Si estás dando tus primeros pasos como autónomo, seguramente te has enfrentado al problema de crear tu primera factura.

Algo que parece sencillo se puede volver en tu contra si no tienes en cuenta algunos de los siguientes aspectos:

¿Qué autónomos están obligados a facturar?

En general, cualquier profesional o trabajador autónomo que preste servicios o venda productos está obligado a facturar. Esto incluye a freelancers, consultores, profesionales liberales, artistas, entre otros.

Como tienes que hacer la factura, lo mejor es que empieces con algo de conocimiento, y es leyendo un poco el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), donde se recogen todas las obligaciones respecto a la emisión de la factura por parte de los autónomos.

En este caso, por ejemplo, en su artículo Artículo 2, se explica quienes tienen la obligación de expedir factura, que en tu caso, al ser autónomo, es casi siempre, aunque dependiendo del caso puedes hacer una factura normal o una simplificada.

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¿Qué tipo de factura debes hacer?

Como ves, necesitas emitir una factura, normalmente será la factura ordinaria, aunque antes de continuar es conveniente que conozcas que en determinados casos puedes hacer una factura simplificada. Ambas son las dos más comunes:

• Factura Ordinaria. Es la factura que debes usar normalmente. La más común y que incluye los datos completos de toda la operación.
• Factura Simplificada. Es una factura como la ordinaria, pero no incluyendo los datos del receptor y no se desglosa el IVA. Como autónomo la puedes utilizar cuando el importe es menor a 400 euros, siempre que el cliente no solicite la ordinaria, o de importes menores  a 3.000 euros en el caso de comercios al menor u otros sectores como hostelería, restauración o peluquerías entre otros (Artículo 4 del Reglamento de facturación).

Aparte de estos tipos de factura, también existe la factura rectificativa, que es la que en el caso de haberte equivocado emitiendo una factura, es la que la sustituye, ya que, de forma general, una factura no se puede eliminar o corregir, sino sólo sustituir por otra.

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Pero, ¿con qué herramienta hago la factura?

La forma de hacer la factura va a depender de lo que necesites, si es algo puntual o si necesitas estar haciendo facturas constantemente. En cualquier caso, tienes varias alternativas:

• Usar una hoja de excel y configurarla con el contenido básico, la pasas a pdf y la firmas con tu certificado digital o usar la opción de firma que llegará en breve de la mano de Google y que te contábamos en PYA hace unos días. En cualquier caso, ya tienes tu factura que puedes enviar por email al cliente.
• Utilizar un software de facturación. Actualmente existen muchas soluciones de pago por uso, que para autónomos que emiten pocas facturas sale a cuenta, ofreciendo además otras funcionalidades como presentación e impuestos y obligaciones contables.

Estas opciones van a cambiar en breve ya que los autónomos van a tener la obligación de emitir factura electrónica cuando facturen a otras empresas en el año 2025.

Para ese momento, el software de facturación debe adaptarse a los requisitos técnicos de Hacienda, y posiblemente el Excel no será una solución. En cambio, habrá una plataforma online abierta y gratuita de emisión de facturas desarrollada por el Estado.

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Qué contenido mínimo debes incluir en la factura

Debes tener claro es qué campos son obligatorios al hacer tu factura, en ese sentido existe un contenido mínimo que debes incluir sí o sí (Artículo 6 del Reglamento de facturación):

• Datos del emisor. Como autónomo debes incluir tu nombre completo, tu DNI, tu dirección fiscal, siendo recomendable incluir datos de contacto como teléfono o email.
• Datos del receptor. Incluye todos los datos fiscales del cliente. Nombre, dirección y NIF o CIF.
• Fecha de emisión de la factura
• Número de factura. Como cada debe tener un número único y correlativo, por eso debes ser ordenado y tener control de las facturas emitidas.
• Detalle de los productos vendidos o los servicios prestados, con sus precios unitarios, resultando un total.
• Los impuestos y tributos a aplicar, normalmente son el IRPF y el IVA.

