Una de las mejores consejos para mejorar nuestra productividad consiste en planificar lo mejor posible nuestro día. Una buena organización nos permite afrontar los trabajos pendientes de forma metódica, no olvidarnos nada y concentrarnos de forma adecuada en cada uno de ellos. El problema es que muchas veces somos demasiado rígidos. Y la planificación tiene que ser flexible para que no salte por los aires al menor problema.

No somos robots en una cadena de montaje. Sabes que a lo largo del día van a surgir inconvenientes, alguna pequeña urgencia, llamadas e interrupciones que pueden obligarte a dejar aquello en los que estamos trabajando. Y nos roba tiempo que muchas veces no tenemos previsto. Por eso es imprescindible dejar margen en nuestra planificación para estas cuestiones.

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Cómo planificar tu tiempo si tienes varios proyectos a la vez

La planificación tiene que estar rehaciéndose constantemente

La planificación tiene que ser como Penélope esperando a Ulises, lo que tejemos por la mañana muchas veces lo tenemos que destejer por la tarde. No se trata de planificar lo que vamos a hacer al día siguiente y seguir el guión, sino que al final de la mañana tenemos que ver qué hemos avanzado, qué ha quedado pendiente y qué ha surgido de nuevo. Y en base a estos parámetros asignar las prioridades a lo que tenemos pendiente y realizarlo.

Esta es una rueda constante, donde una urgencia no nos permitirá llevar a cabo una tarea, tendremos que posponer una cita con un cliente que no se ha presentado a última hora o una llamada nos ha robado media mañana. Tenemos que tener la suficiente cintura para ir moviendo tareas, retomar otras o aplazarlas según las circunstancias.

Y hay que tener en cuenta que es básico dejar huecos en la agenda. A la hora de planificar siempre somos optimistas. Pensamos que vamos a finalizar una tarea en menos tiempo del que realmente nos lleva. En nuestra visualización del trabajo que tenemos por delante siempre va a salir todo bien a la primera, no van a surgir obstáculos, ni inconvenientes que demoren su ejecución. Pero la realidad es otra.

Y esto nos lleva a que un retraso en una tarea, implica en todas las demás. Acumulamos retrasos que nos generan estrés. A veces es necesario dejar alguna hora libre para poder recuperar este tiempo extra que hemos tardado en terminar algo. De esta manera tenemos margen también para ocuparnos de imprevistos. En caso de que todo vaya tal y como tenemos previstos no hay problema en anticipar otras tareas pendientes.

Al final hemos hecho el mismo trabajo, pero con una agenda apretada acabamos el día con una sensación de fracaso, no hemos cumplido con lo que teníamos previsto. Con una agenda algo más abierta es diferente, el trabajo es el mismo, pero hemos cumplido con lo previsto o incluso hemos anticipado cuestiones previstas para otros días.

Imagen | Startup Stock Photos

No hay nada mejor para los autónomos que tener mucho trabajo. Hay veces que no se puede decir que no, o no se sabe como hacerlo. Es en este momento donde muchos utilizan la frase de "intentaré hacerte un hueco en la agenda", aunque la realidad no es otra que quitaré tiempo a mi familia, a mi ocio o a mi fin de semana de descanso para ocuparme de este asunto.

Es un problema de efectividad. Si tenemos la agenda repleta de citas inevitablemente no vamos a poder cumplir con todas las tareas del día. Siempre hay imprevistos, siempre tenemos una llamada urgente que nos impiden dedicar el tiempo previsto a la tarea. E inevitablemente quedan para el día siguiente, que sigue la misma rutina creando una espiral insostenible.

Es lo que yo llamaría el síndrome de la cita previa. Se trata de dar citas consecutivas asignado un tiempo acotado que rara vez se cumple. Por eso cuando la agenda está repleta se retrasa todo el día, se genera enfado con los clientes que ven cómo no se cumplen los plazos. Pero también nuestro día a día está lleno de estrés, de presión. Vamos corriendo todo el día para llegar siempre tarde.

Y lo peor de todo es que cuando deberíamos descansar, eliminar el estrés y olvidarnos un poco de todo para poder rendir bien es el fin de semana, que tenemos muchas veces ocupado sacando todo el trabajo acumulado en los cinco días anteriores. El resultado es que muchas veces cuando reflexionamos si merece o no la pena trabajar por nuestra cuenta surjan muchas dudas al respecto.

