La crisis financiera asociada al COVID ha traído algunos cambios en muchas empresas. La necesidad de responder de forma más rápida a los imprevistos, de conocer mejor la situación financiera de la empresa o una mejor gestión de costes y contable ha hecho que los perfiles de controller sean cada vez más demandados. Y no solo en la gran empresa, también en la pyme.

El controller tiene dos perfiles, el financiero y el controller de gestión. El segundo está más enfocado a la gestión de costes y  la contabilidad, mientras que el controller financiero está más enfocado a tener siempre la información financiera a punto y de forma exacta, teniendo que definir para ello el estado de ratios y balances de la organización.

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¿Estás controlando los indicadores de tu negocio?

La información en manos del controller

En momentos de crisis el controller y la información que nos facilita nos ayuda en la toma de decisiones basadas en datos. Puede parecer que esta cuestión es solo para grandes empresas, para aquellas que manejan datos complejos o que tienen múltiples departamentos, inversiones, etc.

Y sin embargo su trabajo es fundamental en la gran mayoría, sin importar su tamaño. Pongamos por ejemplo un bar o un restaurante, que en la mayoría de los casos no tienen claro cuánto les cuesta poner un plato encima de la mesa. No saben si les sale más rentable preparar una tortilla para pinchos al mediodía o una paella para servirla de tapa.

El controller se encarga de mantener claros los costes, lo que implica para la empresa servir un producto o dar un servicio. A partir de aquí se pueden fijar los precios según un margen establecido previamente. Otro ejemplo sencillo, la subida del coste de la energía y qué implica para los precios de una empresa.

Pero también lo que puede suponer para una industria como la construcción el encarecimiento de precios de los suministros, materiales y en definitiva, todo lo que necesitan para llevar a cabo su negocio.

Entre sus funciones está ofrecer a los responsables de la empresa:

• La planificación y gestión de las estrategias y campañas dentro de la empresa.
• Establecer informes claros con indicadores clave para medir el cumplimiento del objetivo de la empresa. Aquí el cuadro de mandos es una herramienta cada vez más utilizada para facilitar la comprensión del estado de la empresa en tiempo real.
• Medir, prever y evitar desviaciones o establecer las medidas correctoras adecuadas para solucionarlo.
• Mejorar la comunicación con la dirección facilitando la toma de decisiones.

Las empresas que trabajan a ciegas

¿Qué es lo que suele hacer la empresa? Trabajar con estimaciones, que pueden dar lugar a ganar menos dinero, reducir márgenes, facturar más pero tener menos beneficio o problemas de liquidez en momentos concretos.

En Pymes y Autonomos

Las funciones y dependencia jerárquica del controller o responsable de control de gestión

Es aquí donde la labor del controller financiero es más importante. Especialmente en las empresas más grandes que manejan presupuestos más altos, estableciendo los mecanismos para cumplir con los presupuestos anuales y analizar las necesidades futuras de la empresa.

Pero sobre todo es una figura clave para aquellos que buscan crear una empresa, invierten pero no quieren dedicarse a su gestión. El controller es la figura clave para aquellos que lo que buscan es poder vivir sin las preocupaciones del día a día delegando en un profesional capacitado y dedicándose más a la coordinación y las directrices maestras del negocio. 

Por eso son perfiles difíciles de encontrar y que precisamente por eso están muy bien pagados. La inversión si damos con el profesional adecuado sale rentable, porque por un lado ahorra costes y genera más beneficios, pero sobre todo, ahorra muchos problemas a la dirección de la empresa. 

Imagen | Towfiqu barbhuiya en Unsplash

Hace ya una década que desempeñe mis funciones como controller, por aquel entonces esta figura empezaba empezaba a perfilarse en muchas empresas este puesto y cada vez cobra mayor importancia. Recuerdo que las tareas que realizaba, eran: control de productividad, elaboración de los presupuestos, unificación del plan contable de las diferentes empresas del grupo, implantación del programa de reporting a la dirección, reporting a las marcas de automoción, cierres contables, etc.

