La tramitación con la administración suele ser compleja. Una de las promesas de la mayoría de los partidos políticos en las campañas electorales es la reducción de cargas administrativas para las empresas. Pero la realidad es que llegado el momento pocos cumplen. Hacer una administración más ágil es una tarea que necesitamos construir, no solo como una forma ayudar a las empresas, sino también a la propia administración. Y si buscamos una reducción de cargas administrativas, ¿por qué no empezamos con los ERTES?

Porque estamos en una situación crítica, donde el propio sistema se encuentra saturado, incapaz de adsorber las solicitudes de ERTE en el volumen actual. Y sin embargo cada vez que se negocia una prórroga, que hay algún cambio las empresas se ven obligadas a renovar solicitudes de algo que ya han pedido. Los empleados dejan de cobrar si algo no se ha hecho bien o al SEPE no le parece que se ha realizado como debería.

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Tengo reconocido el cese de actividad pero me han pasado la cuota de autónomos

Y como esto lo podemos trasladar a cualquier otra administración, que todavía siguen solicitando documentación que ya fue aportada en su momento. Parece que en muchos casos lo que se busca es retrasar la tramitación, hacer que todo vaya más lento a ver si alguien se cansa y deja de "molestar".

Se necesita habilitar un proceso administrativo mucho más ágil. Lo mismo que siempre se nos dice a ciudadanos y empresas cuando nos quieren cobrar algo con lo que no estamos de acuerdo, primero paga y luego reclama, en este caso la administración debería seguir el mismo criterio. Al fin y al cabo tienen muchas más armas para reclamar ese pago al que finalmente no tenían derecho.

Y no tiene pinta de mejorar en los próximos meses. Tampoco podemos esperar que visto lo visto los políticos se pongan de acuerdo para reducir la administración y hacerla más ágil. Y con ello generar un ahorro que se pueda dedicar a algo más productivo.

Es un desastre. La situación excepcional provocada por el coronavirus nos ha puesto a todos a prueba. También a la administración que se ha visto desbordada en muchas de sus áreas de atención a ciudadanos y empresas. Pero ya ha pasado el primer golpe, se ha vuelto a la normalidad y la realidad es que no está a la altura. Empresas y ciudadanos merecen una administración mejor, mucho mejor.

Y eso que hay que reconocer el esfuerzo realizado por muchas administraciones, con todos sus errores. No es fácil tramitar millones de expedientes de regulación de empleo, bajas en Seguridad Social, impuestos, etc. Y la mayor parte de todo este trabajo sujeto a cambios legislativos constantes y presentados de forma telemática.

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La Seguridad Social mejora su modelo de atención con el servicio "Te ayudamos"

Pero no se han organizado bien los recursos. No se ha potenciado la atención telefónica de forma adecuada, sobre todo teniendo en cuenta que en muchos momentos era casi la única forma de contacto con la administración. Teléfonos colapsados ha sido una constate. Y lo peor es que si era algo difícil de tener previsto en los momentos iniciales, que se mantenga actualmente es intolerable.

Hay además una total falta de empatía entre administración y empresas o ciudadanos. Los problemas generados no se les da una solución, no se rectifica algo que muchas veces no depende del propio administrado y provoca indefensión en muchos casos. Y un enfado generalizado de todo el mundo con la administración.

Y lo que nos espera en otoño no es mucho mejor. Porque hay que tener en cuenta que los funcionarios no se han ido de vacaciones durante la primera parte del año. Ni han cogido días moscosos ni similares. Esto implica que les quedan una gran cantidad de vacaciones acumuladas para el segundo trimestre, justo cuando la segunda ola puede provocar medidas restrictivas de nuevo.

Es una cuestión de voluntad y mejoras organizativas. De trasvase de recursos de unas áreas a otras. Un ejemplo son las citas previas que deben espaciarse más para evitar aglomeraciones. Si hay picos de trabajo hay que poner más recursos, no se puede dar citas para resolver cuestiones urgentes para dentro de tres meses. Pero parece que nadie quiere poner de su parte para que la administración cumpla con su trabajo. Y mientras todo el mundo a bailar y sufrir al son que ellos dictan. Y sin quejarte mucho que si no es peor.

