Muchas empresas aprovecharon en su momento el lanzamiento de G Suite, ahora transformado por Google desde hace tiempo en Workspace y que heredaba de G Suite algunas de estas cuentas. La gracia del asunto estaba en que podíamos tener cuentas de Gmail, y utilizarlas de forma gratuita con nuestro propio dominio. Pero todo tiene un fin y Google empieza a cobrar por las cuentas G Suite que eran gratis para empresas, por lo que toca ver cuál sera el coste si queremos seguir con el servicio o qué alternativas tenemos disponibles.

Será a lo largo de este año cuando se empiece a cobrar por dicho servicio. Y el coste como es habitual será por cuenta creada. Esto implica que si en nuestra empresa teníamos creadas cinco cuentas para cinco usuarios distintos tendremos que contratar dichas cuentas. El coste del servicio más básico es 5,20 euros por usuario y mes, en el servicio más básico Business Starter que nos da un espacio de 30 GB por cuenta.

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¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

¿Dónde están nuestros datos?

Pero teniendo en cuenta que además del correo tenemos Google Drive o vamos a llevar datos personales de nuestros clientes a la nube, nos interesa que nos garanticen que sus servidores van a estar ubicados dentro de la UE, algo que en la versión básica no aparece por ningún lado y hay que pasar a la versión Business Standard para tener dicha garantía.

La mayoría de las empresas que hasta ahora utilizaban en servicio de forma gratuita probablemente no tendrán en consideración esta cuestión, pero sería conveniente que antes de hacer cualquier cambio hablaran con sus consultores de protección de datos.

Hay que tener en cuenta que también se pueden utilizar los alias, como puede ser una cuenta general tipo info@nombredelaempresa.com, que utilizamos para que sea un contacto en la página web, la que ponemos en la impresora si queremos que los documentos escaneados nos lo envíe por correo, etc. Este tipo de cuentas se pueden configurar como alias, como un segundo nombre dentro de una cuenta principal y no tendrían coste añadido.

Por supuesto no solo vamos a tener correo electrónico con el dominio de nuestra empresa. Hay aplicaciones de valor añadido a las que podemos sacar mucho partido, como las videollamadas, las pizarras digitales o el almacenamiento en la nube de Drive, para tener documentación siempre a mano, sin importar si estamos o no en la oficina. O para tener una copia de seguridad de nuestros datos fuera de la empresa.

¿Y si no quiero pagar por lo que hasta ahora era gratis?

En este caso la opción más sencilla es acudir a la empresa con la que hemos contratado nuestro dominio, ese nombredeempresa.com, que utilizamos para personalizar nuestro correo, pero también en la página web de nuestra compañía. Aunque algunas empresas pequeña ni siquiera la tienen activa y el motivo fundamental para contratar el dominio es el correo electrónico.

Lo habitual es que dispongan de diferentes planes de precios, donde las cuentas más básicas vienen incluidas en el coste del hosting o el alojamiento web que tenemos para nuestra página. A partir de aquí, en función de las necesidades de cada organización se pueden buscar diferentes planes de precios que serán bastante más económicos que los de Google. Además, el cambio en la configuración para empezar a recibir en este nuevo servidor de correo los mensajes sería más sencillo y transparente para las empresas.

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Voy a llevar los datos de mi empresa a la nube, ¿qué debo tener en cuenta para cumplir con el RGPD?

Serán útiles sobre todo para aquellas empresas que no requieren de gran movilidad, donde la parte fundamental del trabajo la realizan desde un ordenador en su oficina, pero no desde su casa, su portátil o sus teléfonos móviles. Son empresas que utilizan el protocolo POP, que descargan todo el correo en dichos equipos y de esta forma, aunque tengan un espacio de correo limitado, nunca llegan a necesitar ampliar el buzón. Pero el archivo histórico, queda en su ordenador, no en la nube.

