La contabilidad no siempre termina en el momento en el que se registran los asientos contables. Es necesario un proceso de revisión que tiene como fin garantizar la integridad contable. Este proceso tan importante se conoce como conciliación contable.

Básicamente, la conciliación contable consiste en ajustar el saldo contable con su saldo real. Su objetivo es conocer si ha habido algún error en la contabilización o ha habido alguna transacción pendiente de contabilizar.

Normalmente, su uso más relevante es en el departamento de tesorería: cuentas a cobrar, cuentas a pagar y muy especialmente, las cuentas bancarias. La conciliación bancaria es el proceso en el cual se contrasta la información contable de las cuentas de tesorería con las cuentas bancarias a través de los extractos bancarios.

La conciliación bancaria puede generar dos tipos de diferencia:

• Temporales, que normalmente se subsanan cuando se recibe el extracto o se comprueba la información.
• Permanentes, que son consecuencia de errores u omisiones sobre partidas que no se tiene conocimiento de cómo contabilizarlos. En este caso, el Plan General Contable de España establece que estas deben contabilizarse en la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.

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¿En qué consiste la conciliación bancaria?

En general, la conciliación de cuentas contables es un proceso fundamental para las empresas, especialmente en el caso de auditorías y para garantizar la integridad de la contabilidad de toda la compañía.

¿Conciliación automática o manual?

En los últimos años, y gracias al auge de los modernos sistemas empresariales, la conciliación es un proceso susceptible de ser automatizado, frente al proceso manual. De hecho, las propias entidades bancarias han estandarizado el formato de los extractos para facilitar esta información.

Esto permite reducir los tiempos de ejecución de la conciliación, lo que redunda en un ahorro de costes administrativos y libera tiempo para que los contables puedan dedicarse a otras tareas más productivas.

En el día a día de cualquier trabajador, estamos separando continuamente la vida laboral con la vida profesional. No solemos hablar con nuestra familia de lo que ha ocurrido en el trabajo, los descansos con nuestros compañeros se utilizan para comentar la noticia del día e incluso tenemos habitaciones separadas en nuestra vivienda para trabajar.

Sin embargo, a nivel financiero, esta máxima no siempre se cumple. Uno de los errores más habituales que cometen los autónomos en su día a día es utilizar la misma cuenta corriente que tienen para sus necesidades personales de manera profesional. Un tremendo error que puede llegar a poner en jaque nuestras propias finanzas domésticas.

En una cuenta profesional están (o deberían estar) domiciliados todos los impuestos y cotizaciones que el autónomo paga en su día a día. Tengamos en cuenta que trimestralmente hay que liquidar el IVA, que todos los meses llega el cargo de la Seguridad Social y que también tenemos que pagar el IRPF a través de la declaración de la renta.

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Tres aspectos previos a considerar en una idea de negocio

Es necesario que esta cuenta tenga fondos suficientes para afrontar todos estos gastos con ciertas garantías, pero una cuenta única para negocios te facilitará todas las gestiones con la Agencia Tributaria.

Una cuenta única para negocios permite, además, poder identificar más fácilmente las compras y los gastos deducibles a la actividad, especialmente las comisiones bancarias, que son más fáciles de buscar entre la maraña de gastos personales que todos tenemos en nuestro día a día. Evitarás mezclar gastos personales con los profesionales.

Por último, podrás beneficiarte de algunas ventajas que tienen las cuentas para autónomos, que normalmente son similares a los de una cuenta nómina.

Por todas estas razones, aunque tengas poca actividad, es importante tener separadas las cuentas personales con las cuentas de negocios. Te ayudará a controlarte, a evitar gastar un remanente en cuenta que podrías necesitar para afrontar futuros pagos y a identificar más fácilmente los gastos afectos a tu actividad.

Imagen | stevepb

Si ponemos en el buscador de google “hacienda investiga”, podemos elegir entre cuentas de paypal, la Asamblea Nacional Catalana, los despidos, bodas, el uso de tarjetas de empresas del IBEX, a Casillas, la amnistía fiscal, etc.

