Una vez hayamos delimitado las obligaciones fiscales en las que tenemos que darnos de alta, hay algo que debemos tener muy presente: el calendario fiscal. Los impuestos corrientes que afectan a cualquier autónomo son de devengo trimestral. Es decir, cada tres meses vamos a tener que presentar en Hacienda una serie de obligaciones fiscales en forma de autoliquidaciones.

Se denominan autoliquidaciones los documentos que recogen, tanto el resultado de nuestra actividad, como las retenciones que practicamos en el pago de nuestras facturas. Es el contribuyente el que debe realizar el cálculo y determinar la cantidad a ingresar, de ahí el nombre de autoliquidación.

Hay una serie de modelos por lo general comunes a cualquier actividad que se presentan del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero y recogen las operaciones realizadas en los tres meses inmediatamente anteriores. Es decir, del 1 al 20 de abril se presentan las operaciones realizadas desde el 1 de enero al 31 de marzo, y así sucesivamente en los demás periodos. Comentamos a continuación cuáles son estos modelos y cual es el principio que rige su funcionamiento.

El modelo 130 es la declaración de IRPF. Para los contribuyentes de alta en estimación directa se cumplimenta consignando la suma de los ingresos del periodo y restando a la misma los gastos (en ambos casos se tomará la base imponible de las facturas, salvo excepciones por razón de la actividad). Sobre la diferencia resultante se calcula el 20%. Esa cantidad, a la que restaremos las retenciones soportadas y los pagos realizados en trimestres anteriores, nos dará la cifra a ingresar, si es positiva. Si es negativa, la cuota resultante no dará origen a devolución alguna.

En la declaración de IRPF, al volumen de operaciones de cada trimestre les sumamos las generadas en el trimestre anterior, de manera que los datos de cada autoliquidación contienen las cifras de todo el año. Para aclararnos, a la hora de cumplimetar el modelo 130, a los ingresos, por ejemplo, del tercer trimestre, les sumaremos los del segundo y los del primero. Y lo mismo haremos con los gastos, retenciones y pagos realizados. De este modo, el cuarto trimestre funciona a modo de resumen de todo el año.

El modelo 303 es la declaración de IVA. A diferencia del IRPF, los trimestres de iva son independientes. Se calculan por la diferencia entre el iva de ingresos y el de gastos correspondientes a los tres meses inmediatamente anteriores. De resultar una cantidad positiva, será ese el resultado a ingresar. Si es negativa, podremos restarla en el trimestre siguiente si éste nos diera un resultado a pagar. Si también es negativo, iremos acumulando esas cantidades a compensar a nuestro favor y podremos pedir su devolución al final del año, en la declaración de enero. También podemos optar por seguir aplicando ese negativo en el ejercicio siguiente con el plazo máximo de cuatro años.

El cálculo del IRPF, al ser acumulativo, permite declarar facturas atrasadas de otros trimestres. No así el IVA. El IVA de los ingresos deble declararse dentro del trimestre correspondiente. Es un hecho susceptible de sanción tributaria no hacerlo así. El IVA de gastos puede declararse en otro trimestre o en otro ejercicio dentro de los cuatro años siguientes.

El modelo 115 recoge las retenciones de alquileres practicadas en los tres meses inmediatamente anteriores.

El modelo 111 recoge las retenciones practicadas a profesionales o a personal asalariado en las nóminas en los tres meses inmediatamente anteriores.

Los autónomos que tengan facturas intracomunitarias las recogeran en el modelo 349, trimestral o anual dependiendo del volumen de operaciones.

En enero se presentarán los resúmenes del iva (modelo 349), de retenciones de alquileres (modelo 180) y de retenciones de profesionales y asalariados (modelo 190). También se presentará el resumen del modelo 349, que es el 349 anual. El modelo 130 no tiene resumen puesto que los resultados anuales de la actividad empresarial ya se recogen el la Declaración de la Renta.

Existe una declaración anual de suma importancia que recoge las operaciones realizadas en el ejercicio anterior, tanto de ingresos como de gastos, que superen los 3005,06 euros con el mismo cliente o proveedor, el modelo 347.

