El día a día de tu negocio está lleno (ojalá) de pagos en efectivo de tus clientes por los productos o servicios que ofreces, y al final cada día haces la la suma del dinero de la caja, pero, ¿Qué ha pasado si te das cuenta de que tienes una cantidad distinta a la que deberías tener?.

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Sé que el límite de pago en efectivo es de 1.000 euros para los autónomos, pero, ¿Cómo se aplica?

¿Qué es el arqueo de caja?

Aquí es donde entra en juego el arqueo de caja.

Un arqueo de caja es el proceso seguido en las empresas para revisar la cantidad de dinero que hay en la caja a final de un periodo, normalmente a diario, de forma que se pueda asegurar que no falta o sobra dinero y que coincide con la cantidad que debería haber en función de las ventas realizadas y los pagos que has hecho a los proveedores.

Se trata de hacer la comprobación física de lo que hay en la caja, es decir, el dinero en efectivo y comprobantes de medios de pago, como pueda ser los pagos con tarjeta, con los datos que se pueden extraer del programa de gestión o facturación.

El objetivo principal del arqueo de caja es garantizar la exactitud de los registros contables y detectar posibles errores, desviaciones o “extravíos” de dinero en efectivo.

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¿Cómo se realiza un arqueo de caja?

En general, el proceso de arqueo de caja se puede hacer con los siguientes pasos:

• Reúne y cuenta todo el dinero en efectivo de la caja del negocio.
• Compara la cantidad de dinero en efectivo con los registros de ventas y los recibos o tickets de venta para asegurarte de que coinciden.
• Revisa los pagos realizados con tarjeta de crédito o débito para asegurarte de que se hayan registrado correctamente en el sistema y que la cantidad de dinero en efectivo de la caja se haya actualizado en consecuencia.
• Calcula la diferencia entre la cantidad de dinero en efectivo existente y los registros de ventas y pagos.
• Si existen diferencias, revisa los registros y los tickets de venta para detectar posibles errores o fraudes que puedan haber causado la discrepancia y trata de solucionarlo.
• Registra los resultados del arqueo de caja en un informe o documento contable y archívalo para posteriores revisiones, análisis y seguimiento.

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¿Por qué es importante hacer un arqueo de caja?

El arqueo de caja es una herramienta fundamental para la gestión financiera diaria de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Las principales ventajas de hacer un arqueo de caja son:

Permite detectar errores y fraudes. Uno de los principales objetivos del arqueo de caja es, por un lado, detectar posibles errores, como haber cobrado de más o de menos a través de un pago con tarjeta o haber devuelto mal a un cliente, o, por otro lado, descubrir un fraude cometido dentro de la empresa.

Facilita la identificación de oportunidades de mejora del dinero en efectivo, ya que permite poder analizar con el tiempo la evolución del dinero en efectivo en la caja, y saber si se debe reducir o aumentar dicha cantidad.

Tener el arqueo de caja permite tener justificaciones adicionales ante posibles inspecciones fiscales, aunque a veces no se sabe que es peor.

Mejora la toma de decisiones ya que ofrece una imagen en el tiempo de parte de la situación financiera del negocio, pudiendo mejorar las compras o el pago de las facturas.

En definitiva, es una herramienta de gestión para examinar a diario cómo va tu negocio y evitar problemas en el futuro. Cuando el negocio va bien no hay nada más motivante que contar dinero.

Todas las empresas, con independencia de su tamaño y de su sector de actividad, deben tener controlada una serie de variables clave para la correcta gestión de su negocio. Entre ellas, cabe destacar aquellas que tienen que ver con la liquidez de la empresa, un aspecto fundamental para evitar situaciones tan complicadas como puede ser una suspensión de pagos que puede conducir de manera inexorable a una quiebra.

Entre ellas, quizá el indicador más importante en relación con la liquidez es el cash flow. Se trata de una variable que refleja cuál es el flujo actual de cobros y pagos, y que trata de explicar la situación de tesorería actual de cualquier empresa. Dicho de una forma llana, sirve para determinar de cuánto dinero contante y sonante disponemos para pagar a nuestros proveedores, a nuestros empleados, a las administraciones públicas y para acometer inversiones, entre otras muchas cosas.

Y como la actividad cotidiana del negocio no para ni espera por nadie, es fundamental llevar un control lo suficientemente exhaustivo para no tener sustos y operar con mayor tranquilidad. Por ello, mantener un control diario o semanal de nuestra tesorería es esencial. Pero, ¿cómo llevarlo a la práctica? Os dejamos con algunos consejos.

No te olvides de llevar tu cash flow allá donde vayas

Las actuales herramientas permiten llevarnos casi toda la contabilidad de nuestra empresa a cualquier lugar, y monitorizarlo desde nuestro teléfono móvil. Por eso, conviene elaborar hojas de cálculo más o menos complejas y reflejar ahí el estado de nuestro flujo de caja. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado actual de nuestra tesorería y establecer alertas cuando las cosas no marchen tan bien.

