Cuando en marzo de 2020 fue oficial que estábamos en mitad de una crisis sanitaria, llegó el teletrabajo, aparecieron los ERTE's y con esta situación, se vio la carencia que había en comunicación empresarial.

La comunicación ha cobrado gran protagonismo, de hecho, gracias a ella el trabajo a distancia ha mejorado más en un año que en toda la década anterior. Nos hemos acostumbrado a hablar con amigos y jefes, sobre todo si no existía una costumbre.

Cuando hay una crisis global, los rangos desaparecen en la jerarquía empresarial

Los líderes tienen que existir siempre, alguien debe estar frente al barco. Pero, quizás en mitad de una pandemia donde el miedo no entiende de rangos, ha sido más sencillo acercar a plantillas donde no existía una comunicación fluida. Incluso donde no se hablaban de problemas o se exponían ideas de mejora.

Esta nueva corriente que habla sobre 'humanizar la empresa' no es descabellada. ¿Acaso no tenemos la sensación de ser meros números en muchos trabajos? Afortunadamente, otros jefes o mandos intermedios, han sabido durante este último año mejorar su relación con sus compañeros. Este clima, no sólo resulta motivador sino que alienta a que se dé lo mejor por parte del empleado.

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Marcar una hoja de ruta para que todo el mundo pueda remar junto en la empresa

Beneficios de una comunicación fluida en la empresa en 2021

La incertidumbre es uno de los términos que más hemos oído en este último año. Entre amigos, compañeros, medios de comunicación. ¿Qué va a ocurrir con mi trabajo? ¿Qué pasará con mis ingresos? ¿Podrá la empresa superar esta crisis?

• Y lo peor era no recibir ningún tipo de respuesta. Los beneficios de hablar, mediante una llamada o una videollamada son muchos:

• Los trabajadores sentirán que no han quedado aislados en casa pero también en el trabajo.

• Al recibir información veraz, acabarán los rumores o las dudas ante los cambios.

• El trabajador se relajará y será capaz de expresar propuestas para mejorar la productividad.

• El líder, el mando intermedio se ganará la confianza y el respeto de su plantilla.

En ocasiones, una conversación de treinta minutos es suficiente para que una persona se sienta valorada. La desmotivación, la ansiedad y las diversas preocupaciones que tienen la gran mayoría de personas, se incrementa con la falta de información. Sentir una cierta seguridad (no sólo económica) sino verbal genera tranquilidad.

El fallo durante años y años ha sido que la comunicación fluida parecía propia de multinacionales donde los equipos jugaban en un cuarto si trabajaban para Google. Algo lejano y abstracto en una pyme.

Un gran error asociar comunicación con actitudes un tanto infantiles que sólo llevan a tener al empleado más apegado a la empresa disfrazando el hacer horas con ocio. En mitad de un ERTE, teletrabajando, una persona necesita saber qué sucede con su organización, no asistir a videollamadas que no llegan a ningún fin. Una llamada, obra milagros.

Imagen|Pexels

Que las videollamadas han sido uno de los medios más utilizados para agilizar las comunicaciones en las empresas durante el confinamiento y para unir equipos que entonces no compartían oficina. Pero también muchos han visto la oportunidad de utilizarlos para otras cuestiones. Este es el caso del despido por videoconferencia, una forma de utilizar la tecnología para ajustar plantillas.

El problema es que la comunicación del despido tiene que realizarse cumpliendo con unos requisitos formales que garantizan la defensa del trabajador en caso de querer recurrir el mismo. Es imprescindible que el despido se comunique por escrito, que se argumenten los motivos del mismo y que conste la fecha desde la cual es efectivo.

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Tengo una videollamada de Hacienda, ¿qué hago?

Y esta comunicación se debe hacer de forma fehaciente. Normalmente se solicita al empleado que firme el comunicado de despido y se le entrega una copia. Si no está presente, el medio más habitual para asegurarse del no repudio es el uso del burofax. Si no se cumple es muy sencillo que el recurso en caso de llegar a los Tribunales declare despido nulo.

No es la primera vez que el uso de la tecnología no cumple con estos requisitos formales. En alguna ocasión el despido comunicado por WhatsApp ha sido recurrido con éxito. Una cuestión bien distinta es que esta tecnología se utilice para una comunicación verbal, que no exime de la posterior formal por escrito.