Seguir utilizando Gmail como gestor de correo

Este tipo de empresas normalmente han apostado por un cliente de correo electrónico de escritorio, el más popular ha sido Outlook, pero podemos encontrar otras muchas alternativas y muy buenas. Lo interesante es tener el archivo de correo histórico disponible, hacer copia de seguridad o poder llevarlo a otro ordenador si se da el caso.

Pero la mayoría de las empresas y clientes que ya están habituados a utilizar Gmail como gestor de correo lo más probable es que no quieran cambiar. Tampoco es necesario, bastaría con configurar dichas cuentas POP con el dominio de nuestra empresa en la configuración de Gmail dándolas de alta en el apartado de Configuración\Cuentas e importación.

Esta opción nos permite gestionar desde el buzón de una cuenta de Gmail que nos hayamos creado previamente, recordad que la de empresa dejaría de funcionar, tipo nombre-nombreempresa @ gmail.com, los correos que se envíen a nuestras cuentas de empresa y contestar también a través de esta misma dirección. Lo interesante aquí es los trabajadores van a seguir utilizando el mismo sistema que hasta ahora, haciendo que la transición sea casi transparente para ellos.

Es algo que tiene que valorar cada organización, o cada autónomo, que muchos aprovecharon en su momento esta alternativa. Si hablamos de una herramienta importante, que utilizamos todos los días y que si nos falla supone un problema para nuestro negocio, lo mejor es contratar con Google, pagar por las cuentas que usamos y seguir como hasta ahora.

Si no nos tocará hacer los cambios y ponerlo en marcha en el momento más adecuado, porque para la mayoría de ellos el correo electrónico sigue siendo una herramienta imprescindible en el día a día y mejor decidir nosotros cuando es el mejor momento para hacer el cambio.

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El correo electrónico lleva presente como una herramienta empresarial desde hace décadas. Supuso un avance muy grande respecto al sistema de comunicaciones postales precedentes. Pero precisamente su éxito y universalidad lleva siendo su principal hándicap, que lo ha hecho convertirse en un sistema de comunicación ineficiente y un gran ladrón de tiempo. Y ha tenido que llegar una pandemia para cambiar la forma de comunicarse de las empresas y que muchas digan adiós al correo.

Porque si en un momento ha demostrado el correo mayor ineficiencia ha sido precisamente cuando más comunicados debemos estar. No es un problema de la la propia herramienta sino del uso que se le da en la empresa. La utilizamos tanto, que la usamos mal, para tareas para las que hay otras opciones mejores.

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El correo electrónico no es el WhatsApp de la empresa

La comunicación interna de la empresa

Es en el ámbito interno donde antes se ha dado el salto. La popularización de herramientas como Slack, pero también Teams, de Microsoft, han hecho que muchas organizaciones tengan una forma más rápida, eficiente y sencilla de estar comunicados entre ellos sin tener que mantener hilos interminables de correos.

Precisamente ha sido durante la pandemia cuando algunas las han puesto en marcha y otras han descubierto la potencia de estas herramientas para no tener que depender en exclusiva del correo. Y para muchos, la forma más sencilla de separar en sus teléfonos el ámbito personal y laboral. WhatsApp para mi vida privada, y lo que sea del trabajo por Teams o Slack.

Y el correo electrónico queda para las comunicaciones externas con otras empresas o clientes. Por lo menos de momento, porque falta aumentar la popularidad de estas herramientas para cambiar esto. También es una cuestión de protocolos. Con el correo, no importa si tu organización tiene su propio dominio, usa correo de Google o un Exchange de Microsoft. Hay un protocolo que permite la comunicación entre ellos.

El problema de comunicación con otras organizaciones.

Es con otras organizaciones y clientes donde empiezan a no dar respuesta satisfactoria estas herramientas. Porque a pesar de que Slack y Teams están empezando a abrir la posibilidad, y ya podemos buscar a otros usuarios que no sean de nuestra empresa para comunicarnos con ellos, no es universal el protocolo. Es decir, o somos de Teams y nos relacionamos con otras empresas que también tienen esta herramienta o somos de Slack y ocurre lo mismo.