¿Crees que todos los clientes van a pagarte?

Lo más razonable es que todos los clientes paguen sus facturas a tiempo. Sin embargo, existen algunas circunstancias que pueden provocar retrasos en los pagos o incluso impagos. Por esta razón, es conveniente establecer un plan de contingencia por si surgen algunos clientes morosos a través de algún tipo de provisión que reduzca este riesgo.

Controla los costes de tu negocio

Si bien los ingresos de cualquier negocio son variables impredecibles que se escapan al control del negocio, los costes de operación siempre son susceptibles de ser reducidos. Calcula tus costes por áreas y los porcentajes que estos suponen sobre el volumen de tu negocio, estableciendo unos topes para limitar cuántos fondos se van en cada partida para no sobrepasarlos.

Determina tu punto de equilibrio

Desde el punto de vista del cash flow, el punto de equilibrio es aquel en el que los ingresos menos los gastos dan como resultado cero. Es importante calcularlo para saber si llegas o no a los requerimientos de cobros que necesitas para mantener un margen con respecto a los pagos con el objetivo de reducir tu estrés de forma significativa.

Controla el periodo de pago a proveedores y de cobro a clientes

El proceso de facturación no termina hasta que no se recibe el cobro de nuestros clientes o se efectúa el pago a proveedores. Para tenerlo bajo control, es recomendable llevar un registro claro de las facturas emitidas y que te han emitido, así como los tiempos de cobro y pago de cada una de ellas, y que esta información esté estructurada de manera clara y visual, estableciendo alertas en caso de que sea necesario.

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La tesorería de las empresas es un aspecto fundamental de su día a día. En ocasiones, sin embargo, su gestión se convierte en una tarea ardua y muy compleja que, además, puede acarrear importantes costes, especialmente si contamos con un elevado volumen de cobros y pagos. Para facilitar esta gestión, las entidades financieras cuentan con una serie de servicios cuyo objetivo es automatizar al máximo posible esta tarea, a través de unos estándares fijadas por la Asociación Española de Banca (AEB) que establecen cuáles son las características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por una entidad financiera.

Estas normas, también conocidos como cuadernos bancarios, establecen los procedimientos automáticos a través de los cuales se realiza el tratamiento de la información relativa a los productos y servicios bancarios utilizados habitualmente en el ámbito empresarial. De esta manera, las empresas pueden desarrollar o utilizar programas de contabilidad informáticos (o incluso integrarlos dentro de su software de facturación) que permitan procesar esta información de manera automática, generando importantes ahorros de tiempo y, sobre todo, de dinero. Estos son los cinco cuadernos más importantes que todas las empresas deberían utilizar para optimizar la gestión de su tesorería.

Norma 43: recepción de movimientos o extractos bancarios

Una de las tareas más habituales que realizan las empresas es la comprobación de los movimientos bancarios realizados en cada una de las cuentas bancarias con que opera. Normalmente, esta verificación se realiza de manera manual accediendo a las páginas web de cada una de las entidades financieras. Esto supone un cierto ahorro con respecto a épocas pasadas, en las que era necesario desplazarse hasta una sucursal de esa entidad y actualizar la libreta; aun así, todavía hay empresas que encuentran insuficiente acceder a Internet para calcular cuál es el saldo actual de sus cuentas bancarias.

Para automatizar esta tarea al máximo posible, existe un cuaderno bancario llamado Cuaderno o Norma 43 de la AEB, que permite agilizar los procesos de administración, conciliación y control de las cuentas bancarias, lo que supone un importante ahorro tanto en costes como en tiempo. Gracias a esta norma, la empresa podrá automatizar la integración de estos extractos dentro de su contabilidad, lo que le permitirá realizar además la conciliación bancaria de una forma adecuada.

Norma 34: emisión de transferencias

En la actualidad, realizar una transferencia bancaria es tan sencillo como acceder a la banca electrónica e indicar la cuenta destino y su importe. Sin embargo, cuando el volumen de transferencias diaria aumenta de forma considerable, como en el caso de una empresa, este sistema pierde toda su eficacia.

Ante esta situación, y con el fin de facilitar dichos procesos, la AEB definió las características que tenía que tener un fichero que contuviera la lista de órdenes de pago o transferencias a través de su estándar Norma 34. A través de este Cuaderno, la empresa puede enviar en cuestión de pocos minutos toda la información referente a las transferencias a realizar a sus proveedores o las nóminas para que la entidad pueda procesarlo y enviarlo.

Al igual que ocurre con la Norma 43, el Cuaderno 34 es tan solo un estándar que indica cuáles son las características que tiene que tener el programa para realizar su procesamiento, pero será necesario integrarlo dentro de nuestro software.

