La firma digital de escrituras, obtener copias simples o la constitución de sociedades, ya está disponible mediante el notario digital.

Esto es así desde el pasado 9 de noviembre, día que entrara en vigor la Ley 11/2023 de digitalización de actuaciones notariales y registrales, que viene a transponer una serie de directivas europeas que obligan a poder realizar una importante número de trámites de notarios de forma online.

Entre otras cosas, los ciudadanos y las empresas podrán acceder obtener y disponer de copias electrónicas de sus documentos notariales, como escrituras o poderes, o constituir sociedades de capital íntegramente online, incluyendo el otorgamiento de la escritura de constitución, cosa que hasta ahora se podía hacer todo excepto el notario.

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Crear una sociedad limitada de forma íntegramente online y por videollamada será posible en 2024

El portal notarial del ciudadano: tu notaría digital

Todo esto ha tomado forma en el Portal notarial del ciudadano, donde puedes localizar y pedir cita telemática con tu notario habitual, y solicitarle el servicio a través de esta de la Sede Electrónica Notarial que alberga el portal, de forma que podrás hacer el trámite por videoconferencia y almacenar todos los documentos digitales con los que vayas trabajando en una carpeta ciudadana.

La opción más sencilla para comenzar a usar los servicios es acceder con certificado digital y rellenar el formulario con tus datos personales. 

Una vez enviado el formulario, recibirás un código de verificación por SMS que deberás introducir en el portal para validar tu número de teléfono. Igualmente, recibirás un mensaje de correo electrónico para verificar tu dirección de correo.

¿Qué cosas se pueden hacer en la notaría digital?

En el portal notarial del ciudadano, los autónomos, las pequeñas empresas o los ciudadanos a título particular podrán hacer multitud de trámites de forma online. Los trámites que se podrán hacer en la sede electrónica notarial son los siguientes:

• Constitución de sociedades
• Nombramiento y ceses de cargos en sociedades
• Apoderamientos mercantiles
• Modificaciones de estatutos y cambios de domicilio de sociedades
• Ampliaciones y reducciones de capital
• Liquidaciones de sociedades
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Las pólizas mercantiles
• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos, pero solo en caso de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.

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Autónomo, se acabó ir al notario para realizar estos trámites

¿Cómo se hacen los trámites ante el notario digital?

Para hacer cualquiera de estos trámites, solicitarás cita online a través del Portal Notarial del Ciudadano, posteriormente te llegará una correo electrónico con los detalles de la cita, la documentación requerida y los pasos a seguir para conectarte a la videoconferencia. 

Después, en la cita, ya conectados, se procede a realizar las firmas con certificado digital una vez el notario te identifique y verifique el documento que se va a firmar.

Nueva era para emprendedores y empresarios

Aparte de los beneficios para el ciudadano de a pie, tanto para emprendedores como empresarios, todo lo que sea la mejora de los trámites, reducción de la burocracia y evitar desplazamientos innecesarios siempre será bienvenido.

Como vemos los empresarios podrán resolver una gran variedad de gestiones societarias y mercantiles, y los emprendedores podrán directamente constituir sus empresas 100% online, siempre que el desembolso sea dinerario.

Como ciudadanos, cualquiera de nosotros también puede informarse de los documentos notariales que ha realizado durante los últimos 17 años, y de qué notario los custodia, de esta formas podrás solicitar una copia simple electrónica de los mismos y guardarlos en el portal, en un espacio privado y seguro.

Es habitual que cuando se presentan los programas electorales una de las medidas estrellas que vemos en la mayoría de los partidos políticos es la reducción de la burocracia que necesitan las empresas para funcionar en su día a día. Pero lo cierto es que luego cuando se forman los Gobiernos eso no suele traducirse en algo efectivo, a pesar de que supondría una mejora evidente para los negocios. Por eso vamos a ver por qué se debería reducir la burocracia en las empresas.

Y aquí no hablamos solo del momento de constituir la empresa. Este paso es importante, pero una vez finalizado no impacta en el negocio. Da igual que el negocio se pueda poner en marcha en un día, en tres o una semana. Una vez asumidos los tiempos no debería haber problema.

