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A lo largo de esta serie de artículos hemos visto el funcionamiento y ventajas de las soluciones Sage, Sage FacturaFácil, Sage One y Sage FacturaPlus. Todas ellas son herramientas especialmente diseñadas para facilitar las labores de gestión de las pymes. Sin embargo, cada una tiene sus propias características que la hacen idónea para un tipo de usuario, dependiendo de lo que cada uno necesite.

Tanto Sage FacturaFácil como Sage FacturaPlus son herramientas de facturación, pero no soluciones contables. Su uso está indicado para gestionar el funcionamiento y la documentación generados por la propia empresa, pero no permiten el registro de gastos. Si deseamos conocer el beneficio de nuestro negocio y la evolución de resultados, tendremos que apoyarnos en un programa de contabilidad como el ContaPlus.

El proceso contable suele verse como algo complejo y poco accesible para el que no tiene conocimientos sobre la materia. Sin embargo, en la mayor parte de las pequeñas y medianas empresas, la contabilidad se reduce a unos pocos apuntes que se repiten a lo largo del ejercicio. Para muchas empresas la gestión contable consiste principalmente en el registro de ingresos, gastos, pagos y cobros.

Las aplicaciones informáticas de gestión contable, como SageOne, están diseñadas para que cualquier autónomo pueda manejarlas por si mismo y tenga la oportunidad de llevar la contabilidad de su propia empresa como si fuera una tarea más en el ejercicio de su actividad.

Hoy en día, poder manejar una aplicación on-line de facturación es fundamental para muchas pequeñas y medianas empresas. Las herramientas on-line ofrecen la gran ventaja de poder acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto supone una agilización de las gestiones, al no depender de un lugar o un equipo determinado.

Las empresas son estructuras abiertas. Su funcionamiento y las relaciones comerciales hacen necesario flexibilizar las labores administrativas. El empresario necesita poder consultar la situación económica de su negocio sin limitaciones de acceso. A su vez, las aplicaciones on-line, al no precisar instalación, no suponen una carga en la memoria del equipo ni requieren la descarga de ningún software adicional para su funcionamiento.

Los autónomos y las pymes deben observar ciertos requisitos contables y registrales de obligado cumplimiento, tanto para el empresario persona física como para las sociedades mercantiles. Llevar un negocio implica conocer esta normativa, puesto que los aspectos fiscales forman parte de la vida de la empresa y no pueden tratarse como un apartado independiente del desarrollo de la actividad.

El empresario autónomo no tiene que llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable, pero sí tiene que cumplir unos requisitos básicos relativos a los documentos del negocio, a su registro y conservación.

Aunque por norma general los autónomos y profesionales deben emitir factura por la venta de bienes o las prestaciones de servicios, existen determinadas circunstancias en las que esta norma no es preceptiva, tal como se recoge en el Reglamento de Facturación en vigor desde enero del presente año.

El Reglamento de Facturación introdujo también las facturas simplificadas para sustituir a los tiques. La diferencia entre estas facturas y las ordinarias radica en los datos que contienen. En la factura simplificada no es necesario incluir el domicilio fiscal del contribuyente ni desglosar las cuotas de IVA, detalles que sí aparecen en la ordinara.

FacturaPlus Profesional es una solución diseñada para realizar una gestión completa del ciclo comercial, desde el control de almacén hasta la gestión de cobros, incluyendo tratamiento de procesos básicos de fabricación.

Es un programa completo y adaptado tanto al pequeño negocio como a aquellos que van creciendo, puesto además ofrece la posibilidad de integrar distintos módulos adaptados a las necesidades del usuario.

Todo negocio debe cumplimentar día a día los libros contables, en los que se registran las facturas de ingresos y de gastos. También se anotan en ellos los apuntes de tesorería; los cobros y los pagos, de manera que contienen un registro diario de todos los movimientos económicos de la empresa.

Los libros son una herramienta indispensable para llevar un control adecuado de nuestro negocio, puesto que el correcto funcionamiento del mismo no se basa tan solo en una estrategia comercial sino también en una adecuada planificación financiera. Tanto el empresario como el profesional autónomo deben saber en todo momento en que situación se encuentra su empresa para no dar pasos equivocados que puedan ocasionarles dificultades.

La confección y gestión de las facturas de servicios supone a menudo una dificultad añadida para la pequeña empresa o el autónomo, más centrados en dar un buen servicio al cliente que en los trámites administrativos. Sage FacturaFácil pretende dar solución a este problema y para ello ha elaborado una aplicación que permite emitir facturas de una manera sencilla y ágil.

El programa es de fácil manejo, incluso para los que precisan facturar con distintos emisores. Los datos introducidos pueden exportarse al ContaPlus, lo cual supone un ahorro de tiempo, ya que evita registrar dos veces la misma información.