La conciliación bancaria se ha convertido en uno de los procesos más importante de la tesorería de las empresas. Supone contrastar la información contable de una compañía con las cuentas bancarias, lo que en última instancia permite conciliar las cuentas contables.

Aunque existen diferentes formas de realizar la conciliación bancaria, en los últimos años se han implementado varios estándares para automatizar el proceso con el ERP. Uno de ellos es el formato MT940, el formato que se utiliza para enviar extractos desde bancos extranjeros.

Qué es y para qué sirve el formato MT940

El formato MT940 es un estándar de comunicación bancario que recoge los movimientos de una o varias cuentas bancarias de la empresa. Básicamente, esta información se reúne en ficheros que se envían a través de redes P2P dedicadas entre el ERP de la empresa y las redes del banco.

El ERP recoge esta información y basándose en una serie de algoritmos contabiliza los movimientos en la empresa, así como otras operaciones no contempladas en contabilidad, con el fin de hacer la conciliación bancaria de forma totalmente automática.

Su funcionamiento es análogo a la norma AEB 43, aunque se usa de manera habitual en el caso de bancos extranjeros. En España, los bancos envían de forma habitual el formato basado en el cuaderno 43, pero el MT940 es el formato internacional de referencia para la recepción de extractos.

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Cómo preparar tu ERP para recibir el MT940

Para implementar el formato MT940 en tu empresa, lo primero que debes tener en cuenta es que debes tener una conexión P2P dedicada entre el banco y la empresa donde se reciba esta información. Una vez en funcionamiento, el banco suele enviar esta información una vez al día, normalmente a primera hora de la mañana.

Una vez enviado, el ERP debe estar preparado para recibir y contabilizar esta información. Algunos sistemas ya contemplan el formato MT940, pero en otros casos, será necesario implementarlo. Para ello, el estándar MT940 dispone de unas reglas fijas que se pueden utilizar para recibir esta información.

En general, es una tarea compleja que exige la intervención de un desarrollador que conozca el estándar y un lenguaje de programación para preparar el ERP para recibir el formato.

Hasta hace bien poco cuando hablamos de la nube o llevar determinados datos a servidores de terceros muchas empresas se sienten reticentes, otras directamente muestran rechazo. Lo cierto es que es una situación que poco a poco va cambiando, y según un reciente estudio se SoftDoit, 2 de cada 3 ya tienen su ERP en la nube. Parece confirmarse que las pymes pierden la alergia a la nube.

Muestra un pequeño cambio de tendencia. Poco a poco las empresas van viendo la nube como una tecnología más madura, llevan ya años oyendo hablar de ella y cuando llega el momento de cambiar o amortizar infraestructuras, tienen que invertir en nuevos servidores, etc. es cuando se dan cuenta que la nube es una buena alternativa.

Según el estudio casi dos de cada tres empresas que tienen su programa en la nube se decidió a realizar un pago único en su momento, asumiendo de forma anual o mensual los costes de mantenimiento. Un 30,5% paga de forma mensual, en función del número de usuarios y algo menos del 5% no quiere mantenimiento. Es un dato curioso, ya que una de las ventajas del software en la nube es el pago por uso y no tener que realizar grandes desembolsos, sobre todo en la puesta en marcha del negocio.

Un dato del estudio que me llama bastante la atención es que el ERP no está integrado con otras soluciones para tres de cada cuatro empresas encuestadas. Muchas veces esta integración exige cierta parametrización, más horas de consultoría, etc. Otras veces sencillamente otros sistema que utiliza la empresa ya están obsoletos y se mantienen hasta que no haya más remedio.

Hace tiempo que las grandes del sector (SAGE, SAP, A3...) ya han adoptado una estrategia mixta. Por un lado mantienen su línea de producto tradicional, el ERP instalado en el servidor de la empresa. Pero a la vez llevan tiempo ofreciendo el salto a la nube cuando estén preparadas. De esta forma para muchas no deja de ser una forma natural de seguir trabajando como hasta ahora, pero pudiendo hacerlo desde cualquier lugar sin ningún inconveniente.

En Pymes y Autónomos | Un gasto o una inversión ¿cómo defines tu ERP?

Imagen | Daniel79

El pasado miércoles, Sage realizó la presentación mundial de su nuevo ERP X3 en París en un evento preparado al efecto para clientes, medios y empresas. Tuve la oportunidad de asistir a este evento y probar en primera persona las nuevas funcionalidades y apariencia de este nuevo ERP de Sage.