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Los bienes de inversión son aquellos que se utilizan para producir o como instrumentos de trabajo durante un plazo superior a un año. Estos elementos merecen una especial mención a la hora de practicar las deducciones por la actividad profesional o empresarial. Un ejemplo de bien de inversión podría ser una herramienta, pero hay que tener en cuenta que no tendrán esta consideración los accesorios y piezas de recambio, enbalajes, ropas de trabajo o cualquier bien de valor inferior a 3005,06 euros.

Es condición imprescindible, aunque no suficiente, que estos bienes figuren en los libros-registro de la empresa para poder desgravar el gasto. El hecho de que estén registrados no prueba su afectación a la actividad. No podemos adquirir un cortacésped para una oficina y desgravar el gasto por el mero hecho de estar en posesión de la factura.

Según la ley del IVA, los bienes de inversión pueden ser objeto de afectación parcial a la actividad. Es decir, pueden utilizarse en la actividad económica y en la vida privada. El caso más frecuente es el de los automóviles de turismo. La ley del IVA presume los vehículos afectados al 50%. Podremos, pues, desgravar el 50% del iva de las facturas de combustible, autopistas, etc. Eso siempre y cuando podamos probar la afectación.

El tema de la afectación de vehículos da origen a mucha controversia. Si la naturaleza de nuestra actividad nos obliga a desplazarnos fuera de nuesta localidad para prestar un servicio, podremos acreditar la necesidad de ese desplazamiento con una factura emitida a ese cliente donde figura su domicilio. Del mismo modo, si tengo una tienda y necesito comprar mercancía, lo lógico es que tega un vehículo mixto para llevar carga y no un turismo.

Existe presunción de afectación al 100% en caso de vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías, transportes de viajeros, autoescuelas, agentes comerciales y servicios de vigilancia, principalmente.

El tratamiento de la afectación tiene una consideración diferente para el IVA y para el IRPF. Ya hemos comentado que la ley de IVA admite la afectación parcial de los bienes de inversión. La ley de IRPF exige que cualquier bien afecto a la actividad ha de estarlo de forma exlcusiva. Tan solo contempla el uso privativo si se hace de forma accesoria e irrelevante en días u horas inhábiles durante las cuales se interrumpa el ejercicio de la actividad. Esto último no será aplicable a los automóviles de turismo (a no ser aquellos cuyo uso se recoge en la presunción de afectación 100%).

De forma resumida, un agente comercial, caso recogido en la presunción de afectación 100%, podrá desgravar la totalidad del gasto de gasolina de su vehículo afecto, tanto para el IVA como para el IRPF. Un técnico que se desplace para realizar una reparación, podrá desgravar el 50% del gasto de gasolina de su vehículo afecto, pero solo a efectos del IVA, para el IRPF no podrá practicar desgravación alguna.

Pueden considerarse afectos a la actividad en cuanto al IRPF aquellos elementos patrimoniales que sean susceptibles de aprovechamiento separado e independiente del resto. Podemos poner un despacho en nuestro domicilio y realizar la afectación de una habitación para ello. Pero ese espacio debe utilizarse para la actividad profesional exclusivamente. Eso nos dará derecho a desgravar la parte proporcional a los metros de los gastos de alquiler, comunidad o intereses de hipoteca, así como de la amortización. Lo que no podremos deducir de ninguna manera son lo suministros. Es imposible saber que fracción de la factura de la luz corresponde a una habitación, a no ser que se disponga de un contador independiente para el registro.

La desgravación del gasto de adquisición del inmovilizado en el IRPF se realiza a través de las amortizaciones.

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Los gastos de la actividad económica deben cumplir una serie de condiciones para que tengan la consideración fiscal de deducibles. Deben estar vinculados a los ingresos, justificados y registrados en la contabilidad o en los libros obligatorios.

Este aspecto está regulado por el Impuesto sobre Sociedades, pero no sólo se aplica a las sociedades mercantiles, que tributan por este impuesto, sino que la normativa se amplia a todos los contribuyentes que realizan actividades económicas, independientemente de su forma jurídica.

Entre los gastos más comunes que se pueden considerar como desgravables, podemos enumerar los que siguen:

• Consumos de explotación. Son adquisiciones de bienes corrientes para ser utilizados en la actividad.