Norma 58: anticipo de créditos comerciales

En el día a día de cualquier empresa, es bastante habitual que las facturas no se paguen al contado, sino que se aplace su pago. Esta circunstancia es, en muchas ocasiones, perjudicial para la empresa, que se ve privada de liquidez aun a pesar de haber suministrado los bienes o servicios a sus clientes. Con el fin de evitar problemas de este tipo, las entidades financieras ofrecen financiación a través del anticipo de estos créditos comerciales a cambio del pago de un interés.

Cuando existe un gran volumen de facturas aplazadas, se pierde mucho tiempo gestionando estos anticipos de manera individual. Para solucionar este problema, la AEB pone a disposición de las empresas su Cuaderno 58, de anticipos de créditos comerciales, un estándar para el envío de remesas de efectos con el fin de que sean descontados en la entidad financiera.

Norma 68: órdenes en fichero para la gestión de pagos normalizados

Mediante este servicio, las entidades financieras ofrecen a sus clientes la gestión, el aviso y el posterior abono de sus pagos a terceros. La norma 68 ofrece un estándar para que los beneficiarios reciban el detalle del pago domiciliado, con detalle de cada una de las facturas mediante el envío de una carta, en la que se le indica al proveedor que tiene un crédito comercial a su favor.

Norma 19: Adeudo por domiciliaciones en soporte magnético

Las operaciones domiciliadas son aquellas que corresponden a cuotas por servicios de carácter periódico a cargo del consumidor o usuario final. Requiere una autorización previa por parte de éste, para que todas las operaciones puedan ser imputadas en su cuenta corriente sin preaviso.

El cobro por adeudos domiciliados (Cuaderno 19) permite a los clientes emisores optimizar las fechas valor aplicadas a los abonos, puesto que se agiliza la presentación de los adeudos, además de reducir los costes administrativos y optimizar las acciones de recobro, al disponer de información puntual y detallada sobre las devoluciones el mismo día del cargo.

Aunque existen muchos otros cuadernos bancarios, estos cinco son los más importantes. Se trata de una forma fácil de reducir costes administrativos y tiempo, tan importante en el día a día de una empresa.

En Pymes y Autónomos | ¿Qué entendemos por excedentes de tesorería? Imagen | StartupStockPhotos

La conciliación bancaria es la comparación que las empresas realizan entre los apuntes contables que la empresa tiene contabilizado en libros de los extractos de sus cuentas corrientes y los ajustes que la propia entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta.

Consiste en un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados en una cuenta de ahorros o en una cuenta corriente con los valores que el banco le suministra mediante extracto bancario, que suele recibirse periódicamente, bien sea mensual, quincenal o semanalmente.

El proceso es sencillo de entender: la empresa va registrando en los libros de su contabilidad los movimientos que se producen en una determinada cuenta bancaria, utilizando para ello una cuenta transitoria o auxiliar. A su vez, el banco realizar la misma operación y al cabo de un mes, éste le envía un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados en un extracto bancario.

A continuación, la empresa contrasta la información recibida con el banco con la información que tiene contabilizada en la cuenta transitoria, determinando si coinciden o no y cuál ha sido la causa que ha provocado el descuadre, procediendo a su posterior contabilización. Por ejemplo, debido en muchas ocasiones al tiempo en el que se registran las partidas en la empresa y en el banco, los saldos no suelen coincidir; además, la propia aplicación del criterio del devengo en la contabilidad de las empresas que se diferencia con el criterio de caja de las cuentas corrientes, hacen que los saldos puedan ser muy diferentes.

Por tanto, el objetivo de la conciliación bancaria es asegurar que todos los apuntes contables están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado en otra cuenta, además de detectar tanto los depósitos contabilizados que no han reflejado esta información en el banco como aquellos movimientos que no han sido contabilizados. La conciliación bancaria constituye, por tanto, un elemento imprescindible para mostrar la imagen fiel de la compañía en lo que a tesorería se refiere.

En Pymes y Autónomos | La conciliación bancaria Imagen | AlexanderStein

Es unos de los grandes problemas de las empresas, la gestión de la tesorería. En primer lugar, hay que estudiar si la empresa genera beneficios o no. Si la empresa genera pérdidas, como es lógico, significa que tiene más gastos que ingresos, y evidentemente, a un plazo relativamente corto (depende con el capital que la empresa cuente), va a tener problemas para afrontar sus pagos. La solución es obvia, ampliar su capital.

Pero el caso contrario, sucede cuando una empresa genera beneficios, y pasa por verdaderas dificultades para afrontar sus pagos a corto plazo. Para poder solucionar dichas situaciones, lo primero que debemos hacer es identificar los motivos, que son de muy diversa indole y variados.

