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¿Qué debemos hacer si hay cambios en la contablidad después de presentar los libros?

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Ya hemos presentado en el Registro Mercantil los libros con la contabilidad anual. De repente nos encontramos con un error y debemos rectificar esa contabilidad ¿qué debemos hacer si los libros ya están en el Registro?

Este caso puede darse también si es necesaria una rectificación por haber contabilizado alguna partida de forma incorrecta o porque haya que hacer algún ajuste que no se haya tenido en cuenta en el momento del cierre del ejercicio que ha dado lugar a los libros que ya se han presentado.

El Código de Comercio, en su artículo 29, dice que: “Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.” Por tanto debemos rectificar el error o realizar el ajuste, proceder a modificar la contabilidad y volver a presentar los libros, ya modificados, en el Registro Mercantil.

Sin embargo la normativa contable nos dice, en relación a los hechos ocurridos posteriormente al cierre del ejercicio, que "los hechos posteriores que pongan de manifiesto condiciones que ya existían al cierre del ejercicio, deberán tenerse en cuenta para la formulación de las cuentas anuales. Estos hechos posteriores motivarán en las cuentas anuales, en función de su naturaleza, un ajuste, información en la memoria o ambos."

Por tanto, aplicando este segundo criterio, deberíamos proceder al ajuste de las cuentas anuales del ejercicio, ya que si aún no han sido aprobadas por la junta estamos a tiempo para que su elaboración, aprobación y depósito sean correctos. Después deberíamos realizar los ajusta pertinentes en el ejercicio posterior, teniendo en cuenta que los libros contables ya han sido legalizados en el RM.

La contrapartida de estas anotaciones contables realizadas en ese ejercicio deben constar en el patrimonio neto, concretamente a una cuenta de reservas y no a pérdidas y ganancias del ejercicio 2011. Es aconsejable indicar en el concepto o explicación de los mismos que, “siguiendo las NRV 22 y 23ª del PGC, estos asientos afectan a las cuentas anuales del ejercicioX".

Por tanto la normativa contable no obliga a rehacer los libros ya presentados y volverlos a legalizar. En el estado de cambios en el patrimonio neto correspondiente a las cuentas anuales del ejercicio posterior debemos incluir esos ajustes en el apartado habilitado al efecto: “II Ajustes por errores ejercicioX”.

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