El recibo individual justificativo del pago de salarios, comunmente conocido como nómina, sirve, por un lado para que el empresario justifique el pago del mismo y por otra, para dar a conocer al trabajador las diversas partidas que integran, tanto su retribución como sus deducciones. La nómina debe ajustarse a un modelo normalizado aprobado por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, salvo que por convenio se establezca otro modelo. El uso de un modelo de recibo distinto del oficial o del sustitutivo acordado constituye una infracción leve, susceptible de ser sancionada con una multa de entre 30,05 y 300,51 euros.

El recibo individual justificativo del pago de salarios deberá consignar, en primer lugar, el importe total a percibir por un periodo de tiempo que no podrá ser superior a un mes. Contendrá también las partidas que forman el salario base y los complementos de forma diferenciada, así como las deducciones aplicables, cuotas de la Seguridad Social y retenciones a cuenta del IRPF. El incumplimiento del deber de entrega del recibo de salarios puede ser objeto de sanción por importe de 300,51 a 3005,06 euros.

El encabezamiento

La estructura del recibo de salarios comprende tres partes bien diferenciadas. En primer lugar figura el encabezamiento, donde se harán constar los datos del empresario y del trabajador: nombre o razón social, domicilio, N.I.F y código de cotización a la Seguridad Social (o número de afiliación en el caso del trabajador), categoría o grupo profesional del trabajador y grupo de cotización al que pertenece. A continuación se reflejará el periodo de tiempo que comprende la hoja de salarios en días naturales (incluyendo festivos).

La parte central

En la parte central figuran los devengos y las deducciones. Se entiende como devengos la suma total de las cantidades que percibe el trabajador por distintos conceptos. En los devengos se diferenciarán las percepciones salariales, retribución del trabajo efectivo del trabajador, y las no salariales, que no guardan una relación directa con el trabajo realizado. Las percepciones no salariales deben figurar de forma separada porque están excluidas de cotización.

Las deducciones son los importes que el empresario está obligado a retener atendiendo diferentes finalidades:

• Deducciones de cuotas de la Seguridad Social: serán las resultantes de aplicar a la base de cotización los diversos tipos establecidos en la legislación. En régimen general las deducciones se destinan a contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extraordinarias, si las hubiera. Las deducciones se descontarán en el momento de hacer efectiva la retribución. Si no se hiciera así no podrán realizarse con posterioridad, debiendo entonces ingresar la empresa la totalidad de las cuotas a su cargo. La retención indebida o no ingresada en plazo es una infracción muy grave sancionable con multas entre 3005,07 y 90.151,82.
*Retenciones por IRPF. Son pagos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. El porcentaje depende de tanto de la retribución del trabajador como de su situación familiar el día primero del periodo impositivo. El empleador puede corregir las retenciones en cualquier momento posterior al previsto, a diferencia de lo que ocurre con las cuotas de la Seguridad Social. La falta de ingreso puede hacer que el empresario incurra en responsabilidad penal o administrativa.
• Deducciones por cantidades anticipadas. Aplicables a las cantidades que el trabajador perciba en concepto de anticipos a cuenta de trabajo realizado, de indemnizaciones por extinción de contrato o préstamos con garantía de salario.
• Deducción del valor de la remuneración en especie recibida.

• Otras deducciones: por compensación de salarios de tramitación, cuota sindicar, sanciones disciplinarias…

La parte final

En la parte final se determinan las bases de cotización a la Seguridad Social y la base sujeta a retención de IRPF.

• La base de cotización por contingencias comunes comprende la remuneración total. Si no estuviese comprendida entre las bases mínimas y las máximas correspondientes al grupo de cotización, se cotizará por ellas igualmente.
• Base de cotización por contingencias profesionales (AT y EP) aplicable también a desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial: se aplicarán para su cálculo las mismas reglas que para las contingencias comunes, incluyendo como concepto computable las horas extraordinarias.

• Base de cotización adicional por horas extraordinarias: aplicable al importe de las horas realizadas en el mes.

*Base sujeta a retención del IRPF: resultante de sumar los conceptos salariales y no salariales percibidos en el mes de liquidación.

El recibo del salario debe ser firmado por el trabajador en el momento de la entrega. La firma da fe de la percepción de las cantidades adeudadas. La empresa debe conservar los duplicados durante un plazo mínimo de 5 años. Es el empresario quien debe acreditar el pago del salario en caso de reclamación. Por ello es recomendable realizarlo mediante cheque o transferencia bancaria, de modo que, si no disponemos de nómina firmada por extravío u olvido, si podemos acreditar de forma fehaciente de que el salario ha sido percibido.

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Imagen| Paul Ríos