• Sueldos, salarios y Seguridad Social de la empresa (se incluyen aquí las cotizaciones del titular). Es desgravable también el pago a Mutualidades de Previsión Social de profesionales no integrados en el régimen de Seguridad Social.

• Gastos de formación y contribuciones a planes de pensiones del personal.

• Arrendamientos y cánones.

• Reparaciones y conservación.

• Servicios de profesionales independientes por cuestiones relacionadas con la actividad económica (abogados, notarios…).

• Servicios exteriores (transportes, primas de seguros, gastos bancarios, publicidad y relaciones públicas, gastos de oficina y suministros en caso de locales afectos).

• Tributos no estatales (IBI), tasas.

• Adquisición de libros y revistas profesionales, así como asistencia a cursos y conferencias relacionados con la actividad.

• Cuotas a colegios profesionales.

• Primas de seguro de enfermedad del contribuyente y su familia ( descendientes hasta 25 años ) hasta 500 euros por persona y año.

Sin embargo por el mero hecho de incluirse en estos conceptos no adquieren la consideración de deducibles, recordemos que debe justificarse su desgravación por el hecho de que sean necesarios para la realización de la actividad económica.

Los que no se consideran deducibles bajo ningún aspecto son las sanciones, el recargo de apremio, el de presentación fuera de plazo ni las multas y sanciones. Tampoco podemos desgravar los donativos ni los regalos a terceros, aún siendo clientes. Se excluyen en este punto los obsequios al personal en acorde con los usos o costumbres de la empresa (ejemplo claro de las cestas de navidad) y los de relaciones públicas (como los bolígrafos rotulados con el nombre de la empresa).

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Tienen la consideración de ingresos de explotación la totalidad de los que provienen de la venta de bienes o prestaciones de servicios que constituyan el objeto propio de la actividad, incluidos los procedentes de servicios accesorios a la actividad principal.

Tanto los ingresos como los gastos de la actividad económica se declaran según el principio de devengo. Se imputan cuando se realiza la entrega del bien o la prestación del servicio, independientemente del momento en que se cobren o se paguen.

Los ingresos son objeto de una sola liquidación aunque provengan de diferentes actividades. Hay que tener en cuenta que debemos que incluir en el conjunto los que enumeramos a continuación:

• Trabajos realizados para la empresa.

• Indemnizaciones de aseguradoras por siniestros. (Excepto las que se correspondan con siniestros sufridos por el activo fijo de la empresa, que se incorporan al valor del bien).

• Subvenciones y ayudas públicas percibidas en el desarrollo de la actividad. En este punto hay que distinguir entre subvenciones corrientes, que se imputan en el ejercicicio en que se perciben, y subvenciones para la adquisición de inmovilizado, que se imputan en la misma medida en que se amortiza el bien.

• Autoconsumo de bienes o servicios. El autoconsumo se entiende como el destino de los bienes o servicios de la empresa hacia fines privativos del empresario, bien de su familia o de terceros. Si un dentista, en suponer, hace un empaste a su mujer o a un amigo, se presupone una contraprestación a cambio, auque ésta no se produzca. Lo correcto sería declarar un ingreso por el servicio.

Las ganancias o pérdidas patrimoniales derivadas de elementos afectos a las actividades económicas no se incluyen en el resultado de la actividad sino que se declaran en Renta. Tomemos el caso de un repartidor que venda su furgón. El beneficio o pérdida lo incluirá en su declaración de la Renta junto con el resto de las ganancias o pérdidas patrimoniales.

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El profesional o empresario autónomo tiene ciertas obligaciones formales de obligado cumplimiento. Entre ellas está la de expedir facturas y conservar copia de las mismas. Cualquier venta o prestación de servicio deberá recogerse en un documento de facturación. Incluso los pagos anticipados.

Las facturas pueden ser expedidas por el destinatario de la operación en casos determinados. Es lo que comunmente se conoce como autofactura. El obligado es el empresario o profesional que realiza la operación por lo que son sus datos identificativos los que deben constar en ella. Para emitir autofactura debe existir un acuerdo previo escrito. El cliente emtirá una copia de la factura al empresario y éste debe aceptarla dentro de los 15 días siguientes a su recepción, de lo contrario se dará por no expedida. Las autofacturas deben tener una serie numérica diferente a las de la facturación principal.

