Seguro que estáis todos al tanto de como un conocido empresario cuya sede ha sido registrada por la policía judicial tenía un botón del pánico para eliminar toda la información en caso de necesidad de sus equipos informáticos desde el smartphone. Pero me surge una duda, porque si no quieres que encuentren información en tu ordenador, por qué no se guarda en la nube.

Trabajamos online, con la información cifrada en un servidor que está ubicado en una ubicación remota, para estos fines de dudosa legalidad, pongamos que fuera de la legislación de la Unión Europea. Accedemos mediante una VPN, con una conexión cifrada y a la vez también establecemos un cifrado de la información en el almacenamiento.

No se trata de dar ideas, pero parece sensato que si no queremos que encuentren determinada información, lo mejor es que no esté almacenada en el ordenador. No por tener una carpeta, dentro de un árbol de carpetas anidadas donde al final ponemos "Contabilidad B" va a ser indetectable. Basta con hacer una simple búsqueda de hojas de cálculo, ir a documentos recientes, donde seguramente tendrás un acceso directo, etc.

Cómo borrar la información de forma segura

Además borrar la información de forma segura, para que no sea recuperable no es ni tan sencillo, ni sobre todo, tan rápido. Sobre todo si utilizamos discos duros tradicionales, de los magnéticos. Cuando enviamos un archivo a la papelera y luego la vaciamos no significa que hayamos borrado la información.

Voy a poner un ejemplo sencillo. Pongamos que hemos escrito una página con lápiz y decidimos borrarla. Tenemos una página en blanco para escribir, pero si pasamos el propio lápiz sombreando tendremos marcado lo que habíamos escrito. Lo mismo ocurriría con la información que hemos borrado del disco duro.

Si vaciamos la papelera, lo único que hacemos es dejar la hoja en blanco, no eliminar los datos. Dicho de otro modo, el sistema ha marcado los sectores del disco duro donde estaba la información como utilizables, pero si no se escribe en ellos, la información seguirá siendo accesible con cualquier programa de recuperación de datos.

Para hacer un borrado seguro tenemos que escribir en dichos sectores varias veces, cuantas más veces sobrescribimos, más complicado será recuperar la información. Para ello se utilizan distintos algoritmos y programas específicos de borrado seguro. Y este proceso lleva su tiempo, no es instantáneo por lo que tardará bastante en función del número de veces que sobreescribimos la información y la cantidad de datos que queremos eliminar.

Este proceso será más rápido y más complicado de recuperar si utilizamos en nuestros equipos discos SSD para el almacenamiento, con una tecnología similar a las memorias USB. Estos no son discos magnéticos y recuperar la información es algo más complicado, aunque no imposible. Así que si os sentís tentados a contratar una empresa que os facilite un programa con un botón del pánico, sabed que no es instantáneo.

Y a todas estas que no tengamos una copia de seguridad en un CD/DVD, fuera de la empresa, como copia de seguridad ante catástrofes. Entendemos que si tenemos capacidad de eliminar todos los datos, también lo haremos con las copias de seguridad que tenemos almacenadas en la propia empresa.

En Pymes y Autónomos | ¿Cómo borrar datos de forma segura? [Infografía]

Imagen | KUERT Datenrettung

En el Evento Blog España de este año, una de las ponencias más interesantes por el desarrollo contextual que tuvo fue la que dió Luis Suárez, que lo podemos definir plagiando a la propia web del EBE como “el hombre que mató al correo electrónico”.

Este hombre llegó un día en su empresa, IBM, y le comunicó a todo el mundo que desde aquel momento dejaba de usar el mail, y que para localizarlo se recurrierra a las redes sociales. Curioso cuanto menos, polémica decisión hasta extremos insospechados.

Dicha consideración se sustenta en la falta de filtros de contenido que tenemos en las utilidades de mail, prioridad de los mensajes, inaccesibilidad al correo por terceras personas interesadas en el contenido… Además, se define como evangeilzador dentro de su empresa de las redes sociales, dejando en un segundo plano el contenido de la información suministrada y derivando el protagonismo al emisor de la información.

Las alternativas que ofrece Luis son múltiples, dígase messenger, twitter, facebook así como intranet para compartir todo el resto de ficheros entre toda la organización. Y creo que Luis tiene razón, pero sólo en parte. Dígase, el concepto no es matar el mail y desterrarlo de nuestros usos empresariales, sino conseguir integrar las funcionalidades que nos presentan el resto de alternativas con el desarrolllo y la transmisión de información en la empresa.

Erradicar el mail totalmente equivale a renegar de un avance que presenta una potencia adecuada, como por ejemplo privacidad en las transmisiones o distribución selectiva de contenidos a determinados miembros.

Por ejemplo si yo estoy en administración, no me importa en absoluto los ficheros de los últimos diseños de montaje en producción, información que se encontrará en la intranet o en la red del jefe de producción, que también me tendrá incluido a mi entre sus contactos por la necesidad de comunicación que necesitamos entre ambos departamentos.

Otra opción que planteaba Luis, como vía de comunicación rápida son los sistemas de mensajería instantánea. Discriminar que es importante y rápido para transmitir de lo que no es, puede provocar el autocolapso de los sistemas utilizados, al igual que Luis dice con el mail, dejando de ser interesantes.

Supongamos una empresa con 100 empleados con una red de mensajería instantánea. Puede haber días que tengamos más de 50 mensajes “urgentes e importantes“· que nos bombardeen como ventanas emergentes de una parte de nuestros colaboradores.

En definitiva, el uso de la información y la forma de transmitirla dentro de la empresa, es un punto de muy difícil gestión, en donde la solución viable para llevar a cabo todos nuestros procesos, no pasa por erradicar ninguna de los avances que tenemos a nuestro alcance, entre ellos las redes sociales, sino en diseñar unas rutas y normas de uso adecuadas dentro de cada herramienta, consiguiendo una integración plena de todas ellas.

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios
Vía | eeventoblog.com
Imagen | Victoriano en Flickr