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El fracaso de la ley de la segunda oportunidad: un proceso lento y sin garantías de ser efectivo

Son peores otras tareas burocráticas que tienen que realizar las empresas de forma recurrente, año tras año y mes tras mes para poder ejercer su actividad. Es aquí donde el impacto suele ser mucho mayor. Y en muchos casos las empresas se quejan con razón.

Más burocracia implica más gasto

Porque no se trata de una inversión, no va a transformarse en algo productivo y no hay retorno de la inversión. Las cuestiones que tiene que poner en marcha una empresa para operar, desde el cumplimiento de la LOPDPGDD al registro horario o el salarial, pero también la prevención de riesgos o la renovación de licencias suponen tiempo, recursos humanos y materiales que no se ven traducidos en un aumento de la facturación.

Y lo que es peor. Muchas de las compañías lo hacen para cubrir el expediente, no va a suponer una mejora real. Se trata en definitiva de pasar el trámite lo antes posible para poder seguir adelante con el resto de tareas que si tienen un reflejo en la facturación.

Al final se ve como algo innecesario que impacta en sus cuentas, más de lo que incluso tienen contabilizado. Los negocios saben cuánto suma la factura de la empresa que les lleva la Prevención de Riesgos Laborales, de la que les lleva la protección de datos o cuánto les ha costado el programa para registros horarios o salariales.

Pero lo que no se suele contabilizar es el tiempo que alguien pasa dedicado a estas tareas, que a lo largo del año pueden ser muchas horas. La cuestión aquí es si es o no útil estas cuestiones burocráticas. Y aquí es donde entramos de verdad en el problema. Porque muchas empresas cargan con la responsabilidad de lo que otras hacen mal.

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Cuando los beneficios empresariales están por encima de todo, también de la decencia

¿Sirve de algo cumplir con los riesgos laborales? Aquí depende mucho del sector. No es lo mismo una obra que una oficina, pero ambos tienen que tomar medidas igualmente. La realidad es que si pensamos que en 1990 morían casi 2.000 personas al año por accidente laboral y en 2019 no llegaron a los 700 está claro que sí.

En otras medidas burocráticas que añaden más obligaciones como el caso de el registro horario hace falta más tiempo para ver su impacto, lo mismo que ocurre con el registro de salarios. El problema entonces no es tanto de utilidad, sino de facilidad de cumplimiento. Es aquí donde se tiene que simplificar y dar más facilidad a las empresas.

Facturas, contabilidad, impuestos o reclamación de pagos. Todo el tiempo que las empresas dedican a la burocracia, es tiempo que no dedican a su negocio. Y esto, por supuesto, acaba afectando a la productividad, a las ventas y, en última instancia a las cuentas de resultados de las empresas.

Sage ha valorado el valor de las pérdidas en la pyme en más de 35.000 millones de euros al año, o lo que es lo mismo, unos 1.000 euros anuales por empresa. Una cifra que puede parecer residual para muchas grandes compañías pero que, sin embargo, suponen una cifra nada desdeñable cuando hablamos de pymes.

La pérdida es doble: por un lado, por la realización de tareas que podrían automatizarse (y, por tanto, resultar más baratas) y, por otro, por el coste de oportunidad de utilizar la fuerza de trabajo en tareas improductivas en lugar de dedicarlas a otras actividades que reporten un beneficio a la entidad.

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Autónomos y burocracia: hay gente que aún consigue darse de alta en autónomos a la primera

Según el estudio, las tareas administrativas donde más dinero se pierde son la contabilidad del negocio y la generación de facturas, con un 15 y un 13% del tiempo dedicado a las tareas administrativas, respectivamente. Justo después se sitúan a escasa distancia la contabilidad impositiva (13,3%) y la gestión de pagos a proveedores o plantilla (12,9%).

En España se pierde más tiempo que en resto de Europa. Según el estudio publicado por SAGE, las pymes dedicaron 210 días al año en tareas administrativas, frente a los 120 días en los que se sitúa la media europea. Y en otros países como Reino Unido, Irlanda o Alemania que destinan, respectivamente, 71, 72 y 129 días al año a este tipo de labores.

Evidentemente, es un problema que se encuentra íntimamente relacionado con la transformación digital de las empresas. Cuanto menos automatizados estén los procesos, más tiempo se perderán en tareas administrativas. Por eso, SAGE insiste en la necesidad de digitalizar en la medida de lo posible los procesos empresariales.