Una de las cuestiones de las que han sido muy conscientes tanto ciudadanos como empresas durante el confinamiento ha sido la utilidad de la firma electrónica y la posibilidad de realizar trámites sin tener que acudir presencialmente a ante la administración. Llevamos años con una apuesta decida para que ciudadanos de forma voluntaria, y empresas obligatoria, utilicen la administración electrónica. Y cada vez son más las facilidades que se ofrecen. Un ejemplo es la incorporación de nuevos trámites con Cl@ve PIN para realizar de forma telefónica.

Se han publicado recientemente en el BOE el uso de cl@ve PIN y sus garantías para la tramitación ante la Agencia Tributaria utilizando la vía telefónica tradicional o de voz. El procedimiento es sencillo, el sistema automático habilitado pedirá el NIF/NIE del interesado y un dato contraste (fecha o número soporte) tras lo cual, se le enviará el PIN a su teléfono móvil. A continuación, el código PIN será solicitado por el agente telefónico que, tras comprobar que es correcto, procederá a atender la demanda solicitada.

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17 documentos que puedes conseguir sin moverte de casa si tienes certificado digital

Se incorporan trámites que tienen que ver con procedimientos de apremio y consulta de deudas, embargo de cuentas, sueldos, valores o créditos. También consulta sobre embargos de bienes inmuebles, muebles, intereses, rentas y el aplazamiento y fraccionamiento de las deudas o el pago de impuestos.

Lógicamente para poder realizarlo hay que estar de alta en el sistema Cl@ve PIN, algo muy fácil de realizar y que es de gran ayuda. Pero lo cierto es que no está al alcance de todo el mundo y aquellos menos acostumbrados tienen dificultades para operar, incluso de forma telefónica si no cuentan con ayuda.

Para las empresas o los autónomos la administración electrónica es una herramienta fantástica cuando funciona bien, o un verdadero quebradero de cabeza si algo falla. Y es aquí donde hay que poner recursos por parte de la administración para ayudar y guiar a estas empresas y autónomos a solucionar estos problemas de acceso.

Derivar parte de los recursos de personal que se ahorran al no acudir a sus oficinas para este soporte es fundamental para no trasladar a los administrados los problemas. Un ejemplo a seguir sería el servicio "Te ayudamos" de la Seguridad Social, pero además de bots o formularios, se necesita personal que ayude.

Una de las cuestiones más tediosas que podemos afrontar son los trámites burocráticos. Tener que acudir a una administración para llevar o que nos faciliten un documento supone perder la mañana. Si trabajamos tenemos que pedir permisos, utilizar un día de vacaciones, etc. También podemos delegar en una gestoría pero esto tiene un coste añadido que muchos no se pueden permitir. Por eso vamos a ver un ejemplo de 17 documentos que puedes conseguir sin moverte de casa si tienes certificado digital.

En los casos en que sea posible obtenerlos con el sistema Cl@ve, que cada vez se encuentra más extendido dentro de las administraciones lo mencionaremos. La ventaja de este servicio es que podemos ponerlo en marcha de forma cómoda sin tener que salir de casa, ya que nos envían una carta al domicilio que consta en la Seguridad Social como nuestra residencia.

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Cómo conseguir tu certificado digital sin moverte de casa

Documentos de la administración general del Estado

• Borrador de la RENTA ahora que estamos en plena campaña de IRPF, es un trámite que es muy fácil identificarnos para confirmar nuestro borrador.
• Certificados tributarios, que pueden ser de IRPF, que habitualmente se solicitan cuando se presenta documentación para una ayuda de la administración, pero que también pueden ser deI IVA, sobre Sociedades o el resumen del 190, por citar algunos ejemplos.