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Por eso es importante gestionar bien nuestra agenda. Planificarla con cuidado, con semanas de antelación para reservar tiempo para proyectos, eventos, etc. que tenemos. Y aprender a decir que no cuando nos proponen un trabajo. O a subir el precio si esto nos supone un coste personal, horas extras que no tenemos, etc.

También para cuestiones personales. Si queremos hacer deporte, salir al cine o cualquier otra cuestión relacionada con nuestro ocio, si no reservamos el tiempo será muy complicado que llegado el día que tengamos dos horas al final del día para ello. O simplemente estamos tan cansados mentalmente o físicamente del resto del día que lo dejamos en el olvido.

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Para muchos ver huecos en blanco en la agenda, en la planificación semanal parece un problema. En algunos casos lo entienden como una pérdida de dinero. Son horas en las que no se sabe que se hace, por lo tanto no son productivas y no generan beneficio. Pero no es del todo así, para ser verdaderamente eficientes tiene que haber huecos en blanco dentro de la agenda.

¿Cuál es la principal queja que tenemos a la hora de analizar nuestra jornada laboral y por qué han quedado tareas pendientes? En muchos casos se deben a las interrupciones y los imprevistos, a los que se acaba por dedicar un parte importante de nuestra jornada. Y esto al final resta tiempo cada día para las tareas planificadas.

El resultado es que si tenemos planificadas tareas para nuestras ocho horas de trabajo lo más probable es que acabemos el día con una buena parte de ellas sin finalizar. Esto al final crea frustración, genera estrés y la sensación de que planificar no sirve para nada. No es cierto, más bien se trata de afrontar la programación de nuestro día a día de forma más flexible.

Si perdemos cada día un 30% del tiempo con estas interrupciones e imprevistos, ¿por qué no reservamos esas horas en nuestra agenda? Además de esta forma cuantificamos el tiempo perdido y podemos luchar para intentar reducirlo poco a poco. Pero sobre todo para encajarlo en las horas a las que nosotros nos interese.

No se trata tanto de irnos a tomar café si vemos que en la siguiente hora no tenemos nada porque hoy no hemos tenido interrupciones y hemos trabajado muy rápido. Siempre podemos adelantar trabajo y mover nuestra planificación de tareas. Para que funcione tiene que ser flexible. Al fin y al cabo se trata de ser dueño de tu tiempo.

Por supuesto acabar el día con todas las tareas finalizadas y los objetivos cumplidos es mucho mejor para nuestra moral que ver como día tras día van quedando cuestiones pendientes. Además, si necesitamos apretar un poco la agenda en caso de necesidad podremos hacerlo, en lugar de desperarnos por encajar una nueva cita.

En Pymes y Autónomos | Me encanta que los planes salgan bien, pero ¿y si salen mal?

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Todos sabemos el coste que supone una mala primera impresión, como un apretón de manos flojo al transmitir poca confianza, el exceso de información aparece como inestabilidad emocional, etc. Sin embargo, alguna vez te planteas cúal es la primera impresión que causan tus reuniones.

Tal es el caso de reiniciar las reuniones para introducir a los rezagados, los temas abiertos que se discuten sin un propósito claro y que acaban siendo rescatados por otros participantes con una agenda más clara o reuniones que acaban resultando ser monólogos y que son interpretados como spam para los participantes.

Algunas buenas prácticas para comenzar tu próxima reunión

Especifica el propósito de la reunión

Es increíble cuánto tiempo se invierte en reuniones donde nadie sabe realmente por qué está teniendo lugar la reunión. Recuerda indicar el propósito de la reunión en la agenda y luego reitéralo al comienzo de la reunión. Se debe distinguir entre sesiones de generación de ideas y foros de toma de decisiones, es decir, reuniones separadas que impulsan el pensamiento estratégico a largo plazo de aquellos que impulsan la acción a corto plazo y la responsabilidad.

Determina el propósito de cada ítem de la agenda

Aunque los tipos de elementos de la agenda en cualquier reunión deben ser similares, pueden estar en diferentes etapas y, por lo tanto, requieren una conversación muy diferente. Antes de cada tema de la agenda, tómate un momento para aclarar el objetivo. Si tu propósito es la generación de ideas, dílo y facilita la discusión de forma adecuada. No permitas que los miembros del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido si está tratando de fomentar el pensamiento original. Por el contrario, si lo que se requiere es una decisión, ten claro los criterios de decisión y el proceso.

