El asiento de variación de existencias tiene por objeto calcular el consumo de existencias y ajustar el resultado del ejercicio, para ello tenemos que tener claro que el resultado de la empresa es la suma de los ingresos menos los gastos, pero que los gastos no son las compras, sino los consumos.

Es por ello, que de las compras realizadas debemos restar las existencias no consumidas, utilizando para ello la cuenta (61) o la (71) de variación de existencias, o por el contrario puede suceder que en el ejercicio consumiéramos más existencias que las que hemos comprando debiendo por lo tanto reflejar dicho beneficio también mediante la cuenta de variación de existencias.

Cuentas utilizadas para reflejar la variación de existencias

Con el asiento de variación de existencias se refleja la diferencia entre el valor al inicio y al final del ejercicio de las existencias del grupo 3. En el Plan General de Contabilidad se indica que la variación de existencias puede ser de:

• Mercaderías (610). Reflejan la variación de existencias de las cuentas del grupo 30.

• Materias primas (611). Reflejan la variación de existencias de la cuentas del grupo 31.

• Otros aprovisionamientos (612). Reflejan la variación de existencias de la cuentas del grupo 32.

• Productos en curso (710). Reflejan la variación de existencias de productos en curso del grupo 33.

• Productos semi-terminados (711). Reflejan la variación de existencias de productos semi-terminados del grupo 34.

• Productos terminados (712). Reflejan la variación de existencias de productos terminados del grupo 35.

• Subproductos, residuos y materiales recuperados (713). Reflejan la variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados

Al realizar el asiento de variación de existencias, por una parte se dan de baja las existencias iniciales del ejercicio y se reflejan en el balance del cierre del ejercicio las existencias finales, y por otra parte se traslada a la cuenta (129) de resultados del ejercicio, exclusivamente el coste de las mercancías o productos vendidos y sólo los vendidos, y en el caso de materias primas, productos en curso, semi-terminados y otros aprovisionamientos, trasladar a esa misma cuenta, únicamente los consumos de dichos elementos inventariables.

El saldo de las cuentas de los subgrupos (61) o (71)

Estas cuentas presentaran saldo deudor, cuando las existencias iniciales son mayores que las existencias finales, es decir, cuando la empresa vende además de todas las mercaderías que ha comprado, parte de las que tenía en el almacén al comienzo del ejercicio.

Por otra parte, el saldo será acreedor, cuando las existencias iniciales son menores que las existencias finales, es decir, cuando la empresa no vende toda la mercancía que ha comprado.

La cuenta de variación de existencias funciona como cuenta correctora de las de gastos.

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¿Una empresa que presta servicios puede contabilizar existencias? La respuesta es si. Se da el caso de que una empresa que presta servicios, no se dedica a la compra venta de mercaderías, ni produce productos, tan solo presta servicios, puede declarar una variación por existencias en su cuenta de resultados, cuando se trabaja por proyectos y se incurre en gastos que no serán facturados hasta más adelante con la finalización del proyecto por ejemplo.

Los gastos imputables al proyecto concreto que al finalizar el ejercicio contable no se haya podido facturar, puede activarse en el balance como existencias. En el momento de finalizar el trabajo acordado y se produzca el ingreso, también se puede dar de baja las existencias, computando como gasto.

En el caso de que se presten servicios continuados en el tiempo, digamos de forma mensual, no se deben de contabilizar las existencias por prestación de servicios. Todos los gastos imputables serán deducibles, ya que existe una fiabilidad de que se cobrarán esos servicios prestados, tal y como viene sucediendo.

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Al cierre del ejercicio 2012, comentamos en varios artículos una serie de consejos relacionados con los ajustes contables y fiscales que conviene hacer al final del ejercicio. Uno de esos ajustes consiste en la regularización de existencias, cuya mecánica explicamos entonces.