Pero el foco principal parece que esta en los que ya pagan impuestos y principalmente en Pymes y Autónomos. Hace unos pocos años el 80% de la plantilla focalizaba sus esfuerzos en los pequeños empresarios, aunque el delito fiscal parece afectar también a nuestra clase política, la misma que legisla leyes tributarias. Así la familia Puyol parece haberse convertido en una familia de actores de una película surrealista, en la que Vito Puyol enseña a sus hijos como lucrarse con la política y defraudar a Hacienda. Estos son los mismos que pedían una Agencia Tributaria Catalana.

Debería Hacienda utilizar sus sistemas informáticos en la búsqueda de corrupción

La verdad es que si focalizaran sus esfuerzos por ahí, creo que los resultados nos sorprenderían, además recordemos que la mayor parte de las corruptelas son en “B”.

Si los efectivos de la Agencia Tributaria destinaran más recursos en desentramar lo oculto, podrían analizar por ejemplo empresas con un reducido numero de facturas, pero algunas muy elevadas a Administraciones Publicas, algo que no necesariamente tiene que se un indicador de corrupción, pero si que puede ser un motivo de investigación.

Por poner un ejemplo, imaginemos una empresa que hace una docena facturas al año, algunas muy abultadas a Administraciones Publicas, esto bien pudiera ser consecuencia del esfuerzo y buen hacer, o también de enchufismo y corrupción. Y a mi entender comportamientos como estos son fácilmente localizables por Hacienda exprimiendo la información de las declaraciones de los contribuyentes.

Seria pues conveniente que la Agencia Tributaria, aunara esfuerzos con los miembros no enchufados del Tribunal de Cuentas.

Doce irregularidades detectadas por el Tribunal de Cuentas

La gran familia del Tribunal de Cuentas, en las que las relaciones de parentesco alcanzan a 100 de sus integrantes, en un informe nos indican las irregularidades que detectan en las autonomías:

1. Ofertas injustificadas. “Falta de justificación por los servicios promotores de la necesidad de los contratos para el funcionamiento de los correspondientes servicios públicos o justificaciones carentes de un nivel de concreción razonable o insuficiente justificación de los costes de las contrataciones al haberse aportado los correspondientes datos, cálculos y cuantificaciones”.

2. Troceo para evitar el concurso. “Fraccionamiento indebido de la cuantía de los contratos con la finalidad de tramitarlos mediante procedimientos negociados sin publicidad o como contratos menores, según los casos, eludiéndose de este modo los procedimientos y formas de contratación establecidos para garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad y concurrencia”.

3. Falsa urgencia. "Abuso de la tramitación de urgencia de los expedientes, en muchos casos, sin justificarse adecuadamente, que implica la reducción a la mitad de los plazos establecidos lo que, en ocasiones, implica una restricción de la concurrencia”.

4. Abuso del concurso en lugar de la subasta. "Utilización desproporcionadamente mayoritaria del concurso en detrimento de la subasta, forma ordinaria de adjudicación de obras, que se aplicó muy escasamente a pesar de que, por el carácter absolutamente reglado del procedimiento, implicaba un menor riesgo de conculcación de los principios de transparencia y objetividad y de que, generalmente, permitía obtener las mayores bajas sin perjuicio del aseguramiento de los medios, la capacidad y la solvencia de las empresas licitadoras”.

5. Vía injustificada.“Falta de justificación o injustificación inadecuada de la elección del procedimiento y forma de adjudicación de los contratos, en particular, de los supuestos legales que permitían la contratación conjunta de proyectos y obras”.

6. Falta de criterios “Deficiente establecimiento de los criterios de adjudicación en los pliegos de cláusulas administrativas particulares de los concursos al no expresarse con precisión o al no fijarse la metodología para su aplicación y para la asignación de las puntuaciones de los correspondientes baremos; o al establecerse como criterios aspectos que solo deben utilizarse para la admisión a las licitaciones, referentes a la valoración de los medios materiales y personales o a la experiencia de las empresas. En algunos casos, se establecieron mayores puntuaciones para los licitadores que acreditaban experiencia o medios vinculados con la respectiva comunidad autónoma, lo que resulta contrario a los principios de igualdad y no discriminación, y no siempre se establecieron con precisión límites a las variantes o alternativas que podían establecer los licitadores, lo que implica una especial dificultad para una valoración homogénea y objetiva de las ofertas”.

