cuestiones que más valoran los empleados de sus responsables es la escucha activa. En muchos casos poder hablar con sinceridad con los jefes es imposible. Pero incluso en aquellos en los que hay una buena relación y se facilita esta comunicación hay veces que no funciona. Porque el jefe oye pero no escucha.

Y esto es una de los componentes fundamentales para tener una conversación, escuchar lo que te dice el otro, procesarlo y si no estamos de acuerdo argumentar en función de lo transmitido. De otra forma simplemente tu jefe te deja soltar un monólogo, que no llegará a ningún sitio.

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Muchas veces se transmite una inquietud personal o del equipo de trabajo, otras se está proponiendo una mejora que creemos que ayudaría a ser más productivos en algún aspecto. Lo que ocurre en muchas ocasiones es que casi antes de empezar a hablar el jefe ya se ha hecho una composición de lugar y desconecta.

No se trata de que dar la razón al empleado en todo lo que propone. Muchas veces el trabajador no tiene toda la información necesaria y simplemente su petición no es viable en ese momento. Pero si se escucha de forma activa se puede aprovechar este feedback para el futuro.

En muchos casos esta escucha activa que es fundamental en las reuniones no se pone en práctica y llegamos a prolongar estos encuentros mucho más tiempo del que realmente sería necesario. Al final salimos de la misma jfrustados, con la sensación de haber perdido el tiempo, hemos podido hablar, pero no han escuchado nada.

Y lo peor de todo es que muchas veces las empresas gastan importantes cantidades de dinero en realizar encuestas, estudios de mercado, etc. para obtener información que sus propios empleados les están ofreciendo pero no son capaces de tener en cuenta.

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Cuando se habla de digitalización en la empresa muchas veces se asume que se ahorrará tiempo, tendremos más información, dejaremos de hacer dos, tres o varias veces las misma cosa y sobre todo vamos a tener control del negocio para ajustar mejor nuestros márgenes. Por aquí es donde viene la recuperación de nuestra inversión. Pero aunque la digitalización te hace el trabajo más fácil, hay que ponerse al día para rentabilizarla.

Una empresa que implanta un ERP, que integra sus sistemas, que tiene información en tiempo real de su negocio no logrará rentabilizar esta inversión si luego no lo utiliza para tomar las decisiones adecuadas. Por un lado existe la necesidad de formación para saber explotar la herramienta. Por otro, comenzar a nutrir de información la misma.

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El problema empieza a surgir cuando realmente vemos que no tenemos tiempo para hacer todo esto. Con gestionar el negocio, organizar a los empleados, impuestos, estar en el día a día, etc. no nos dan las horas o no queremos asumir la responsabilidad de ir trasladando todos estos datos dentro de nuestro sistema.

Esto provoca que los informes, cuando los necesitamos no estén actualizados, no sean reales o no cumplan con nuestras expectativas. Si no has metido todas tus ventas, no tendrás información real. Si la mitad de las veces los albaranes de pedidos no se han pasado, no podrás tener información real de stock ni de almacén.

Cuando te toca negociar con un proveedor el coste de un producto, no sabemos cuánto nos han vendido o el precio medio del producto se ve alterado. Nuestras posibilidades de tener un mejor trato comercial menguan. Y si no somos más competitivos, no recuperamos la inversión realizada.

La implantación de una nueva rutina de trabajo tiene que venir impulsada de forma decidida por la dirección de la empresa. Son ellos los que tienen que liderar el cambio, los mandos intermedios los encargados de que todo el mundo utilice la nueva metodología. A veces cuesta romper con esta rutina, poner en marcha un nuevo sistema de gestión y para que funcione bien hay que dedicarle tiempo y sobre todo establecer los flujos de trabajo y las rutinas adecuadas que lo mantengan.

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Cuando se trabaja de forma remota, las incidencias tecnológicas pueden causar confusión, consumir un tiempo valioso y, lo peor, hacerte lucir poco profesional.

A pesar de ello, se puede reducir el impacto de los temidos problemas tecnológicos preparándose para ellos. Por ejemplo, cuando se configuran las herramientas de trabajo remotas antes de una importante conferencia, conviene identificar los riesgos potenciales y plantearse los peores escenarios posibles.