Los supuestos que obligan a la expedición de factura son los siguientes:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
• Cuando el destinatario, sin ser profesional, lo exija para el ejercicio de un derecho de naturaleza tributaria.
• Cuando se realicen exportaciones de bienes exentas de IVA o entregas intracomunitarias.
• Cuando el destinatario es una persona jurídica o Administración Pública.
• En entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
• En ventas a distancia, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Del mismo modo, se recogen las siguientes excepciones a la obligación de facturar:

• Operaciones exentas de iva (salvo determinadas excepciones).
• Operaciones sujetas a recargo de equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o porfesionales acogidos al régimen simplificado de iva (con las salvedades que establece la ley).
• Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

Hay determinadas operaciones en las que las facturas pueden sustituirse por tickets siempre y cuando su importe no exceda de 3000 euros, iva incluido. Entre ellas podemos enumerar las ventas al por menor, servicios de hostelería, transportes, peluquerías, tintorerías, salas de baile, estudios de fotografía, alquiler de películas, aparcamiento y autopistas, como las más comunes.

En Pymes y Autónomos | Hacerte autónomo paso a paso, Los datos que deben contener las facturas

Hemos comentado las diferencias en la tributación del IRPF. Expondremos a continuación las que afectan al tratamiento del IVA. Por su complejidad, las estudiamos de modo diferenciado.

Está gravadas por el IVA las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por un empresario o profesional en el desarrollo de su actividad por las que se perciba una contraprestación. La operación debe realizarse en el ámbito espacial de aplicación del impuesto. Para que esté sujeta a IVA español, debe llevarse a cabo en España.

Para determinar el lugar de prestación del servicio se utilizan diversos criterios según la naturaleza del mismo. El empresario tributará en el territorio donde tenga la sede de su actividad económica. Es decir, en el domicilio donde se centralice la gestión y y las funciones de administración central de la empresa. Yo puedo operar con otros países desde España, que es donde estoy establecido. Por lo tanto, tributaré en España siguiendo la normativa de mi país.

Existen entregas de bienes o prestaciones de servicios respecto a las cuales la Ley establece que no deben ser sometidas a gravamen. Tales son las actividades sanitarias, educativas, sociales, culturales y deportivas, operaciones financieras y de seguros, entre otras. El profesional que las ejerza no repercutirá IVA en sus facturas de servicios, pero sí tendrá que soportarlo en sus gastos. No presentará, por tanto, liquidaciones de IVA. El impuesto se considerará mayor valor del bien adquirido.

Tampoco realizan declaraciones de IVA los negocios de venta al por menor, ya que se encuadran en el régimen de recargo de equivalencia. Tendrán que facturar con IVA y pagarán IVA en las compras pero trimestralmente solo están obligados a presentar liquidaciones de IRPF tomando para el cálculo las facturas por el total. .

Ahora bien, es posible que se de el caso de realización simultánea de actividades que se engloban en distinto régimen. Tomemos el caso de una tienda de zapatos que hace también reparación de calzado. En una situación así tendremos que hacer declaración de IVA por la parte del negocio que no es venta minorista. Habrá que aplicar entonces la regla de la prorrata.

En el libro registro de facturas recibidas deberán anotar separadamente las facturas relativas a adquisiciones sometidas al recargo de equivalencia.

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A la hora de hacernos autónomos, tenemos que considerar las obligaciones fiscales que debemos de cumplir. El ejercicio de una actividad económica por cuenta propia conlleva la obligación de presentar autoliquidaciones trimestrales, que generalmente son pagos a cuenta de IVA, IRPF y retenciones, pero habrá que ver en cada caso si la ley nos exime de la declaración de alguno de estos impuestos.

En primer lugar es necesario comprobar si el epígrafe que define nuestra actividad la encuadra como empresarial o profesional. Las actividades profesionales son aquellas para cuyo ejercicio se requiere una titulación. Si es ese nuestro caso, debemos saber que no tendremos que presentar pagos a cuenta de IRPF. Liquidaremos solamente el IVA. La actividad profesional supone la alicación de una retención en las facturas que emitimos por nuestros servicios. El tipo vigente es el 15%.

