La virtualización lleva ya muchos años en las empresas. Pero todavía hoy hay muchas organizaciones que no le sacan todo el partido. Normalmente cuando hablamos de este concepto pensamos en un ordenador o un servidor que trabajan como una máquina virtual, un software y unos datos, que nos permiten hacer que trabaje en diferentes tipos de hardware, con las ventajas que esto supone al no depender de una máquina física. Pero también se virtualizan infraestructuras y hoy vamos a ver lo que supone para las empresas montar una centralita virtual, qué es y cómo puede ayudar a la digitalización de las pymes.

Hasta hace no mucho las empresas convivían en sus sala de comunicaciones con redes RDSI, redes de cobre de antiguas ADSL y también para los números de teléfono. Y por supuesto una gran centralita telefónica programada para ordenar y gestionar llamadas, orden de entrada, cómo salta al siguiente puesto o el contestador, entre otras cosas. Durante años ha sido una infraestructura crítica en las empresas.

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La centralita virtual en la pyme

La centralita virtual no es otra cosa que un programa de software, que encarga de realizar todo este trabajo sin necesidad de tener físicamente una centralita en nuestro armario de comunicaciones. Para muchas pymes, solo el ahorro que supone cuando toca renovar ya supone una de las principales ventajas para la empresa.

La mayoría de las centralitas virtuales integran un pago por uso, un pequeño coste asociado a la cantidad de números de teléfono que tienen que gestionar, ya sean estos fijos o móviles. Como siempre en empresas pequeñas y muy asentadas, con años de experiencia saben que a la larga invertir en una centralita propia puede que les salga más rentable.

La gestión de la centralita virtual es clave para el éxito de su implantación

Pero hay otras ventajas que pueden ser de interés para las pymes. Comenzando por una gestión más sencilla e intuitiva. Con la centralita física lo más habitual es que cuando había que poner en marcha una nueva extensión, cambiar la programación de horarios o cómo entran las llamadas hubiera que llamar a un técnico, con los costes asociados que tiene.

La centralita virtual suele tener un programa asociado para su gestión, normalmente en la nube. Esto facilita mucho el día a día en la empresa, pero también la escalabilidad de la empresa. No nos limitamos si tenemos que crecer y partimos con ocho puestos de trabajo, pero al cabo de un año nos ha ido bien y somos 20 en la compañía.

Un aspecto a considerar es la programación de cómo pasan las llamadas, si tenemos a una persona en recepción que se encarga o preferimos automatizar el proceso a través de las opciones de "si quiere hablar con el departamento de facturación pulse 1...".

Aunque puede ofrecer una imagen más profesional, para muchos clientes resulta más frío y prefieren hablar directamente lo más rápido posible con alguien de la empresa. Hay que tener en cuenta que las llamadas perdidas son uno de los grandes problemas de muchas empresas.

Trabajar desde cualquier lado también con tu línea telefónica

La centralita virtual también ha sido de gran ayuda cuando las empresas han tenido que flexibilizar desde dónde trabajaban. Para muchos empleados trabajar en casa es muy sencillo si desde su centralita virtual les entran llamadas, se las pasan cuando les llaman sus clientes y no supone una gran diferencia respecto a trabajar en su oficina si tienen que hacerlo desde su casa.

Normalmente una centralita virtual se asocia a un servicio de VoIP, Voz sobre IP, donde el teléfono se conecta a la red informática y a través de esta se gestiona. Otras compañías ofrecen la centralita virtual sobre una red móvil, y aunque a nivel físico, tenemos un teléfono de sobremesa, a efectos prácticos se gestiona como un móvil. En ambos casos la centralita es transparente a la hora de pasar las llamadas, aunque en el caso de la VoIP vamos a necesitar conectarnos desde una VPN para poder tener línea.

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En todo caso lo que tenemos que pensar, ya sea que contratemos nuestra centralita virtual con nuestro operador de telecomunicaciones o un tercero que se encargue de montar el sistema, es que la centralita sigue siendo un elemento crítico. Por eso es necesario establecer periodos de prueba previos al cambio definitivo y poder apreciar tanto las ventajas como algún inconveniente que pudiéramos tener.

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El correo electrónico lleva presente como una herramienta empresarial desde hace décadas. Supuso un avance muy grande respecto al sistema de comunicaciones postales precedentes. Pero precisamente su éxito y universalidad lleva siendo su principal hándicap, que lo ha hecho convertirse en un sistema de comunicación ineficiente y un gran ladrón de tiempo. Y ha tenido que llegar una pandemia para cambiar la forma de comunicarse de las empresas y que muchas digan adiós al correo.