7. Sin datos técnicos. “Deficiente fundamentación de las adjudicaciones de los concursos en informes técnicos de valoración de las ofertas sin motivar o incorrectamente motivados”.

8. Bajas extrañas. “Insuficiente valoración de las bajas de los precios de las ofertas en los pliegos y/o informes de valoración de los concursos, sin que consten circunstancias que pudieran justificar esta actuación que no es conforme con el principio de economía en la gestión de fondos públicos. Con frecuencia, las apreciaciones de temeridad en las bajas ofertadas no se ajustaron a los requisitos legales”.

9. Sin publicidad. “Falta de justificación de los supuestos legales que permiten la utilización de los procedimientos negociados sin publicidad, que implican la exclusión de los contratos así asignados de publicidad y libre concurrencia, la mayor discrecionalidad en la selección de los adjudicatarios y en los que, además, no suelen obtenerse bajas apreciables, particularmente cuando se invocó la existencia de una imperiosa urgencia o de un fin único empresario capacitado para la realización de las correspondientes prestaciones”.

10. Modificación de contratos. “Modificaciones de contratos en ejecución, particularmente de obras, que no responden a nuevas necesidades surgidas durante su ejecución, sino a imprevisiones o deficiencia en las actuaciones preparatorias y sin que, generalmente, conste la exigencia de las correspondientes responsabilidades y/o resarcimiento de los daños y perjuicios causados a las administraciones. En ocasiones, se tramitaron indebidamente como contratos complementarios algunos que, en realidad, constituyeron modificaciones por contener actuaciones cuya ejecución era absolutamente necesaria e inseparable de las inicialmente proyectadas”.

11. Facturas sanitarias. Mientras ahora algunas autonomías rebuscan distintas fórmulas de privatización o copago en materia sanitaria, incluido el euro por receta, el informe de los gastos de 2006 y 2007 denunciaba la “deficiente constancia de la conformidad de la Administración con las facturas correspondientes a suministros de bienes fungibles o de material sanitario a hospitales o servicios públicos de salud”.

12. Consultorías a granel. “En contratos de consultoría, asistencia o servicios, falta de justificación con un grado de concreción razonable de la imposibilidad de ejecución de las prestaciones con los medios personales o materiales propios de las administraciones”.

Seguro que a muchas de estas anomalías denunciadas por el Tribunal de Cuentas a poco que pensemos le podríamos poner alguna cara, pero mientras la corrupción corrompe los cimientos de nuestra democracia, la prioridad es acentuar la presión sobre las Pymes y Autónomos.

Imagen | Daniel Enchev

En Pymes y Autónomos | La magia contable no existe

El conejo sale de la chistera, abracadabra decía el mago, cuando todo el auditorio boquiabierto alucinaba con el truco de magia. Pero la magia contable no existe, un poco de contabilidad creativa puede, algo de maquillaje quizás, pero las transformaciones milagrosos se convierten en delito, por el que los magos responsables son imputados por la falsedad de las cuentas contables.

Recordemos la magia contable de la empresa Gowex, que el pasado mes de julio reconoció a través de un hecho relevante que su consejero delegado y presidente, Jenaro García, reconoció “que las cuentas de la sociedad de, al menos, los últimos cuatro años no reflejan su imagen fiel”, atribuyéndose la autoría de esta falsedad de la contabilidad. Este engaño fue destapado por Gotham City Research, quien publicó un informe que decía que los resultados publicados por Gowex no eran reales.

El mago Jenaro, confeso su truco ante el juez durante su declaración como imputado, reconociendo que infló las cuentas de su empresa desde 2004, y ahora con la magia acabada y el castillo de naipes derrumbado parece ser que la prioridad del mago es ingresar en prisión.