Muchas empresas no realizan la regularización de existencias porque desconocen tenerlas, al asociar el concepto con mercaderías o productos destinados a la venta. Pero hay muchas empresas que tienen existencia. Si tomamos, por ejemplo una clínica dental, lo más probable es que al finalizar el año tenga en stock aprovisionamientos de materias primas que utilizará en el desarrollo de su actividad.

Las existencias están presentes en una gran parte de las estructuras empresariales, tanto en empresas que se dedican exclusivamente a la venta como en aquellas que realizan prestaciones de servicios. Los grandes almacenes, tiendas y supermercados suelen realizar al cierre de año un inventario que sirve de base a la regularización contable.

Si tenemos más existencias a final de año que a su comienzo, eso nos dará un saldo positivo que se reflejará en un incremento del beneficio del ejercicio. Si el saldo fuera negativo, el beneficio mermará o, si tuviéramos pérdidas, serán mayores. Cualquier empresa que deba adquirir bienes destinados a la prestación de un servicio tiene algo que inventariar.

La valoración de las existencias al cierre del ejercicio puede hacerse utilizando un procedimiento contable en lugar de físicamente. El inventario es un documento de gran importancia que debemos conservar, pues sirve como soporte físico a los datos contables. La regularización de existencias tiene gran relevancia fiscal al incidir en el beneficio y, por tanto, en el impuesto a pagar por Sociedades.

En Pymes y Autónomos | Consejos sobre el cierre fiscal y contable 2012: las existencias Imagen | Juan Jiménez Martínez

La regularización de existencias es una operación que la mayor parte de las empresas debe realizar al cierre del ejercicio. En ocasiones se pasa por alto esta operación por asociar el término con la tenencia en reserva de artículos destinados a la venta. Esto es un error. Las existencias se definen como los “bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo”. Esto significa que cualquier elemento que utilizamos para producir o para prestar un servicio puede tener la consideración de existencia.

Las existencias se diferencian del inmovilizado en que éste último debe permanecer en la empresa durante más de un ejercicio, mientras que las primeras se renuevan constantemente, formando parte del activo circulante. Según el proceso productivo de la empresa, podemos distinguir distintos tipos de existencias.

• Mercaderías o existencias comerciales. Bienes que la empresa vende en el mismo estado que las compra, sin transformación. Cualquier comercio al por menor dispone de este tipo de artículo.

• Materias primas. Elementos utilizados para fabricar un producto. No se venden, sino que se transforman para crear bienes que la empresa vende. Una panadería utiliza la harina como materia prima, aunque también puede ser una mercadería si la destina a la venta.

• Otros aprovisionamientos. Son existencias que no se transforman en bienes, sino que se utilizan para producir o para prestar un servicio. Podemos citar los combustibles, herramientas, embalajes…

• Productos en curso. Productos que se encuentran en fase de fabricación al cierre de ejercicio, como un vehículo que tan solo tiene el esqueleto.

• Productos semiterminados. Son productos fabricados por la empresa que se encuentran en un estado avanzado, como un mueble al que le falta el barnizado.

• Productos terminados. Producto final que constituye el objeto de la actividad empresarial.

Subproductos (productos accesorios en relación a la fabricación principal, como en el caso de una bodega que vende también vinagre), residuos (materias de deshecho derivadas del proceso productivo, como el serrín) y materiales recuperados (residuos reutilizados como las virutas de los muebles para hacer aglomerado).

Las mismas existencias pueden tener distinta clasificación dependiendo de la actividad productiva de la empresa que las utiliza. Su valoración de entrada será el precio de adquisición (importe de la factura sin IVA, más todos los gastos que haya generado la operación: transportes, seguros..)deducidos los descuentos, salvo los de carácter financiero. Si se tratara de productos elaborados por la empresa se valorarían por el coste de producción (coste de materias primas y materiales, mano de obra..). Las salidas se valorarán a precio de venta. Existen diferentes métodos de valoración contablemente aceptados: el precio medio ponderado, método FIFO, método LIFO. Cada empresa puede adoptar aquél que mejor refleje la realidad de su stock.