Las empresas que crecen se enfrentan a un problema predecible, con el tiempo, el negocio se vuelve demasiado complejo para su propio bien.

Con el brillo de las ganancias constantes, se introducen más y más políticas, se desarrollan nuevas formas de obtener beneficios, la empresa pierde contacto con sus clientes y la compañía parece perder su agilidad.

Convencidos de que tienen una ventaja competitiva sostenible, los ejecutivos permiten que la burocracia se haga cargo y que la toma de decisiones se vuelva esclerótica.

Esto ocurre porque la política se hace cargo de la toma de decisiones, a los responsables principales no se les cuentan las malas noticias que necesitan escuchar, las voces de los expertos técnicos no se escuchan y, por razones que nadie puede entender, todo parece moverse a las un paso de plomo.

Para poder resolver esta situación. elimina las unidades de bajo rendimiento, al tiempo que reduces la complejidad y eliminas el exceso de costes. Promueve que los equipos estén en contacto con los clientes para que sepan lo que realmente ocurre en los mercados. Elimina la burocracia. Redescubre la misión de la empresa.

Enredarse es fácil. Desenredarse es difícil. En ausencia de la presión de una gran crisis corporativa prevalecerá el enredo. La razón por la que esto es importante es porque en un mundo de ventaja competitiva transitoria, incluso lascompañías muy buenas, pueden ser víctimas de esta situación y acabar por hundirlas.

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En Pymes y Autónomos | Ejercer el poder con liderazgo

Quizás no esté relacionado con el inicio de un nuevo año, pero igual has decidido que ya es hora de volar en solitario. De que deseas llevar a la realidad tu sueño. Año nuevo, proyecto nuevo o proyecto aparcado desde hace tiempo.

Es hora de mirar hacia el lado menos atractivo de esta nueva etapa. La de hacer números, la de ponernos en contacto con asesorías y otros menesteres que si bien poco tienen que ver con el lado creativo de cualquier idea que nace, es tan necesario como obligatorio para hacer las cosas además de bien, de manera correcta.

La burocracia como obstáculo a salvar

Es la queja habitual (y con razón) tanto para los nuevos autónomos como para los veteranos. La complejidad para llevar a cabo cualquier gestión es mucho más difícil que en otro país de nuestro entorno.

Según dictamina el Banco de España, los trámites necesarios para iniciar un negocio son costosos e implican mucho tiempo.

Partimos de la base de que nuestra idea es buena, tendrá personas interesadas en ella y hemos escogido un nicho de negocio que hasta ahora nadie había pensado, a la hora de visualizar el proyecto es viable, el primer obstáculo suele ser el compaginar nuestro actual trabajo con otro que todavía no es real.

Por lo tanto, a menos trabas a quien decide montar un negocio, mayor la bajada de la tasa de paro, y esas personas valientes, podrían crecer y potenciar su negocio e incluso contratar a más gente si éste prospera.

Pero, si para cualquier gestión se necesita una vida, ¿cómo se van animar a emprender quienes llevan tiempo desempleados?

El emprendedor nace pero para desarrollar esa idea que servirá para solucionar los problemas de los demás necesitará no sólo el apoyo y la confianza de las personas de su entorno sino un camino más fácil en lo administrativo.Por otra parte, en España contamos con un número muy limitado de inversores que apuesten por las nuevas ideas en comparación con otros países.

En Pymes y Autónomos|Emprender con la razón o el corazón

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Una de las quejas más habituales entre los emprendedores que quieren montar un negocio radica en la dificultad para su constitución, especialmente por culpa de todas las trabas administrativas que existen en España. La burocracia llega a ser, en muchos casos, desesperante, y la cantidad de papeles y trámites a complementar puede retrasar mucho la puesta en marcha de una empresa que, incluso, puede abocarla al cierre prematuro.

Para salvar todos estos problemas, nació hace unos años el Documento Único Electrónico (DUE), regulado en virtud del Real Decreto 14/2013 de 27 de septiembre. con el fin de convertirse en un documento a través del cual se realizasen todos los trámites administrativos para la constitución de una empresa de forma centralizada y electrónica, con el objetivo de acelerar el proceso de puesta en marcha de empresas.

