Para aprovechar la creatividad innata a cada individuo requiere hacer cambios en nuestra rutina diaria en nuestro trabajo.

Es necesario romper con todos aquellos hábitos destructivos que limitan nuestro potencial creativo, como pasar una gran parte del día en el correo electrónico o ceder a las distracciones persistentes.

Cómo liberar nuestra creatividad

• Tiempo para pensar

Para empezar, darse tiempo para pensar y reflexionar en voz baja. Consiste en aplicar prácticas de mindfulness para comprender nuestro proceso cognitivo y liberar nuestro proceso creativo.

• Gestionar el estrés

Aprender a gestionar el estrés sobre sus deficiencias y fracasos. Evidentemente esto es mucho más difícil de aplicar en en aquellos perfiles orientados al logro de objetivos, pero nadie puede ser creativo sin fallar.

• Centrarse en lo que te hace feliz

Las emociones positivas que se sienten cuando se está conectado tanto a nuestros propósitos personales, como profesionales y de organización favorecen orientar nuestro proceso creativo dentro de los intereses de la organización, incluso cuando las cosas son difíciles.

En definitiva,no se puede ser creativo en nuestro trabajo si no sabemos gestionar el estrés que produce nuestro desempeño y no dedicamos tiempo a reflexionar sobre lo que hacemos, ya que, a menud nos centramos en lo urgente y no en lo importante.

Imagen | pixel2013 En Pymes y Autónomos | Mindfulness, ¿cómo mejora tu productividad?

La gestión de las nóminas muchas veces se convierte en un quebradero de cabeza para las empresas. Tienen que dedicar recursos y estar al día de las novedades laborales para hacerlas ellos mismos. Además adquirir el software necesario y a medida que la empresa crece tienen que dedicar más tiempo a la gestión de dichas nóminas. Por eso muchas están optando por externalizar esta función, pero, ¿qué ventajas tiene la externalización de la gestión de nóminas para la empresa?

En el caso de las micropymes el factor clave para ellas está en no necesitar tener en plantilla a una persona que esté al día de las novedades laborales, así como tampoco tener que invertir en un software específico para esta cuestión. Así pueden dedicar su tiempo a la gestión de su empresa.

Para las empresas de mayor tamaño que tienen personal dedicado al departamento de recursos humanos, externalizar la gestión de las nóminas les permite que puedan centrarse en la gestión de aspectos más estratégicos como la productividad, la motivación, el compromiso, el employer branding…

Se trata de dejar de lado las tareas administrativas y se apuesta por la gestión de personas, que es la gran olvidada en muchas ocasiones de los recursos humanos. La parte negativa es que esto suele tener un coste, que varía en función del número de nóminas que se tienen que crear y es algo que muchas veces las empresas no desean asumir.

Si al final ese sobrecoste se compensa con unos empleados más motivados, una menor rotación en plantilla y una mayor productividad, lo cierto es que muchas empresas acaban por dar por buena dicha externalización en la gestión administrativa de las nóminas de sus empleados.

En Pymes y Autónomos | [Ocho aplicaciones online que no hubieras pensado utilizar hace cinco años](Ocho aplicaciones online que no hubieras pensado utilizar hace cinco años)

Imagen | cloudhoreca

La Sociedad de la Información tiene un inconveniente evidente y es que nos informamos al segundo para olvidarnos al instante.

Recibimos tantos impactos de información que no somos capaces de procesarla y estamos es una situación permanente, de lo que se conoce, como infoxicación.

En un mundo de conexión global instantánea, uno de los modos más auténticos de comunicación es la de escuchar a alguien. Pero escuchar puede ser una habilidad difícil de dominar.

¿Cómo se puede construir esta capacidad? En primer lugar, comenzando por crear un espacio en tu día a día. Bloquea un tiempo en tu calendario para reflexionar sobre una conversación reciente y prepararse para la siguiente.

Cuando un colega o un empleado pide un consejo, asegúrate de entender la situación. Antes de responder, conviene preguntar y aclarar lo que realmente necesitan.

Lo realmente importante es dedicar a la gente tu atención. Actitudes como silenciar el teléfono, desconectar el PC y mirar a los ojos manifiestan interés por lo que se está tratando.

Los líderes que hacen hueco en su tiempo para conversar cara a cara descubren que es una de sus mejores herramientas de gestión.

Imagen | leovalente En Pymes y Autónomos | Dejar hablar y aprender a escuchar

Cuando se inicia un proyecto intervienen multitud de variables que pueden afectar a su desarrollo normal y acaben por producir su fracaso.