Habrá que ver también si nos conviene más declarar IRPF por estimación directa u objetiva (más conocida como módulos). Esto en caso de que nuestro negocio pueda acogerse a módulos. La estimación directa es un cálculo del resultado real de nuestra actividad basado en la diferencia entre ingresos y gastos. La estimación objetiva es un método por el cual se nos atribuye un beneficio calculado mediante unos índices o módulos que la administración asigna a cada negocio en función de la actividad realizada y los medios en ella utilizados.

El empresario autónomo debe llevar obligatoriamente unos libros-registro de facturas, tanto emitidas como recibidas, ordenadas por fechas y agrupadas por trimestres. Hoy en día estos libros se generan mayoritariamente en un soporte informático que permite la impresión de hojas numeradas. Las facturas-soporte del registro deben conservarse durante cinco años.

Los bienes de inversión, entendidos como aquellos útiles, muebles o inmuebles destinados a la explotación de nuestro negocio por un tiempo superior a un año, también se anotarán en un libro-registro. Este registro debemos conservarlo durante todo la vida activa de nuestro negocio. No se admitirá, en suponer, un gasto de reparación de maquinaria si ésta no figura en el libro registro de bienes de inversión con detalle pormenorizado de los datos de adquisición.

Por último, si vamos a contratar trabajadores o alquilar un local, ingresaremos las retenciones a aplicar en las nóminas de los empleados y en el recibo de nuestro arrendador en los modelos 111 y 115 respectivamente.

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La informatización en la gestión de servicios es un proceso que se ha ido implantando en las administraciones públicas y que ha supuesto un ahorro enorme de tiempo y una simplifiación de trámites. Las sedes electrónicas nos permiten realizar gestiones y acceder a información sin movernos de casa.

El alta telemática en Hacienda para ejercer como empresario autónomo es un procedimiento sencillo que nos ahorrará largas colas en la oficina de la Agencia Tributaria. El modelo a cubrir es el mismo que explicamos en un post anterior, el 036/037. Lo único que cambia es la forma de presentación que será vía electrónica.

Para realizar este tipo de presentación, en primer lugar debemos solicitar la firma electrónica. La firma se tramita con el D.N.I electrónico o bien mediante una acreditación expedida por la Fábrica Nacional de Moneda y timbre. Hacienda nos proporcionará un certificado que instalaremos en el ordenador. Esto nos pemite presentar una amplia variedad de documentación vía electrónica: desde autoliquidaciones de impuestos a contestaciones a requerimientos. El certificado sirve para identificar a la persona vinculando su firma con los datos que transmite.

Las presentaciones telemáticas tienen la misma validez que las efectuadas en papel en Hacienda. Al realizar la transmisión nos aparecerá en pantalla un código seguro de verificación, que nos servirá de justificante ante cualquier organismo. El interesado puede acceder al documento las veces que sea necesario introduciendo su número de identificacióno fiscal.

En el caso de sociedades, el procedimiento difiere en algunos aspectos. La solicitud de N.I.F tiene que hacerse presencialmente en la delegación de la AEAT porque hay que aportar copia de las escrituras de constitución. Los trámites restantes pueden realizarse de forma telemática como si se tratara de un empresario autónomo. Tan solo los cambios en escrituras tienen que ser en papel.

En Pymes y Autónomos | Hacerte autónomo paso a paso: el alta en Hacienda

En un post anterior comentamos como se tramita el alta de un autónomo en la Agencia Tributaria. Veremos ahora el procedimiento para realizar el alta en la Seguridad Social.

Realmente, el proceso es similar. Tendremos que cubrir un formulario (bastante más sencillo que el de Hacienda, por cierto) donde podremos nuestros datos personales y la actividad que vamos a desempeñar. No hay que olvidar que la Seguridad Social asignará como fecha de alta la misma que aparezca en el 037 que hemos presentado en la Agencia Tributaria y del que aportaremos copia. El alta en la Seguridad Social debe cursarse en el mismo mes en que hicimos la de Hacienda.