• Aplazamiento y fraccionamiento de deudas, algo que puede que muchos negocios y autónomos tengan que recurrir. Un ejemplo muy sencillo es cuando tenemos una multa que nos han puesto, no nos hemos enterado porque la dirección que tiene la DGT no es donde vivimos actualmente y nos llega por vía ejecutiva reclamando Hacienda. En este caso si es posible fraccionar el pago para que nos lo cobren en varias veces.
• Apoderamiento para que un tercero actúe ante la Agencia Tributaria en nuestro nombre, pero también para que nuestra gestoría se encargue de recibir nuestras notificaciones, por ejemplo. Puede ser total o solo para algunos trámites tributarios.
• Vida laboral, de la Seguridad Social que también se puede obtener con Cl@ve. Nos da un registro en PDF de todas las empresas donde hemos trabajado y el tiempo que llevamos cotizado. También se puede obtener por SMS si hemos facilitado nuestro teléfono a la Seguridad Social.

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Estos son los pasos a seguir para tramitar con la Seguridad Social de forma telemática

• Nacimiento y Cuidado de menor, que nos permite solicitar la prestación por Nacimiento y Cuidado de Menor, para disfrutar del periodo de descanso laboral correspondiente, por nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción y acogimiento permanente o temporal superior a un año
• Muy útil también resulta un Informe de bases de cotización, sobre todo si nos vemos afectados por un ERTE, ya que nos pagan un 70% de nuestra base de cotización media de los últimos seis meses. También podemos obtenerlo por Cl@ve o SMS.
• Si estamos próximos a la edad de jubilación podemos utilizar el Simulador de Jubilación. Se trata de una opción interesante para los autónomos si quieren, y pueden, mejorar su base de cotización.
• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, algo imprescindible si queremos acudir a una moratoria o aplazar pagos. En caso de tener deudas también podemos realizar el pago de forma telemática aunque en este caso lo ponen un poco más fácil y ni siquiera se necesita certificado digital.
• Comunicación de defunción de preceptor de prestación, algo lamentablemente muy común en estos días donde muchas personas mayores han fallecido y sus hijos tienen que realizarlo. También podemos hacerlo con Cl@ve.
• Certificado de antecedentes penales, emitido por el Ministerio de Justicia. Se suele solicitar para trabajar en determinadas profesiones así como si queremos sacarnos una licencia de armas, por ejemplo.
• Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual imprescindible si vamos a trabajar con menores, ya sea en un colegio, si somos monitores de tiempo libre o simplemente entrenamos a un equipo, por citar varios ejemplos.
• Certificado de nacimiento, aquí tenemos dos posibilidades: obtener los datos registrales de nuestro nacimiento, que es lo más habitual y además del nuestro podemos obtener el de nuestros hijos, por ejemplo. También podemos obtener un certificado como tal, pero en este caso solo en nombre propio.

Documentos de la administración autonómica y local

• Certificados de empadronamiento que se solicitan en el Ayuntamiento de residencia. Aquí también se pueden encuadrar los certificados de viaje, que en las islas que tienen descuento para residente en vuelos y transporte marítimo son necesarios. Como todos los trámites municipales dependen del grado de digitalización de nuestro Ayuntamiento, pero en la gran mayoría si se pueden obtener con certificado digital de forma inmediata.
• Servicio de estacionamiento regulado, que permite aparcar en la zona ORA, fundamental si vivimos en una zona regulada por este servicio. En algunas ciudades también podemos necesitar alguna autorización para acceder a zonas del centro especialmente limitadas, como por ejemplo Madrid o Barcelona.

• Solicitud de la tarjeta sanitaria, que se efectúa en la autonomía en la que residimos. Hoy por hoy todas permiten hacer el trámite de forma telemático. Si lo que pretendemos es desplazarnos a otro país de Europa durante un tiempo, algo que ahora no sucederá, tendríamos que tener la tarjeta sanitaria europea, que expide la Seguridad Social.
• Impuesto de sucesiones y donaciones, que se paga en las comunidades autónomas. Lo complicado en muchas ocasiones no es presentar el impuesto, sino calcular cuánto tenemos que pagar, por lo que muchos prefieren dejarlo en manos de un gestor acostumbrado a estos trámites para realizar todo el proceso. Se tiene que presentar en la Comunidad Autónoma a la que pertenecía el finado.