Es una forma de tratar de humanizar, en la medida de lo posible dadas las condiciones de distanciamiento en muchas empresas, el trance del despido. La simple comunicación por escrito es algo fría, un mero formalismo con el que parece que el trabajador no importa nada. Y no siempre es así.

Una cuestión diferente es si se graba la videoconferencia, para lo cual se necesita un consentimiento explícito del trabajador. Aquí ya si existe un elemento probatorio de la comunicación verbal, algo que puede ayudar a resolver litigios en caso de que el empleado busque alguna argucia para tratar de evitar este despido. Por eso la comunicación por escrito tiene que ser prácticamente simultánea a la verbal, sea presencia o por videoconferencia.

Viendo las estadísticas de fin de año, un clásico en todos los informativos, queda claro que las redes sociales han llegado para quedarse. Hoy en día parece raro, especialmente en ciertas franjas de edad, que alguien no tenga Facebook, Twitter, Instagram o cualquier otra que se os ocurra. Por eso muchas empresas se lanzan a crear sus propios perfiles, pero o trabajamos bien en las redes sociales de la empresa o mejor no tenerlas.

Porque para sorpresa de muchos, mantener la red social de la empresa implica un trabajo, una serie de horas que tenemos que dedicar a esta cuestión y no valen atajos. Si además no tenemos grandes conocimientos de comunicación lo más probable es que acabemos cometiendo errores que afecten a nuestra reputación en Internet, lo que incluso es peor que no tener presencia en redes sociales.

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Cuando tu empresa no se distingue de las demás en las redes sociales

El error más grave que podemos cometer es manejar las redes sociales de la empresa como si fueran personales. Es un instrumento de comunicación corporativa, y por lo tanto ciertas cuestiones no deben tener cabida. Opiniones políticas o religiosas quedan fuera de lugar. Y aquí es complicado en el caso de perfiles personales que se asocian a empresas. Por ejemplo, el CEO de una empresa, que tiene su perfil en el que puede manifestar sus opiniones, pero que todo el mundo asociará a su organización.

El trabajo que suponen las redes sociales implica que no podemos abandonarlas. No se trata de una newsletter que se envía a los clientes y suscriptores y aquí acaba la cosa. Hay que interactuar, el cliente que nos sigue espera una respuesta si nos hace una pregunta. Esto no implica que estemos todo el día pendiente de las redes, pero si que revisemos periódicamente. El tiempo variará en función del número de interacciones que tengamos.

Si hemos logrado una comunidad de seguidores fieles es importante tener herramientas profesionales que nos ayuden a ahorrar tiempo. De otra forma tendremos un problema, seremos ineficaces y se nos pasarán muchas cosas por alto. Las redes sociales pueden ser un buen termómetro para tomar el pulso a los clientes, no debemos desperdiciar esta oportunidad.

Por último es fundamental ofrecer valor en nuestras redes sociales. ¿Qué damos a los clientes, reales o potenciales, para que nos sigan? Si vamos a realizar una aburrida comunicación corporativa, mejor lo dejamos y seguimos utilizando los canales habituales. Hay que dar un buen motivo para que nos sigan, ya sea aportando conocimiento, demostrando por qué somo expertos en determinados productos, etc.

Una de las acciones de las que se habla, teoriza y escribe es la importancia de una buena comunicación entre los trabajadores de una empresa. Da igual si hablamos de una pyme o de una multinacional. Hace unos días, un taxista me contó que su hija cobraba tres veces menos que su jefa y ella hacía todo el trabajo.

No restaremos méritos a su superior, porque no conocemos nada sobre sus obligaciones, pero en lo que este hombre hacía hincapié era en lo "quemada" que estaba su hija, el volumen de trabajo y tener un sueldo muy bajo. ¿Tan difícil es que al menos un intermediario, la felicite o se plantee una subida de su salario?.

Hablar, algo que en ocasiones no se estila en la pyme

En su momento hablamos de la importancia de la comunicación interna en la pyme por una sencilla razón: da lugar a equívocos, rumores y sobre todo, a una falta de cohesión en un equipo de trabajo que derivará en problemas tarde o temprano.