A la hora de decidir la fecha en la que queremos iniciar la actividad, debemos tener en cuenta que la cuota de autónomos no se prorratea. Eso significa que si yo me doy de alta el último día del mes tendré que pagar lo mismo que si lo hago el día 1. También tendremos que pensar si nos interesa contratar la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedad profesional y si queremos cotizar para el cese de actividad. Todo esto incrementará el importe mensual a pagar.

Lo más cómodo es domiciliar las cuotas consignando una cuenta bancaria en el impreso de alta. La administración nos pasará el cargo el último día del mes. Si no queremos la domiciliación, tendremos que ir cada mes a las oficinas de la Seguridad Social para recoger el boletín de autónomos. El boletín funciona como si fuera una factura. Podemos ir a nuestro banco y pagarlo por cuenta o abonarlo en metálico.

La cuota a abonar es única, independientemente del número de actividades que vayamos a realizar, siendo el mínimo 254,21 euros al mes. Si ya se está de alta en el RETA y vamos a empezar un nuevo negocio, tan solo se requiere informar a la Seguridad Social (y a Hacienda previamente) de ese hecho.

La condición de trabajador por cuenta propia es compatible con la de trabajador asalariado. En determinadas condiciones, se daría una situación conocida como pluriactividad, que ya hemos tratado con anterioridad, y que supone que cotizando a la vez por ambos regímenes, podemos optar a que la Seguridad Social nos devuelva parte de las cuotas pagadas.

En Pymes y Autónomos | Dudas a la hora de darse de alta como autónomo y el acceso a las subvenciones

Hemos recibido la siguiente consulta de uno de nuestros lectores sobre los trámites para el alta de la actividad como autónomo en Hacienda y la Seguridad Social.

La consulta es la siguiente:

Quiero hacerme autónomo en los siguientes días y me gustaría saber si podéis ayudarme a cumplmimentar los formularios que piden. Al parecer es el 037 con un montón de datos que he leído y que no entiendo bien. Eso es en la AEAT. Luego hay que ir a la SS. SS para darse de alta como tal.

Vivo en Andalucía. Sobre posibles ayudas o subvenciones a la nueva actividad ¿tenéis alguna web o página dónde poder ver si es posible solicitar alguna en función de sus fines y objetivos?

Muchas gracias por vuestra ayuda y recibid mi enhorabuena y mi mejor agradecimiento

Toda esta información depende en gran medida de la actividad que se va a realizar y del modo de llevarla a cabo, ya que algunas de las opciones a comunicar están en función de eso.

Cuando un autónomo quiere darse de alta en Hacienda, deberá hacerlo presentando la declaración censal (modelo 036 ó 037). Ambos contienen la misma información básica, pero el 037 es el modelo simplificado. En la primera página se debe indicar que se quiere tramitar el “alta” y cubrir la información básica: nombre, dirección y fecha. Es cierto que hay un montón de casillas, pero la mitad de ellas no son de obligatoria cumplimentación.

En la página 2 se recogen los datos referentes al IRPF y al IVA. La declaración de IRPF puede hacerse de dos modos: mediante estimación directa o por estimación objetiva, comunmente llamada módulos. Habrá que ver si la actividad a realizar puede acogerse a módulos o no, ya que este régimen engloba unos determinados epígrafes (el epígrafe es el indicador numérico de la actividad). Tendremos que considerar también el gravamen que supone un régimen o el otro.

A continuación debemos comunicar el alta en IVA, a no ser que que la actividad sea exenta, como sería el caso de un profesional sanitario, de la enseñanza o de actividades artísticas. Lo normal es que el alta sea en régimen general.

En la página 3 se indica la actividad y la obligación de presentar retenciones. La cubriremos tan solo si vamos a tener personal asalariado a nuestro cargo o un local en alquiler. En este último caso, habrá que rellenar la dirección , los metros y el grado de afectación. El grado de afectación es el porcentaje del local que vamos a utilizar para el desempeño de nuestra actividad.

Una vez cumplimentado el modelo procederemos a realizar el alta en la Seguridad Social. Para ello tendremos que llevar el 037 registrado ya en la Agencia Tributaria y el D.N.I. La fecha que hemos puesto en el modelo será la que tomará también la Seguridad Social como fecha de alta.

En Pymes y Autónomos | Deducción de gastos antes inicio de la actividad