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Siete soluciones para firmar documentos de forma digital

Esto solo respecto a las posibilidades que tenemos para realizar alguna gestión o trámite telemático con la administración. Hay que recordar que la solicitud de un certificado electrónico a la FNMT es gratuita, aunque el proceso de identificación ahora mismo es complicado realizarlo y no lo podemos obtener. Pero en todo caso es una buena posibilidad, ya sea a través de certificado de software o del certificado que tenemos en el DNIe, un recurso infrautilizado por la mayoría de los ciudadanos y autónomos.

Imagen | ulleo

A la hora de contratar con las administraciones públicas muchos autónomos y pymes asumen que cobrarán tarde. Por mucho que exista una ley que obligue a pagar en un plazo concreto, la realidad se impone. Y son las entidades locales son las que peor pagan, las que tienen más retraso, lo que supone una mala noticia para autónomos y pymes que son las que al final acaban contratando con ellas.

Porque con Comunidades Autónomas o la administración central, lo más habitual es que vayan grandes empresas. Como mucho pueden acudir como UTE con una empresa de mayor calibre. Pero casi siempre tienen más posibilidades de hacer trabajos para la administración local.

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Los retrasos a proveedores siguen siendo demasiado frecuentes: ningún nivel de administración cumple la Ley de Morosidad

Y el tiempo medio de pago de la administración local es de 66 días, mucho más elevado que los 39 días de las autonomías y los 30 de la administración central. Pero es un problema que no tiene solución si no se penaliza el retraso. Porque mientras tanto las empresas siguen financiando a los ayuntamientos, haciendo licitaciones muchas veces de forma urgente, y cobrando cuando se pueda.

En muchos casos porque saben que si no se hace así no tendrían este trabajo, del que dependen una buena parte de sus ingresos. Es un sistema perverso, que roza casi el chantaje. Pero no parece que haya mucha voluntad para cambiarlo o mejorarlo.

Porque la rueda les interesa a todos, administraciones y grandes empresas. Al fin y al cabo los que tienen que sostener el sistema, tienen que trabajar y por supuesto más vale cobrar tarde que no cobrar. Y mientras tanto no solo no cobramos, sino que en muchos casos anticipamos el dinero del IVA a la propia administración.

Imagen | qimono

Una de las demandas de las empresas es que existan menos trabas administrativas. En muchos casos entendemos estos obstáculos como el tiempo que tardamos en poner nuestro negocio en marcha, cuando quizás es lo menos importante. Claro que todo el mundo quiere empezar cuanto antes, porque esto significa que comenzamos a facturar y amortizar parte de la inversión que hemos realizado. Pero las trabas administrativas van más allá de cuanto tardamos en abrir el negocio.

Trabas administrativas es cuánto tiempo vas a tardar en presentar una petición en un registro electrónico de la administración, local, autonómica o estatal, porque no funciona la firma electrónica, la página se ha quedado bloqueada y a partir de aquí lo volvemos a intentar una y otra vez y sigue fallando. Una mañana perdida no es algo descabellado.

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Así traslada la administración sus obligaciones a las empresas para que hagan su trabajo

Trabas administrativas son las que nos obligaciones de la administración que en algunos casos nos ha traspasado a las empresas. Un ejemplo la ley de blanqueo de capitales, que obliga en muchos casos a las empresas a tener una formación, pero también a realizar un trabajo que no les corresponde.

Trabas administrativas es todo el trabajo que tienen que hacer las empresas para poder cumplir la ley. Tener a alguien que se ocupe y preocupe por la protección de datos, porque nadie meta la pata y un día aparezcan datos de clientes expuestos que puedan generar una multa.

Otro ejemplo más reciente lo tenemos en el registro horario. Un ejemplo de cómo una obligación legislativa supone más trabajo para las empresas. Porque no se trata solo de tener registrado el horario, sino de revisar si todo el mundo lo está llevando a cabo, corregir errores y sacar los informes que muestren las horas realizadas.

Son solo algunos ejemplos. Depende mucho del tipo de herramientas que utilice cada empresa para que este "tiempo perdido" en tareas que no generan facturación sean muchas horas a lo largo del año o solo unas cuantas. Pero por lo general, mejores herramientas también implican mayores inversiones. También depende del tamaño de la empresa y el tipo de organización, no será lo mismo un autónomo que una pyme de 200 empleados.