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Cómo conseguir que tu jefe empatice contigo para mejorar la comunicación

No importa que hablemos de una peluquería, una empresa de turrones o una tienda de ropa, si hay más de dos personas en la plantilla: objetivos, planes a medio o largo plazo, todo lo que rodee a la organización debe ser comunicado a los trabajadores. Al menos, todo lo que implique a su puesto y sus responsabilidades.

¿Cómo lograr que la plantilla se alinee con los objetivos de la pyme

Para empezar, charlando con ellos. Sabemos que el ritmo de trabajo, las prisas y el que todo esté para mañana es el lema. Sobre todo en una sociedad que se ha acostumbrado a tener dos o tres trabajos.

¿Pero y si trabajador eventual resulta ser una pieza fundamental para los objetivos que persigue tu pyme? No hay que limitar la comunicación verbal al día de la entrevista, al menos una vez al mes, compartir durante diez minutos sus inquietudes y lo que se espera de él, nos dará información sobre su trabajo, aparte de que cumpla con el horario.

El ordeno y mando pasó a la historia (o eso queremos creer)

Las cosas se hacen así porque yo lo digo, es una frase y una forma de entender lo que significa estar al frente de una empresa muy peligrosa. Tal vez funcione con personas que están desesperadas y han de aguantar esta situación, pero a la larga sólo traerá una huída masiva.

Cuando la información sobre cualquier cuestión que afecte a los trabajadores no fluye, es fácil que la incertidumbre dé paso a la inseguridad y ésta a la sensación de que pronto puede haber despidos. Ya se sabe, la imaginación tiende a apostar por el lado negativo.

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Lograr que la comunicación se traduzca en deseo de pertenencia

Cuando un trabajador comprueba que su jefe no es sólo quien da las órdenes o una persona con la que dialogar es una quimera, se forjará un compromiso. No se trata de que surja una amistad para toda la vida (en ocasiones se da) pero sí de respeto y de empatía.

Si la chica del inicio, percibiera que su esfuerzo es recompensado con unas buenas palabras, y por qué no, con un aumento de sueldo, ambas partes saldrían ganando. ¿Acaso iría a su empresa con la misma actitud que sabiendo que a final de mes cobrará una miseria y que el trabajo duro es cosa de ella y los méritos de su superior?

Cuidar a tus empleados implica feedback y respeto por su trabajo

El mayor de los problemas con los que se enfrenta el empleado es de la invisibilidad. Una sensación de vacío y de falta de reconocimiento ya como una actitud habitual que les lleva al desapego, tanto de los compañeros como de la filosofía de la empresa.

Bien es cierto que buenos profesionales los hay en todas partes, pero lograr que se implique, aprenda los entresijos y el estilo que se respira en la organización lleva un período largo. ¿Merece la pena esa nula comunicación y contratar a una persona nueva con la que empezar de cero?

Es el estilo nipón la solución a la falta de comunicación interna y baja productividad

Los métodos nipones sabemos que implican el extremo contrario a la falta de comunicación, el agotamiento y creer que la empresa es casi como la familia y mezclar vida personal con la profesional es hasta cierto punto 'natural', pero no se trata de copiar todo sin pensar ni reflexionar que estamos en un contexto diferente.

Lo fundamental es adaptar algunas técnicas que sirvan para mejorar el ambiente de trabajo. Masaaki Imai, el creador de esta regla y concepto considera que Kaizen es una verdadera filosofía de vida, pudiendo ser empleada con éxito en el terreno profesional y vida personal.

El secreto de este método reside en que un minuto supone poco tiempo. Nos evita emplear excesiva energía de primeras, pudiéndolo llevar a cabo cualquiera que se implique a ello.

Con esta regla, te permites realizar aquellas tareas que te cuesta llevar a cabo durante más de media hora, y evitar crearte excusas para no materializarlas.

Ciertos métodos son la prueba de que pensamos en el trabajador

Además de que la información fluya si se va a contratar a un nuevo compañero, o se tiene en mente aumentar el sueldo u ofrecer más responsabilidades, deben ir acompañados de una mejora en la organización.

Pasos del método Kaizen para mejorar los procesos de forma continua.

• Clasificación (Seiri): es preciso distinguir lo necesario de lo que no lo es tanto.