Hace no mucho tuve la suerte de participar en un proyecto de cambio de outsorcing en una empresa de reciclaje, donde me encontré con la figura del controller de nuevo, en este caso sus funciones eran diferentes aunque con puntos en común. En este caso sus principales tareas eran: la elaboración del presupuesto anual y del plan estratégico de la compañía, la preparación de reporting mensual y trimestral, control interno, definición de cuentas analíticas, coordinación de auditorías internas, etc.

A donde quiero ir con todo esto es a que las funciones de los responsables de control de gestión de las empresas pueden ser muy diferentes, en función del tipo de empresa, sector y de como se repartan determinadas funciones con la dirección financiara y jefes de administración de las empresas.

Las funciones más comunes del controller o responsable del control de gestión

Entre lo que he visto con mis propios ojos, lo que me han enseñado y lo que he leído, algunas de las funciones de los controllers pueden ser las siguientes:

• Diseñar y mantener los sistemas contables, planes de cuentas y desgloses analíticos para suministrar información fiable, relevante y en el momento adecuado para la toma de decisiones.

• Diseñar y realizar un seguimiento de los sistemas de planificación y control: presupuestos, centros de responsabilidad, etc.

• Control de productividad y rentabilidad.

• Elaboración y supervisión del cumplimiento de los procedimientos e instrucciones de trabajo.

• Diseño y elaboración del reporting a la dirección y usuarios externos.

• Gestión y minimización de los costes operativos.

• Soporte en la implantación de programas de contabilidad y gestión.

• Gestión, vigilancia y comunicación a la dirección de los riesgos y oportunidades detectados.

• Elaboración y seguimiento de cuadros de mando.

• Ayudar a la dirección en la coordinación de las diferentes áreas funcionales.

La dependencia jerárquica de los controllers

La ubicación del controller dentro del organigrama de las compañías debe responder a la cultura de la empresa y a su estructura organizativa, siendo las situaciones más habituales las siguientes:

• El controller como staff de la dirección de la empresa. En este caso seria una especie de adjunto a la dirección prestándole apoyo a esta, pero sin personal a su cargo, ni dependencia de la dirección financiera, gozando así de independencia y flexibilidad en su tarea de control de gestión de toda la organización. En este caso, es fundamental contar con el máximo apoyo de la dirección y tener facilidad para ganarse la confianza y colaboración de las diferentes áreas funcionales.

• El controller director financiero. El director financiero además de su función habitual en el ámbito de las finanzas de la empresa, asume al mismo tiempo la función de control de gestión.

• El controller dependiendo del director financiero. En este caso, el controller sigue las directrices marcadas por la dirección financiera

Imagen | Björn Söderqvist

En Pymes y Autónomos | La contabilización del Plan PIVE

¿Alguien puede imaginar la película de El Padrino sin Robert Duvall en el papel de Tom Hagen, el consiglieri de Don Vito? Si el cine ya nos presentó hace años a esta pieza clave en el engranaje de las familias mafiosas, cada vez son más las empresas que incorporan un controller, un hombre de confianza, a su organigrama. El controller o profesional que le toma el pulso a la actividad empresarial es, por lo general, un licenciado en Económicas o ADE con varios años de experiencia en auditoría, entidades bancarias o departamentos financieros.

Sus herramientas de trabajo básicas son la contabilidad y la informática y tienen gran capacidad analítica para interpretar los datos, anticipar situaciones y sacar conclusiones todo ello acompañado de un profundo conocimiento de la empresa y su sector. Pero para llegar hasta el núcleo de los problemas no bastan los conocimientos técnicos sino que también son necesarias las habilidades sociales. En este sentido y como se trata de un puesto asesor, dos cualidades se revelan como fundamentales: por un lado, el trabajo en equipo y por otro, la capacidad de comunicación. La primera es necesaria para llegar hasta el fondo de las cuestiones en interacción con otros miembros de la empresa y la segunda resulta imprescindible para convencer sobre la fiabilidad de sus argumentos.

Por último, es importantísimo que se trate de una persona de confianza, leal a carta cabal e identificada con la empresa. Otras cualidad son más evidentes: ordenado, metódico, capacidad de integración, sintético, etc. Pero esta figura que nació como un asesor experto en gestión empresarial crece día a día y cada vez más se le exige posicionarse en aspectos claves hasta el punto de que, en muchos casos, es quien manda en la empresa. Mientras se lo permita Don Vito...

Imagen | avallecasproducciones