Uno de las frases más repetidas que se escuchan en boca de los políticos es que es imprescindible reducir las cargas administrativas de las empresas. Y esto pasa necesariamente por mejorar la administración electrónica, que por otra parte se obliga a utilizar a pymes y también autónomos.

Cuando hablamos de cargas administrativas muchas veces solo pensamos en el tiempo que nos ocupa poder levantar el cierre de nuestro negocio. Lo que tardamos en poner en marcha un negocio, los permisos que necesitamos, tasas que hay que pagar, altas de diferentes organismos, etc. Existen fórmulas rápidas para hacerlo en uno dos días, pero el principal problema viene después.

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Hacienda trabaja para facilitar un borrador de IVA y Sociedades a las empresas

Porque para cualquier cosa que tenga que hacer un autónomo o empresa media con la administración electrónica poco menos que tiene que ser informático para que les funcione. En muchos casos es imprescindible contar con una ayuda externa que nos guíe en el proceso, ya que de otra manera el número de horas perdidas puede ser muy alto.

Y aquí podemos hablar desde remitir una factura electrónica a un ayuntamiento, dar de alta a un trabajador, presentar una alegación a cualquier procedimiento, etc. Y gran parte de los problemas los encontramos en la falta de coordinación de la propia administración, así como en la heterogeneidad de herramientas de firma, navegadores, sistemas de identificación, etc. que nos pueden exigir.

Para este trámite utilizar Internet Explorer y Java instalado para la firma. Este otro con Google Chrome y Autofirma, aquel tiene su propia aplicación creada que tenemos que descargar y así un largo etcétera. Y esto multiplicado por administración estatal, autonómica, diputaciones o ayuntamientos. Y lo que es peor, cero soporte desde la propia administración cuando tenemos un problema.

¿Dónde está realmente el problema? Pues en muchos casos en que la administración ha trasladado sus obligaciones, o parte de ella, a los administrados. Las empresas están obligadas a tramitar telemáticamente, lo que supone un gran ahorro de personal para la administración. Este personal excedente no se ha derivado a facilitar un soporte para cumplir con dichas obligaciones.

Por lo tanto el político proclama que habrá reducción de trabas administrativas en época electoral. Pero cuando llegan al Gobierno, prefieren ajustar el presupuesto sin invertir lo suficiente en una administración electrónica global, interoperable y sobre todo, fácil de utilizar para empresas y ciudadanos.

Imagen | toromeart

Son múltiples las promesas electorales que han realizado los diferentes partidos políticos en esta campaña electoral. Legislar para dar mayor protección a empresas y autónomos no sirve de nada si los primeros que incumplen son las propias administraciones.

Un ejemplo reiterado son los periodos de pago a proveedores de la administración, donde ningún nivel cumple con los periodos establecidos. La solución debería ser sencilla, misma sanción para la administración que la que se establece al ciudadano.

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Los retrasos a proveedores siguen siendo demasiado frecuentes: ningún nivel de administración cumple la Ley de Morosidad

Porque al final los ayuntamientos, las comunidades o la propia administración del estado acaba llevando a cabo sus políticas financiadas por las propias empresas. Y esto genera un problema básico, ya que solo pueden concursar a dicha licitación las empresas más grandes que tienen un músculo finaciero más potente. Un autónomo rara vez podrá aguantar estar cinco o seis meses sin cobrar.

Pero no siempre son estas empresas las que ejecutan las obras o los contratos de suministros o servicios. Acaban por subcontratar, por lo que al final sería el mismo autónomo o la pyme los que realizan el trabajo, pero su beneficio es mucho menor de lo que sería si la administración pagara a tiempo y pudieran concursar directamente.

Es la pescadilla que se muerde la cola. La legislación ya está, ahora simplemente hay que cumplirla. Y si no se establece un régimen sancionador adecuado muchos responsables políticos seguirán siendo irresponsables en los pagos, pero se vanagloriarán de lo que hacen o dejan de hacer. Eso sí, financiados por las pymes en su mayor parte.