• Orden (Seiton): organizar todo aquello que es necesario para las tareas que tenemos que llevar a cabo. Esta organización proporciona ventajas en tiempo y recursos.

• Limpieza (Seiso): implica conocer todos los procesos de la pyme en detalle, para que cualquier problema sea identificado y podamos solucionarlo.

• Normalización (Seiketsu): si quieres superar a la competencia, es necesario contar con las mejores herramientas y con trabajadores competitivos.
• Disciplina (Shitsuke): el compromiso con la mejora continua debe ser adquirido por todos los integrantes de la organización.

Si buscas que en tu pyme todos sean una piña, comienza por crear un ambiente laboral atractivo

En realidad, todo es más sencillo de lo que pueda parecer, no hay que acudir el lunes con un manual en la mano y aplicar punto por punto el método anterior o cualquier otro.

Con que la sensatez, la empatía y el ego no nos traicione, nos daremos cuenta de que mantener a tu plantilla informada tanto de las buenas como de las malas noticias, es cuestión de confianza y de recibir tarde o temprano, trabajo bien hecho, implicación que nace de manera natural.

Imagen| Hernán Piñera

Era noticia que un tanto por ciento elevado de pymes dice adiós a la agencia de comunicación con la que trabaja porque no ven resultados. ¿Pero se trata de que no se obtengan más ventas o de falta de entendimiento entre uno y otro?

Hace unos años, en una pequeña empresa me contaron que habían contratado a un 'experto' en redes sociales, les pasó un presupuesto, lo aceptaron pero luego no vieron resultados y sí un copia-pega en sus ideas generales, fue una gran decepción y decidieron formarse por su cuenta.

Vendemos comunicación pero ofrecemos falta de ella

El problema, además del ejemplo anterior no radica sólo en la falta de conocimientos, por el contrario, en las agencias de comunicación y marketing lo que hay son profesionales bien preparados, pero en ocasiones, se relajan un poco precisamente con la comunicación lo cual resulta paradójico.

La pyme sabe que si no comunicas no existes, por eso apuestan por estos servicios y ponen en sus manos que investiguen sobre la competencia o generen una estrategia de marketing digital, si procede. ¿Pero esa relación ideal perdura en el tiempo? ¿Es posible mantener una excelente comunicación con la pyme para que ésta no se sienta olvidada o invisible?

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Cómo conseguir que tu jefe empatice contigo para mejorar la comunicación

Mézclate conmigo, debiera ser el lema de la pyme y la agencia de comunicación

Si una pyme decide contratar a una agencia es por una razón sencilla, en su equipo no cuentan con alguien especializado en relación con los medios. Pero como sucede en todos los sectores, en el ámbito de las agencias también las hay que en vez de ayudar, provocan incertidumbre y angustia en la pyme que la ha contratado.

No estaría de más que antes de lanzarse y dejar toda nuestra comunicación en manos de unos expertos, a priori, investigar sobre su trayectoria y ver cómo se comportan en las áreas que necesitamos potenciar, porque si bien es necesario comunicar, no siempre habrá que contratar todo el pack de servicios.

Antes de contratar una agencia, por qué no pedir experiencia por parte de los profesionales al igual que otras estrategias que ya hayan realizado, sobre todo si han tenido como clientes a algunos de nuestros competidores y no existe un conflicto de interés, obviamente.

Por otro lado, si la pyme trabaja con clientes en el exterior, sería conveniente dar con una agencia con experiencia en traducción, tal vez aquí el problema sea el presupuesto, por lo que se puede optar por un traductor freelance si ofrece un precio más asequible.

Qué precio tiene que mi pyme comunique

Dependerá tanto de la agencia como de la pyme. Si una pequeña empresa no factura lo suficiente, no tiene sentido contratar e invertir una gran suma en una estrategia de comunicación multicanal que al final, ni sea coherente con nuestra filosofía y por supuesto, que no podamos pagar.

Siempre se puede negociar y apostar por un servicio concreto y esperar a ver los resultados o, invertir en diferentes acciones puntuales, lo que supondrá una remuneración flexible y siempre a la medida de la pyme.