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¿Qué impuestos tengo que poner?: IRPF e IVA

Como ves, la parte tributaria es un aspecto fundamental al emitir una factura como autónomo. Hay dos impuestos principales que debes considerar:

• El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), que son las retenciones que tienen que aplicar los autónomos profesionales en factura. Normalmente es el 15%, pero para los nuevos autónomos es el 7%.
• El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), normalmente es el 21%, si bien tendrás que revisar de qué producto o servicio se trata, ya que algunos están exentos de IVA o se aplican tipos de IVA reducidos. En Canarias no se aplica el IVA sino el IGIC.

El cálculo del IVA y del IRPF de una factura puede ser sencillo, lo vemos con un ejemplo: si el total de la factura son 500 euros, debes restar las retenciones del IRPF, esto es 75 euros (15% de 500) y sumarle el IVA, 105 euros (21% de 500). El total de la factura sería 530; es decir 500 euros - 75 euros de IRPF + 105 euros de IVA.

Como puedes ver una factura no es complicada de hacer, pero conlleva una serie de implicaciones que hace que no sea algo que te debas tomar a la ligera, por lo que si tienes dudas, lo mejor es acudir a un profesional hasta que tengas los conocimientos suficientes para hacerlo tú mismo.

En el proceso de cerrar una venta y posterior facturación del producto y servicio por parte de una empresa existen varios documentos que se usan en cada una de las fases de la operación comercial.

Para el autónomo o pequeño empresario, todos los documentos son parecidos, si bien es importante que sepa diferenciar claramente cuál es cuál.

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Conceptos de presupuesto, factura proforma y factura

Debes tener en cuenta que son documentos similares entre sí, sobre todo el presupuesto y la factura proforma, entre las que se llega a confundir su cometido, siendo la factura la que es más sencilla diferenciar porque estamos más habituados a tratar con ella.

El concepto general de cada uno de ellos es:

• El presupuesto, es un documento que se emite con una estimación detallada con el precio de un proyecto, producto o servicio específico. Se utiliza habitualmente en el momento inicial de la relación con un cliente, cuando este necesita saber de forma previa cuánto costará un determinado producto o servicio antes de tomar una decisión final de compra.

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• La factura proforma, es el documento previo a cerrar una operación de compra venta, especificando todas las condiciones de la misma. Igualmente, es un documento aceptado internacionalmente para la importación y exportación de mercancías.
• La factura es el documento mercantil que acredita contable y fiscalmente la realización de una operación comercial, normalmente consistente en entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial. Debe incluir toda la información detallada de la operación, conceptos, precios así como los datos fiscales de proveedor y cliente.

Principales diferencias entre presupuesto, factura proforma y factura

Las principales diferencias entre presupuesto, factura proforma y factura las hemos agrupado según los siguientes aspectos:

Momento dentro del proceso de facturación

Cada uno de estos documentos se usa en momentos distintos del proceso de facturación. El presupuesto en el momento inicial, la factura proforma para cerrar la venta y la factura una vez está prestado el servicio o vendido el producto.

Para muchos autónomos debido a que su proceso de venta y facturación es más sencillo utilizan presupuesto y factura proforma de forma indistinta.

Regulación y normativa específica

La factura es la única de los tres documentos que viene regulada explícitamente, en este caso en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento de facturación, regula todas las obligaciones relacionadas con las facturas.

La contabilidad

Tanto el presupuesto como la factura proforma, si bien pueden controlarse dentro del proceso de facturación, no forman parte de la contabilidad de la empresa. El único documento que se debe tener en cuenta para su registro contable es la factura.

Validez fiscal

Aquellos con validez fiscal respecto a las relaciones comerciales y a la propia Hacienda es la factura, en este sentido, tanto presupuesto o factura proforma carecen de validez fiscal.

