Cuando se constituye una sociedad mercantil, existen una serie de libros de llevanza obligatoria, atendiendo a la normativa contable y fiscal. Muchas veces el empresario desconoce la existencia de estos registros, dado que su gestión y cumplimentación suele encomendarse a profesionales externos a la empresa, como son las asesorías.
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran las operaciones mercantiles que realizan en el desarrollo de su actividad económica. Existen otros libros también obligatorios, aunque no son de naturaleza contable. Su exigencia proviene del Código de Comercio.
Los libros que no revisten naturaleza contable son:
El libro de socios, es propio de las entidades de responsabilidad limitada. En él deben anotarse las participaciones sociales de cada socio y las variaciones que en ellas se produzcan. Las sociedades anónimas y comanditarias llevarán un libro registro de acciones nominativas. Ambos deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de su uso.
En ellibro de actas se recogerán los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad (administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones ejecutivas...). Cada acta detallará los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano; un resumen de los asuntos debatidos; las intervenciones de las que se haya solicitado constancia; informe de los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones. Se procederá a su diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso, al igual que con los libros de socios.
Los libros de contabilidad cuya llevanza se establece con carácter obligatorio para todo empresario son:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Trimestralmente, se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. El libro de Inventario y Cuentas anuales ha de tener un contenido mínimo: balance inicial, balance trimestral con sumas y saldos, inventario de cierre de ejercicio y cuentas anuales.
Libro Diario. En él se registrarán en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa, pudiendo efectuarse anotaciones que resuman operaciones realizadas en un plazo no superior al mes, cuyo detalle se registrará en otros libros.
Los libros contables pueden legalizarse a posteriori, dentro de los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio. Actualmente, el uso generalizado es en formato electrónico dado que la contabilidad suele estar informatizada. Los libros han de conservarse, junto con los documentos y justificantes, debidamente ordenados, durante seis años contados a partir del último asiento, obligación que perdura aun cuando cese la actividad empresarial, fallezca el empresario o se disuelva la sociedad.
Un libro no obligatorio, pero indispensable para conocer los saldos y movimientos de cada elemento patrimonial de la empresa es el libro mayor. Existen otros libros, bien de carácter voluntario o sólo obligatorios para determinados empresarios. Podemos mencionar el libro registro de contratos, donde se registran los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad (para sociedades limitadas unipersonales); el libro de almacenes, para el control de existencias, o el de caja o bancos, para controlar el saldo de tesorería.
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