Google ha anunciado recientemente el lanzamiento de una nueva herramienta destinada a aumentar la productividad de las empresas, Google Drive for Work, plataforma que permite un almacenamiento ilimitado en la nube sin topes, aunque con un volumen máximo por unidad archivada de hasta cinco terabytes.

La solución Drive for Work para empresas debería servir para cambiar por completo la forma de trabajar, al garantizar la posibilidad de archivar la documentación empresarial sin prácticamente límite de espacio.

Se trata de una herramienta frecuentemente utilizada por las pymes aunque en su versión doméstica (Google Drive) para el almacenamiento de archivos e imágenes, aunque con el añadido que podremos archivarlos.

Al igual que ocurre con su homólogo doméstico, Google Drive for Work permite el acceso simultáneo a un fichero por varias personas y la posibilidad de modificación en tiempo real además de poder compartir los ficheros.

Una novedad que, si bien ya estaba disponible a nivel doméstico a través de Google Drive, no existía a nivel empresarial (aunque bien es cierto que hasta ahora las empresas ya estaban utilizando las herramientas de Google Drive) puesto que, según ha comentado Urs Holzle, vicepresidente tecnológico de Google, las herramientas de Google tardan un tiempo en adaptarse a nivel empresarial porque requieren la incorporación de nuevas características que puedan mejorar la eficiencia de las empresas.

En Pymes y Autónomos | Google como ejemplo de productividad: sus becarios cobran 5.800 euros al mes

Continuando con la presentación telemática de las cuentas anuales, el siguiente paso, una vez confeccionados los estados contables y la memoría sería la generación del fichero con el depósito digital.

Para realizar este paso, con el software proporcionado, nos dirigimos a “Formulario -> Generar Depósito Digital”. Siguiendo los pasos de esta generación, vamos a crear un fichero ZIP homologado por la orden de Justicia que marca el tipo de fichero y vamos a imprimir cuatro páginas en donde tenemos la instancia de presentación al Registro Mercantil y la certificación de la huella digital

Para finalizar todos los trámites relativos al depósito de cuentas sólo nos faltaría la adhesión de la Certificación de la Aprobación de las Cuentas Anuales y añadir algunos documentos adicionales si nuestra empresa lo requiere, como puede ser el informe de gestión o informe de auditoria. En este punto, tenemos dos posibilidades para llevarla a cabo:

• Presentación física al registro mercantil.

• Presentación telemática mediante la web del registro.

Para proceder a la presentación física de las cuentas anuales, tenemos que copiar el fichero que hemos generado en el directorio raiz de un CD o DVD, adjuntar el resto de ficheros que tengamos que adjuntar al depósito digital en los siguientes formatos.

Mediante esta presentación, la certificación de aprobación de cuentas se presenta en papel con la firma notarial legitimada, junto con la instancia de presentación que hemos impreso antes y el CD que he mos grabado con todos estos ficheros en el Registro Mercantil que nos corresponda.

Aún así, recomiendo realizar la presentación telemática dado que es más rápido, simple y no necesitamos legitimar notarialmente la firma en la certificación de la aprobación de las cuentas.

En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008