Debemos pues tener claro que las cuentas de una empresa deben de reflejar la imagen fiel, que la magia no existe, que los castillos de naipes se derrumban y que un poco de maquillaje puede hacer más bello un rostro, pero que su exceso puede suponer que el resultado sea un esperpento del que escapen accionistas potenciales, proveedores y bancos.

Por lo tanto, de cara al cierre contable del 2014, ojo con el maquillaje contable, porque si es gato, no es liebre, aunque se le pongan unas orejas grandes de mentira, y los cazadores saben distinguir los gatos de los conejos.

Imagen | Eva Peris

En Pymes y Autónomos | Novedades en el calendario fiscal para el 2015

Las empresas exportadoras e importadoras es frecuente que operen con diferentes divisas, incluso pueden mantener cuentas en otra moneda diferente a la de su operativa habitual. El Plan General Contable permite que la contabilidad se lleve realizando las anotaciones en una moneda distinta del euro.

La moneda en la que se realizan las anotaciones contables recibe el nombre de moneda funcional, siendo esta la moneda del entorno económico principal en el que opera la empresa. La moneda funcional de una entidad es la moneda en la que no soporta riesgo de tipo de cambio, en la medida en que es la moneda en la que genera y emplea la mayor parte de su efectivo.Las empresas domiciliadas en España tendrán como moneda funcional el euro, salvo prueba en contrario.

El tratamiento de las operaciones realizadas en moneda extranjera viene recogido en la norma 11.ª del PGC 07, en donde se indica que las transacción en moneda extranjera son aquellas cuyo importe se determina o exige su liquidación en una moneda distinta de la funcional. De tal manera en las cuentas en divisas las operaciones se realizaran en la divisa en la que se ha abierto dicha cuenta, siendo esta distinta de la funcional. Es necesario pues convertir las operaciones que se carguen o abonen en dicha cuenta a la moneda funcional (euro), aplicando al importe en moneda extranjera, el tipo de cambio de contado, es decir, el tipo de cambio utilizado en las transacciones con entrega inmediata, entre ambas monedas, en la fecha de la transacción entendida como aquella en la que se cumplan los requisitos para su reconocimiento.

Otra opción que incluye el Plan General de Contabilidad es aplicar un tipo de cambio medio de un período (como máximo mensual) para todas las operaciones que se realicen en dicho intervalo en la misma moneda, siempre y cuando el tipo de cambio no haya sufrido variaciones significativas durante el período de tiempo considerado.

Al cierre del ejercicio las partidas monetarias en moneda extranjera se valorarán aplicando el tipo de cambio de cierre vigente en dicha fecha, entendiendo este como el cambio medio de contado en esa fecha, trasladándose las diferencias de cambio, tanto positivas como negativas, que se pongan de manifiesto al realizar esta nueva valoración a la cuenta de Pérdidas y ganancias.

Tratamiento contable de las diferencias de cambio

Para reflejar las diferencias que se produzcan como consecuencia de las modificaciones en el tipo de cambio, utilizaremos las siguientes cuentas:

668. Diferencias negativas de cambio.

Pérdidas producidas por modificaciones del tipo de cambio en partidas monetarias denominadas en moneda distinta de la funcional.

Se cargará:

• En cada cierre, por la pérdida de valoración de las partidas monetarias vivas a dicha fecha, con abono a las cuentas representativas de las mismas denominadas en moneda distinta de la funcional.

• En el momento de baja, enajenación o cancelación del elemento patrimonial asociado a una diferencia de conversión negativa con abono a la cuenta 921.

• Por la transferencia a la cuenta de Pérdidas y ganancias del importe negativo reconocido directamente en el patrimonio neto en las operaciones de cobertura en una inversión neta en un negocio en el extranjero con abono a la cuenta 913.

• Cuando venzan o se cancelen anticipadamente las partidas monetarias, mediante entrega del efectivo en moneda distinta de la funcional, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57.

768. Diferencias positivas de cambio.

Beneficios producidos por modificaciones del tipo de cambio en partidas monetarias denominadas en moneda distinta de la funcional.

