Las presentaciones son parte del día a día en la empresa. Crear buenas presentaciones es algo que requiere de práctica, conocimientos de comunicación, buenas herramientas, etc. Muchas empresas entregan a los asistentes un documento resumen para su seguimiento, aunque algunas prefieren compartir las diapositivas, por lo general, a través de distintos servicios web o redes sociales. Vamos a ver cómo entregar un buen informe a tus clientes que resuma tu presentación.

Para empezar, mejor avisamos de que al final del acto entregaremos la documentación. Porque en muchas ocasiones si se entrega al principio, se puede perder parte de la atención de los asistentes, que confiados en que tienen la información sobre su mesa, se distraen más de lo necesario. El aspecto negativo es que no se pueden tomar notas sobre el propio informe, que a veces son muy útiles, mientras se asiste a la presentación.

Que tus clientes se lleven una buena impresión

La exposición es fundamental para lograr el objetivo. Pero sólo es el primer paso. Podemos causar una gran impresión a los clientes a los que realizamos la presentación, pero rara vez el negocio se cierra justo en ese momento. Es posteriormente cuando se evalúa lo que nos han enseñado. Y aquí el informe que entregamos es fundamental. Será la memoria del cliente, donde recurre para ver lo que le gustó, contrastar un dato, etc.

Por eso creo que es mucho más eficaz que simplemente compartir las diapositivas con las que hemos realizado la presentación. Las imágenes son sólo una parte del mensaje, pero la parte oral no está presente. Si queremos apostar por compartir un formato digital, podemos hacerlo con un PDF, también muy popular en las empresas.

La imagen de tu empresa impresa

Durante la exposición utilizamos un lenguaje visual. La calidad de las imágenes que utilizamos contribuyen a reforzar el mensaje que queremos transmitir. Y esto mismo también tiene que llevárselo el cliente a su casa. Se trata de ofrecer un guión visual, no sólo un documento de texto. Esa imagen que ha conseguido impactar a nuestra audiencia, que actúa de gancho en nuestro mensaje, tiene que estar en la documentación.

Un aspecto a cuidar son gráficos de datos que hemos mostrado. A veces para incluirlos en un PDF tenemos que disminuir su tamaño. Los datos deben poder leerse de manera clara. Necesitamos que la calidad de la impresión sea excelente para no arruinar todo el trabajo realizado hasta el momento.

Una última cuestión que debemos considerar es el ciclo de vida de la documentación. En muchas ocasiones no se consigue cerrar el negocio en ese momento por determinados motivos, pero al cabo de los meses se puede retomar. Y no da muy buena imagen recuperar el dossier, y ver que las fotografías y textos han perdido calidad. Como hemos visto, las imágenes se pueden degradar por el paso del tiempo y la exposición a los agentes ambientales.

En definitiva se trata de ofrecer un documento que resuma la información que se ha ofrecido en la presentación. Una tarjeta de visita que debe tener una calidad de impresión excelente. Es mucho lo que está en juego, no merece la pena tirar por tierra todo el trabajo realizado en el último momento.

En Espacio HP | Cuando la calidad de las imágenes es determinante para cerrar un negocio
Imagen | ky_olsen