Eso sí, no hay que perder de vista que, como cualquier otro documento mercantil, si pueden valer como prueba en un juicio, por ejemplo, de aceptación de un trabajo o de unas condiciones, por lo que se podría acreditar el compromiso adquirido con la aceptación de un presupuesto o de una factura proforma.

El IVA y el IRPF

Tanto en los presupuestos como en la factura proforma no existe obligación de incluir los impuestos aplicables, si bien se hace para aclarar y no llevar a error a los clientes, por ejemplo, informando del importe total a pagar o si habría que aplicar alguna retención del IRPF al servicio final.

En el único documento que es obligatorio desglosar el tipo impositivo aplicado del IVA, así como las retenciones del IRPF a practicar es en la factura.

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Así puedes calcular el bruto y el neto de una factura en dos sencillos pasos

La numeración

Si bien, tanto en presupuesto y factura proforma la numeración puede ser aleatoria, es decir, tal y como quiera la empresa que la emita, en cuanto a la factura, el reglamento de facturación establece que la numeración de las facturas, dentro de cada serie, será correlativa, poniendo ciertos límites a la creación indiscriminada de series.

Posiblemente, en algún momento has oído hablar de la autofactura pero no tienes ni idea de qué es y en qué ocasiones se puede recurrir a ella.

Ponte en situación, eres un profesional autónomo, prestas un servicio y a la hora de facturar, a lo mejor tienes la posibilidad de que la empresa que ha sido tu cliente pueda emitir una autofactura en tu nombre.

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¿Qué es una autofactura?

Los empresarios, ya sean autónomos o no, tienen la obligación de emitir factura cuando se realiza un trabajo o se vende un producto, pero la Agencia Tributaria permite que en ciertas ocasiones se emita una autofactura.

Una autofactura, es una factura normal, pero con la particularidad que no la emite el proveedor sino el cliente. Es como si se intercambiaran los roles, y el obligado a expedir la factura no fuera el vendedor o prestador del servicio sino el destinatario de los mismos.

Es una forma de facilitar la emisión de factura a ciertos tipos de empresarios, como comisionistas o subcontratas.

Qué requisitos se deben cumplir para emitir una autofactura

La Agencia Tributaria es la que establece los requisitos para la emisión de autofacturas, que vienen regulado en el Artículo 5, del reglamento de facturación.

• Comunicarlo a Hacienda a través de una declaración censal.
• Que exista una acuerdo previo entre ambas partes para la emisión de la autofactura, donde lo normal sería tenerlo por escrito para evitar problemas.
• Cada factura debe ser objeto de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación, por lo que debería estar claro y acordado ese protocolo de aceptación entre proveedor y cliente.
• Las facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones.
• Que, en ese intercambio de roles, se haga llegar una copia de la autofactura a la empresa que realizó la venta o prestó el servicio.

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Contenido de la autofactura

Las autofacturas deben cumplir con los mismos requisitos de contenido que la factura ordinaria e incluir toda la información fiscal de la operación, pero con alguna especificidad.

Debe incluir la numeración, la fecha de expedición, los datos fiscales del cliente y del proveedor, los conceptos de los los servicios prestados o productos vendidos, los importes brutos y netos y los impuestos aplicables, tal y como se establece en artículo 6 del Reglamento de facturación.

Aparte de este contenido habitual de una factura, la autofactura tiene las dos siguientes particularidades:

• Vienen encabezadas por el término “Facturación por el destinatario”.
• El número de la factura será de una serie distinta a las facturas ordinarias, debiendo tener series distintas para cada proveedor al que se autofactura.

¿La autofactura me evita obligaciones como autónomo?

Como te hacen la autofactura no tienes que darte de alta en Hacienda y Seguridad Social: Negativo. No tiene nada que ver.

Aunque no hagas tú la factura, debes tener claro que no es una opción que evite que te des de alta en Hacienda.