Se abonará:

• En cada cierre, por la ganancia de valoración de las partidas monetarias vivas a dicha fecha, con cargo a las cuentas representativas de las mismas denominadas en moneda distinta de la funcional.

• En el momento de la baja, enajenación o cancelación del elemento patrimonial asociado a una diferencia de conversión positiva con cargo a la cuenta 821.

• Por la transferencia a la cuenta de Pérdidas y ganancias del importe positivo reconocido directamente en el patrimonio neto en las operaciones de cobertura en una inversión neta en un negocio en el extranjero con cargo a la cuenta 813.

• Cuando venzan o se cancelen anticipadamente las partidas monetarias, mediante entrega del efectivo en moneda distinta de la funcional, con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 57.

Imagen | José Ramón Fernández de la Cigoña

En Pymes y Autónomos | Cómo definir centros de costes en una empresa

Ser emprendedor o autónomo puede contemplarse desde una perspectiva idealizada como el salto hacia la libertad y de poder organizarse libremente, en cierto modo es así.

Sin embargo tiene una contrapartida bastante exigente la preoupación por llegar a fin de mes, lo que exige llevar las cuentas al día, revisar gastos y buscar constantemente nuevos clientes.

Esta circunstancia se agrava cuando se está empezando, por un lado, porque faltan clientes, por otro, porque los pocos proyectos se alargan mas de lo deseable lo que dificulta el correcto devenir de las cosas. Por eso es conveniente contemplar los siguientes pasos.

Pautas para controlar nuestra estabilidad financiera

• Previsión de gastos

Calcula con antelación todos los gastos que tienes los próximos meses, ten en cuenta los impuestos y facturas que vas a tener que pagar. Lo fundamental, es reservar el dinero que se va a destinar a pagar estos gastos para evitar situaciones comprometidas.

• Control de gastos

Revisa tus gastos y prescinde de los accesorios, además, revisa los contratos de suministros como teléfono, ADSL, etc, para intentar reducir su importe.

• Crea un fondo de reserva

La ley exige dotar como reserva obligatoria el 10% del beneficio.Con esa filosofía los meses en los que abunda el trabajo hay que aprovécharlos para dotar una reserva que nos proporcione estabilidad en los meses enlos que los proyectos no surgen con facilidad.

• Controla tus cuentas

Es poco probable que todos los clientes paguen al contado, lo lógico es que unos lo hagan a 30, otros a 60 y la mayoría a 90 días. Para evitar impagos, controla y reclama las facturas antes de su vencimiento, para hacerlo, es conveniente disponer de un fichero con los datos del número de factura, cliente, fecha de emisión y fecha de cobro para poder llevar un control más ajustado.

• Nuevos clientes

Aunque tengas un cierto número de clientes que te permitan llegar a fin de mes hay que ser precavido y generar nuevas oportunidades, por lo que la búsquedad e nuevos clientes resulta incesante.

Hasta que uno alcanza la velocidad de crucero estas pautas hay que contemplarlas como obligatorias y cuando la velocidad se alcanza, aún más porque nuestras obligaciones se incrementarán y, por eso, hay que ser más prudente.

Imagen | Chris Potter En Pymes y Autónomos | ¿Sabes calcular el precio por hora de tu trabajo?

Aunque el saldo por naturaleza de las cuentas contables de bancos debería de ser positivo, no es algo extraño que estas cuentas puedan reflejar un saldo negativo debido a descubiertos en cuenta, que se pueden producir por múltiples razones.

Por cuestiones operativas es habitual registrar los apuntes que generan estos saldos negativos en la cuenta 572, pero, ¿es esto correcto?

La consulta 98 de junio del 2014 publicada en el BOICAC (Boletín del Instituto de Contabilidad por su interés general) nos da la respuesta a la pregunta sobre la forma de reflejar en contabilidad este saldo negativo de la cuenta corriente.