Porque si en un momento ha demostrado el correo mayor ineficiencia ha sido precisamente cuando más comunicados debemos estar. No es un problema de la la propia herramienta sino del uso que se le da en la empresa. La utilizamos tanto, que la usamos mal, para tareas para las que hay otras opciones mejores.

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El correo electrónico no es el WhatsApp de la empresa

La comunicación interna de la empresa

Es en el ámbito interno donde antes se ha dado el salto. La popularización de herramientas como Slack, pero también Teams, de Microsoft, han hecho que muchas organizaciones tengan una forma más rápida, eficiente y sencilla de estar comunicados entre ellos sin tener que mantener hilos interminables de correos.

Precisamente ha sido durante la pandemia cuando algunas las han puesto en marcha y otras han descubierto la potencia de estas herramientas para no tener que depender en exclusiva del correo. Y para muchos, la forma más sencilla de separar en sus teléfonos el ámbito personal y laboral. WhatsApp para mi vida privada, y lo que sea del trabajo por Teams o Slack.

Y el correo electrónico queda para las comunicaciones externas con otras empresas o clientes. Por lo menos de momento, porque falta aumentar la popularidad de estas herramientas para cambiar esto. También es una cuestión de protocolos. Con el correo, no importa si tu organización tiene su propio dominio, usa correo de Google o un Exchange de Microsoft. Hay un protocolo que permite la comunicación entre ellos.

El problema de comunicación con otras organizaciones.

Es con otras organizaciones y clientes donde empiezan a no dar respuesta satisfactoria estas herramientas. Porque a pesar de que Slack y Teams están empezando a abrir la posibilidad, y ya podemos buscar a otros usuarios que no sean de nuestra empresa para comunicarnos con ellos, no es universal el protocolo. Es decir, o somos de Teams y nos relacionamos con otras empresas que también tienen esta herramienta o somos de Slack y ocurre lo mismo.

Hay otras posibilidades, porque en muchos casos se pueden abrir sesiones o salas con invitaciones para clientes que se conecten sin ni siquiera estar registrados, con los que compartir una videoconferencia, archivos o nuestra pantalla de escritorio para mostrarles un catálogo, por ejemplo.

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Falta un poco más para dejar que el correo sea más una herramienta secundaria, o al menos cada vez, menos importante. Porque si de la lucha de Slack y Teams solo quedara uno como claro ganador, como ocurre con WhatsApp en el móvil, la ecuación sería perfecta. ¿La pregunta es quién será y cuándo ocurrirá? Mi apuesta es que será en esta década en muy pocos años, menos de los que todos pensamos.

Una de las cosas más molestas para las empresas ha sido tener que adaptar sus páginas para avisar a sus visitantes que se van a instalar algún tipo de cookies. Incluso aunque esto no suponga una invasión de la intimidad de dichos visitantes ni recopilen información sensible o únicamente vayan enfocadas a mejorar la publicidad que reciben. Pero esto tiene fecha de caducidad y podremos decir adiós a los avisos de cookies y más privacidad en las comunicaciones de servicios como WhatsApps es la nueva propuesta de la Comisión Europea para lograr una mayor privacidad en las comunicaciones electrónicas.

Con e objetivo clave de impulsar la Estrategia del Mercado Único Digital, la nueva propuesta pretende simplificar la denominada "disposición sobre cookies". Se busca que no sea necesario obtener el consentimiento para las "cookies" invasivas ajenas a la privacidad que mejoran la experiencia de navegación. Un ejemplo, mantener nuestro carrito de la compra cuando visitamos una tienda online.

Pero no es el único aspecto que se tiene en cuenta, se busca atajar el correo basura, pero también las llamadas no autorizadas. También garantizar la privacidad de las comunicaciones en servicios como WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, Gmail, iMessage o Viber y que se aplique sobre ellos la actual Directiva sobre la Privacidad y las comunicaciones electrónicas.

A esto le tenemos que sumar la mejora en la privacidad de los metadatos de las comunicaciones, como la hora o la ubicación en la que se realiza una llamada o se envía un mensaje. Estos datos deberán ser anónimos si el usuario no da su consentimiento expreso o son necesarios para otras cuestiones como la facturación.

Lo cierto es que todavía queda bastante para que se apruebe la propuesta. Se tiene que debatir y aprobar, por lo que hasta el próximo año seguramente no veremos en marcha alguna de estas medidas, que luego los correspondientes Gobiernos tienen que adaptar a sus respectivas legislaciones. Lo malo de esto es que cuando se apliquen, si se retrasa mucho puede que algunas de ellas incluso dejan de tener sentido.