Puede que la empresa para la que prestas el servicio haga una autofactura, pero eso no significa que no sigas manteniendo tus obligaciones ante la Seguridad Social, pagando tu cuota de autónomo y ante Hacienda, presentando las trimestrales.

Como conclusión, debes tener claro que aunque la autofactura sea una buena opción para facilitarte las cosas, no te puedes desentender de tus obligaciones, e incluso aunque la emita alguien ajeno a tu empresa, debes preocuparte por tener una copia de la misma e incluirla en tus liquidaciones de impuestos.

Emitir una factura supone encontrarse constantemente con los términos bruto y neto, siendo posible llegar a confundir ambos conceptos.

Entender sus diferencias y comprender cómo se realiza el cálculo de cada uno de estos importes es fundamental en las relaciones comerciales con proveedores o clientes.

Concepto de bruto y neto

Ambos conceptos hacen referencia a los importes totales que se tienen en cuenta en las operaciones comerciales, ya sea una factura de venta, el pago de un alquiler o una nómina de un empleado.

El bruto se refiere al importe total antes de aplicar impuestos o descuentos y el neto es el resultado final justo al aplicar esos mismos impuestos o descuentos, siendo esta la cantidad final a pagar o cobrar.

En la práctica, puedes realizar el cálculo partiendo desde el bruto para llegar al importe neto, pero también puedes seguir el camino inverso, es decir, partir del neto para llegar al bruto.

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Cómo calcular el neto de una factura a partir del bruto

Este es el caso más habitual si quieres emitir una factura. Has prestado el servicio y tienes claro lo que cobrar pero necesitas aplicarle los impuestos.

Planteemos un ejemplo, supón que el importe bruto del servicio prestado es 1.000 euros. Este importe bruto, corresponde a las sumas de los distintos conceptos de la factura.

En función del producto o servicio que se esté facturando, el tipo de cliente y si se trata de una actividad o profesional, se debe considerar si hay que aplicar IVA o cualquier otro impuesto como el IRPF. Para plantear el ejemplo, pongamos que se trata de una factura en la que haya que aplicar un IVA del 21% y una retención del 15%.

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Factura electrónica o factura en PDF, parecidas pero no equivalentes, te explicamos las diferencias

Paso 1: Calcular los impuestos

Se aplican los distintos impuestos sobre el importe bruto.

• En el caso del IVA, es un impuesto que se suma, para esto, según nuestro ejemplo, habría que sumar 210 euros, correspondientes al 21% de 1.000 euros.
• En cuanto al IRPF, se trata de una retención que se resta, y se calcula aplicando el 15% sobre el mismo importe bruto de 1.000 euros, es decir 150 euros.

Paso 2: Conseguir el neto

En este paso, solo falta realizar las sumas y restas de los impuestos calculados en el paso anterior.

En nuestro ejemplo sumarías, a los 1.000 euros, los 210 del IVA y restarías los 150 del IRPF . Esto daría un importe neto final de la factura de 1.060 euros, que sería la cantidad total a pagar o cobrar.

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Calcular el bruto de una factura partiendo del importe neto

Ahora, para realizar el cálculo al revés, sólo hay que razonar sobre el método que hemos usado anteriormente para calcular el neto y desempolvar las matemáticas básicas, concretamente plantear una ecuación de primer grado.

Paso 1: Plantear una simple ecuación

En este paso, sólo planteamos la ecuación que necesitas para el cálculo. Si partimos del mismo ejemplo, tenemos claro que queremos cobrar un neto de 1.060 euros y que aplicaremos un IVA del 21% y un IRPF del 15%.