El saldo negativo de una cuenta corriente representa, desde un punto de vista económico, un pasivo para la sociedad que deberá reflejarlo en la cuenta correspondiente de acuerdo con esta naturaleza. En este sentido, el movimiento de la cuenta 572. “Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros.”, recogida en la quinta parte del PGC, expresa:“Se excluirán de contabilizar en este subgrupo los saldos en los Bancos e instituciones citadas cuando no sean de disponibilidad inmediata, así como los saldos de disponibilidad inmediata si no estuvieran en poder de Bancos o de las instituciones referidas. También se excluirán los descubiertos bancarios que figurarán en todo caso en el pasivo corriente del balance.”De acuerdo con lo indicado, el saldo negativo de la cuenta bancaria figurará en el pasivo del balance formando parte de la partida “Deudas con entidades de crédito” del epígrafe C.III “Deudas a corto plazo”.

No obstante, por cuestiones operativas y de conciliación de la cuentas bancarias, solo aconsejo llevar estos saldos a “Deudas a corto plazo” cuando se presenten resultados a terceros, volviendo a traspasar el saldo a la cuenta 572, siempre y cuando el descubierto en cuenta sea algo coyuntural y no el saldo habitual de la cuenta.

Imagen | Blanca

En Pymes y Autónomos | Campos obligatorios de los libros registros de IVA

Es incuestionable que los mayores controles se realizan sobre las empresas que reducen sus bases imponibles incluyendo en sus gastos facturas falsas o deduciendo facturas de manera indebida, en estos casos la maquinaria de hacienda trabaja para asegurar que cada empresa cumpla debidamente con sus obligaciones fiscales.

Pero, ¿quien trabaja para asegurar que las empresas no declaran más ingresos de los debidos?, la manipulación del resultado contable es una práctica cada vez más extendida y parece que las auditoras o no se enteran o miran para otro lado, ya que no paran de saltar noticias en los medios de comunicación de empresas de cartón piedra que se desploman de la noche a la mañana cuando sus cuentas basadas en mentiras se hacen insostenibles.

Tesco y su falsa contabilidad

En este caso ha tocado fuera de nuestras fronteras y han rodado las cabezas de cuatro directivos de las divisiones comercial y de negocios, de la cadena británica de supermercados Tesco que se ha desplomado este lunes en la Bolsa de Londres un 11,59% después de que la empresa reconociera que se habían “exagerado” los resultados del primer semestre de su ejercicio fiscal.

En este caso, según informó la empresa en un comunicado, se han identificado varios “errores” en sus cuentas reconociendo de manera adelantada ingresos comerciales y a una acumulación de costes retrasados.

En este caso parece que se les fue la pinza en 250 millones de libras (318 millones de euros).

Gowex parece ser una gota más en medio de un mar de empresas que se empeñan en engrosar las arcas del fisco, mientras engañan a accionistas, entidades financieras y en este caso parece que hasta se la han metido al presidente y al consejero delegado que han afirmado que han descubierto un problema grave y han respondido de forma acorde.

Imagen | Franco

En Pynmes y Autónomos | El desarrollo del Plan Contable de la empresa

La potencia de las hojas de cálculo es algo incuestionable, de hecho la mayor parte de los programas de contabilidad permite la exportación a hojas de cálculo. Pero algo que podemos hacer de cara a facilitar el tratamiento de datos es definir las cuentas contables pensando en su tratamiento en una hoja de cálculo.

Hay muchas fórmulas que luego nos permitirán moldear la información de texto exportada en función de nuestras necesidades, por ejemplo, si empezamos la definición de las cuentas con las que se financia la empresa en las entidades de crédito con el mismo número de letras, o palabras del mismo tipo, podemos exportar un balance de sumas y saldos de las cuentas de pasivo con las entidades financieras y extraer luego a una celda esas letras o palabras que identifican a la entidad financiera. Además si a continuación codificamos con el mismo número de letras, o definimos con una palabra el tipo de operación, podemos extraer también a otra casilla esta información.

Formulas para extraer información en Excel

En Excel hay una serie de fórmulas que nos permiten extraer la información del título de la cuenta contable que utilicemos.

Las fórmulas que nos permitirán extraer esa información son las siguientes:

Extraer caracteres al inicio. Para extraer un número determinado de caracteres que se encuentran al inicio de una cadena de texto utilizaremos la función “izquierda”.