Promover la inteligencia colectiva

Otra forma de establecer el tono al inicio de una reunión es decirle a la gente el nivel de compromiso que espera de cada uno de ellos. Hay que tener en cuenta que la inteligencia colectiva de un equipo se predice por la forma en que participan los miembros del equipo. Pide a los participantes que modulen sus contribuciones y que se abstengan de simplemente estar de acuerdo el uno con el otro.

Reitera la regla básica

Si el equipo ha invertido tiempo en desarrollar las normas básicas que deben dirigir las reuniones, al comienzo de la reunión debes recordárselas y seleccionar una de ellas como la regla básica que crees que será especialmente relevante para su discusión.

Evitar el comportamiento pasivo-agresivo

Una razón por la cual las reuniones son tan poco deseadas es que tienden a seguir y seguir, pero no exponen los problemas reales que deben resolverse. Muchos equipos utilizan la reunión previa a la reunión y la reunión después de la reunión para tratar los asuntos delicados o impopulares. Eso hace que la reunión en sí misma sea una completa pérdida de tiempo. Aborda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo-agresivo pidiendo que los problemas sean abordados en la reunión, no después de ella. No es un enfoque irrefutable, pero convocar discusiones difíciles o controvertidas al comienzo de una reunión, y pedirle a las personas que compartan sus puntos de vista con franqueza, aumentará la probabilidad de que tenga los problemas sobre la mesa en vez de dejarlos para más tarde.

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En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

Indudablemente, es importante que todos los profesionales utilicen su tiempo de manera eficiente. Pero, es particularmente crítico, para los trabajadores por cuenta propia, que tienen mucha más flexibilidad sobre cómo estructurar su tiempo.

Al carecer de mandatos corporativos, un freelance puede eliminar la burocracia accesoria y alcanzar nuevos niveles de productividad. Pero, con demasiada frecuencia, se termina en el otro extremo, desperdiciando los días porque no se está seguro de cómo aprovechar su autonomía.

Cuatro estrategias para programar el tiempo de manera más efectiva

Comprender el coste de oportunidad

Asistir a una reunión con un cliente o un proveedor es tiempo y, eso es dinero. Por eso conviene, antes de programar una reunión, el coste en el que incurriremos, coste y tiempo de desplazamiento, coste de aparcamiento, y duración de la reunión. Un cálculo de tiempo preciso puede ayudarte a comprender el coste total de su productividad, de modo que puedas calibrar adecuadamente su umbral para dar su consentimiento a una reunión.

Establecer reglas

A los clientes les encantan las reuniones presenciales en sus oficinas. Para controlarlas, las actualizaciones pueden y deben manejarse a través de un método asíncrono, como correo electrónico o chat. Solo se debe aceptar asistir si un asunto importante necesita ser discutido y decidido, y si tu participación es clave para alcanzar un buen resultado.

Establecer un calendario

Todo freelance necesita organizar su agenda en dos grandes bloques, la agenda de gerente, que implica tener reuniones y la agenda creativa, donde trabajar y realizar los proyectos. Estos bloques no conviene distribuirlos a lo largo del día, si no dedicar días a la agenda de gerente y otros a la agenda creativa, no excediendo el primero de dos días por semana.

El problema de esta organziación es que los días de la agenda de gerente resultarán agotadores u estresante, sin embargo, nuestra productividad no se verá perjudicada por tener que atender a reuniones.

Estandarizar

Las reuniones, que requieren una escucha y participación activa, y una lectura rápida y completa de las señales emocionales de los demás, lo que puede resultar ser agotador. Es por eso que, siempre que sea posible, es útil estandarizar ciertos elementos para que pueda concentrarse más profundamente en la tarea en cuestión. De este modo, siempre que se pueda conviene establecer siempre la misma ubicación y una agenda estándar para las distintas reuniones.

Imagen | Alexas_Fotos

En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

Hay días que destacan por ser especialmente ajetreados y obligarnos a tener una agenda repleta de reuniones, de hecho, para muhca gente eso es lo cotidiano.

Enter reunión y reunion siempre se suele dejar un hueco libre para despejarnos y atender asuntos pendientes de nuestra agenda, por lo general, responder correso electrónicos, devolver llamadas o simplemente aprovechar para tomarnos un café que nos permita despejarnos.

