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Los viajes de empresa y cómo ahorrar en su contratación

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Hace unos días hablábamos del importante ahorro que podía acarrear la videoconferencia para llevar a cabo reuniones a distancia sin tener que financiar desplazamientos de los empleados de la pyme. Sin embargo, los adelantos tecnológicos no pueden sustituir el ‘cara a cara’ de los encuentros personales y, en muchas ocasiones, se antoja imprescindible viajar para celebrarlos. Es por eso que esta partida debe ajustarse lo máximo posible. ¿Se puede ahorrar en viajes?

Los viajes se convierten en un gasto que si no existe un control exhaustivo puede trastocar todos los planes económicos en un más que ajustado balance de la empresa. No comparar precios entre compañías, no intentar que la gestión sea interna y no externa o no convertir el viaje en la excepción y no la regla puede salir, a la postre, demasiado caro.

Entre las medidas para reducir está una básica pero no menos importante: utilizar el sentido común. Es decir, todo lo que se pueda resolver con una videoconferencia o, incluso, una llamada telefónica se debe hacer así. Como decíamos antes, hay negociaciones importantes y encuentros decisivos en los que debe haber un cara a cara. Pero hacer que eso sean los menos posibles.

Otro de los consejos es intentar que la gestión de esos viajes sea interna y no haya que externalizarla lo que, en la mayoría de las ocasiones, puede acarrear un sobrecoste. Sin embargo, si no hay personal suficiente deberá hacerse a través de agencias de viajes o similares. En este caso hay que pedir varios presupuestos y tratar de encontrar los precios más ajustados.

En el caso de que los viajes tengan cierto carácter regular, hay que lograr acuerdos para reducir el coste no sólo con las compañías aéreas, que son las que aglutinan el gasto más alto, sino también con los hoteles.

Todas las medidas son pocas para reducir al máximo ese gasto. Eso sí, sin que, como decíamos en un artículo la pasada semana, ese ahorro suponga, a la postre, un sobrecoste al contratar un servicio deficiente.

En Pymes y Autónomos | Renfe Empresas, la manera de conseguir las facturas de viajes en tren fácilmente, Gestionar bien la contratación y desarrollo de los viajes de empresa, Ahorrar en la pyme Imagen | caribb

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