Extraer caracteres del final. Para extraer los caracteres del final utilizaremos la función “derecha”.

Extraer caracteres intermedios. Para extraer sólo una parte que se encuentra en medio de la cadena de texto, podemos utilizar la función “extrae”, pero para ello debemos indicar la posición inicial dentro de la cadena donde se iniciará la extracción y la cantidad de caracteres que deseamos extraer.

Extraer la primera palabra. Para ello utilizamos la función “izquierda” en combinación con la función “encontrar” la cual nos permitirá encontrar la posición del primer espacio en blanco que delimita la primera palabra. La fórmula utilizada es la siguiente:

=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1) -1)

Extraer la última palabra. En este caso debemos encontrar el último espacio y a partir de ahí tomar los caracteres de la derecha. La fórmula que utilizaremos seria la siguiente.

=ESPACIOS(DERECHA(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))),LARGO(A1)))

Pero, ¿para que nos vale todo esto?

La explotación de la información de las cuentas contables con bancos en Excel

Una vez extraída a celdas la información que necesitamos podemos generar hojas de cálculo que nos permitan manipular la información según nuestros intereses, aplicar filtros o utilizar tablas dinámicas.

Por ejemplo, si queremos extraer nuestras posiciones con los bancos, para la realización de un pool bancario, partiendo de un balance de sumas y saldos, extraemos el banco y el tipo de operación, hacemos una hoja dinámica y tendremos el riesgo que tenemos con cada entidad financiera, clasificado por el tipo de producto financiero.

También podemos contrastar esta información con la CIRBE que es pública y de esta manera detectar posibles errores, incluso podemos codificar las cuentas de pasivo con el código de la CIRBE.

Además, a nivel interno y de cara a cualquier negociación con entidades financieras, tendremos de una manera muy visual las posiciones con todas las entidades financieras y los productos de pasivo que tenemos contratados.

Ejemplo definición cuentas contables para extraer caracteres:

LIS BPOPULAR LEASING C/P

FIN BANCBBVA PRESTAM C/P

Otro ejemplo en este caso para extraer palabras:

BBVA LeasingC/P

Santander PrestamoL/P

¿Debemos de empezar a adaptar nuestro Plan Contable para su explotación en hojas de cálculo?

Imagen | @ondasderuido

En Pymes y Autónomos | La necesidad de las actas de titularidad real

Algunas cuentas contables deben de tener saldo, las de los bancos y la tesorería si no lo tienen puede ser una mala señal, pero otras puntualmente deben de estar a cero y si no lo están su conciliación se tornará cada vez más complicada o incluso imposible si con el paso de los años se acumulan desajustes.

Algunas de estas cuentas son de la hacienda pública que con las liquidaciones deben de quedar a cero, entre ellas las de todo tipo retenciones y las cuentas del IVA soportado y repercutido.

Otras como la 465 de las de las remuneraciones pendientes de pago, si pagamos todas las nominas debería quedar a cero y la seguridad social (476) también debe de quedar a cero si registramos el pago de la seguridad del mes anterior antes de contabilizar la nomina del mes en curso.

Precauciones a tener en cuenta para que los saldos de las cuentas nos queden a cero

Debemos de tener la precaución de no registrar apuntes en periodos cuyos impuestos ya se han liquidado ya que nos distorsionará los saldos de las cuentas, para ello la mayor parte de los programas de contabilidad nos dan la opción de cerrar o bloquear los periodos que señalemos.

Otra medida a considerar es la revisión periódica cada vez que se registren apuntes que afecten a estas cuentas, de manera que nos aseguremos que estas quedan a cero después de registrar determinados apuntes.

Y por último, destacar que la revisión y corrección cuando proceda, facilitará la gestión de la contabilidad de la empresa, ya que cuando los errores se acumulan en las cuentas llega un momento que el cuadre de las cuentas se convierte en una imposible labor detectivesca.

Imagen | Daniel Lobo

En Pymes y Autónomos | El régimen especial de bienes usados en la compra-venta de vehículos de segunda mano