En este caso, la fórmula que aplicamos antes es:

• Neto = Bruto + 0,21 * Bruto - 0,15 * Bruto

Si, avanzamos en el cálculo (sacando factor común la variable “bruto”) quedaría:

• Neto = Bruto * (1+0,21-0,15)

El siguiente cálculo daría:

• Neto = Bruto * 1,06

Despejando el bruto, que es la variable que necesitamos hallar tendrías:

• Bruto = Neto / 1,06

Paso 2: Realizar el cálculo del neto

El segundo paso, y final será aplicar esta fórmula al importe neto, en nuestro caso a los 1.060 euros. En este caso, 1.060 / 1.06 arroja como resultado 1.000 euros brutos.

En este caso, para pasar del neto al bruto parece más complejo, pero sólo hay que entender la lógica del cálculo para que lo sepas hacer siempre, con cualquier tipo de factura e importe.

En muchas ocasiones, se entiende que una factura en PDF es una factura electrónica. Y aunque efectivamente las facturas en PDF se generan y envían en formato electrónico, lo cierto es que el alcance y las implicaciones de las facturas electrónicas van mucho más allá.

A continuación, os explicamos las semejanzas y diferencias entre las facturas electrónicas y las facturas en PDF.

En qué se diferencia una factura electrónica de una factura en PDF

La factura en PDF es un documento similar a una factura convencional, pero en formato PDF. Es decir, es una factura que contiene los mismos campos que una factura convencional y su misma apariencia, pero que normalmente se envía por correo al cliente para su gestión. En los últimos años, es un documento bastante habitual, especialmente en las operaciones en las que no existe concurrencia física entre cliente y proveedor.

En este sentido, una factura en PDF es un tipo de factura electrónica, en el sentido de que se envía y recibe por medios electrónicos, normalmente por correo electrónico. Sin embargo, la factura electrónica va mucho más allá, ya que permite otros formatos:

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• Con formato estructurado, aquellas creadas desde programas de facturación y contabilidad que contienen datos estructurados, a través de estándares comúnmente aceptados como el XML.
• Con formato no estructurado, suelen referirse a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.

Requisitos legales de las facturas electrónicas y en PDF

Hasta hace unos años, el envío de facturas electrónicas exigían un certificado digital que acreditase al emisor. Sin embargo, en 2015 se suprimió este requisito de firma, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, tal y como ocurre con cualquier otra firma impresa que se remita por correo electrónico.

En el caso de los PDF, dado que la apariencia es la misma que el de las facturas convencionales, se garantiza su autenticidad del mismo modo que si fuese una factura en papel. Es más, estas facturas también se pueden imprimir para hacérselas llegar al cliente.

Uno de los principales problemas de las empresas es la morosidad, es decir, que sus clientes no les abonen las facturas pendientes a tiempo. Esta situación se agrava cuando las empresas tienen que realizar la liquidación del IVA con estas facturas no pagadas.

Esta forma de liquidar el IVA se conoce como el criterio del devengo, e implica que las empresas tengan que incluir el importe del IVA repercutido en sus declaraciones trimestrales por sus facturas emitidas, con independencia de que estas se hayan abonado ya o no.

En 2014, el que era el ministro de Hacienda por aquel entonces, Cristóbal Montoro, puso en marcha el criterio de caja para la liquidación del IVA, que implica pagar la factura solo en el momento en el que se recibe el pago. Sin embargo, en la práctica, este método acabó siendo un fracaso, ya que pocas empresas se acogieron a este criterio.

Los problemas seguían ahí, y los impagos y la morosidad continuaban siendo un problema. No obstante, existe un mecanismo para recuperar el IVA de una factura incobrable.

Cómo recuperar el IVA de facturas incobrables

Los pasos para recuperar el IVA de facturas que se sabe que no se van a cobrar nunca son los siguientes:

1. Emitir una factura rectificativa para anular la factura original.
2. Anotar la factura en el libro de registro de facturas emitidas.
3. Informar al respecto a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de un mes desde la emisión de la rectificativa.