¿Existen otras alternativas a las agencias de comunicación

Sí, cuando la cruda realidad nos dice que no existe presupuesto ni para pagar una acción de marketing o de comunicación de manera externa, es cuando la creatividad y el tener un objetivo claro entra en acción.

Lo que hay que hacer es sustituir la inversión en la agencia en formación. El éxito no llega por casualidad. El responsable de una pyme puede poner toda su voluntad en hacerse cargo de su negocio y comunicar a través de las redes sociales, pero para ello debe contar con sentido común, estrategia y objetivos claros.

Imagen|Pixabay

Basta con echar un vistazo a la cartera de clientes de una agencia de comunicación y marketing para comprobar que la mayoría son pymes. Y el motivo es lógico. Tanto unos como otros se necesitaban. Los servicios de comunicación no son una exclusiva de las grandes empresas, también hay espacio para las pequeñas.

Y ahí es donde entra en juego esa necesidad por parte de las pymes que va de la mano de ser visible en un contexto donde la competencia es cada vez mayor, y llegar a tu público objetivo puede resultar frustrante si no cuentas con el asesoramiento de profesionales.

La comunicación no es sólo cosa de empresas grandes

Basta con buscar en Google: 'Agencia de comunicación y pymes' para poder comprobar cómo éstas dirigen sus servicios hacia la pequeña y mediana empresa, y si eso es así es porque existe un nicho de mercado que responde.

De hecho, son bastantes las agencias que están especializadas en Comunicación Ambiental y Social que prestan sus servicios aunque la pyme ya cuente con un departamento de marketing, para ampliar así una serie de objetivos que por su tamaño no pueden alcanzar.

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Por qué la comunicación con el cliente tiene que ser multicanal

Cuando la comunicación se ve como una inversión y no como un gasto para la pyme

De nada sirve que tu pyme se esfuerce por estar al día, por formarse, por mejorar en definitiva, si todas estas cuestiones no llegan al cliente externo. La comunicación en la pyme sirve para demostrar y mostrar que existe un reto, el trabajar cada día por los clientes y eso también es publicidad, marca empresarial.

La comunicación no consiste en enviar una nota de prensa y aparecer cada seis meses en un medio de comunicación para luego volver al silencio.

Encontrar una estrategia de comunicación a largo plazo que cumpla con las siguientes expectativas: conocer a la perfección al target, vigilar a la competencia, sorprender y mejorar la experiencia de compra del cliente, conseguir su fidelidad, debiera ser el objetivo de una pyme que apueste de veras por la comunicación.

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En los negocios no siempre las cosas salen bien o al menos no como estaba planeado. Y en este momento la comunicación con el cliente es clave para mantenerlo y poder reconducir la situación. Un claro error es echar balones fuera, un ejemplo sería decir que la culpa es del becario. Es un ejemplo de la mala gestión en el negocio y no solo a nivel de comunicación.

Porque el becario es el recién llegado. No tienen ninguna responsabilidad sobre nada, no toma decisiones. Está en formación y ayuda, pero no puede asumir el mando o simplemente el trabajo de un empleado veterano que ya lleva tiempo trabajando en nuestra organización y sabe perfectamente como funcionan las cosas.

No solo se trata de una mala gestión de la comunicación, porque si el error ha venido por parte de alguien nuevo en la empresa, la culpa debe asumirla la persona que supervisa y tutela su formación. Y explicarlo mal supone dejar en evidencia que la organización de nuestra empresa es nefasta.

Es importante asumir el error, pero también proponer al cliente un plan de acción para volver a la senda prevista. Es la única manera de recuperar la confianza. El problema parte en muchas ocasiones de que no hemos reconocido nuestro error. Y a partir de aquí se va generando un mayor malestar al no reconducir correctamente la situación.

Si se intenta tapar el problema con el cliente, no somos sinceros con él. Pensamos que actuando de esta manera salvamos la imagen de la empresa y no socavamos la confianza que han depositado en nosotros. Pero si no se pone solución, la bola de nieve solo va a crecer. Se va a hacer mayor, hasta que estalle y sea muy complicado reconducir la situación.

Por eso lo ideal es establecer desde el principio una buena comunicación con el cliente. Que nos ganemos su confianza. Y esto parte de no ocultar información, de que tanto nosotros como él asuma su responsabilidad en el buen desarrollo del proyecto. De otra forma estamos condenados al fracaso a medio y largo plazo.