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Imagen | stallio

Cuando las pequeñas empresas solicitan el acceso a Internet la gran mayoría operan con el router que les presta la compañía. A muchas de ellas les basta, ya que lo único que van a hacer es conectarse a través del WiFi con sus teléfonos móviles y utilizarlo para que sus ordenadores salgan a Internet. Pero ¿qué mejoras nos ofrecería un router propio?

La primera y más importante más facilidad de configuración. A pocos cambios que tengamos que realizar, como una mejor gestión del tráfico de nuestra red, facilitar un acceso WiFi a los invitados y clientes sin que tengan acceso a la red empresarial, será mucho más sencillo hacerlo desde nuestro dispositivo y, sobre todo, no dependemos de los cambios que decida hacer la operadora, que en muchos casos sustituyen el router y nos quedamos sin servicios básicos.

Pero ademas en la mayoría de los casos estos dispositivos tiene características avanzadas, como puede ser un puerto USB en el que conectar un disco duro para copias de seguridad o utilizarlo para compartir Internet a través de redes 3G/4G, con un módem USB y tener una forma sencilla de habilitar una línea de respaldo para no quedarnos sin acceso a Internet.

También podemos buscar que routers que trabajan en la banda de los 5 GHz, mucho más descongestionada que la de 2,4 GHz. Esto puede ser de gran ayuda para mejorar las conexiones inalámbricas de nuestra empresa. Esto puede ayudar mucho a evitar problemas cuando es espectro de WiFi se encuentra muy congestionado.

De esta forma en muchos casos la inversión en el router nos puede resultar muy rentable, ya que además de mejorar la velocidad de acceso a la red de todos los equipos portátiles o tablets que acceden vía WiFi, evitamos tener que cablear puestos de trabajo. Eso si es importante que tengamos claro que los dispositivos que queremos conectar pueden hacerlo en esta banda de los 5 GHz, revisando sus especificaciones.

Por último es importante fijarse en la cobertura que nos ofrece, ya que muchas veces la simple sustitución del router de la operadora por otro mejora de forma notable la cobertura de conexión inalámbrica que tenemos en nuestra oficina.

En Pymes y Autónomos | WiFi gratis para atraer clientes, pero no poniendo en riesgo la seguridad del negocio

Imagen | moebiusdream

El acceso a internet se ha convertido en una herramienta casi imprescindible en las empresas. Hasta hace poco esto era sinónimo de tener contratada una línea de teléfono y luego ADSL tradicional por par de cobre o fibra, en función de costes y necesidades. Pero también existía la posibilidad de trabajar sólo con banda ancha móvil, una alternativa que cada día es más real en la empresa.

Los inconvenientes de utilizar de forma exclusiva este tipo de conexión eran fundamentalmente dos: costes y capacidad de descarga de datos. Sin embargo con ofertas como la que ha presentado Vodafone con su oficina 4G es una alternativa cada vez más viable. Tenemos una velocidad de descarga de 150 Mbps y una de subida de 50 Mbps con un límite de 40 GB a máxima velocidad y 60 a una algo más reducida de 42. A esto se suma un precio que ronda los 60€ IVA incluido.

No es la única oferta que existe en el mercado que trata de atraerse a los autónomos y profesionales. Para un uso normal de la mayoría de empresas es más que factible hacer el cambio, aunque sólo me surge una duda en el uso de WiFi que hacen otros dispositivos como smartphones, cada día más presentes en el mundo de los negocios.

Normalmente ahorramos en nuestras tarifas de datos en el teléfono ya que tenemos la posibilidad de utilizar el WiFi de nuestra banda ancha que no tiene restricciones. Si aquí también tiramos de la tarifa de datos que está limitada podemos ir algo justos, aunque 60 Mbps para una empresa es una cantidad para trabajar con solvencia.

En todo caso, lo mejor antes de plantearnos cambiar o buscar una alternativa sería hacer mediciones de nuestro consumo de banda ancha durante un pequeño periodo de tiempo. De esta forma vemos si es factible o no realizar el cambio. También deberíamos asegurarnos de la banda ancha que llega a nuestro negocio, sobre todo si en momentos puntuales hemos notado saturación en las redes inalámbricas en nuestra ciudad.

En Pymes y Autónomos | ¿Podemos trabajar con la banda ancha móvil fuera de la ciudad?

Imagen | Janus Sandsgaard

A la hora de notificar a empresas y ciudadanos no todas las administraciones tienen la eficacia de la AEAT. No se trata ya de centrarnos en las comunicaciones electrónicas, sino también en las comunicaciones vía postal, para lograr que sean más eficientes. Por eso se ha reado un servicio como Notific@, las notificaciones centralizadas para todas las administraciones que deseen adherirse a este servicio.