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Plazos para recuperar el IVA de facturas impagadas

Al igual que ocurre con otros procesos, la recuperación del IVA también tiene un plazo. Habrá que solicitarlo en menos de tres meses desde que se cumplen los 6 meses o un año (para grandes empresas) desde la fecha de devengo del impuesto.

Es decir, si, por ejemplo, emites una factura en mayo de 2022 de una operación llevada a cabo en la misma fecha, se considerará no cobrada en noviembre de 2022 y podrás llevar a cabo el proceso de recuperación del IVA hasta febrero de 2022.

A la hora de adquirir un bien o un servicio lo habitual es que nos den un documento que justifique dicha transacción. Este documento puede ser un ticket de compra o una factura. Vamos a ver qué diferencias existen entre ambos documentos y qué implicaciones fiscales tienen.

Hay que tener en cuenta que el ticket históricamente se ha entregado al cliente como el documento justificativo de la compra. Pero desde 2013 un ticket es lo mismo que una factura simplificada. Pero no es exáctamente lo mismo que una factura.

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Qué diferencias existen entre ticket y factura

No todas los sectores pueden emitir un ticket o factura simplificada. Lo normal es que se emita una factura, pero el ticket o la factura simplificada se permite y es habitual para el sector minorista y comercio, los servicios de hostelería, transporte de personas y equipajes, aparcamiento de vehículos y peajes, tintorerías, servicios telefónicos y de ambulancias.

Además es obligatorio emitir factura en determinadas circunstancias, como que el destinatario sea otra empresa o un profesional, siempre que el destinatario lo exija o cuando el destinatario sea una Administración Pública, entre otras opciones.

La principal diferencia entre ambos es que en el ticket no aparece identificado el receptor, mientras que en la factura además de los datos obligatorios del emisor, que también deben aparecer en el ticket, estarán los del receptor.

En la factura puede que no aparezca la forma de pago, puesto que se puede emitir sin que sea haya especificado como se va a pagar. También es posible que no se detalle el producto o servicio en profundidad.

Por último, pero muy importante no es obligatorio que en el ticket aparezca ni la base imponible ni el tipo de IVA aplicado o si se aplica o no IRPF. Lo mismo podemos decir de si se aplican o no descuentos.

Qué implicaciones fiscales tiene un ticket y una factura

A nivel fiscal existen grandes diferencias. Por ejemplo, si un autónomo se quiere deducir una dieta de una comida en un restaurante no le bastará con aportar el ticket del pago de la comida, ya que es obligatorio además de pagar con medios electrónicos, que el receptor esté correctamente identificado con todos sus datos fiscales en el mismo. Por lo tanto, se requiere una factura completa, no basta con la simplificada.

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Además, una vez contabilizada como un gasto con el ticket nos vamos a poder deducir el IRPF, como gasto, mientras que con la factura vamos a poder deducir tanto IRPF como IVA soportado. Y esto es importante a la hora de contabilizar ambos documentos.

Tanto en el caso de facturas como de tickets o facturas simplificadas es necesario guardarlos durante cuatro años por las posibles revisiones fiscales que nos puede realizar la Agencia Tributaria.

Imagen | PhotoMIX-Company en Pixabay

Tanto el albarán como la factura son documentos comerciales que se usan en la mayoría de operaciones mercantiles. Y aunque a primera vista puedan parecer documentos similares, ya que muchas veces pueden contener la misma información, lo cierto es que son bastante diferentes y tienen implicaciones totalmente distintas.

Por eso, como autónomo o pyme, es importante que conozcas las diferencias entre ellas y en qué contexto se utilizan.

Qué es un albarán

Los albaranes son documentos que tienen carácter mercantil, y su objetivo es el de acreditar la entrega de un determinado bien o servicio a su destinatario, ya sea una empresa cliente o un particular. Es una suerte de justificante que emite la empresa prestadora del servicio o suministradora del bien.

El albarán no demuestra en ningún caso que se haya producido el pago de la mercancía, tan solo su entrega. En cualquier caso, para que este tenga validez, debe ser firmado por quien recibe el bien o servicio, habilitando de esta manera al suministrador para exigir el pago de la factura.