Hay otras posibilidades, porque en muchos casos se pueden abrir sesiones o salas con invitaciones para clientes que se conecten sin ni siquiera estar registrados, con los que compartir una videoconferencia, archivos o nuestra pantalla de escritorio para mostrarles un catálogo, por ejemplo.

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Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

Falta un poco más para dejar que el correo sea más una herramienta secundaria, o al menos cada vez, menos importante. Porque si de la lucha de Slack y Teams solo quedara uno como claro ganador, como ocurre con WhatsApp en el móvil, la ecuación sería perfecta. ¿La pregunta es quién será y cuándo ocurrirá? Mi apuesta es que será en esta década en muy pocos años, menos de los que todos pensamos.

Los que llevamos años enfrentándonos a una pantalla no estamos inmunizados respecto a que un día nos engañen o estafen, pero al menos, sentimos cierto respeto antes de abrir un correo. A los clientes ya los conoces, si recibes notas de prensa, a las agencias de comunicación, también.

Pero, si por el coronavirus, llevas un par de meses trabajando desde casa, además de organizarte, has de estar atento al 'phishing' o lo que es lo mismo: una manera de sonsacar información personal para robarte o timarte.

Sorteos y regalos, una de las formas de atraer la atención del teletrabajador

Los estafadores ingeniosos aprovechan la situación actual abusando de la confianza del destinatario. Una búsqueda en Google de los términos «correo electrónico» y «corona» da como resultado aciertos relacionados con el phishing.

El actual contexto han convertido el teletrabajo o la presencia en la red de pymes en algo más frecuente que hace unos meses. El objetivo es huir del coronavirus pero, desgraciadamente existen otro tipo de virus que pueden afectar esos clientes que tiene en internet. Compras online, teletrabajo, son víctimas de estos ataques.

El aumento del uso del correo, una 'gran' noticia para los estafadores

Durante el mes de marzo, la Oficina de Seguridad del Internauta también ha detectado campañas de correos fraudulentos dirigidas a CaixaBank y a Banco Santander.

¿Qué características tienen en común los correos de phishing? Los mensajes suplantadores utilizan todo tipo de argumentos ingeniosos relacionados con la seguridad de la entidad o el adelanto de algún trámite administrativo para justificar la necesidad de facilitar sus datos personales. Entre las excusas frecuentes nos encontramos con:

• Problemas de carácter técnico.

• Recientes detecciones de fraude y urgente incremento del nivel de seguridad.

• Nuevas recomendaciones de seguridad para prevención del fraude.

• Cambios en la política de seguridad de la entidad.

• Promoción de nuevos productos.

• Premios, regalos o ingresos económicos inesperados.

• Accesos o usos anómalos a tu cuenta.

• Inminente desactivación del servicio.

• Falsas ofertas de empleo.

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9 preguntas que toda empresa debería saber responder sobre su copia de seguridad

Además,el correo fraudulento tratará de forzar al usuario a tomar una decisión de forma casi inmediata advirtiendo de consecuencias negativas como por ejemplo la denegación de acceso al servicio correspondiente o el pago de una multa económica.

Aunque los timadores perfeccionan sus técnicas continuamente, los mensajes fraudulentos generalmente se generan a través de herramientas automáticas que integran funcionalidades de traducción y diccionarios de sinónimos por lo que suelen presentar faltas ortográficas y errores gramaticales.

¿Cómo puedes protegerte del phishing?

a) Usa los filtros antispam que facilitan los clientes de correo electrónico. También puedes ayudarte de herramientas específicas que bloquean el correo no deseado.

b) Configura la opción antiphishing que incorporan los navegadores:

1 - El Filtro SmartScreen de Internet Explorer ayuda a identificar sitios web notificados como de suplantación de identidad (phishing) o de malware

2 - Protección contra el Malware y el Phishing en Firefox

3 - Protección contra phishing y software malicioso en Google Chrome

4 - Evitar la suplantación de identidad (phishing) en Safari

c) Verifica la legitimidad del sitio web. Fíjate siempre en la URL para asegurarte que estás en la página web oficial en la que querías estar y no se trata de una web que la está suplantando.

Has detectado un caso de phishing. ¿Qué debes hacer?

No accedas a las peticiones de solicitud de información. En caso de duda, consulta directamente a la empresa o servicio a través de los mecanismos oficiales que facilitan en su página web oficial.

No contestes en ningún caso a estos correos. Bajo ningún concepto sigas posibles enlaces que se puedan facilitar en el correo fraudulento ni descargues ficheros que traiga adjuntos.

Elimínalo y, si lo deseas, alerta a tus contactos sobre este fraude. Denuncia.

Malos tiempos para los teletrabajadores noveles, pero buenos para estar alerta y no caer en trampas que existen desde hace demasiado tiempo. La calma y pensar antes de abrir un correo, es lo esencial.

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Vivimos en una sociedad donde cualquier consumidor tiene toda la información que necesita en la palma de la mano. Muchas veces acuden a comercios o empresas no a informarse sobre un producto o servicio, sino más bien a constatar aquello que ya saben. Y ¿cómo sacar partido al email marketing en la era del consumidor que todo lo sabe?

No es fácil, porque muchas de esas newsletter que las empresas remitían a sus clientes mostraban novedades de productos y servicios que incorporaban. Hoy en día muchos de ellos ya los conocen antes de recibir el correo, muchos han llegado a través de redes sociales y ya han podido leer gran cantidad de información sobre los mismos. Entonces, ¿cuál es el sentido del mailing?

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Cómo elaborar un plan de marketing digital adecuado a la pyme

Para empezar, crear una buena comunicación de marketing por correo electrónico nos ayuda a segmentar muy bien a qué tipo de clientes nos queremos dirigir. Y esto es muy complicado de realizar en redes sociales. Por lo tanto se pueden haber informado, pero nosotros vamos a explicar o recomendar un producto o servicio para un segmento concreto de nuestros clientes. Lo más personalizado posible, teniendo en cuenta sus posibles problemas y necesidades y cómo les ayuda a resolverlos este nuevo producto, una nueva funcionalidad, etc.

En este sentido también ayuda a que nuestros clientes potenciales tomen la decisión de compra incluir casos de éxito. Ver como esto que estamos intentando vender ha ayudado o es utilizado por otras personas o empresas. Podemos añadir demostraciones, análisis en vídeo, pequeños tutoriales, etc. que ayuden a tomar la decisión de compra.

Al fin y al cabo se trata de hacer lo que llevan haciendo muchas empresas durante años, ser prescriptores de sus clientes. Ofrecerles aquello que necesitan, incluso aunque ellos mismos no lo sepan. Para algo somo expertos en nuestro sector, conocemos a los clientes, hablamos con ellos todos los días y sabemos los problemas a los que se enfrentan.

La cuestión es que si nuestra comunicación por correo es plana, no está bien segmentada, el cliente no percibe que la hemos hecho para él, sino que es una comunicación genérica más que llega tarde. Porque todo lo que mostramos seguramente ya lo ha visto. Y esto si que es una pérdida de tiempo y de recursos.

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Uno de los problemas que tienen muchos usuarios profesionales a la hora de gestionar su trabajo es la comunicación con clientes u otras empresas. El correo electrónico es uno de los medios más utilizados, pero la realidad es que es poco efectivo en muchos casos. El principal problema es que los mensajes de correo se ignoran por parte del destinatario.

Es habitual que cuando alguien envía un mensaje no sabe si la persona que tiene que recibirlo lo tiene o no. Asumimos que es así cuando no tenemos ninguna notificación de error o el mensaje no es devuelto, como ocurriría si lo para un lista antispam, si hemos introducido mal la dirección, etc. Pero no sabemos si se ha recibido o leído.

En Outlook existen las opciones de confirmación de entrega o de lectura. Pero no es del todo fiable. El destinatario puede haber recibido el mensaje, abrirlo y leerlo, pero rehusar enviar la notificación de lectura. Incluso puede tener configurado su correo para que nunca le pida enviar dichas confirmaciones.

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Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

Esto por no hablar de cuando el mensaje llega pero se va a la carpeta de spam, se ha introducido algún filtro que automáticamente lo clasifica o lo marca como leído, etc. Por lo tanto de poco sirve y en muchos casos se acaba por llamar para saber si han leído o no dicho mensaje. Al final se recurre a un medio de comunicación directa, lo que resulta una pérdida de tiempo.

La otra opción es el envío de la confirmación de recepción del mensaje a través de WhatsApp, que viene a ser más de lo mismo, pero algo menos intrusivo para el receptor, pero al menos resuelve la duda, sobre todo si se ha enviado documentación para revisar. Al menos el cliente está avisado, para que si no llega vuelva a solicitar el envío de la misma.

En webmails, como Gmail o similares existen extensiones que nos facilitan conocer si alguien ha leído o no nuestros mensajes a modo del doble check de WhastApp. Un check, significa que ha llegado y el doble check que lo han abierto, pero no que lo hayan leído. Lo mismo ocurre con otros clientes de correo, como Mailspring, que nos permiten cierta trazabilidad sobre nuestros mensajes para saber quién los ha abierto y quién no.

Lo peor de estos métodos es que la recepción de este correo no implica que el destinatario lo haya leído, ni entendido, solo su apertura. Por lo tanto, al final casi es mejor comunicarnos con un cliente por mensajería instantánea y enviar después la documentación a través de correo o como archivo adjunto del cliente de mensajería.

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El correo electrónico cambió la forma de comunicarse en las empresas. Se pasó del correo postal a tener casi al instante, un muy pocos minutos una comunicación. Eran los tiempos donde primero se conectaba a Internet, se descargaba el correo, se desconectaba, se leían mensajes y se contestaba y luego se volvía a conectar para enviar. Un gran salto adelante, pero hoy un el correo electrónico es un gran pozo negro para la productividad.

Empezando porque se ha convertido más en una base de datos, un archivo donde se reciben multitud de mensajes y no todos se leen. El correo electrónico es el notario de la empresa, donde si quieres que quede constancia de algo, de que se han dado unas instrucciones para realizar un trabajo de determinada manera, mejor enviarlo por esta vía.

Una herramienta que ya no cumple con su función de comunicación

Suple la falta de archivo de otros métodos de comunicación, como puede ser la mensajería instantánea a través de WhatsApp o la llamada telefónica. Son mucho más rápidas, pero luego no es fácil recuperar el hilo de una conversación. Por eso se siguen enviando un exceso de mensajes para dejar constancia de todo.

A la vez es una aplicación, en concreto clientes como Outlook, que se han vuelto imprescindibles al integrarse con otras aplicaciones como pueden ser la de facturación, contabilidad, etc. Esto hace que el canal por el que se remiten facturas a los clientes sea necesariamente el correo. Y a través del mismo está abierto para los clientes.

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¿Por qué tu correo gratuito es mejor que tu correo de empresa?

Por último en muchos casos otras aplicaciones que utilizamos también nos envían notificaciones. La copia de seguridad, calendarios, citas, etc. nos llegan al correo y nos saturan. Todo esto hace que el correo no sea más que un almacén. Al final cuando ves que has enviado un mensaje y no llega respuesta, vuelves a enviar y te contestan, ya tienes claro que este canal tiene un problema.

Más facilidad que nunca para consultar el correo, más problemas que nunca

El problema es de saturación en muchos casos. No damos a basto para leer tanto mensaje. Se leen muchos de los mensajes en diagonal, en el mejor de los casos. La falta de estructura de los mismos tampoco ayuda. Y el resultado es que son muchas horas perdidas y un canal de comunicación que no funciona como tal.

Además en muchos casos la extensión del correo al móvil ha generado más problemas de los que ha solucionado. En lugar de gestionar mejor al poder contestar mensajes desde el móvil lo hacemos peor. Protocolos de correo anticuados que hacen que las respuestas enviadas desde el móvil no están en el ordenador y viceversa. Leemos correos en el móvil y contestamos de forma breve o lo dejamos para llegar a la oficina y quedan en el olvido.

O lo que es peor, le estamos dando una urgencia al correo al contestar en cualquier momento y desde cualquier lugar que en realidad no tiene. Si algo nos llega al correo por definición no es urgente. Y lo peor es que este hábito se ha hecho natural en muchos de nosotros, incluso trasladándolo a mensajería instantánea u otros canales de comunicación como redes sociales.

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El correo electrónico lleva ya décadas en las empresas. Cada día enviamos y recibimos decenas, cientos en algunos casos. Y sin embargo, tras años de práctica todavía no sabemos escribir correos electrónicos. Y la cosa a peor con la llegada de la mensajería instantánea y el uso de los smartphones también para enviar mensajes de correo.

Al igual que nosotros recibimos multitud de mensajes cada día en nuestra bandeja de entrada, nuestros destinatarios puede que estén igual o peor. Por eso hay que tratar de ponerlo fácil. Antes de pulsar el botón de enviar, hay que repasar una serie de aspectos clave para que reclame la atención de nuestro interlocutor.

Estructurar un mensaje de correo ahorra mucho tiempo al destinatario

Valoramos nuestro tiempo pero no tanto el de las personas con las que nos comunicamos. Un mensaje de correo cuidado, además de facilitar su comprensión acaba por ahorrar tiempo.

• Asunto: Tiene que ser breve y dejar claro el tema que se va a tratar. Por supuesto no hay que cambiarlo cuando se responde al correo de otro para poder seguir las conversaciones.
• Redacción: Tiene que ser clara y cuidada. Mejor organizar primero las ideas y escribir después. Las faltas de ortografía o una puntuación descuidada pueden hacer que el texto sea más complicado de entender.
• Resume lo que quieres decir, si tu tiempo es importante, valora también el de los demás. Si podemos estructurar el texto con viñetas para ilustrar diferentes puntos y poner títulos separando diferentes temas a tratar mejor. De esta forma visualmente el remitente se hace una idea de lo que vamos a contar.
• Pero tampoco podemos añadir toda la información en el correo. Especialmente si va para varios destinatarios es mejor añadir un documento anexo con toda la información y que el cuerpo del correo solo sea un breve resumen del mismo.
• Relee antes de enviar, un pequeño repaso que enviar un texto muy largo que no tenga sentido. Mejor redactar con frases cortas y mensajes directos.
• Añade el destinatario y utiliza los campos en copia o en copia oculta si es necesario. A veces hay destinatarios a los que solo queremos informar de un asunto, porque están implicados, pero no necesariamente van a tener que hacer algo con dicha información. El ejecutor sería aquél que está en el campo Para mientras que Con Copia o CC solo serían los interlocutores a los que informamos de algo. Aquí es importante no poner toda la información en el cuerpo del texto y si añadirla como documento anexo.

• Si no es prioritario o no necesitas confirmación de lectura y respuesta no lo pidas. Estamos dando una urgencia al correo que por su propia definición como medio de comunicación asíncrono, nuestro interlocutor o tiene que estar necesariamente al otro lado, no tiene. Por supuesto tampoco llamar para saber si han recibido el correo que acabas de mandar nada más pulsar el botón de enviar.
• Si lo creas desde el móvil avisa que es un mensaje corto y posteriormente responderemos con más detalle. No utilicemos las firmas predefinidas, de "Enviado desde iPhone" o similares... sino que es interesante dar a conocer a nuestro interlocutor que hemos respondido el mensaje desde el smartphone y que más tarde volveremos sobre el mismo para contestar de forma más extensa si fuera necesario.
• En este sentido es importante no utilizar abreviaturas si no estamos seguros de que la otra persona las conoce, algo que se utiliza mucho a nivel interno, FYI, ASAP, etc. pero no tanto cuando respondemos a alguien de fuera de nuestra organización. No por ser más rápidos contestando tenemos que crear un jeroglífico.

Lo cierto es que hoy en día, en un mundo siempre conectado a Internet, nos comunicamos peor que nunca. En muchos casos parece que llamar por teléfono es un problema, la mensajería instantánea contagia de sus expresiones y abreviaturas también al correo electrónico y muchas veces un emoticono o un gif, expresan algo mejor que nosotros con una frase.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

A muchos empleados cuando llegan a la empresa les extraña la ineficacia del correo electrónico. Es cierto que muchos de ellos solo lo utilizan en el ordenador del puesto de trabajo. Pero a poco que necesiten pedirle un poco más, las cosas cambian de forma radical. Y se preguntan por qué su correo gratuito es mejor que el correo de empresa.

Por qué ellos pueden trabajar con correo, calendarios o contactos en el móvil y también en el ordenador y la tablet sin problema, pero hacerlo en la empresa para muchos resulta imposible. Y lo cierto es que muchas empresas no invierten lo que deberían en una herramienta que es fundamental para ellos.

Una herramienta obsoleta para muchos trabajadores

Y a la hora de contratar con sus proveedores este servicio buscan lo más económico, que les facilite la comunicación. Para las empresas cuyos empleados cumplen su trabajo en su puesto de trabajo durante ocho horas sentados en su silla será suficiente. Pero cada vez son más las organizaciones que tienen diferentes tipos de empleados.

Y para otros simplemente no basta. Necesitan una herramienta de comunicación, con clientes, pero también a nivel interno, más eficaz. A medida que la empresa aumenta de tamaño es más factible que existan este tipo de trabajadores. Pero a medida que se necesitan un mayor número de cuentas, el coste de un servicio de mejor calidad aumenta.

Y hay una serie de pymes que están indecisas, entre migrar sus correos a servicios como Exchange online o Google Apps, que tiene un coste aproximados de 4 euros por usuario y cuenta, o montarse su propio servidor de correo, que les facilite el servicio de calidad, pero que tienen que mantener ellos.

Organizaciones entre 30 y 50 empleados son las que pueden tener esta duda. Las más pequeñas no suelen querer invertir en su propio servidor de Exchange y las de mayor tamaño si ven rentable este tipo de servicios a largo plazo.

Outlook y la integración con otras herramientas

Porque además muchas de ellas además de necesitar un servicio de correo eficiente, necesitan Outlook como gestor, ya que otras herramientas básicas para su día a día se integran con ella. No se trata tanto de buscar un correo online como Google Apps, que pierde parte de su atractivo al tener que pasar por un gestor de correo de escritorio.

Y es por aquí donde muchas organizaciones tienen su propio criterio. Generalmente se acaba por sacrificar la movilidad, por buscar alguna solución intermedia para determinados usuarios y se sigue manteniendo un correo que se descarga en local, que no facilita compartir contactos, agendas, etc.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

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El uso de la tecnología y esto de vivir en un mundo siempre conectado está provocando que se tengan que realizar algunos ajustes. Hasta hace no mucho el correo electrónico se envíaba en cualquier momento del día. Si ya habíamos salido de la oficina se contestaba al día siguiente. Esto ha cambiado al tener el correo en el móvil. Pero también otros canales de comunicación que hacen que la atención al cliente fuera de horas sea casi un deber. ¿Quién pone el límite en este caso, la empresa, el empleado o ambos?

Nos encontramos con empresas que regulan el uso que hacen sus empleados de estas herramientas. Que no quieren que se envíen ni contesten correos fuera de horas. Incluso las empresas más radicales han optado por devolver los correos que lleguen fuera de horas. Lo cierto es que serían más efectivas medidas de formación y reciclaje en el uso de estas herramientas.

Si llega un correo, un mensaje instantáneo de un cliente fuera de las horas de atención, que son conocidas por todo el mundo basta con no contestar. Un mensaje de este tipo nunca puede ser urgente. Además hablamos de medios de comunicación donde no se espera que el destinatario esté al otro lado. Pero el hecho de estar siempre conectados para muchos empleados supone que no se atenderá al momento.