Sin embargo, estos tiempos muertos entre reuniones acaban por tener un peaje en nuestra productividad por lo que conviene prestar atención a estos huecos diseminados entre reuniones para que puedan resular productivos al fial de la jornada.

Objetivamente, tener cuatro huecos entre reuniones de media hora cada uno, nos supones al final del día disponer del 25% de nuestra jornada laboral.

Así que vale la pena pensar de forma diferente sobre este tiempo infrautilizado. En primer lugar, deidca unos minutos al comienzo de cada día para identificar ess huecos libres en tu agenda. Escribe lo que deseas lograr en cada intervalo detu calendario, desde trabajo de menor valor(como puede ser completar una nota de gastos), hasta tareas más grandes (como, por ejemplo, esbozar una presentación) o trabajos creativos que deseas reflejar más adelante.

Al final de la jornada revisa cúales de tus tareas pendientes de realizar has sido capaz de realizar en esos pequeños intervalos perdidos durante de la jornada, de este modo, irás mejorando tu productividad.

Imagen | ahmeetyalcin En Pymes y Autónomos | Ser profesional y productivo

"Lo haré durante el fin de semana" no debería ser nuestra solución para el trabajo que no podemos asumir durante la semana.

Para preservar el descanso, tan necesario que ofrece el fin de semana, trata de adelantarlo durante el transcurso de la semana.

Dado que las tareas inesperadas siempre se presentan conviene reservar tiempo en el comienzo de la semana para que puedas dejar más huecos disponibles en tu calendario a medida que avanza la semana.

Lo ideal es que la mitad del viernes reservárselo para atar cabos sueltos. También es necesario evitar la trampa de responder mensajes de correo electrónico durante el fin de semana mediante el bloqueo de las horas asignadas cada día para responder emails.

Nuestro bienestar laboral esta íntimamente relacionado con nuestro bienestar personal y los fines de semana jueganun papel fundamental en nuestro bienestar, por eso hay que cuidarlos y no menospreciarlos.

Imagen | jill111 En Pymes y Autónomos | Mindfulness,¿cómo mejora tu productividad?

Ayer el Ministro de Energía, Turismo y Agenda Digital, Alvaro Nadal, presentó las líneas maestras de su ministerio para la próxima legislatura. En el apartado que afecta a la digitalización, afirmó que la adopción de las TIC es una obligación. Se trata de maximizar el potencial económico y social de las TIC.

El ministro ha destacado seis áreas de actuación preferente: despliegue de redes de nueva generación, derechos digitales de los ciudadanos, transformación digital de bienes y servicios, impulso al surgimiento de plataformas y servicios digitales, nuevos modelos de negocio y contenidos digitales, y la fiscalidad.

El objetivo es que la banda ancha de alta calidad llegue a todos los ciudadanos o empresas para que puedan disponer de una conexión a internet a alta velocidad. Se apostará por liberar el segundo dividendo digital y la llegada del 5G.

Por otro lado se trabajará con empresas y pymes para que incorporen las TIC a sus procesos productivos y se formen los trabajadores. Tal y como lo plantea el ministro, de potenciación de la administración electrónica, parece más de lo mismo. Se legisla para obligar a las empresas a tramitar digitalmente, pero luego la administración no está adaptada para hacer que esta transición sea fácil y mejore la productividad de las empresas.

Ejemplos hay mucho, desde el expediente digital de Justicia y el envío telemático de los escritos de abogados a los Juzgados, dar de alta centros de trabajo de empresas, firmas electrónicas que dependen de Java y falla casi con cada actualización, etc. El objetivo de la administración electrónica no debe ser la digitalización por si misma, sino que a través de este proceso se facilite el trabajo a las propias empresas y ciudadanos.

En definitiva, pocos cambios aparecen en el horizonte, obligaciones para las empresas, pero no para la administración, que sabe que ahorra mucho dinero si los ciudadanos y empresas comienzan a presentar todo de forma digital. La transición no será sencilla, pero esperemos que al final el resultado sea positivo para todos.

En Pymes y Autónomos | Comienzan a andar los planes y actuaciones de la Agenda Digital para España

Imagen | Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital

Muchas veces hablamos de optimizar recursos, de optimizar procesos, de ser más productivos, de ser más eficientes y de ser más competitivos, muchas veces hablamos de todo ello y entre otros muchos factores en muchas ocasiones podríamos resumir todo ello en unos pocos pasos a dar, uno de ellos y quizá de los más importantes en saber gestionar el tiempo, nuestro tiempo.