El DUE es, por tanto, un documento de naturaleza electrónica que se utiliza para la realización de los trámites de constitución y puesta en marcha de sociedades de responsabilidad limitada mediante un sistema telemático.

A través del DUE, se centraliza toda la información necesaria para el envío de datos a los diferentes organismos y Administraciones para cumplir con todas las obligaciones legales relacionadas con la creación de empresas mediante Internet. Tiene la misma validez que su presentación física, y sustituye los siguientes documentos:

• Declaración censal de la Agencia Tributaria (Modelos 036 y 037).
• Impuesto sobre Actividades Económicas (Modelos 845 y 846).
• Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad de la Comunidad Autónoma Canaria (Modelo 400).
• Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de Seguridad Social y variación de datos (Modelo TA.1)
• Inscripción del empresario en la Seguridad Social y apertura de cuenta de cotización principal (Modelo TA. 7).
• Solicitud de registro de Marca (Modelo 4101i).
• Declaración individual del trabajador autónomo en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 49).
• Inscripción de embarcaciones y artefactos flotantes en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 47).
• Solicitud de registro de Nombre Comercial.
• Declaración del titular de la explotación marítimo-pesquera y familiar trabajador a su servicio en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 50).
• Solicitud de formalización de la cobertura de Riesgos Profesionales con Entidad Gestora de la Seguridad Social (Modelo TA. 16).
• Solicitud de alta, baja o variación de datos en el Régimen Especial de Autónomos (Modelo TA. 0521/1) y solicitud de alta, baja o variación de datos en el RETA de familiar colaborador del titular de la explotación (Modelo TA. 0521/2).
• Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (Modelo 600).
• Solicitud de alta en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos para trabajadores societarios (Modelo TA. 0521/B).
• Solicitud de alta del trabajador por cuenta ajena o asimilado (Modelo TA. 2/S).
• Solicitud de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos.
• Alta en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar (Modelo TA. 0825/1) y alta del familiar colaborador del titular de la explotación en este régimen (Modelo TA. 0825/2).

En definitiva, el DUE es un instrumento que reúne en un solo documento la mayoría de trámites necesarios para constituir una sociedad, incluyendo casuísticas específicas que cotizan en regímenes especiales como el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar. Con este servicio, se ha avanzado de forma notable en la simplificación de trámites y en la agilidad en le tratamiento de la información.

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El pasado viernes en el Consejo de Ministros se volvieron a aprobar medidas enfocadas a reducir las cargas administrativas para las empresas y ahorrar tiempo, recursos y dinero, tanto a la administración como a las empresas y ciudadanos. En total se trata de 20 medidas que supondrán un ahorro estimado 1.012.166.815 euros.

Se trata de eliminar las cargas administrativas y la eliminación de obligaciones redundantes o innecesarias. Entre otras destacarían las emisión de tarjetas ITV tipo B y BL en soporte electrónico, la tramitación electrónica del libro de ruta en el sector transporte por carretera o la supresión de la obligación del libro de visita electrónico de las inspecciones de trabajo.

Otras medidas buscan evitar desplazamientos para realizar trámites. Para ello se habilitará el pago de tasas mediante tarjeta en los centros gestores, evitando el desplazamiento a entidades bancarias para hacer el ingreso del dinero. También se podrá realizar el pago de deudas con la Seguridad Social a través de la sede electrónica o se evitará acudir al Registro Mercantil para obtener el certificado digital de empresa.

La administración es la primera interesada en no tener a ciudadanos y empresas acudiendo a sus puertas para realizar trámites. Esto implica un ahorro importante en personal, de manera que todo lo que puedan facilitar su realización de forma telemática ayuda a conseguir este ahorro. Ahora bien, es necesario que sea fácil, que sea práctico y no se trasladen dichas cargas a las empresas y ciudadanos como ha ocurrido en muchas ocasiones.

Más información | La Moncloa

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Imagen | 99pixels

Según acaba de publicar el Banco Mundial en su último informe 'Doing Business 2014' (PDF), la mayoría de países de la Unión Europea permiten crear una empresa o abrir un negocio con relativa celeridad y sin demasiados trámites.

La burocracia es un mal endémico en España, desde el siglo XIX, cuando Larra denunciaba este hecho, se ha podido superar este atavismo. Parece que ni los avances tecnológicos, como la administracion electrónica, ni el paso del tiempo han permitido solucionar uno de las principales problemas que afectan a nuestra competitividad.