Para evitarlo, es conveninte identificar aquellas áreas de mejora que permitan mejorar nuestro trabajo evitando aquellos factores que nos puedan afectar negativamente.

Motivos del fracaso de un proyecto

• Mala planificación

Esto ocurre cuando desde el primer momento no se han definido los objetivos del proyecto, lo que nos impedirá saber qué es lo que hará que el proyecto triunfe o fracase, afectando a la planificación de las áreas implicadas.

• Evaluación de las expectativas

Es decir, no se ha definido el equipo ni lo que se espera de cada uno de ellos impidiendo la medición de sus resultados amedida que el proyecto avance.

• Comunicación

La comunicación abierta y continua es lo que permite que se puedan conocer de antemano los incovenientes y limitaciones que se están produciendo durante el desarrolo de proyecto. Si la comunicación se restringe la incidencia en la evolución del proyecto será notablemetne negativa.

• Inexperiencia

Si el responsable o responsables del proyecto carecen de experiencia, es recomendable realizar un acompañamiento por quienes tengan un perfil más senior y poder evitar esas circunstancia que puedan afectar a la evolución del proyecto.

• Liderazgo

En relación con lo anterior, es mejor tener a alguien sin experiencia que lidere el proyecto a que no haya nadie que lo lidere, no solo por una cuestión de responsabilidad, sino también, porque debe existir un nexo entre quienes desarrollan el proyecto y los responsables de la organización a quiens reportar.

Es obvio que pueden existir otros motivos que hagan fracasar un proyecto, sobre todo, factores exógenos, pero desde la perspectiva interna si estos elementos no son bien definidos, llevará su fracaso está casi asegurado.

Imagen | Nick J Webb En Pymes y Autónomos | La gestión de proyectos

En la gestión de un proyecto uno de los elementos cruciales es estimar el tiempo requerido para poder ejecutarlo.

Para realizarlo hay que determinar si el tiempo necesario para completar cada actividad se puede considerar fijo, o por el contrario, es recomendable analizar distintos escenarios sobre la duración de las tareas.

Para la mayoría de los proyectos la casuística es esta segunda, es decir, que será necesario identificar los tres escenarios posibles: el más probable, el optimista y el pesimista.

Sin embargo, es mucho más útil, utilizar el Método de Ruta Crítica o CPM (Critical Path Method) que considera que el tiempo de las actividades es determinista, es decir, fijo y consiste en identificar la secuencia más larga (crítica) que determinará la duración del proyecto.

De este modo, para un proyecto que consta de 7 actividades y una duración determinada, planteándonos que a las actividades A, B, C no les precede ninguna otra, pero que a las actividades D y F les precede A y a la actividad E, la C, dependiendo G de B, D, E. Entonces, la ruta crítica es la que definen las actividades A-D-G y el tiempo estimado será el de la suma de estas actividades.

Esto quiere decir, que si alguna de las actividades de la ruta crítica sufriera un retraso, el proyecto, en su conjunto se retrasaría en su ejecución.

Imagen | Moritz320 En Pymes y Autónomos | La gestión de proyectos

El outsourcing o externalización de proyectos o tareas es cada vez más común por parte de las empresas y, también, para lo autónomos.

Es común que después de contemplar diversas ofertas, haya alguna que nos convence y decidamos empezar a trabajar con ella y una vez concretados los requerimientos y un plazo de ejecución, resulta, que llegado el momento, el trabajo no satisface nuestros requerimientos.

Pautas para reclamar a los proveedores

Lo primero es hablar con el proveedor y justificar correctamente los errores que detectados en el proyecto para que el proveedor pueda solucionarlo lo antes posible y cumplir con el trabajo.

Si aún así te exige el pago, revisa el contrato, si el proveedor no ha cumplido con algunos de los puntos que se especificaban puedes justificar una rebaja en la factura por incumplimiento de contrato.

• Firma un contrato con el proveedor en el que se establezcan las condiciones de entrega y de pago por el proyecto. Este contrato debe fijar objetivo del proyecto, fecha de entrega, condiciones de pago y penalizaciones por si no se cumplen algunos de los puntos pactados. Es un documento que os debe proteger mutuamente, a ti, como cliente, y a tu proveedor.

• Comunicación constante con el proveedor es fundamental en cualquier proyecto que se externalice. La comunicación por email a veces lleva a confusión, así que es mucho mejor poder hablar directamente de las necesidades del proyecto y responder a las dudas que pueda tener al respecto.