Para llevarlo a cabo conviene realizar una lluvia de ideas sobre un plan B, planteándose qué hacer si se produjeran esas situaciones y realizar algunas pruebas para asegurarse de que son viables las soluciones que proponemos. Evidentemente, conviene mantener esa información crítica cerca de nosotros por si fuera necesaria recurrir a ella.

Mucha gente recurre a un recurso que puede considerarse como una "tarjeta de crisis tecnológica" que viene a ser una guí de referencia rápida para la resolución de contingencias, en las que se anotan el nombre y la versión del sistema operativo, la información de la cuenta para sus herramientas más importantes e información de contacto de un servicio local de soporte.

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La forma en que comunicas las malas noticias afecta en gran medida si los empleados las aceptarán adecuadamente.

Tienes que ser directo y evitar mensajes mixtos. Cuida tu lenguaje corporal para asegurarte de que tus señales no verbales no implican algo diferente de lo que está diciendo.

Incluso si las noticias presentan un retroceso obvio para todos, debes transmitir con confianza la información y no dejar espacio para la interpretación, lo que significa que no hay señales confusas como desplomarse sobre los hombros, evitar el contacto visual o inquietarse.

Es útil ensayar lo que vas a decir con un amigo que puede darte retroalimentación sobre tu forma de transmitir el mensaje. Y aunque quieras ser considerado y afectuoso, esto hace que sea más difícil para las personas digerir la información. En cambio, concéntrarse en la decisión y explicar claramente por qué está sucediendo es la mejor opción que se puede contemplar.

Imagen | IWMedien En Pymes y Autónomos | Lograr una comunicación efectiva

Sin lugar a duda, todos necesitamos feedback para aprender y poder crecer. Sin embargo, mucha gente espera a las evaluaciones anuales para obtenerlo.

Por regla general,** este feedback no es suficiente** y, lo peor, la mayoría de las veces resultar ser extempóreo por lo que conviene,en la medida de lo posible, anticiparse.

Para poder tener esta información conviene averiguar, ¿cómo asegurarte de obtener la información que necesitas?. En primer lugar, asegúrate de que tu jefe sabe qué tipo de feedback demandas. ¿Necesitas aprecio o reconocimiento?, ¿evaluación o coaching general?.

A continuación, solicita feedback en tiempo real. Si deseas obtener información sobre tu desempeño en un proyecto, pídelo antes de que sea tarde.

Usa preguntas específicas que no den como resultado respuestas afirmativas o negativas, es decir, del tipo, ¿qué es lo que podría mejorar? e insiste en que te facilite ejemplos concretos a lo que hace referencia.

Imagen | Evondue En Pymes y Autónomos | Cómo transmitir una evaluación de desempeño

En nuestros trabajos, a menudo damos nuestra opinión desde un punto de vista funcional o departamental, es decir, desde una perspectiva limitada.

Podemos hacerlo porque no tenemos acceso a información adicional o porque creemos que ampliar nuestra perspectiva simplemente no es parte de nuestro trabajo.

Pero los líderes tienen que tener una perspectiva de alto nivel. Deben reflexionar sobre un tema desde todas las perspectivas y sopesar las necesidades de las diversas partes implicadas.

Así que si quieres convertirte en un líder en el futuro, empieza a pensar como uno ahora. Por tanto, si quieres tener mando y responsabilidad o llegar a ser propetario de un negocio, ¿qué tipo de problemas y oportunidades debes considerar?, ¿A quién necesitarías para buscar información?.

Pensar como un líder no significa tener todas las respuestas, pero significa siempre tener en mente un panorama más amplio.

Imagen | Unsplash En Pymes y Autónomos | Las cinco reglas de los mejores jefes

Siempre que hay que contratar un nuevo perfil para nuestra organización surgen infinidad de posibilidades y multitud de candidatos que se ajustan a nuestras necesidades.

En este contexto, siempre hay alguien que destaca en particular, algunas organzaciones consideran imprescindible verificar las referencias, en otras, sin embargo, es un paso que se tiende a soslayar porque entienden que es una tarea que no les aporta valor.