En Pymes y Autónomos | Tengo 50 años y me pueden contratar como becario

Imagen | PDPics

En cualquier trabajo y, con independicia de la responsabiliad, es indispensable ser capaz de transmitir ideas de manera clara y efectiva para los demás.

Por regla general, esta es una de las capacidades que menos solemos trabajar y, sin embargo, es una de las que más necesitamos, por no decir que es la que más necesitamos.

Las tres cosas que los mejores comunicadores hacen

• Credibilidad

Demuestra tu autoridad demostrando experiencia técnica en un área específica, lo que ayuda a convencer a la gente de que sabe de lo que está hablando. Si no puedes hacer eso, muestra integridad y carácter, lo que les convencerá de que no les mentirás.

• Conexión emocional

La gente necesita creer que lo que estás diciendo les importará. Conéctate y brindáles toda tu atención, relacionando tu mensaje con algo que les interese.

• Lógica

Toda la autoridad y la empatía en el mundo no te ayudarán si las personas no entienden tu idea básica o cómo llegaste a tus conclusiones. Crea un argumento claro de que las personas pueden seguir y usar datos y análisis para respaldar sus premisas.

Con demasiada frecuncia olvidamos u obviamos que no hablamos para nosotros mismo y esta actitud influye negativamente en nuestra capacidad de comunicación.

Imagen | Rawpixel En Pymes y Autónosmos | Lograr una comunicación efectiva

La gente nos juzga por nuestra capacidad de expresión y, particularmente, por nuestra habilidad para redactar correctamente.

En función de como nos expresemos mediante nuestra escritura, los demás, perciben lo inteligentes, creativos y creíbles que somos.

Errores comunes al redactar

• Inventar nombres o acrónimos

Hacer que los términos suenen pomposos no nos hace resultar más interesantes ni más inteligentes.

• Reiteración

Repetir palabras sin una buena razón carece de justificación y evidencia una clara falta de atención que provoca una imagen de nosotros muy pobre en los demás.

• Cambiar el orden de los elementos

Si enumeramos los factores A, B,C, al aanlizarlos debemos seguir el mismo orden y no otro distinto como, por ejemplo, C, A, B. Esto dificulta la lectura y la comprensión de lo que decimos.

• Enumerar

En ocasiones, no distinguimos lo que es un punto de lo que estamos tratando de una frase y enumeramos ésta como sifuese un punto a tratar, cuando, realmente, no lo es.

Cuando hay que redactar un documento, tanto si es un email, un memo, etc., conviene que nos detengamos a pensar que queremos transmitir, redactarlo con atención y revisarlo antes de publicarlo.

Nunca hay que obviar que es nuestra carta de presentación y que, en función de como lo hagamos, los demás nos percibirán de uno u otro modo.

Imagen | Stempow En Pymes y Autónomos | El valor de gestionar correctamente la comunicación

Todos tenemos problemas con la forma de comunicar las emociones por correo electrónico.

Sin señales normales como el tono de la voz o las expresiones corporales, la falta de comunicación puede presentarse fácilmente.

La gente sobreestima su capacidad de transmitir emociones en el correo electrónico. La forma más sencilla de evitar confusiones es declarar explícitamente la emoción que desea transmitir.

Recomendaciones para redactar emails de forma efectiva

• Evita los malentendidos

La gente también lee e interpreta las emociones de manera diferente, por eso, conviene empatizar imaginando cómo su correo electrónico sonará al destinatario.

• Imitar estilo

Imitar el estilo de la persona que está enviando por correo electrónico, ya sea a través de emoticonos, puntos de exclamación o jerga, puede ayudarte a encontrar la forma en que se propone.

• Evitar el cinismo

Es fácil parecer falsos por correo electrónico. A veces, hacer un error tipográfico intencional puede ayudarte a parecer más cálido y más auténtico, especialmente cuando se está en una posición de poder.

Al redactar un email hay que ser muy cautos y, en la medida de lo posible, nunca dejarnos llevar por las emociones de tal manera que se genere un bucle de malentendidos dificil de resolver.

Imagen | geralt Pymes y Autónomos | La importancia de las palabras