En la actualidad probablemente existirán muy pocas cosas que tengan tanto valor como nuestro propio tiempo, esa famosa frase de “el tiempo es oro” en el presente tiene mayor vigencia que nunca, y es que saber gestionarlo adecuadamente puede hacernos ganar mucho dinero, y lo contrario perderlo.

Hay personas que parece, que de forma innata han nacido con un cronometro interior, con una capacidad de organización y una férrea y disciplinada actividad que no se saltan de ninguna de las maneras, otras al contrario, parecen que han nacido díscolas genéticamente, que no saben organizar ni gestionar su tiempo, y que siempre llegan tarde a todos los lugares y van con el corazón en un puño entregando sobre la campana los trabajos, y luego nos encontramos “los otros”, la tercera vía, los que estamos en el primer grupo mencionado pero no precisamente porque nos salga de forma natural, sino porque vivimos permanentemente en un estado de autoimposición y nuestra agenda como símbolo bandera.

Yo, personalmente me considero de este ultimo grupo, pero he de reconocer que toda la disciplina y lo estricto que me impongo, no me sería posible sin una buena agenda, para mi casi un apéndice de mi cuerpo, apéndice que he convertido en imprescindible, en muchas ocasiones bordeando lo neurótico y lo obsesivo siendo incapaz de organizarme o de encontrar un encuentro o una tarea básica si antes no esta en la agenda, y un apéndice que se ha ido transformando y volviendo más tecnológico con el paso de los tiempos.

¿Y porque digo todo esto?, porque quiero manifestar al empresario y al autónomo la importancia de la gestión adecuada del tiempo. Y también quiero intentar transmitir que si nos encontramos en esa tercera vía que mencionaba, hemos de intentar cada vez más funcionar de una forma más autónoma y menos obsesiva y menos dependiente de la agenda (es esa fase me encuentro yo en la actualidad), pues de desmandarse nuestra dependencia por el control del tiempo, puede degenerar en una desorganización por exceso de organización, por exceso de control, y eso probablemente aun es más peligroso que el desorganizadamente organizado, que el caótico organizado.

En Pymes y Autónomos | La agenda Muji Chronotebook
Imagen | barraquito

Yorespondo es una empresa de gestión de telesecretariado y de apoyo a las pymes en el área de gestión administrativa. Este servicio, opera en un segmento parecido a Ofitel, empresa que ya comentamos hace tiempo como proveedor de apoyo en estos servicios.

El nicho de mercado al que se orienta Yorespondo, es al segmento de pymes con pocos trabajadores o autónomos que les puede resultar más interesante subcontratar las labores de secretariado puntualmente, mediante la recepción de llamadas telefónicas y organización de agenda. No obstante, la cobertura de servicios va más allá alcanzando aspecto como:

• Servicios de recepción de llamadas con derivación de las mismas a personal directo de la empresa.
• Gestión de citas y agenda telefónica. Ideal para profesionales independientes que comienzan a trabajar o que no pueden estar disponibles permanentemente durante la jornada laboral como abogados y procuradores.
• Oficina virtual con la posibilidad de contar con un domicilio social y lugar físico para realizar reuniones y eventos. Este punto es vital cuando queremos separar nuestro domicilio personal del profesional y no queremos incurrir en grandes costes fijos.
• Buzón personal y posibilidad de obtención de un número fijo asignado a la provincia que deseemos.
• Alquiler de despachos en diferentes formatos horarios y tiempos. Esta opción es una opción perfecta para empresas de nueva creación o para la apertura de nuevas delegaciones en otras áreas geográficas. Cuentan con cobertura nacional para este tipo de servicios. En la práctica, todo este tipo de servicios tienen su utilidad si consiguen abaratar los costes fijos o los costes de personal asociado, sin olvidar que se mejora la imagen de empresa de nueva creación y permite diferenciar mejor el círculo personal del emprendedor del nuevo círculo empresarial que está llevando a cabo. Basta con consultar tarifas de los servicios ofrecidos y evaluar en cada caso la conveniencia de su contratación o no, pero es una buena opción para tener en cuenta.

Más Información | Yorespondo y Blog Corporativo En Pymes y Autónomos | Secretarias virtuales como refuerzo para los autónomos