Al cierre del ejercicio hay que dar de baja las existencias que estaban almacenadas al comienzo del mismo y de alta las que hay en ese momento según el inventario previamente realizado. Un correcto ajuste en la cuenta de mercaderías es de gran importancia, ya que incide en el resultado del ejercicio. Si el importe de esa cuenta al cierre del ejercicio es superior al existente a su comienzo, tendremos una variación positiva que se reflejará en un mayor beneficio a efectos contables y fiscales. A su vez, si la variación fuera negativa, el resultado de explotación mermaría con el consiguiente efecto en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.

En Pymes y Autónomos |Nuevo Plan General de Contabilidad: Principales Cambios (III)
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Voy a empezar por un grupo "ameno" entre comillas como es el de existencias puesto que es uno de los que menos variaciones presenta entre ambos planes y una problemática (novedosa por otra parte) como es el de considerar a las "prestaciones de servicio en curso" como existencias ya ha sido tratada anteriormente por Remo en este blog.

• Definición. Agrupa cualquier clase de material inventariable: materias primas, productos terminados, mercaderías, etcétera.

• Valoración inicial (NRV 10ª). La valoración se realizará por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Los gastos financieros capitalizables como mayor precio de adquisición/coste de producción serán los girados por el proveedor o los correspondientes a financiación ajena, específica o genérica, atribuibles a la adquisición o fabricación de existencias, todo ello siempre que las existencias necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas. En el antiguo PGC no se imputaban el coste los gastos financieros en virtud de la norma 13ª del PGC de 1990. Por otra parte ahora los descuentos incluidos en factura, cualesquiera que sean, minoran el precio de adquisición y venta, en lugar de ser considerados como ingresos o gastos financieros.

• Métodos de asignación de valor: PMP y FIFO. Desaparece el LIFO y el método aplicable con caracter general será el PMP.

• Coste de existencias por prestación de servicios. Las empresas dedicadas a la prestación de servicios (abogados, consultores, etc) deben reconocer, bajo determinados requerimientos, existencias por prestación de servicios al cierre del ejercicio. Ver NPGC: Principales cambios (III)

• Correcciones posteriores de valor. Si el valor neto realizable (VNR) es menor que el precio de adquisición/coste de producción hay que efectuar las correcciones de valores oportunas. Las correcciones por deterioro se reconocerán como un gasto en el subgrupo 69. Si desaparecieran las causas que motivaron la corrección el importe de la corrección será objeto de reversión y se reconocerá como un ingreso en el subgrupo 79. Es decir, en términos de técnica contable los deterioros de valor (antiguamente provisiones) siguen funcionando igual aunque con distinto nombre.

El VNR es el importe que se puede obtener por la enajenación de un activo en el mercado deduciendo los costes estimados para llevarla a cabo, como pueden ser en el caso de las materias primas y de los productos en curso, aquellos costes estimados necesarios para terminar su proceso de fabricación y los de su comercialización. Lógicamente, este tipo de imputaciones de gastos va a hacer más necesaria que nunca una contabilidad de costes paralela a la financiera.

• Memoria (notas 4 y 10). En la nota 4, punto 8, hay que indicar los criterios de valoración de las existencias así como los referidos a correcciones de valor por deterioro y capitalización de gastos financieros. En la nota 10, dedicada a existencias se informará sobre circunstancias que hayan motivado correcciones de valor por deterioro, el criterio seguido para imputar los gastos financieros, compromisos pendientes o futuros de compra/venta, limitaciones de la disponibilidad y cualquier otra circunstancia que afecte a la titularidad, disponibilidad o valoración de las existencias.

Imagen | pablomunoz En pymesyautonomos | III. Moneda extranjera  IV. IVA e IGIC  V.Inmovilizado material  VI. Inmovilizado intangible VII. Activos no corrientes y grupos enajenables de elementos mantenidos para la venta  VIII. Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar