En el Evento Blog España de este año, una de las ponencias más interesantes por el desarrollo contextual que tuvo fue la que dió Luis Suárez, que lo podemos definir plagiando a la propia web del EBE como “el hombre que mató al correo electrónico”.

Este hombre llegó un día en su empresa, IBM, y le comunicó a todo el mundo que desde aquel momento dejaba de usar el mail, y que para localizarlo se recurrierra a las redes sociales. Curioso cuanto menos, polémica decisión hasta extremos insospechados.

Dicha consideración se sustenta en la falta de filtros de contenido que tenemos en las utilidades de mail, prioridad de los mensajes, inaccesibilidad al correo por terceras personas interesadas en el contenido… Además, se define como evangeilzador dentro de su empresa de las redes sociales, dejando en un segundo plano el contenido de la información suministrada y derivando el protagonismo al emisor de la información.

Las alternativas que ofrece Luis son múltiples, dígase messenger, twitter, facebook así como intranet para compartir todo el resto de ficheros entre toda la organización. Y creo que Luis tiene razón, pero sólo en parte. Dígase, el concepto no es matar el mail y desterrarlo de nuestros usos empresariales, sino conseguir integrar las funcionalidades que nos presentan el resto de alternativas con el desarrolllo y la transmisión de información en la empresa.

Erradicar el mail totalmente equivale a renegar de un avance que presenta una potencia adecuada, como por ejemplo privacidad en las transmisiones o distribución selectiva de contenidos a determinados miembros.

Por ejemplo si yo estoy en administración, no me importa en absoluto los ficheros de los últimos diseños de montaje en producción, información que se encontrará en la intranet o en la red del jefe de producción, que también me tendrá incluido a mi entre sus contactos por la necesidad de comunicación que necesitamos entre ambos departamentos.

Otra opción que planteaba Luis, como vía de comunicación rápida son los sistemas de mensajería instantánea. Discriminar que es importante y rápido para transmitir de lo que no es, puede provocar el autocolapso de los sistemas utilizados, al igual que Luis dice con el mail, dejando de ser interesantes.

Supongamos una empresa con 100 empleados con una red de mensajería instantánea. Puede haber días que tengamos más de 50 mensajes “urgentes e importantes“· que nos bombardeen como ventanas emergentes de una parte de nuestros colaboradores.

En definitiva, el uso de la información y la forma de transmitirla dentro de la empresa, es un punto de muy difícil gestión, en donde la solución viable para llevar a cabo todos nuestros procesos, no pasa por erradicar ninguna de los avances que tenemos a nuestro alcance, entre ellos las redes sociales, sino en diseñar unas rutas y normas de uso adecuadas dentro de cada herramienta, consiguiendo una integración plena de todas ellas.

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios
Vía | eeventoblog.com
Imagen | Victoriano en Flickr

Ayer os hablaba de la dudosa o nula utilidad de los tochos de texto legal que se suelen incluir en los emails. Hoy quiero cerrar la entrada desde un punto de vista práctico y para ello, me he ido a mi bandeja de entrada, donde fácilmente he localizado un correo de una persona que utiliza textos de este tipo (tranquilos, he modificado la foto para evitar que se reconozca quien es:).

Si nos fijamos en la imagen, vemos que el mensaje que me envía ocupa apenas un tercio de toda la imagen, eso sí, con una letra considerablemente más grande que la del tocho legal. El resto son extras, algunos superfluos como hemos podido ver en la entrada anterior. No parece que tenga mucho sentido, sobre todo si pensamos que puede generarse una conversación de 2 ó 3 (o más) correos, donde el resultado sería un documento la mar de largo (en pantalla o papel), difícil e incómodo de leer.

Por otra parte, si nos fijamos en la firma, en mi opinion el logo es demasiado grande y no me aporta nada, aunque habría que preguntarle a su departamento de Marketing lo que pretenden con ello. Otra cosa más es ese texto verde sobre la protección del medioambiente. Personalmente creo que no sirve para nada más que para lo contrario. Me explico: ¿Alguna vez habéis imprimido un email y documento ocupa 2 hojas porque no cabía por culpa de esta línea?

Otro asunto es el tema del color. Yo soy partidario de no incluirlo en la firma, ya que muchos dispositivos de impresión, si el documento contiene elementos en color, por defecto imprimen en color. Esto supone un mayor coste, que a lo largo del año, puede llegar a suponer un dinerillo (quizá esto afecte más a grandes empresas y no tanto a pymes, pero todo suma).

A modo de conclusión, dejo unas cuantas ideas a vuelapluma sobre el tipo de firma que me gusta usar a mi en los correos que envío. Por supuesto, es un tema muy opinable:

• La firma, mejor cuanto más sencilla, sólo con los datos imprescindibles.
• Si ocupa una sola línea, mejor que si ocupa 2 ó más. Quien lea el correo la verá perfectamente y nos ahorrará tiempo a la hora de leer los correos, al evitar esos interminables scrolls con la rueda del ratón. Usa una letra más pequeña si te hace falta y algún separador tipo ”|”, juegos de negritas y letra en diferentes tonos de grises,...
• Olvida el tocho de texto legal, que ya hemos visto que no vale para nada más que para relleno ¿Conoces a alguien que le haya servido para algo o que le haya condenado un juez por no ponerlo?
• Si quieres cuidar el medioambiente, haz como yo, no pongas nada en la firma del correo y mejor pega un cartel en tu oficina o predica con la palabra)
• Usa una firma en blanco y negro o tonos de grises, ya que las copias en color pueden ser del orden de 10 veces más caras que las que de blanco y negro.

¿Qué os parece? ¿Alguien se anima a cambiar de firma ahora?

En Pymes y Autónomos | Algunas reflexiones sobre las firmas de correo electrónico (I)

Muchos de nosotros hemos sentido la necesidad en algún momento de crear una firma de correo electrónico, para no estar escribiendo manualmente en cada email nuestros datos de contacto e incluso presentar una especie de tarjeta de visita al final de nuestros mensajes. Además de nuestros datos personales, hay una tendencia a acompañar nuestra firma con algunas coletillas, como las de protección de datos de carácter personal, de confidencialidad de la información, de cuidado del medioambiente y hay quien se atrave a añadir publicidad corporativa, que llega a rayar el spam.

¿Quién de vosotros no ha recibido alguna vez por equivocación un correo que iba dirigido a otro destinatario? A mi me ha ocurrido en más de una y reconozco que no he avisado siempre al remitente, bien por olvido o por dejadez ¿He hecho algo ilegal? No, aunque no soy una persona experta en leyes, el sentido común me dice que no y así lo confirma Javier Muñoz en una entrada suya, a la que he llegado a través de otra de Enrique Dans, quien también comentó el asunto en su día.

Javier Muñoz, Director de iAbogado, ha escrito una interesante entrada en la que trata la utilidad del texto que se añade habitualmente al final de muchos correos electrónicos. En él reflexiona acerca de la legalidad y utilidad práctica de dichos textos, concluyendo que son contradictorias y no sirven para nada, ya que son equivalentes a imponer un contrato a una persona que no lo ha firmado. Así lo cuenta él mismo:

Estas severas advertencias, cargadas de legalismos, provocan hilaridad porque en su mayoría vienen acompañando un contenido nada serio: chistes sobre jefes, fotos ocurrentes, procacidades varias, en fin, ya sabe el lector a lo que me refiero. Pero además, son jurídicamente cómicas, por varios motivos. El más obvio es que el remitente no puede establecer unilateralmente, y sin la conformidad del destinatario, condiciones que obliguen a éste a hacer o dejar de hacer tal cosa.

Independientemente de que la gente se dedique a enviar correos con bromas o no, mi intención es centrar el tema en los correos de trabajo, para los que parece que no tiene sentido agregar esos tochos de texto legal. Mañana publicaré la siguiente parte de la entrada, en la que os enseñaré un ejemplo que he extraído de mi bandeja de entrada y os daré algunas ideas de cómo me gustan a mi las firmas.

¿Qué os parece? ¿Alguien va a eliminar el texto legal de la firma del correo electrónico?

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios

El correo electrónico es una herramienta que me ha fascinado siempre desde que tuve la oportunida de empezar a utilizarlo. En el mundo de la pequeña empresa, poco a poco a ido ganando protagonismo y muchos de nosotros hacemos la mayor parte de nuestras comunicaciones a través de este medio. El correo electrónico se ha convertido en una potente herramienta de workflow, capaz de actuar como motor de flujos de trabajo sencillos.

Sin embargo, a la vez que aprovechamos su potencial, ha surgido el problema de que no todo el mundo sigue unas buenas prácticas en su uso, llegando incluso a provocar situaciones absurdas. Para evitar llegar a este tipo de casos, no deseados por ninguno, he recopilado muy brevemente algunas ideas que nos permitirán sacarle más partido a esta gran herramienta. Aquí va la lista:

1. No uses el correo que te da tu proveedor de telefonía, ADSL o cable. Son servicios de dudosa calidad y su única finalidad es hacerte cautivo de sus servicios.

2. Usa una única dirección principal y ten a mano otra como dirección de emergencia, a ser posible en otro proveedor diferente. Si surgen problemas con la primera, siempre puedes echar mano de la segunda.

3. Procura no cambiar de dirección salvo que no te quede más remedio ¿Crees que es fácil avisar a todos tus contactos y qué estos anoten tu nueva dirección sin perder ningún correo?

4. Descarta los proveedores que te ofrezcan poco espacio en en el buzón de correo. Menos de 2 Gb por cuenta no merece la pena, si no quieres estar todo el día pendiente de borrar correos.

5. No montes un servidor de correo propio si no es estrictamente necesario. Si tu negocio no es ofrecer correo electrónico a terceros ¿Por qué complicarse la vida montando un servidor propio en lugar de dedicar todo nuestro esfuerzo a nuestro núcleo de negocio?
6. Piensa qué proveeor eliges porque a lo mejor tus mensajes van propagando publicidad de sus servicios (horóscopo, sexo, viajes,...) y tu ni te has enterado ¿Qué pensarán tus clientes y proveedores?
7. Usa el correo electrónico con sentido común y verás tu productividad aumentar. Menos tiempo colgado del teléfono y menos interrupciones a lo largo del día.

8. Créate un hábito de leer el correo a determinadas horas del día y deshabilita las ventanas emergentes, sonidos y otras alertas que salen cada vez que llega un email: Cada cierto número de horas, al primera hora de la mañana, mediodía,...

9. No envíes todos tus correos con prioridad alta y urgente porque se perderá el efecto deseado al etiquetar los correos. Para temas urgentes de verdad, usa el chat o el teléfono.

10. Cuando envíes un email, no llames por teléfono para decir que has enviado un email.

11. No borres correos si te sobra espacio en el buzón, no se sabe cuándo se puede necesitar un correo que hemos recibido o enviado hace tiempo.

12. Busca y etiqueta, en lugar de ordenar en carpetas. Para mí son más prácticas las etiquetas y el buscador de Gmail a cualquier estructura de carpetas de otros sistemas.

13. Si envías correos a grupos de usuarios frecuentemente, aprovecha las ventajas que pueda ofrecerte tu sistema para crear grupos y no tener que teclear las direcciones una por una.

14. Sigue las normas de nettiqueta básica a la hora de escribir correos: No escribas en mayúsculas porque estarás gritando, contesta de manera ordenada para poder seguir el hilo de la conversación, utiliza el campo BCC (blind carbon copy o copia oculta) para mantener la privacidad de las direcciones de los contactos.

15. No sigas las cadenas de emails absurdas, sólo conseguirás darles a los spammers lo que ellos quieren: Hacernos perder el tiempo y nuestro dinero.

16. No respondas a los correos sospechosos, es más ni siquiera los abras. En caso de duda, si es alguien conocido, contacta con él para ver si te ha enviado el correo. Yo me libré de un virus hace poco gracias a esto.

17. No abras los correos con spam porque los que los envían tienen mecanismos para saber si lo has descargado o no para seguir bombardeándote con su basura.

18. Desvía tu cuenta a la de alguien que pueda atender tu correo si te vas de vacaciones y vas a estar desconectado. No causa muy buena impresión dejar el correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones.

19. Hablando de vacaciones: No utilices un sistema de respuesta automática para todos los correos cuando te ausentes. Mejor que sea sólo para los contactos de tu agenda y evitarás darle comida a los spammers.

20. Si estás de mal humor, no escribas y envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece (verba volant scripta manent).

Estas recomendaciones están basadas en mi experiencia, tanto a nivel personal como profesional. Mi intención es darle una orientación práctica, de cara al uso del correo en el mundo de la pequeña empresa (las pymes y los autónomos), donde es muy importante aprovechar los recursos al máximo y sacar el mayor rendimiento posible de las herramientas que disponemos. Seguro que no todos estaremos de acuerdo en todas las ideas que planteo, pero ya sabéis que se aceptan matices y nuevas propuestas que no hayan salido,... Como siempre, vuestra opinión siempre se agradece y es bienvenida. Si alguien quiere profundizar y entrar en temas más técnicos, ya sabéis que tenemos al mejor blog sobre software en castellano: Genbeta.

En Pymes y Autónomos | Especial: El correo electrónico en los pequeños negocios

Como enviar archivos grandes por email es una de las preguntas que me han hecho amigos y compañeros de trabajo en numerosas ocasiones. A la hora de de mandarle a alguien un fichero por correo electrónico, pueden aparecer problemas y no siempre llegan a su destino los datos tal y como nosotros habíamos planeado. Hay múltiples factores que pueden dar al traste con nuestras mejores intenciones de enviar un fichero ‘gordito’, de esos que ocupan varios ‘megas’, y que nos pueden llevar a pensar que es más fácil que pase un camello por el ojo de una aguja.

En este post no vamos a hablar de aspectos técnicos, cómo configurar correctamente el antivirus, elegir un sistema de correo electrónico o mejorar la capacidad de nuestra conexión a internet, sino de un servicio disponible en internet que nos permite realizar esta tarea de enviar archivos grandes por email, de hasta 100Mb en su versión gratuita, aunque también hay opciones de pago con una mayor funcionalidad. Se llama MailBigFile.

¿Por qué he elegido MailBigFile y no otros? La principal razón es su facilidad de uso. Si buscamos en internet es fácil encontrar numerosos servicios de envío de archivos grandes o de alojamiento, incluso con mejores prestaciones en cuanto a capacidad, pero ninguno que yo haya visto es tan sencillo como MailBigFile. No se necesita nada más que acceder a una web: Nada que instalar, sin necesidad de registro, sin preguntas… Con indicarle la dirección de email del destinatario, localizar en tu disco duro o unidad de red el archivo a enviar y pulsar enviar ya es suficiente. Otro punto a favor es que MailBigFile tiene versión en castellano, lo que agradeceréis los que no os encontráis cómodos manejando el inglés.

¿Dónde está el truco para que esto funcione? Lo que en realidad estamos haciendo es enviar el archivo a un servidor situado en un lugar remoto. Una vez que el servidor recibe nuestro archivo, lo que hace el sistema es enviar al destinatario un enlace personalizado para que pueda descargar el fichero, que estará disponible durante 3 días. Pasado este tiempo, no funcionará la descarga, por mucho que usemos ese enlace y tendremos que repetir el proceso desde el inicio de nuevo.

Quizá la mayor pega que le veo es que el sistema envía el correo con las instrucciones para descargar el fichero y el enlace en inglés, lo que puede resultar confuso para el destinatario. Reconozco que he tenido que avisar en más de una ocasión para prevenir que éste borre el correo pensando que es un virus o spam. Creo que la gente de MailBigFile no han resuelto del todo bien esta tarea aún. Para resolverlo, yo uso un truco que consiste en poner mi dirección de correo electrónico en el nombre del destinatario para que me llegue a mi el email con el enlace para la descarga. Una vez en mi bandeja de entrada, copio el enlace y lo pego en un nuevo correo que envío al destinatario real. Así, éste puede leerlo y descargar el archivo a través del enlace de MailBigFile.

Por último, no quiero dejar de lado un tema muy importante a tener en cuenta, que es el de la seguridad. Se supone que el sistema cuenta con el nivel de seguridad suficiente para que nadie más pueda acceder a nuestro archivo y que podemos estar tranquilos. Aunque hay que tener en cuenta que el destinatario podría enviar el correo con el enlace a quien quisiera (o por error) y acabar el fichero en manos de alguien no deseado. Por otra parte, si estamos hablando de un fichero que tiene un valor muy alto de confidencialidad o que contiene datos personales, estoy seguro de que este no es el sistema más adecuado para enviar un fichero, sino que deberías optar por una de las otras modalidades (pro o business) que vienen más completas y que a cambio de unos cuantos dólares al año ofrecen funcionalidades más potentes entre las que destacan una mayor protección de los archivos, personalización de la URL para la descarga, añadir más de un destinatario o permitir un mayor número de descargas.

Enlace | MailBigFile

¿Quién no ha sentido alguna vez la mirada de sus compañeros o de algún mando intermedio o jefe directo sobre la pantalla de su ordenador intentando escudriñar qué estamos haciendo? ¿Quién no ha visto alguna vez, una página web de información general, de deportes, de tendencias, de moda, o ha comprado alguna entrada a un espectáculo o reservado un billete de avión para un fin de semana fantástico en Roma en su tiempo de trabajo?

Es hora de sincerarse, entonando el mea culpa, y responder con un profundo: Sí, yo también lo he hecho. El uso de Internet en el trabajo, como también lo es el del teléfono, con fines personales, es hasta cierto punto, tolerado en casi todas las empresas.

El problema para las empresas se daba cuando querían obtener pruebas para poder sancionar a algún empleado por ese uso incorrecto del equipo informático, en estos casos, apoyados por la jurisprudencia existente hasta el momento, debían estar a lo dispuesto en el artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores, que garantiza la inviolabilidad de la persona del trabajador, y para poder acceder a los ordenadores debían cumplirse ciertos requisitos:

• Que dicho registro fuera necesario, pues estaba en juego el patrimonio empresarial.
• Que cuando se efectuara la intervención se respetara al máximo la dignidad e intimidad del trabajador.
• Y que los registros se realizarán durante el horario de trabajo y en presencia del representante de los trabajadores, o en su defecto de otro trabajador.

Pero esta forma de actuar, puede cambiar drásticamente, gracias a la sentencia del Tribunal Supremo, sala de lo social de 26 de septiembre de 2007. Esta sentencia, determina, a grandes rasgos, que el artículo 18 ET señalado, no es aplicable al ordenador, pues se trata de una herramienta de trabajo facilitada por el empresario al empleado para desarrollar sus funciones, y por lo tanto es obvio que puede acceder al mismo para comprobar que se estén desarrollando las tareas asignadas correctamente. Así pues en lugar de aplicar el artículo 18 ET, se aplicará en estos casos, el artículo 20.3 ET, que determina que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana”. Con el resultado que para acceder al ordenador de un empleado sólo será exigible el respeto a su dignidad y a su intimidad y la existencia de unas reglas de juego claras para ambas partes, es decir, una serie de prohibiciones totales o parciales sobre el uso personal de los medios informáticos e informar a los empleados sobre la existencia de ese control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos.

Por lo que a partir de ahora, deberemos tener más cuidado a la hora de visitar determinadas webs.

Foto: G-Point

Ya no podemos vivir sin ella. Es increíble como una herramienta de trabajo puede cambiar nuestro día a día. Probablemente estemos ante uno de los grandes inventos de finales del siglo XX, cuando la compañía canadiense Research in Motion, tuvo la hábil idea de ir un poco más allá de las agendas electrónicas y teléfonos, y decidió desmarcarse de las dos líneas de negocio instauradas por el mercado, optando por la innovación que suponía conjugar ambas herramientas en una y ofrecer un cliente de correo seguro, todo ello a través de una interfaz sencilla para el usuario, además, claro está, de dejar fuera de juego a las restantes compañías del sector de las telecomunicaciones, que todavía están intentando recuperarse.

Hoy día, mientras cogemos un taxi para ir a ver un cliente o vamos al trabajo en transporte público, podemos revisar nuestro correo, determinar las prioridades de nuestras tareas, confirmar nuestra agenda diaria, navegar por nuestra página web favorita, hacer operaciones bancarias on-line…y un sin fin más de operaciones.

Además su uso se ha democratizado, y hoy por hoy, no sólo la utilizan profesionales independientes, sino que no es extraño ver a trabajadores encargados de realizar reparaciones domiciliarias que acuden a servicios que les han organizado previamente en su oficina, o que a medida que avanza el día se van modificando, y con un simple e-mail, conocen cualquier variación producida en su planificación, sin tener que tener lápiz y papel a mano o perder el tiempo llamando a la oficina.

¿Deberíamos valorar su implantación en nuestra empresa? Indudablemente, en la actualidad, las llamadas por voz siguen siendo más caras que las tarifas planas de e-mail, por lo que escogiendo una buena oferta, podemos comunicarnos con nuestros empleados y clientes de una forma directa, ágil y económica.

Foto: Mark Iafrate

Soy partidario del uso intensivo del correo electrónico o de la mensajería instantánea, en lugar de tantas reuniones y llamadas, sobre todo porque puedo gestionar las conversaciones con otro ritmo. De verdad, merece la pena que las empresas que no están muy puestas en la materia se apliquen y comiencen a utilizarlo en sus procesos de trabajo. Seguro que en poco tiempo notarán una mejora importante en la productividad de las personas.

Por suerte, hoy disponemos de potentes aplicaciones gratuitas para gestionar el correo (a mi me gustan Gmail, Google Apps), por lo que ya no hay disculpa para estar con el buzón lleno o no usarlo. Vale, hay soluciones potentes que también son interesantes (Microsoft Exchange,...) y estoy de acuerdo con quienes afirman que las de Google no cubren el 100% de las necesidades y deben mejorar algunos aspectos, sin embargo, creo que son unas excelentes herramientas para la mayoría de los pequeños negocios.

Como colofón, creo que es interesante hacer un breve repaso a modo de resumen de todas las entradas de la serie:

• El correo electrónico en los pequeños negocios (I): Sobre la situación actual del correo electrónico en los pequeños negocios.
• El correo electrónico en los pequeños negocios (II): Valorando la conveniencia de usar un correo con dominio propio o uno con dominio genérico.
• El correo electrónico en los pequeños negocios (III): Comentando una serie de factores clave para elegir un sistema de correo electrónico que se adapte a nuestras necesidades.
• El correo electrónico en los pequeños negocios (IV): Tomando una decisión con datos reales, obtenidos de diferentes proveedores de servicios de correo electrónico.

¿Te gustaría aportar algo sobre lo que hablamos acerca del correo electrónico? ¿Lo usas realmente en tu trabajo diario o eres de los que prefiere el teléfono y el fax?

Como os decía en la anterior entrada, he preparado las siguientes tablas comparativas con algunas las ofertas representativas de entre las disponibles en el mercado, tanto para los que quieren usar un dominio propio, como para los que se decantan por uno genérico (Nota: Me hubiera gustado incluir los datos de Telefónica, pero su área comercial no ha sido capaz de facilitarme la información tras 3 intentos. Tampoco está visible en su web):

Cuando uno lee las tablas anteriores, puede observar que existe una importante diversidad en los servicios que ofrece cada proveedor. LLegados a este punto, ahora que ya tenemos la información de lo que hay en el mercado, debemos tomar una decisión y elegir un sistema de correo electrónico para nuestro negocio ¿Con cual me quedaría yo? Aunque no tiene por qué cumplirse para todos los casos, mi experiencia me dice que cualquiera de las 2 alternativas de Google son muy superiores al resto: Gmail para dominio genérico y Google Apps para dominio propio.

Si quieres un correo con dominio genérico, una cuenta de Gmail tiene todo lo que puedas necesitar para comenzar a trabajar con el correo electrónico. Los puntos fuertes que me llevan a elegir este servicio son:

• La capacidad de la cuenta (5,5 gigabytes son suficientes para casi todo el mundo).
• El potente filtro antispam.
• La publicidad integrada (Adwords) no es intrusiva ni molesta.
• Dispone de un potente buscador de correo.
• Posibilidad de visualizar algunos archivos adjuntos (PDF, Word, Excel, Powerpoint, imágenes, audio) sin abrir ninguna aplicación externa ni descargar el archivo.
• La integración con otras herramientas: Chat, calendario, documentos, mapas…).
• Herramientas para el acceso desde un teléfono móvil.

Las opciones de Yahoo! o Hotmail las he descartado (da capacidad de almacenamiento ilimitada) porque me parecen sistemas muy lentos, sobre todo por culpa de los molestos anuncios publicitarios, que arruinan la experiencia del usuario.

No recomiendo elegir la opción del operador de cable R, al igual que con otros proveedores de telefonía y conexión a internet (Telefónica, Ono, Jazztel,...), ya que nos quedamos atados a este proveedor si no queremos perder la cuenta de correo. Si te das de baja o te cambias de compañía, incluso en algunos casos si trasladas tu oficina y te dan otro número, pierdes esa cuenta de correo y te quedas colgado. Un horror. Por si no fuera poco lo anterior, los servicios de correo electrónico que ofrecen este tipo de proveedores, son bastante pobres (pésimos filtros antispam, sistema de acceso web poco funcional,...).

