A nivel fiscal, las facturas electrónicas, emitidas o recibidas se conservan guardadas en soportes informáticos con el consiguiente ahorro de espacio y tiempo a la hora de realizar su búsqueda o consulta. Una laguna que quedaba abierta por parte de la Agencia Tributaria, era la validez fiscal de facturas recibidas o cualquier otro documento contable en papel que se encuentre digitalizado, en cualquier proceso que inicie la AEAT para su consulta o verificación.

La realización de una consulta vinculante a la Dirección General de Tributos, ha concluido que son válidos los documentos contables y facturas recibidas que se hayan digitalizado por un software homologado, sin la necesidad de conservar en papel dichos documentos. La lista de fabricantes de software homologado por la Agencia Tributaria lo tenemos disponible aquí.

No obstante, tenemos que tener en cuenta, que para cumplir con otras obligaciones mercantiles, laborales o administrativas frente a otros organismos si pueden ser necesarios los documentos físicos. El Código de Comercio marca de forma genérica los plazos que el empresario está obligado a conservar los documentos. El Art 30 de este código, no marca expresamente la posibilidad de utilizar medios informáticos para conservar la documentación contable, aunque tampoco la excluye, ya que el Art. 31 establece como métodos válidos para su conservación y utilización todos los válidos en derecho, con lo que con la última jurisprudencia, se puede dar por perfectamente válidos documentos digitalizados que no tengan la posibilidad de modificarse.  

No obstante, a mi me queda una duda. El software que utilizamos normalmente certifica que el fichero informático que generamos no ha sido modificado a posteriori de su digitalización, pero este software no puede certificar que hayamos manipulado la documentación física y escaneado a posteriori, con lo cual se abre una laguna que la Agencia Tributaria parece no haber tenido en cuenta.

A día de hoy la inmensa mayoría de pymes siguen emitiendo sus facturas en papel, y casi ninguna cuenta con los medios de gestión documental adecuados, con lo que la norma en un principio, por desgracia parece bastante irrelevante para las pequeñas y medianas empresas.

Vía | Expansión

Más Información | Dirección General Tributos – Consulta Vinculante V0634-2008

A pesar de la importancia que tiene la creación definitiva de la factura digital, la aprobación de su regulación ha pasado un poco desapercibida.

Nos encontramos ante la solución a una de las demandas que desde la implantación de las nuevas tecnologías realizaban muchos empresarios, poder eliminar de una vez por todas las facturas en papel que hasta el momento se guardaban para el supuesto que la Administración Tributaria solicitase su aportación o justificación futura.

Así pues, la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, aprueba la eliminación de dichos archivos siempre y cuando se cumplan una serie de requisitos:

• Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado.

• Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada.

• Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre (fecha, nombre, CIF, nº documento, base imponible, tipo aplicable, ...), además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga.

• Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades: Que la firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario, y en segundo lugar que el acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.

Por el momento, la única empresa homologada para vender dicho software de certificación es ANF-AC, y el nombre del mismo es LegalSnapScan 1.0.

Concluyendo, con la implementación de esta normativa en nuestras empresas, tenemos la posibilidad de eliminar todas las facturas recibidas, con lo cual ganaremos en eficiencia y eficacia, no tendremos que ir nunca más a buscar las facturas de hace cuatro años al almacén o al trastero, con la pérdida de tiempo y costes económicos que ello supone.

Imagen| Aardvart
Más Info| AEAT | ANF-AC
En Pymes y Autonomos | Implanta la factura electrónica en tu empresa

La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 87/2005, y se puede definir como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza el documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.

A priori, son dos, las formas más utilizadas y fiables en el proceso de intercambio de éstos documentos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos:

• Firma electrónica


• Sistemas EDI.

Las ventajas de la factura electrónica son bastantes:

• Ahorro de costes: Eliminación gastos de papel, gastos de envío… Hay que tener en cuenta que existen estudios que evalúan en casi 2 euros el coste de gestión de una factura en papel.


• Mayor eficacia: Agiliza el proceso de gestión, soluciona las posibles discrepancias en menor tiempo, el tiempo en la gestión de cobro se reduce.