La verificación de referencias de un candidato es nuestra oportunidad para poder tener una idea mejor de quién es nuestro candidato.

Por eso la forma en la que planteemos esta fase nos proporcionará un resultado u otro diferente.

Si iniciamos nuestro proceso de verificación desde la negatividad o el escepticismo hacia el candidato limitará la información que podamos llegar a obtener.

Nuestra actitud se manifiesta en nuestras palabras y esto puede influir en nuestro interlocutor limitando su respuesta o predisposición para hablar con nosotros.

Es más conveniente plantear preguntas abiertas que permita a nuestro informador proporcionar información sin limitación y, a partir de ella, ir delimitando y concretando todo la información importante con preguntas específicas que permitan, por un lado, contrastar la validez de nuestro informador y, por otro, conocer el desempeño de nuestro candidato.

Imagen | 422737 En Pymes y Autónomos | Cómo comprobar las referencias de un candidato

Los datos pueden proporcionar información esclarecedora a los reponsables de una empresa, orientando de forma adecuada sus decisiones hacia el éxito de la organziación.

Sin embargo, las mediciones pueden ser engañosas o erróneas, dirigiendo esas decisiones en la dirección equivocada. Por eso conviene determinar si podemos confiar en los datos que estamos obteniendo.

Por eso lo primero es empezar por aclarar lo que quiere saber. Si se está cronometrando un proceso de varios pasos, por ejemplo, qué es lo que se pretende saber, ¿el tiempo que cada paso individual consume? o ¿cuánto tiempo requiere todo el proceso?. Ambos, evidentemente son válidos, pero son muy diferentes.

Por otro lado, interesa conocer cómo se alinean las mediciones con lo que realmente se quiere saber. De hecho puede ocurrir que nuestros indicadores nos proporcionen una idea "muy cercana" o, simplementen, sea "un indicador suficientemente bueno" o, por el contrario, no sea lo que tenía en mente.

En ocasiones, es posible que nos tengamos que conformar con una medida que no sea perfecta, pero si adecuada, lo que permitirá al menos saber exactamente nuestra situación.

Si los resultados no nos proporcinan la información que esperamos será conveniente utilizar otras mediciones que nos permitan indagar en más profundidad.

Imagen | condesign En Pymes y Autónomos | Cómo tomar mejores decisiones

Ninguna empresa está exenta de sufrir una crisis de reputación o de credibilidad, en cuyo caso, la mejor herramienta para soslayar es la comunicación.

De hecho, las crisis bien gestionadas suelen convertirse en oportunidades que permiten reposicionar la marca en el mercado.

Muy pocas empresas disponen de departamentos específicos de comunicación, por regla general, es una función que corresponde al departamento de Marketing, si bien, es un área de vital importancia para cualquier entidad.

El motivo no es otro que hay que tener en cuenta que el valor de una empresa radica, cada vez más, en sus activos intangibles, que es lo que hace que ésta se cotice y tenga una buena reputación. De ahí que sea importante gestionarla de forma adecuada mediante un departamento de Comunicación.

Gestionar la comunicación en momentos críticos

• Recabar información

En primer lugar se debe reunir toda la información posible para ver cuál es el foco que ha originado el problema.

• Establecer contacto

En el caso de una empresa pequeña una vez que se conoce lo que ha ocurrido es el momento de dialogar con los afectados, proveedores y clientes directos para informarles de las acciones de acompañamiento dirigidas a paliar los daños y los efectos perjudiciales para ellos.

• Establecer pautas

Tanto a os directivos com oal resto de empleados, sobre cómo actuar y responder ante las críticas y rumores extendidos.

• Empatía

Ponerse en el lugar de nuestro cliente o consumidor para poder dar una solución de la manera más empática posible.

Si esto es lo que se debe hacer,** lo que nunca hay que hacer** es mentir sobre lo ocurrido, ocultar información y, sobre todo, no tratarlo con una vision global.

Imagen | leovalente En Pymes y Autónomos | Cómo gestionar la comunicación frente a un escándalo