Por otra parte, para los que han optado por un correo con dominio propio, mi recomendación es que implanten la solución Google Apps. Además de gratuita, es bastante potente, nos permite ahorrarnos el coste (software, hardware, personal, espacio, energía, equipos auxiliares,...) y el dolor de cabeza de gestionar y mantener un servidor de correo para nuestra empresa (para mi una locura hoy en día si se trata de un pequeño negocio, salvo casos excepcionales muy particulares). Con esta herramienta estamos servidos para gestionar el correo de todas las personas de nuestro equipo de trabajo. Sobre mi satisfactoria experiencia de uso de esta solución, hablaré con más detalle en otra entrada, en la que comentaré las demás aplicaciones de la suite de Google.

En Pymes y Autónomos | El correo electrónico en los pequeños negocios: (I), (II), (III).

Foto | luisvilla

Enlace | Tabla Dominio Genérico

Enlace Tabla Dominio Propio

De la gran cantidad de alternativas que hay en el mercado, para acertar con nuestra elección conviene tener en cuenta una serie de factores clave, que nos ayudarán a darnos cuenta de cuáles son nuestras necesidades reales para este servicio. Los factores que yo propongo son los siguientes:

1. La capacidad de almacenamiento de las cuentas de correo: Hoy en día los servicios serios la miden en gigabytes e incluso hay quien ya da capacidad ilimitada, como Yahoo!. Tener un buzón de correo electrónico con poca capacidad es un engorro, que puede provocar que perdamos correos, que no pueden entrar hasta que borremos otros que previamente hemos recibido, y nos obliga a estar pendientes continuamente.

2. El coste del servicio y demás costes relacionados (hardware, software, personal, espacio y otros medios).

3. Disponibilidad de un filtro efectivo antivirus y antispam, que frene el correo basura y nos proteja de manera real contra virus, troyanos y demás amenzas.

4. Que se pueda acceder al correo a través de una página web, desde cualquier ordenador en el mundo conectado a internet. Considerando el mundo a pequeña escala, podemos pensar en ‘mi casa’ y ‘mi oficina’, así como desde un ordenador o un dispositivo como un teléfono móvil. También es importante la calidad de este interfaz para el acceso vía web, ya que hay algunos que están inundados de publicidad bastante molesta e incómoda (véase Terra, Yahoo!, Hotmail).

5. Las cláusulas y condiciones del contrato que firmamos con nuestro proveedor, sobre todo en el caso de servicios gratuitos, que podrían desaparecer de un día para otro, dejándonos sin nuestra cuenta y sin la posibilidad de reclamar a nadie, o comprometernos a alguna cosa que no queremos.

6. Las limitaciones técnicas en el uso de nuestra cuenta, que en algunos casos nos impiden usar nuestro correo con programas como el Outlook (por ejemplo, la versión gratuita de Hotmail no lo permite. Así, tenemos que ‘pasar por el aro’ y tragarnos la publicidad.

7. Integración con otros servicios asociados: Calendario, agenda de contactos compartida, documentos compartidos,… De esta manera los usuarios pueden utilizar su cuenta para más cosas que el correo electrónico, con la ventaja añadida de la integración de dichos servicios (por ejemplo, enviar una convocatoria de reunión a un contacto directamente desde la aplicación de calendario y no creando un email nuevo).

8. El nivel de servicio ofrecido por el proveedor ¿Qué garantía de funcionamiento del servicio me dan? Por lo que he podido ver, ninguno de los proveedores gatuitos ofrece ningún compromiso en de nivel de servicio y los de pago, poco mencionan el tema (salvo Google Apps en su edición Empresa, el resto, nada).

9. Otros factores a considerar y que no conviene olvidar: Tamaño máximo de los archivos que se pueden adjuntar, tanto para envío como recepción de correos, posibilidad de gestionar o redirigir el correo de otras cuentas hacia la nuestra,…

En la próxima entrada de la serie, os mostraré una tabla en la que he recopilado la información de algunas ofertas existentes queen el mercado y que están enfocadas a pequeños negocios. Por supuesto, después me ‘mojaré’ y diré cual es mi recomendación.

En Pymes y Autónomos | El correo electrónico en los pequeños negocios: (I), (II).

Foto | luisvilla