• Integración informatizada: Se puede integrar la factura en nuestros soportes informáticos, automaticamente sin necesidad de hacerlo manualmente (ahorro en costes).

Para la implantación de la factura electrónica necesitaremos una plataforma para generar dichas facturas, cuyo coste dependerá del grado de complejidad de la misma, ya que se puede realizar con los medios que tenemos, dígase desde excel, medios virtuales a través de web, las cuales nos pueden facturar por número de facturas emitidas. No obstante, la inmensa mayoría de software de gestión tienen habilitada la función de emitir facturas electrónicas.

La tercera sesión de las Jornadas sobre la Sociedad de la Información organizadas por AJE Marineda, en la que se trataron temas relacionados con la factura electrónica en las pymes, me pareció mucho más atractiva que la primera, que iba de software libre.

Daniel Ramos, Presidente de AJE Marineda, intrudujo la sesión, estructurada en 3 bloques en los que intervinieron ponentes de empresas como Caixa Galicia, Tecnocom y Queinaga. El conjunto de presentaciones resultó en un recorrido la mar de interesante sobre algunos aspectos prácticos, tecnológicos y legales de la implantación de la factura electrónica en España.

Abrió la ronda de presentaciones el tandem formado por Ana Vázquez y Manuel López Martínez, de Caixa Galicia. Manuel hizo una breve exposición sobre qué es y de donde viene la firma electrónica, que pretendía enganchar con una demostración práctica por parte de Ana. Finalmente la demo no pudo ejecutarse porque la conexión a internet vía móvil no tenía suficiente ancho de banda para llevarla a cabo, cosas del directo. Una pena esto último, pero aún así, mereció la pena.

A continuación, le tocó el turno a José Antonio López, de Tecnocom. Su ponencia titulada ‘Aspectos tecnológicos de la implantación de la firma electrónica: De lo legal a lo técnico’, fue de utilidad para los asistentes al darle un enfoque eminentemente práctico. No sólo cumplió lo prometido en el título, sino que también lo enfocó hacia el pequeño negocio, lo que agradecimos los allí presentes. Qué estrategias seguir, algunos errores que no debemos cometer, consejos a la hora de elegir un sistema u otro, qué hacer (y cómo) con las facturas que ya tenemos en papel,... son cosas que a mi me gusta escuchar cuando asisto a un evento como este.

Cerró el bloque de ponencias Emilio Espiñeira, de Queinaga. Emilio contó su experiencia particular en los 2 últimos años, al implantar en su empresa la firma electrónica en colaboración con la empresa viguesa TLRSoft. Sorprendió un poco cuando dijo que la suya era ‘una empresa fabricante de quesos en el medio del monte, en Curtis’, que trabajaba en su sistema con la factura electrónica porque se lo había impuesto el sector de la gran distribución (Carrefour, Alcampo, Gadisa,...). Comentó que habían conseguido una enorme simplificación de procesos gracias al trabajo con la factura electrónica y, aunque no habló de, coste de implantación, sí que confesó que a lo largo del proceso se encontró algunos problemas que tuvo que ir solventando sobre la marcha (cambios en los formatos de algún cliente,...).

Mi conclusión de esta tercera sesión es mucho más positiva que la primera (a la segunda y cuarta no pude asistir). El tiempo siguió siendo muy ajustado, pero en este caso se aprovechó bastante bien, lo que permitió que los profanos en la materia nos enteráramos de qué va esto de la factura electrónica. Muy interesante también el planteamiento teórico-técnico-práctico de la sesión, que creo que es muy atractivo para que el pequeño empresario pueda enterarse y comprender un asunto como este.

Algo que también me ha quedado muy claro es que la factura electrónica ya ha llegado y que a lo largo de los próximos meses nos irá tocando adaptarnos a todos, unos antes que otros, pero todos acabaremos pasando por el aro. Sin duda, vamos a tener que poner los codos y estudiar bien la solución que adoptemos en nuestras pequeñas empresas.

Más información | AJE Marineda

En Pymes y Autónomos | Crónica de las jornadas sobre la Sociedad de la Información de AJE Marineda (I)