• Revisiones peródicas, para lo cual es necesario establecer un calendario de reuniones periódicas para el seguimiento del proyecto. Marca unos hitos con el proveedor para asegurarte de que el trabajo va por buen camino.

Mediante la realización de estos pasos en cada uno de los proyectos evitarás malos entendidos y sorpresas desagradables en las entregas.

Imagen | Mark Hillary En Pymes yAutónomos | ¿Qué servicios externalizan las empresas?

Hace ya una década que desempeñe mis funciones como controller, por aquel entonces esta figura empezaba empezaba a perfilarse en muchas empresas este puesto y cada vez cobra mayor importancia. Recuerdo que las tareas que realizaba, eran: control de productividad, elaboración de los presupuestos, unificación del plan contable de las diferentes empresas del grupo, implantación del programa de reporting a la dirección, reporting a las marcas de automoción, cierres contables, etc.

Hace no mucho tuve la suerte de participar en un proyecto de cambio de outsorcing en una empresa de reciclaje, donde me encontré con la figura del controller de nuevo, en este caso sus funciones eran diferentes aunque con puntos en común. En este caso sus principales tareas eran: la elaboración del presupuesto anual y del plan estratégico de la compañía, la preparación de reporting mensual y trimestral, control interno, definición de cuentas analíticas, coordinación de auditorías internas, etc.

A donde quiero ir con todo esto es a que las funciones de los responsables de control de gestión de las empresas pueden ser muy diferentes, en función del tipo de empresa, sector y de como se repartan determinadas funciones con la dirección financiara y jefes de administración de las empresas.

Las funciones más comunes del controller o responsable del control de gestión

Entre lo que he visto con mis propios ojos, lo que me han enseñado y lo que he leído, algunas de las funciones de los controllers pueden ser las siguientes:

• Diseñar y mantener los sistemas contables, planes de cuentas y desgloses analíticos para suministrar información fiable, relevante y en el momento adecuado para la toma de decisiones.

• Diseñar y realizar un seguimiento de los sistemas de planificación y control: presupuestos, centros de responsabilidad, etc.

• Control de productividad y rentabilidad.

• Elaboración y supervisión del cumplimiento de los procedimientos e instrucciones de trabajo.

• Diseño y elaboración del reporting a la dirección y usuarios externos.

• Gestión y minimización de los costes operativos.

• Soporte en la implantación de programas de contabilidad y gestión.

• Gestión, vigilancia y comunicación a la dirección de los riesgos y oportunidades detectados.

• Elaboración y seguimiento de cuadros de mando.

• Ayudar a la dirección en la coordinación de las diferentes áreas funcionales.

La dependencia jerárquica de los controllers

La ubicación del controller dentro del organigrama de las compañías debe responder a la cultura de la empresa y a su estructura organizativa, siendo las situaciones más habituales las siguientes:

• El controller como staff de la dirección de la empresa. En este caso seria una especie de adjunto a la dirección prestándole apoyo a esta, pero sin personal a su cargo, ni dependencia de la dirección financiera, gozando así de independencia y flexibilidad en su tarea de control de gestión de toda la organización. En este caso, es fundamental contar con el máximo apoyo de la dirección y tener facilidad para ganarse la confianza y colaboración de las diferentes áreas funcionales.

• El controller director financiero. El director financiero además de su función habitual en el ámbito de las finanzas de la empresa, asume al mismo tiempo la función de control de gestión.

• El controller dependiendo del director financiero. En este caso, el controller sigue las directrices marcadas por la dirección financiera

Imagen | Björn Söderqvist

En Pymes y Autónomos | La contabilización del Plan PIVE

Recientemente publicaba un post sobre el método Kanban y las ventajas que aportaba para la organización y planificación del trabajo en equipo.

Existen algunas herramientas para aplicarlo, la más esencial es una pizarra y los célebres, post-its, sin embargo, si tenemos un equipo deslocalizado es más conveniente utilizar aplicaciones Web que sean accesibles por todos los miembros en remoto.

En otro tipo de aplicaciones se pueden presentar grandes diferencias entre unas herramientas y otras, sin embargo, en este caso, son herramientas muy similares cuyos interfaces estan basados en el kanban "offline", es decir, el tablero y los post-its.

Además, no hay que olvidar, que entran en clara competencia con estas herramientas entran los gestores de proyectos como Open Project o MS Project.