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La Ley de Contratos del Sector Público aprobada en noviembre de 2017 entra en vigor el próximo día 9 de marzo. El objetivo de la misma es hacer la contratación pública más transparente en todas sus fases. La ley establece como criterio de adjudicación la mejor relación entre calidad precio y es una oportunidad para las pymes a este tipo de contratos donde en muchas ocasiones han declinado participar por diferentes motivos.

Uno de los aspectos que todavía quedan en suspenso es la obligación de las empresas de inscribirse en un registro de licitadores, que entrará en vigor en septiembre. Para fomentar la competencia se han eliminado diferentes trabas que las pymes tenían para acceder a este tipo de contratos que suponen un 20% del PIB.

Las empresas de nueva creación no necesitarán acreditar trabajos anteriores con la administración para acceder a dichos contratos. También se reducen los años de experiencia para acreditar solvencia técnica, de 10 a 5 año en los contratos de obras y de 5 a 3 en caso de prestación de servicios.

Más importante todavía resultará la protección de los subcontratados ya que ahora al empresa concesionaria no podrá saltarse los plazos de pago. Además se permitirá a la administración pagar directamente a las subcontratas.Este punto fue objeto de debate y finalmente eliminado. Este ha sido uno de los grandes problemas de las pymes que trabajan con contratos públicos.

De todos es sabido que la administración paga mal. Cuando decimos que paga mal, nos referimos a que paga tarde. Esto ha mejorado ligeramente en los últimos años. Si no se pagaba en tiempo y forma, el contratista muchas veces alegaba que no podía pagar a empresas a las que había subcontratado, por lo que al final la deuda acaba cayendo sobre el eslabón más débil, aquel que tenía menos músculo económico para aguantar un impago.

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Con la llegada de la administración electrónica parecía que las empresas que tenían que tramitar con las diferentes administraciones iban a salir ganando. Al fin y la cabo iba a ser una gran ahorro de tiempo a la hora de gestionar con ellas. Pero según han ido pasando los años y evolucionando, se ha dado un pequeño giro y se ha comenzado a trasladar obligaciones de la administración a las empresas que ahora les dan el trabajo hecho en muchos casos.

Existen múltiples ejemplos de ello. Pongamos el caso que puede afectar a muchos de nosotros, la DGT, donde para renovarnos el carnet de conducir había que pasar por la Jefatura provincial. Desde hace un tiempo basta con acudir a un centro médico para pasar la correspondiente revisión. Si está todo bien ya se encargan ellos de tramitar con tráfico directamente la renovación. Lo mismo podríamos decir a la hora de dar de baja un vehículo, que ahora se hace directamente en el centro de descontaminación, antes chatarrerías.

De esta forma la administración se ahorra gran cantidad de personal a la hora de tramitar todos estos expedientes. Sin embargo las empresas para operar han tenido que formarse en un área que no era su especialidad, contratar más personal o más cualificado, líneas de Internet o soporte informático, porque si algo no funciona, no es tan sencillo de arreglar.

Como esta administración hay otras muchas. No hay más que ver la Ley de prevención contra el blanqueo de capitales, donde gran parte de la actividad fiscalizadora del Estado se ha trasladado a las empresas a la hora de controlar los movimientos de los clientes con los que tratan. Las sanciones en caso de inclumplimiento no sólo afectarán al infractor, sino también a aquellos que tienen que aplicar medidas de seguimiento.

Y otro ejemplo podría ser el SII que llegará en Julio, donde las empresas tienen que remitir las facturas recibidas y emitidas a la administración de forma telemática en el plazo máximo de cuatro días. Muchas empresas y asesorías van a tener que empezar a dedicar más personal solo a esta cuestión. De momento sólo afecta a aquellas compañías que tienen más de seis millones de euros de facturación anual, pero no creo que tarden mucho en bajar estos límites para que cada vez sean más el número de empresas obligadas.

Con todo ello lo que se busca por una lado es ahorrar costes en la administración, en muchos casos trasladándoselos a las propias empresas. Más control, menores costes y todos contentos menos las empresas que están obligadas a pasar por el aro en este caso, asumir trabajos que no les tocarían y no quejarse mucho, no vaya a ser que venga una inspección.

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