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¿Debemos también conservar los albaranes?

Qué es una factura

Las facturas, por su parte, son documentos emitidos por la empresa suministradora del bien o servicio donde se registra toda la información de una transacción mercantil. Es el justificante de una operación comercial y, como tal, tiene carácter legal, ya que sirve para que la empresa proveedora pueda reclamar el pago de la operación.

Además, en la factura consta toda la información de esta transacción, puesto que incluye, entre otras cosas, la identificación fiscal tanto del proveedor como del cliente, los detalles de la operación y los impuestos. Deben conservarse de manera adecuada tanto para reclamar el pago del bien, para registrar la contabilidad en la empresa y para la declaración de impuestos, especialmente a efectos del pago del IVA.

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¿Por qué se confunden de manera habitual?

Tanto el albarán como la factura son documentos que están presentes en cualquier operación mercantil y, por esta razón, suelen confundirse de manera bastante común. Eso sí, la factura sustituye al albarán a efectos legales, ya que si la Factura contiene exactamente la misma información que un Albarán, no será necesario el registro y conservación del Albarán, porque la factura ya ejerce como documento con validez fiscal, y que deberás guardar durante un periodo de 5 años.

El IRPF es un impuesto que todos los autónomos que actúen como personas físicas deben abonar, y que se liquida todos los años a través de la declaración de la renta. Sin embargo, a diferencias de los asalariados, a los que su empresa se practica la retención en la nómina, los autónomos deben abonar las retenciones por su cuenta, bien presentando el modelo 130 de la Agencia Tributaria o a través de las propias facturas.

A continuación, vamos a explicar las dos formas de aplicar estas retenciones siendo autónomo.

Retenciones en las facturas

Por norma general, los autónomos podrán efectuar una retención del 15 por ciento en sus facturas emitidas. Tal retención deberá aplicarse sobre la base imponible de la factura (es decir, sin incluir el IVA). Este importe se deducirá del total de la factura, ya que es el propio cliente quien debe abonar las retenciones a la Agencia Tributaria.

En el caso de los nuevos autónomos que se hayan dado de alta en el IAE en epígrafes correspondientes a actividades profesionales, en el año en que se dan de alta y los dos siguientes la retención reducida a practicar en el IRPF es el 7 por ciento, siempre que en el año anterior no hayas realizado actividades profesionales.

No obstante, sin prejuicio de lo anterior, existen algunas actividades que cuentan con una retención reducida:

• Actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura: 1 por ciento.
• Actividades agrícolas y restantes actividades ganaderas: 2 por ciento.
• Actividades forestales: 2 por ciento.

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Modelo 130 de Hacienda

No todos los autónomos pueden practicar retenciones en sus facturas. En concreto, aquellos trabajadores que estén dados de alta en actividades empresariales, que son las incluidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y tributen por el método de estimación directa deberán presentar el modelo 130 de Hacienda de manera trimestral.

Eso sí, estarán exentos de la presentación del modelo 130 aquellos profesionales que hayan facturado con retenciones más del 70 por ciento de su facturación a empresas, autónomos y entidades jurídicas con sede en España.

Los plazos para su presentación coinciden con los plazos del modelo 303 del IVA, en concreto:

• Primer trimestre: del 1 al 20 de abril, ambos inclusive.
• Segundo **trimestre: del 1 al 20 de julio, ambos inclusive.
• Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre, ambos inclusive.
• Cuarto trimestre: del 1 al 30 de enero, ambos inclusive.

Su presentación tan solo se puede realizar de dos formas:

• A través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, acreditando tu identidad a través de certificado electrónico o Cl@ve PIN. También podrás delegar esta tarea en una gestoría o asesoría especializada.
• También es posible efectuar su presentación en papel por la aplicación que la propia Agencia Tributaria pone a disposición en su web y que permite la creación del modelo en formato pdf y su impresión para presentarlo en el banco o en las propias oficinas de Hacienda.