Algunas de estas apliaciones Kanban son:

• Kanban Tool

• KanbanFlow

• Agile Project Management Software

• Kanbanery

• JIRA Agile

Lo más correcto para poder elegir es ver las demos de sus webs y descargar las versiones gratuitas para poder probarlas y comprobar que, en efecto, tiene la utilidad que buscamos y que se adapta a nuestra metodología de trabajo.

Imagen | Oliver Tacke En Pymes y Autónomos | Gestionar equipos y proyectos con el método Kanban

El método Kanban destaca por ser muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo. Además, de por su capacidad para poder gestionar el desarrollo del trabajo de manera efectiva y productiva.

A diferencia de otros modelos operativos, el método Kanban no prima tanto la rapidez con la que se ejecutan las tareas si no la calidad de las tareas realizadas.

La aplicación del método Kanban implica la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Para ello es necesario definir el flujo de trabajo de los proyectos. Cada una de las columnas corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué situación o fase se encuentra cada proyecto.

El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, etc.).

Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental, esto significa que no hablamos de la tarea en sí, sino que lo dividimos en distintos pasos para agilizar el proceso de producción. Normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en el tablero con la descripción de la tarea y la estimación de horas.

El objetivo de la visualización es clarificar al máximo el trabajo a realizar, las tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades y la meta asignada.

Por último, es importante recordar la filosofía sobre la que se asienta Kanban “ Stop Starting, start finishing”. Esto quiere decir que se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales aportaciones del Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe un número máximo de tareas a realizar en cada fase.

Para quienes empezar multitud de actividades simultáneamente no es ningún inconveniente esta metodología les servirá para llevar el control, para quienes, como yo, se sienten más cómodos en entornos de desarrollo incremental, es decir, que no empieza algo hasta que acaban la actual, este método es perfecto para sus intereses.

Imagen | Anselm23 En Pymes y Autónomos | Medida anticrisis, potenciar el trabajo en equipo

En la actualidad estar permanentemente conectado se está convirtiendo en una obligación para quien tiene un negocio o asume un cargo de responsabilidad.

Por suerte, cada vez existen más herramientas que nos ayudan a estar conectados en cualquier lugar y hora y, además, nos permiten a mejorar nuestra productividad, más aún, si trabajamos solos.

Entre estas aplicaciones destacan, por ejemplo:

• DocuSign

Que permite enviar digitalmente, firmar y gestionar documentos de forma segura a través de la nube. Esta aplicación permite manejar los documentos a través de todos los dispositivos conectados a la red, desde donde se puede acceder y gestionar también, además de otras utilidades como firmarlos en caso de necesidad.

• FreshBooks

Permite enviar facturas o pagar a sus clientes, además edita facturas para darles un aspecto profesional, envía recordatorios de pago y acepta cobros. También tiene la capacidad de crear y enviar facturas desde el dispositivo móvil.

• MailChimp

Permite la creación de bases de datos de clientes potenciales, así como los correos electrónicos para acciones de marketing online o el envío de mensajes de respuesta automática son algunos de los elementos que se pueden llevar a cabo con MailChimp para mejorar la comercialización online. Esta herramienta permite guardar listas de correo electrónico, enviar emails a las mismas, o incluso realizar envíos como boletines y realizar un seguimiento del rendimiento. Todo procurando que la recepción del email no llegue a la carpeta de spam.

• Ring Central

Mediante esta aplicación no hace falta estar sentado en el mismo lugar durante todo el día tan sólo porque tenga que estar al lado del telefónica esperando una llamada. Además, permite realizar videoconferencias en alta definición.

• Dropbox

Poco se puede decir ya de Dropbox, permite poder almacenar, acceder y compartir archivos y documentos importantes desde cualquier lugar. Con Dropbox se puede acceder desde la cuenta del teléfono móvil y enviar un documento al instante. Es una gran herramienta para empresas que tienen a sus empleados trabajando a distancia, ya que permite que todos los documentos importantes y todas las acciones estén en la nube.

• Olark

Si quieres conocer a tus clientes online esta aplicación te permite hacerlo al informarte quién está navegando en la web, su procedencia, las páginas que visita en directo, las páginas previamente visitadas y el tiempo que ha permanecido en la tienda online y, además, podrás chatear en directo con ellos desde tu web.

Estas son algunas interesantes opciones pero el universo de las apps llega a ser casi inabarcable por lo que lo interesante es dedicarle algo de tiempo para saber cuáles son las que mejor responden a nuestras necesidades.

Imagen | geralt En Pymes y Autónomos | Herramientas de productividad para tu negocio, ¿Qué aporta un CRM?