Conforme al informe Doing Business 2014, España ocupa uno de los últimos lugares en la clasificación europea.Portugal es el país que ofrece las mejores condiciones con 2,5 días para abrir una empresa y sólo tres trámites. Bélgica y los Países Bajos figuran a continuación con cuatro días, y Hungría ocupa el cuarto lugar con cinco días. En Dinamarca se tarda 5,5 días, mientras que en Italia y Eslovenia llegan a seis.

En Estonia, Francia y Lituania el tiempo requerido aumenta levemente a 6,5 y los trámites se mueven entre cuatro y cinco. Croacia, Chipre y Rumanía se sitúan en torno a ocho días, mientras que en Irlanda estamos en diez días y cuatro trámites. En Reino Unido se tarda 12 días, 14 días en Finlandia y en Grecia. En Alemania hacen falta 14,5 días y muchos trámites.

España figura en los últimos puestos de la clasificación. Aunque el número de días que se tarda en abrir una empresa en España se ha reducido de 28 a 23 días, los trámites siguen siendo diez, una cifra entre las más elevadas de la Unión Europea. Sólo quedan tres países por detrás de nosotros: Austria con 26 días, Polonia con 30 días y Malta con 39,5 días y 11 trámites.

Imagen | zugaldia

Uno500 ha producido recientemente un interesantísimo documental, Entrepreneurship journey, un viaje al emprendimiento en España. En el se recogen muchas inquietudes, miedos, lineas de trabajo que alrededor del emprendimiento hemos comentado en diferentes posts.

A pesar de estar presentado por un periodista iraní de la BBC, Imran Jina, la producción, como ya hemos comentado es española. No estaría mal una visión completamente exterior de nuestra situación al respecto, pero eso no quita un ápice de valor a este trabajo. ¿Con qué aspectos me quedo del video?

El dato demoledor de estar situados, en encuestas realizadas por el Banco Mundial, detrás de países como Yemen o Sudán a la hora de las facilidades para poder crear una empresa. Es posible que, como señalan algunos eso sea exagerado, o que haya más aspectos a valorar, pero son documentos que manejan las empresas a la hora de decidir sus flujos de inversión. Y no nos deja nada bien parados.

Esa burocracia que lastra el emprendimiento es cierto que es sólo parte del problema. Efectivamente hay barreras mentales a emprender, aunque por parte de alguno de los burócratas entrevistados veo una total falta de autocrítica. La Administración, el Estado, ha fomentado esa actitud durante décadas, con independencia del régimen político donde nos encontremos, ya que la mentalidad contraria le resulta mucho más incómoda, ya seas una estructura democrática o una dictadura.

Lo curioso es como esas mismas estructuras se lanzan ahora a financiar una burbuja del emprendimiento. ¿Pero de verdad apuestan por un cambio de paradigma o es una táctica detrás de lo que se esconde algo más? Basta con ver la disonancias entre tanto apoyo al emprendedor y la velocidad de glaciar de los cambios legales para darnos cuenta de que aquí pueda estar pasando algo, y no necesariamente bueno.

Conclusión: todo lo que no venga de abajo, todo aquello que los ciudadanos, las empresas no hagan no lo esperemos de nuestras Administraciones. No esperemos nada de ellos, así no defraudarán, una vez más nuestras expectativas.

Vía | Sintetia En Pymes y Autónomos | Inflación del emprendimiento, Hablemos de emprendedores, de inversores y de burbujas

Dicen que el Grand National es la carrera ecuestre de obstáculos más importante del Reino Unido. A mi, sinceramente me parece un paseo relajado en comparación con la lucha titánica para sacar adelante un negocio que experimenta cualquier emprendedor. Abrir un negocio me parece algo propio de los doce trabajos de Hércules.

Y no, no es engañéis, esto no sólo pasa en Barcelona o en Madrid. Este es un mal que se extiende a muchos otros lugares del mundo. Incluso allí donde tiene fama de liberales, de apoyar la libre empresa. La sombra del Estado y su regulación es alargada.

¿Cuántos Chuck hay en el mundo?, ¿cuánta riqueza se deja de crear al seguir poniéndoles obstáculos?

En Pymes y Autónomos | El caso Bicibar vs la Burocracia