En muchos casos no se apaga el teléfono al salir de la oficina por las urgencias, que en todo caso llegarán en forma de llamada. El problema es que muchos no aguantan tener un notificación de nuevo correo, de mensaje de WhatsApp que ha llegado y no hemos mirado su contenido. Por eso es necesario reciclar a los empleados en el uso de estas herramientas de trabajo.

Además en muchos casos esta respuesta ni siquiera va a suponer un avance de trabajo, simplemente dar un poco de tranquilidad al remitente, que sabe que al día siguiente daremos respuesta a su demanda. Lo mismo ocurre si el correo llega de nuestro jefe. No seremos mejores profesionales porque contestemos a las 11 de la noche un correo. Si no se hace así lo que se está fomentando es pasar en muchos casos de un presentismo de oficina a uno móvil.

La cuestión para los empleados es saberse respaldados por la empresa cuando no han contestado. Para muchos no serán más de dos minutos responder a un correo o un mensaje. Pero se trata sobre todo de desconectar mentalmente del trabajo. Si se leen mensajes, se contestan no se llega a desconectar del todo y esto a largo plazo afecta a nuestro rendimiento.

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Muchas empresas tienen una herramienta básica para la gestión de su negocio en el día a día en el correo electrónico. Tanto que para muchas empresas causa un mayor trastorno un problema con el correo que quedarse sin teléfono. Quizás esta es una de las razones por las que el número de llamadas desciende en muchas empresas y se prefiere el envío de mensajes por correo.

Se trata de una herramienta que nos permite la comunicación o el intercambio de información, pero que es mucho más que una llamada de teléfono. Es una base de datos o una especie de notaría electrónica de las conversaciones. Además tenemos tiempo para estructurar la información que incluimos, releer y modificar antes de enviar el mensaje.

La comunicación por correo puede ser mucho más efectiva y clara

El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. No necesitamos, ni esperamos, que la otra persona esté conectado al correo justo en el momento que lo enviamos para que lo reciba. Por lo tanto una gran ventaja es que es menos intrusivo que una llamada y no interrumpe, a menos que él lo desee, a nuestro interlocutor. Nada urgente se debería enviar por correo electrónico, al menos sin una comunicación fehaciente previa avisando del envío, ya sea por teléfono u otros medios.

El correo facilita el intercambio documental, algo que no se puede hacer con la simple llamada. Pero también incluir información extra para que el destinatario la utilice si considera oportuno, como serían los enlaces a páginas web o documentos online. También si es un tema largo, es más fácil estructurar bien la información, de forma más visual y que facilite la lectura y comprensión por parte de nuestro interlocutor.

Pero también hay que tener cuidado, puesto que cuando el correo electrónico se utiliza como si fuera mensajería instantánea pierde gran parte de su atractivo. En este caso son mensajes rápidos y sin demasiada información, donde se mantiene una conversación, pero que quizás luego es más complicado seguir el hilo.

Lo que me llama la atención es que a pesar de la importancia que se le concede a esta herramienta de comunicación, muchas empresas invierten lo mínimo posible en ella, hasta el extremo de seguir utilizando correos personales en lugar de corporativos. Esto las hace más ineficaces, especialmente en entornos de movilidad o multidispositivo, algo de lo más frecuente hoy en día.

Si sabes combinar ambos, ahorrarás mucho tiempo

Utilizar uno u otro no es exclusivo. Enviar un correo no implica que no se puede hacer una llamada a dicho cliente. Eso si, llamar inmediatamente después de enviar el correo para saber si lo han recibido está mal visto, a pesar de ser una práctica bastante frecuente. Se puede llamara para introducir un asunto y advertir que luego se envían más detalles por correo, o cuando ha pasado un tiempo prudencial y no hemos recibido respuesta.

También hay temas más delicados, que muchas veces no se quieren dejar por escrito, el primer contacto con un cliente o una cadena de mensajes tan larga que es necesario contactar directamente para volver a centrar el tema. Después, una vez de acuerdo se puede enviar un correo resumen para que conste el acuerdo al que se ha llegado. Por último, para cualquier cuestión urgente la llamada supone la mejor opción de contacto.

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