Un lector nos ha remitido la siguiente cuestión en relación a la e-factura:
Hola. Podríais hacer un artículo sobre la factura online o efactura con reconocimiento legal en España? Soy trabajador en una pyme y estabamos interesados en implantarlo. No queremos soluciones complejas. Solo queremos saber cuales son los mínimos requisitos para la efactura. Nosotros tenemos un archivo PDF que sale de nuestro programa de contabilidad. Bien, para que esto tenga validez legal que tengo que hacer? Como la firmo? Qué tipo de certificado necesito? Gracias
La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla la legislación vigente sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación.
La factura electrónica es un documento similar al realizado en papel, pero transmitido telematicamente. En lugar del soporte físico, se genera un fichero informático firmado digitalmente. Para poder facturar de forma electrónica es necesario tener el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario podrá comunicar en cualquier momento al proveedor su deseo de recibir las facturas en papel. En un mismo ejercicio se podrán emitir facturas electrónicas y telemáticas para el mismo cliente.
Las condiciones para la realización de la E-factura son:
- Tener un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
- Transmisión telemática (de un ordenadora a otro).
- Los formatos anteriores tienen que garantizar su integridad y autenticidad mediante una firma electrónica reconocida.
La factura electrónica deberá contener la misma información y detalle que una factura en papel. El que la expide deberá conservar copia o matriz de la factura durante el periodo de prescripción establecido y gestionar las facturas de manera que se garantice accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea de impresión. La tarea de emisión, conservación y gestión puede subcontratarse a un tercero, pero sin perder la responsabilidad. El destinatario deberá cumplir los mismos requisitos, aparte de verificar los contenidos mínimos y exigibles y comprobar la firma en el momento de recepción.
Para que la firma electrónica sea válida debe de estar homologada por una Autoridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria. Para poder emitir la firma es necesario estar en posesión de un certificado digital. El certificado vincula la identidad física de una persona física o juríca con una firma electrónica. Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos son los publicados en la pagina web de Agencia Tributaria www.aeat.es.
La entidad emisora de certificados generalmente utilizada es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. A través del enlace www.fnmt.es, entraremos en la página seleccionando la pestaña "obtenga su certificado". Introduciremos el número de D.N.I o N.I.F si se tratara de una entidad, obteniendo un código para impresión. Con ese código y la identificación del que va a expedir las facturas (D.N.I original o escrituras), tramitaremos la firma electrónica en la Agencia Tributaria. Una vez obtenido el certificado, lo instalaremos entrando de nuevo en la misma dirección y seleccionando la opción "descarga del certificado".
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