Notific@ es un concentrador de emisión de comunicaciones y notificaciones en formato común. Actúa como un intermediario entre el centro de impresión de la AEAT, que se encarga de la impresión, ensobrado y remisión de las notificaciones y las administraciones adheridas al servicio.

Una vez recibida la petición de notificación, la AEAT se encarga de ejecutarla. Después se notificará a la administraión el resultado de la comunicación, datado y certificada cada una de ellas a través de Notific@. De esta forma las administraciones tienen una forma eficiente de emitir sus comunicados a los efectos legales oportunos.

Para las empresas es una oportunidad de recurrir muchas veces dentro de los plazos y no dejar, si así lo desean, que muchas de estas cuestiones acaben directamente en la vía ejecutiva, o si se trata de cuestiones económicas, en un embargo en cuenta, que muchas veces es cuando se enteran del requerimiento de la administración y ya poco se puede hacer.

De todas formas, para las empresas, que ya están obligadas a utilizar la administración electrónica hoy en día sería mejor darse de alta en la DEH, la Dirección Electrónica Habilitada, donde las recibimos de forma telemática. Eso sí, si lo hacemos tenemos que estar pendientes de este buzón de forma regular.

Más información | Notific@

En Pymes y Autónomos | La ONU premia a España por sus avances en la administración electrónica

Imagen | Geralt

Para los que frecuentan habitualmente la web de la Agencia Tributaria existe en portada un apartado de gran utilidad donde se incluyen las novedades de Hacienda, justo encima existe un apartado que se titula ”le interesa conocer”, realmente la información incluida en dichos apartados suele ser de utilidad, por lo menos para saber si nos interesa conocer cualquier novedad en la web o en los tributos que tenemos que satisfacer a las arcas públicas.

Desgraciadamente, y bajo mi punto de vista, en ocasiones se cuelgan comunicados que nada tienen que ver con impuestos y que utilizan una plataforma de obligada visita por los contribuyentes para comunicados que en nada instruyen a los contribuyentes en materias fiscales.

Diferencia entre le interesa conocer y me interesa comunicar

Es importante tener clara la diferencia entre lo que le interesa comunicar a la Agencia Tributaria y lo que le interesa conocer a los contribuyentes, ya que bajo mi punto de vista las declaraciones del presidente de la Liga de Fútbol Profesional, Javier Tebas, publicadas en un diario deportivo, no son un tema que le interese conocer a los contribuyentes, de hecho, personalmente no me hubiese enterado de que existieron esas declaraciones de no ser por su publicación en la web de la Agencia Tributaria.

Por todo ello comunico a la Agencia Tributaria:

1. Que lamento el uso indebido que dan a la web, que desconozco cuales han sido las declaraciones del Sr. Tebas y que me importan un comino, si quisiera leer este tipo de información visitaría otros foros.

2. Que me parece estupendo que la Agencia Tributaria emprenda acciones legales contra el Sr. Tebas si lo estiman oportuno, pero continúan sin importarme este tipo de declaraciones.

3. Que solo faltaría que la Agencia Tributaria no respaldara la gestión recaudatoria que viene realizando el Departamento de Recaudación de la Agencia Tributaria en relación con las deudas tributarias pendientes de cobro, incluyendo aquellas relacionadas con los clubes de fútbol, aunque supongo que el tratamiento será el mismo para las deudas de todo tipo de clubes y empresas.

4. Que me interesan más las reuniones del Departamento de Recaudación con empresarios en dificultades para buscar soluciones que impidan el cierre de empresas, tanto o más, que las que pudieran mantener con los clubes de fútbol para buscar soluciones a sus dificultades para el pago de las deudas tributarias.

5. Y para no hacerme eco de esas declaraciones molestas, no pienso hacer referencia a ellas, ni poner un enlace, ya que ni quiero saberlas, ni me interesa conocerlas, pero si tan molestas son creo que el eco que se hace la Agencia Tributaria de ellas solo contribuye a su divulgación.

Imagen | I'm very gringo comunist !

En Pymes y Autónomos | El poder de representación ante la Agencia Tributaria y otras Administraciones Públicas

Muchas veces las operadoras no cumplen con las expectativas que tienen las empresas. Es como una manta corta, o te tapa la cabeza o te tapa los pies, pero parece que no puede cubrir todas las expectativas, sobre todo si buscamos un oferta convergente que además aproveche infraestructuras que ya tenemos.