La facturación es uno de los procesos más importante entre las pymes y los autónomos. No en vano, supone la finalización de cualquier transacción, la culminación de todo el proceso empresarial. Precisamente por eso, es necesario que cumpla con todos los requisitos legales para no tener problemas con Hacienda.

No obstante, en muchas ocasiones, las facturas pueden contener errores que pueden llevar a las empresas a incumplir con la Ley y, en consecuencia, a ser sancionadas. Por suerte, existen unos mínimos que todos deberíamos tener en cuenta antes de emitir cualquier factura.

Cómo emitir correctamente una factura: los elementos que siempre deben aparecer

Para que una factura sea legalmente válida, debe contener al menos, los siguientes datos.

Los datos fiscales

En todas las facturas deberán aparecer los datos fiscales tanto de quien emite como de quien recibe la factura. Entre ellos, deberás informar el nombre y apellidos de ambos, sus respectivos números de identificación fiscales y sus sedes sociales, salvo en el caso de personas físicas que no desarrollen actividades económicas, en cuyo caso bastará con el nombre, los apellidos y su NIF.

Además, cuando se trate de no residentes ha de constar la localización de su establecimiento permanente.

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La numeración

El número de la factura es su identificador. Cada empresa o profesional puede utilizar libremente el número de serie que aplique a sus facturas. Por ejemplo, una empresa puede numerarlas como 0001, 0002, etcétera, mientras que otro profesional puede hacerlo como FRA001, FRA002 y viceversa.

El único requisito es que las facturas deben tener una numeración correlativa que garantice una continuidad numérica. No obstante, cada profesional podrá establecer series diferentes, especialmente cuando la empresa tenga varios centros de facturación.

La fecha de emisión

Todas las facturas deben llevar la fecha de emisión de forma obligatoria, que indica en qué momento se ha producido la entrega del producto o la prestación del servicio, y que deben guardar relación con el número de factura. Por ejemplo, en dos facturas no será posible que una de ellas tenga un número de factura anterior a la otra con fecha posterior.

A efectos fiscales, esta fecha nos indicará el periodo en el que esa factura se va a declarar, especialmente en todo lo que tiene que ver IVA, un impuesto que la mayoría de profesionales liquidan de forma trimestral a través del modelo 303. Por ejemplo, si una factura se ha emitido con fecha 01/03/2022, deberá declararse en el primer trimestre de 2022.

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La fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento es la fecha límite para el pago de una deuda por parte de un cliente a un proveedor. Aunque no es obligatorio informar de la fecha de vencimiento de la factura, sí es importante. El motivo es que, aunque la mayoría de veces asumimos que nuestros clientes nos van a pagar en los plazos establecidos, lo cierto es que no siempre es así.

En estas circunstancias, contar con una fecha de vencimiento clara y que haya sido aceptada por el cliente nos ayudará a nivel legal a la hora de denunciar impagos. Si no establecemos ninguna fecha de vencimiento, se puede asumir que todavía hay plazo legal para su abono y, por tanto, no hay consecuencias legales para el deudor.

Concepto

En la factura deberemos indicar todos los productos o servicios que se van a entregar al cliente. Cada uno de ellos deberá ir en una línea separada y deberemos informar de las siguientes características:

• El producto o servicio prestado.
• El número de unidades vendidas.
• La base imponible unitaria y total.
• El tipo impositivo aplicado.

Los impuestos (el IVA y el IRPF)

Por último, el emisor de la factura deberá informar de todos los impuestos que se aplican en cada uno de los conceptos reflejados. Para cada uno de ellos deberemos dejar claro el IVA aplicado así como el tipo de IRPF, si procede. Estos impuestos deben reflejarse en la parte de abajo de la factura junto con la base imponible.