Una de las cuestiones que muchas empresas echan de menos en la agilidad que necesitan para constituirse son los trámites que tenemos que realizar de forma presencial ante el notario. Tenemos que personarnos para constituir una sociedad, por ejemplo. Y esto implica pedir cita y no siempre nos reciben tan rápido como nos gustaría. Por eso es importante la llegada de la digitalización a este sector y ahora al notario también se va desde Internet y se pueden agilizar mucho los trámites.

Desde el pasado 29 de septiembre está en marcha el Portal Notarial del Ciudadano, donde este tipo de trámites se pueden agilizar y realizar de forma mucho más eficiente, sin necesidad de desplazamientos. Es necesario registrarse en el portal, donde tenemos los servicios de más de 3.000 notarios de toda España.

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Una experiencia digital que tiene margen de mejora

Lo cierto es que la experiencia digital no es del todo completa. Hay que reconocer que hay un esfuerzo importante por agilizar trámites. Que partimos de un sector en muchos casos muy anclado en lo analógico y quizás hay que tomar la puesta en marcha del portal como el primer paso de una largo camino por recorrer.

Empezando por el registro de ciudadano, ya que nos permite identificarnos con certificado digital, no debería volver a solicitar los datos que ya aportamos con dicho certificado. Pero bueno, al fin y al cabo el registro solo se hace una vez e igualmente hay que añadir otros datos que nos solicitan como la fecha de caducidad de nuestro DNIe.

Una vez registrados en el servicio tenemos diferentes trámites que se pueden realizar como la creación de una sociedad, testamentos o seleccionar el notario que queremos que se encargue de nuestro préstamo hipotecario. Se irán añadiendo más trámites como la legitimación de firma en el futuro.

La más interesante en el mundo de la empresa puede ser la creación de una sociedad, donde el notario nos puede ayudar a crearla en menos de 24 horas. Para ello hay que iniciar el trámite enviando una solicitud donde podemos delegar en el notario ciertas gestiones como la solicitud del certificado de denominación social o del NIF provisional de la sociedad, la elaboración de los estatutos o la liquidación de impuestos e inscripción en el registro mercantil.

Una vez cumplimentado el formulario donde también tenemos que detallar capital social o reparto entre socios, cargo de administrador, tenemos la opción de tener una cita online con el notario para que nos asesore por videoconferencia. Para ello tenemos que seleccionar uno de los profesionales que están dados de alta en el portal.

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A partir de aquí desde la notaría se pondrán en contacto con nosotros para finalizar el trámite, que pasará de forma obligada por tener que trasladarnos a la notaría para firmar. Y es aquí donde se echa de menos que todo el proceso no sea digital, pensando en que todos los socios de la sociedad tuvieran certificado digital.

La parte positiva es que tenemos una copia digital de nuestras escrituras almacenada en el portal y siempre estará a nuestra disposición. El proceso hay que decir que no lleva más de 10 minutos completarlo, por lo que realmente si sabemos lo que necesitamos, es rápido y si no, siempre podemos usar el comodín de la videoconferencia.

En otra ocasión, en un artículo mío en esta misma tribuna critiqué el lento camino que sigue nuestra administración hacia la efectiva y eficaz administración digital, la poca formación que tienen al respecto muchos funcionarios y como se nos publicita el DNI electrónico, otros sistemas identificativos y portales públicos de tramites como unas soluciones plenamente implantadas cuando en realidad para nada es así, la realidad es mucho mas tozuda y lenta que todo ello, pero hay excepciones y hoy quiero hablar de una de ellas.

Habitualmente siempre aporto critica y críticas a modelos y sistemas que no me gustan a realidades que veo injustas pero también creo que es justo apreciar cuando algo venga de quien venga y sea como sea pero es una buena idea, va en el buen camino y aporta soluciones y en este caso la consolidación y efectiva de la OGE (oficina de gestión empresarial) por parte de la Generalitat de Catalunya desde el pasado 1 de julio y que permitirá acelerar los trámites de constitución de sociedades al máximo, lo encuentro un acierto de primer nivel.

La Generalitat de Catalunya ya hace mucho tiempo que quiere desarrollar la ventanilla única y en lo que se refiere a la OGE en si misma ya hace más de un año y medio que desarrolla sus servicios facilitando la gestión de tramites a los empresarios y ya les ha supuesto en este periodo 122.000 horas de ahorro gracias a sus servicios, pero ahora y desde el día 1 de julio que entro en servicio el servicio de constitución de empresas de manera electrónica el avance puede ser espectacular.

Y es que hasta el momento todos los trámites para constituir una empresa en Catalunya suponían la visita a diversas dependencias y el proceso completo podía durar unos 20 días, desde la implantación de la OGE el periodo del proceso de constitución se mantuvo en el mismo número de unos 20 días pero se logro que por lo general con una única visita a cualquiera de las oficinas de la OGE se pudiesen realizar presencialmente todos los tramites, ahora el gran paso es que esa visita ya no tendrá porque ser en todos los casos presencial, se podrá realizar de forma telemática.

A partir de este momento cualquier persona que quiera constituir una empresa individual podrá hacerlo de forma telemática de forma automática, en los casos de sociedades limitadas el periodo de tramitación será de 48h.

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