Financiar activos fijos mediante la tesorería de la empresa o el circulante. Para que nos entendamos, si mi empresa compra un coche (activo fijo), y yo pago al contado dicha adquisición, como es obvio, ese dinero me va a hacer falta para afrontar los pagos corrientes de mi empresa. La solución es obvia, si no dispongo de la liquidez suficiente para realizar una compra al contado, debemos recurrir a las fórmulas habituales de financiación, dígase préstamos de duración mínima de dos años, leasing, renting...

Periodo del flujo de caja. Este periodo es el que transcurre desde que invierto un euro en comprar mis artículos, hasta que lo recupero via cobro de una venta. El cálculo es bastante tedioso, y quizá ni siquiera útil, para nuestro objetivo, pero se trata de unas de las principales causas de problemas de tesorería. Si mis principales clientes me pagan a 120 días, y yo le pago a mis principales proveedores a 90 días, es evidente que tenemos que un desfase de tesorería muy importante. Las soluciones a este problema pasan por acortar los plazos de cobro y alargar los plazos de pago. Si aún así no consiguieramos restablecer un equilibrio adecuado, no tenemos más remedio que ampliar capital, o financiar los pagos vía póliza de crédito, por ejemplo.

Gestión de las cuentas de IVA. Es una particularidad que se da en las empresas que tienen un crecimiento muy rápido, o trabajan en sectores con tipos de IVA distintos, para compras y ventas. Por ejemplo, supongamos una constructora que le trabaja fundamentalmente a promotores de viviendas. Sus facturas de venta repercuten el 7% de IVA, y en sus facturas de compra, soportan el 16%. Si el volumen de dicho desfase es muy importante, tendremos una cuota a devolver de IVA bastante sustanciosa, en algunos casos, minorando bastante la tesorería de la empresa. Las fórmulas para evitar este desfase, son bastante pocas, puesto que como bien sabemos Hacienda liquida las devoluciones de los impuestos, en el año siguiente.

Análisis de los activos corrientes de la empresa. Y particularmente, las existencias. En muchas empresas se suelen realizar grandes compras de artículos destinados a la venta, con objeto de obtener un menor precio de adquisición. Si no gestionamos adecuadamente las cantidades necesarias de stock, originaremos unos desembolsos terribles en compras, disminuyendo mucho la tesorería de la empresa. Gestionar una adecuada política de compras, no es sólo comprar barato, sino la cantidad adecuada que se va a vender en el plazo de reposición de la compra.

Tras estos puntos que enumero, os animo a que identifiquéis cuales son los problemas que os provocan dificultades para afrontar los pagos, y a que enumeréis todos los que faltan, que no son pocos.

Aparece en el nuevo plan la figura del estado de flujos de efectivo (EFE). Es un estado financiero cuya finalidad es mostrar las fuentes de obtención de tesorería durante el ejercicio económico. Seguramente, este estado financiero es el más intuitivo para los usuarios de la contabilidad que no tengan conexion con esta disciplina, pues nada más echar un vistazo nos podemos hacer una imagen de la obtención y el uso de la tesorería. Además, es el estado más usado por toda clase de empresarios, al hacer los distintos cierres de caja. Los flujos de efectivo los vamos a distinguir en:

Flujos de efectivo procedentes de las actividades de explotación. Estos flujos son los ocasionados por las operaciones que intervienen en la determinación del resultado de la empresa, es decir, aquellos cobros y pagos que provienen de la gestión de las actividades ordinarias. La variación del flujo de efectivo ocasionada por estas actividades se mostrará por su importe neto, a excepción de los flujos de efectivo correspondientes a intereses, dividendos percibidos e impuesto de sociedades, de los que se informará separadamente. A estos efectos, el resultado del ejercicio será objeto de corrección para eliminar los gastos e ingresos que no hayan producido un movimiento de efectivo e incorporar las transacciones de ejercicios anteriores cobradas o pagadas en el actual.

Flujos de efectivo por actividades de inversión son los pagos que tienen su origen en la adquisición de activos no corrientes, todos aquellos activos no incluidos en el efectivo (se excluye la propia tesoreria de la empresa) y otros activos líquidos equivalentes, tales como inmovilizados intangibles, materiales, inversiones inmobiliarias o inversiones financieras, así como los cobros procedentes de su enajenación o de su amortización al vencimiento.

Flujos de efectivo por actividades de financiación comprenden los cobros procedentes de la adquisición por terceros de valores emitidos por la empresa, recursos procedentes de entidades financieras o terceros, en forma de préstamos u otros instrumentos de financiación, así como los pagos realizados por amortización o devolución de las cantidades aportadas por ellos. En contabilidad: Nuevo Plan General de Contabilidad: Principales Cambios (I), (II), y (III).

Otras Fuentes: Préstamos entre la Empresa y Directivos. Blasco-Sellares.