Muchas veces la operadora pone el foco en la telefonía móvil, los smartphones con planes agresivos de precios y terminales de última generación. Y sin embargo no tienen una respuesta adecuada para las comunicaciones de la línea fija en la empresa o las que nos proponen nos obligan a cambiar de infraestructura, como la centralita, clave muchas veces para el negocio.

Al final el resultado es que muchas empresas acaban por conformarse con la oferta menos mala. Mientras que hoy en día tenemos que ofrecer flexibilidad y empatía con el cliente, en el mercado de la talefonía móvil las empresas no encuentran esta flexibilidad para encontrar un producto a medida de sus necesidades.

Y todo esto sin tan siquiera apostar por la oferta más económica. Empresas que tienen recursos suficientes siguen sin encontrar esta solución que demandan. Y el resultado es un descontento que nos hace ir probando de una operadora a otra hasta tratar de quedarnos con la oferta que se ajuste en mayor medida a sus necesidades, aunque sin ser el traje a medida que buscan.

La oferta de comunicaciones unificadas está dentro del portfolio de la mayoría de operadoras. Pero una cosa es lo que nos venden y otra la realidad con la que nos encontramos cuando ya hemos firmado el contrato y empiezan a surgir las dificultades.

En Pymes y Autónomos | ¿Puede deducir la empresa el gasto de teléfono móvil que abona al trabajador?

Imagen | PublicDomainPictures

En cualquier organización existen multitud de perfiles que son imprescindibles para el desarrollo del negocio. Entre ellos, destaca uno por su importancia al ser perfiles de confianza y fieles representantes de la compañía y los directivos, me refiero a los asistentes y secretarias de dirección.

En muchos casos, las secretarias son la mano derecha de los directivos,entre otros motivos, por su formación, idiomas, experiencia y vocación que les convierte en los perfectos alidos de los responsables de las empresas por su dedicación y compromiso con la organización.

Page Personnel ha celebrado recientemente el Encuentro Anual del Secretariado, donde se han tratado los temas relacionados con este perfil profesional. Entre otras cuestiones destaca la utilidad de las redes sociales en su actividad profesional y como esán modificando la comunicación de éstas con sus jefes.

Así, Twitter representa uno de los canales más utilizados por su utilidad como herramienta de coordinación de la agenda de sus jefes, ya que siguen a sus jefes para saber dónde están y qué hacen en cada momento. Otra herramienta que cada vez tiene mayor uso es la aplicación para smartphones WhatsApp, que se está convirtiendo en el canal más directo para comunicaciones urgentes. Y otro gran aliado es Dropbox para el envío de documentos urgentes.

En definitiva, adaptación profesional de recursos que cada día tienen mayor presencia en nuestra vida cotidiana y que resultan de gran utilidad en aquellas relaciones profesionales que se basan en una estrecha y constante comunicación.

En Pymes y Autonomos |Personal Imagen | alanclarkdesingn

El día 31 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 13/2012, destinada a modificar el marco normativo del gas, la electricidad, y las comunicaciones electrónicas. De estas últimas y de su relación con las pymes trata este post, ya que de esta reforma se extraen cuatro nuevas reglas para nuestras campañas de email marketing.

Tal y como recogen en Iurismática, se incorporan cuatro nuevas máximas a observar por aquellas empresas que realicen actividades de marketing por email, y que cambian sustancialmente los procedimientos habituales hasta el momento, llevándonos a nuevos terrenos de juego.

• No ocultes tu identidad, es decir aquella por cuenta de la que se realiza la campaña. El destinatario debe tener claro quien le remite el correo

• Adiós a las campañas virales, o al menos a buena parte de ellas. Son ilegales las que remiten a una web que no cumpla todos los requisitos que se le pide a una comunicación comercial, y en las que no quede claro que se trata de publicidad.

• Sayonara a las campañas con cuentas de email no-reply. Viva la bidireccionalidad. Se debe adjuntar siempre un correo que permita la comunicación el emisor de la campaña.

• Enlazado con lo anterior, siempre debe haber la posibilidad de darse de baja de dichas comunicaciones a través de una cuenta correo, no basta con un link.

A mi juicio lo más relevante es lo fino que va haber que hilar con el marketing viral. Es una pena, pero los abusos de algunos nos pueden llevar a la perdida de la creatividad y a la inseguridad jurídica. Y esto es especialmente grave para las pymes, pues el ingenio, la provocación, la chispa, son parte esencial del marketing viral, y es un terreno donde las pymes suelen igualarse e incluso superar a las grandes empresas.

Vía | Iurismática
En Pymes y autónomos | El artículo 21 de la LSSI: el peligro de los correos comerciales, Logrando la viralidad
Mäs información | LSSI
Imagen | opportplanet