El segmento al que va enfocado este ERP es al segmento de empresas medianas y grandes, que necesitan unos accesos a la información y al control de la empresa en todos los frentes. Este segmento se sigue manteniendo con las necesidades estándares que puede tener cualquier empresa a la hora de decantarse por un ERP.

Después de un contacto directo con este software, puedo constatar la usabilidad y funcionabilidad de uso que tiene dado que permite una accesibilidad mucho mayor que otros ERPs que existen en el mercado. Según las encuestas barajadas en el sector, los usuarios de ERPs sólo aprovechan un tercio de las funcionalidades que les ofrecen los ERPs, punto que queda muy diluido en este nuevo entorno de gestión.

Dentro de las principales novedades que tenemos en este ERP destacan las siguientes: * La reducción de costes y de tiempos de gestión, comparando con la misma línea de ERPs de Sage y de otros productos de la competencia. * Interoperabilidad departamental y equipos, con total deslocalización geográfica de los mismos * Acceso desde cualquier navegador o terminal móvil * Creación de paneles de control web con widgets mediante Netvibes * Integración con Microsoft Office 2007 y Windows 7 para poder gestionar informes y documentos, almacenándolos en la misma base de datos. * Integración con bases de datos Oracle y directorios LDAP La percepción inicial personal fue muy buena, compatibilidad con todos los sistemas operativos y arquitecturas de hardware existentes y unos plazos de transición estimados en un par de meses para proyectos complejos, incluyendo formación del personal a cargo de la gestión de información.

La percepción fue muy buena y después de hablar con la propia gente de la comercialización de Sage en España, el siguiente punto donde pueden batir registros es en el precio, dado que se encuentran por debajo de otros proveedores como SAP o Navision de Microsoft para implementaciones idénticas en empresas, factor importante también este tipo de productos.

Los ERPs, tal y como hemos hablado en varias ocasiones o tal y como nos cuentan en Tecnología Pyme, son la solución adecuada para gestionar la información de empresas en crecimiento y empresas que requieran accesos y configuraciones personalizadas para gestionarlas.

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La típica promesa que nos hacen cuando nos vienen a vender un sistema de información, eso que los consultores llaman ERP, el SAP o el Navision de toda la vida, es que la hoja de cálculo y otros programas ofimáticos dejarán de ser necesarios: “A partir de ahora el sistema se encargará de soportar y proporcionarnos toda la información que necesitemos” ¿Verdad o mentira?

Verdad a medias, o mentira a medias, depende como se quiera ver y de cómo de bien ejecutemos el proyecto. Es muy típico el caso que en las pymes soportemos en documentos ofimáticos los datos de los procesos que ejecutamos (hojas de cálculo a modo de bases de datos, facturas en Word,…). Por muy bueno que sea el diseño del nuevo sistema de información (ERP) y se haga una correcta implantación del mismo, tarde o temprano se alcanza un punto de conflicto, el de la generación de informes de gestión. Y es aquí cuando la hoja de cálculo se convierte en una aliada para todas las partes, la implantadora y la implantada.

Los usuarios que van a usar el nuevo sistema, a la hora de diseñarlo, se les pregunta y estos piden todo lo posible (y más). Así pueden abarcar todas las necesidades de información que les puedan ser requeridas, por su trabajo diario y por las peticiones de sus superiores, sobre todo por estas últimas. Hay que cubrirse las espaldas, “no vaya a ser que me pidan algo que luego no tenga y me echan la culpa a mi”.

Dicho y hecho. El implantador, ante la imposibilidad de parametrizar todo aplicando una solución milagrosa, voila, se saca de la chistera un plugin para exportar datos a una hoja de cálculo. Un botón que aparece en una pantalla y al pulsar abre la hoja de cálculo y nos copia allí los datos. Se tira por la calle de en medio. Ni para ti, ni para mí: Con esto acabamos todos contentos. Oiga, que para algo los de Microsoft no son tontos y han previsto una funcionalidad que se llama “Obtener datos externos”.

Cuando los flamantes informes diseñados inicialmente en la nueva herramienta no nos den toda la información que necesitamos, se usa esa opción “mágica” y se exportan a la hoja de cálculo todos los datos. Así ya se puede “cocinar” todo lo que sea menester. Por eso digo que la hoja de cálculo sobrevivió, no murió, a la implantación del flamante ERP. Porque no todo es parametrizable y una vez que el último consultor sale por la puerta de la oficina, si te he visto no me acuerdo, y habrá que disponer de alguna solución para salir adelante. Claro, también hay que verlo desde el punto de vista del implantador, que ha cobrado por un proyecto que termina en un momento dado y no tiene por qué estar aceptando cambiarnos los informes si no se lo estamos pagando. Lógico y normal.

