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Documentos exigibles al empresario según la legislación fiscal

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La legislación fiscal establece para todo empresario, tanto sea persona física o jurídica, la obligación de cumplimentar y conservar una serie de libros en los que se recogen los detalles de la actividad económica en relación a los ingresos y gastos diarios. Los libros son muy importantes, pues sirven de soporte a la información presentada en los modelos trimestrales.

Hemos comentado en un artículo anterior cuales son los libros de obligatoria llevanza para las entidades mercantiles. Veremos ahora los que son exigibles al empresario autónomo según el método de estimación por el que tribute y según su sujeción o no al Impuesto sobre el Valor Añadido.

Libros obligatorios a efectos de IRPF

Los empresarios individuales en que tributen en estimación directa simplificadadeberán llevar:

  • Libro registro de ventas e ingresos. En él se anotarán por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad según el siguiente detalle: número de anotación, fecha, número de factura o documento equivalente, concepto e importe, con separación del I.V.A. devengado o compensación recibida en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
  • Libro registro de compras y gastos. En él se anotarán las compras y gastos especificando el número de anotación, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, concepto e importe, con separación del I.V.A. soportado.
  • Libro registro de bienes de inversión. En el se registrarán todos aquellos elementos destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación, es decir, los bienes afectos a la actividad. Se anotarán de manera individual incluyendo el número de anotación, valor de adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización si la hay. Se registrará también la fecha en que que se den de baja.

Los profesionales llevarán, aparte de los documentos enumerados, un libro registro de provisiones de fondos y suplidos, siempre y cuando realicen este tipo de operaciones. Las provisiones de fondos son entregas a cuenta de los clientes y los suplidos son importes pagados en su nombre. Registrarán el número de anotación, el tipo de operación (provisión o suplido), fecha, importe, nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y el número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación.

Los empresarios individuales en estimación objetiva no están obligados a llevar los libros de ingresos y gastos, pero deberán conservar, numeradas cronológicamente, las facturas emitidas y las facturas y justificantes de los signos,Índices o módulos aplicados. Las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un libro registro de ventas o ingresos.

Libros obligatorios a efectos de IVA

En cuanto a los libros obligatorios a efectos de IVA, los empresarios incluidos en el régimen general llevarán los siguientes, siempre que sean sujetos pasivos del impuesto:

  • Libro registro de facturas emitidas. En él se reflejará cada una de las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos que se hayan expedido, reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo.

  • Libro registro de facturas recibidas. El libro registro de facturas recibidas registrará, una por una, las facturas recibidas o los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota. Se incluirán también las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo.

  • Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Es exigible a los sujetos pasivos de IVA que realicen determinadas adquisiciones o entregas de bienes a otro estado miembro. Para cada operación se anotará la fecha, descripción del bien, identificación del destinatario a efectos del IVA, razón social y domicilio y estado miembro interviniente en la operación.

Los empresarios en estimación objetiva cumplimentarán tan solo el libro de facturas recibidas. Los libros de IVA son también exigibles a las entidades mercantiles. La diferencia entre estos libros y los de ingresos y gastos es que en los últimos se detalla cualquier gasto que sea objeto de deducción a efectos de IRPF mientras que en los de Iva tan solo se incluyen facturas o equivalentes.

Los sujetos pasivos a los que les sea aplicable el régimen especial de recargo de equivalencia no estarán obligados a llevar registros contables en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido.

En Pymes y autónomos |¿Cuáles son los documentos obligatorios que debe llevar una sociedad? Imagen |Gonmi

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