Por eso no hay que creerse todo lo que nos digan cuando nos vienen a vender un sistema de información “que hace de todo” y por eso hay que comprender que el implantador no nos haga más “trabajillos de nada” cuando ha finalizado el proyecto ¿Se le está pagando o no? Pues eso. No desinstales tu hoja de cálculo por mucho ERP de renombre que te vayan a implantar, tarde o temprano habrá que hacer algún informe a mano. Bueno, salvo que pagues unos nuevos, a precio de oro, eso sí. Ah, tampoco te olvides de cómo se hacen los powerpoints, que de alguna manera habrá que presentarlos.

En Pymes y Autónomos | ¿Realmente necesitas un informático en tu empresa?

La compañía Solmicro ha elaborado un estudio acerca de la implantación de software ERP en las Pymes.

De él se desprende que existe un movimiento de cambio en las empresas españolas, que están apostando por este tipo de software para la gestión de sus negocios, en detrimento de las aplicaciones hechas a medida por ISVs.

Pero ¿es realmente ventajoso para una pyme optar por este tipo de software?

Cuando una empresa empieza a crecer, la implantación de un sistema informático que controle, aglutine y gestione la práctica totalidad de la información se convierte en una necesidad. Los ISV nacieron para dar cobertura a estas pymes y lograr agilizar su gestión del negocio. Se trata normalmente de aplicaciones desarrolladas a medida, con varias ventajas iniciales como son el disponer de más agilidad y flexibilidad para adaptarse a los pequeños cambios que vaya requiriendo las mismas en su adaptación al negocio, un coste asequible, y una aceptable facilidad de manejo.

Pero estas ventajas iniciales pueden convertirse en un lastre cuando la empresa empieza a crecer y su software no le acompaña porque no ha sido preparado para soportar la escalabilidad que va a requerir la empresa en un futuro.

Es ahí donde entran en juego los ERP. Nacidos originariamente para implementarse en muy grandes empresas y corporaciones, ahora los ERP buscan entrar en el segmento de las medianas empresas, aprovechando su ventaja frente a los ISV que no permiten acompañar a éstas en su crecimiento.

Los ERP se caracterizan por ser integrales, modulares y adaptables.

La integración significa que un único programa va a permitir controlar todos los procesos en la actividad de la empresa interrelacionándolos y controlando así su seguridad y efectividad.

La modularidad va a permitir que los distintos departamentos de la empresa compartan y trabajen sobre la una misma información, pero teniendo herramientas específicas y propias.

La adaptabilidad supone la posibilidad de parametrización o configuración específica del ERP para adaptarlo a las necesidades reales de la empresa. Este va a ser sin duda uno de los puntos más complejos para conseguir que un ERP responda a las necesidades del negocio. Porque aunque parametizables, los ERP siguen manteniendo una estructura esencialmente rígida.

Los ERP además van a contar con la integración de algún CRM e incluso SRM que lo van a convertir en una herramienta potentísima para hacer girar el negocio en torno a sí.

Sin embargo implantar un ERP en una mediana empresa supone unos costes elevadísimos, requiere de una planificación y formación para la que los empresarios y trabajadores pueden no estar preparados, y entraña evidentes riesgos de adaptación, debido a la rigidez de estos sistemas y su complejidad para la adaptación.

Estamos asistiendo a un momento en que los ERP intentan abrise camino hacia el segmento clásico de los ISV. Asistimos a una batalla donde los ERP buscan el punto de flexibilidad y sencillez en la implementación, mantenimiento y adaptación que les falta a los ISV, y a su vez los ISV empiezan a renovarse haciendo posible la escalabilidad de la que hasta ahora carecían en su gran mayoría, para evitarla huída de las pymes hacia los ERP.

A pesar del aumento significativo de las empresas que están implementando ERPs en la gestión de sus negocios, mi sensación es que los productos que ofrece el mercado son trajes que todavía les quedan un poco grandes. Apostar por un ERP es realizar una inversión muy fuerte, que no garantiza unos resultados rápidos ni óptimos a corto plazo, y que requerirá no sólo esfuerzos económicos sino laborales, puesto que su adaptación y aprendizaje en el manejo va a ser muy compleja hasta poder obtener los resultados que se buscan.

Creo que la opción más sensata al estar asistiendo a un momento de cambios radicales en las concepciones de ambas opciones, no se debería descartar a priori ninguna de las dos. Si tu empresa necesita dar ese salto mi recomendación es que solicites un estudio a ambos tipos de proveedores y realices un análisis comparativo de sus ofertas. Es posible que descubras que no necesitas un ERP sino un ISV de última generación.

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